Справочный центр системы Отмечалка
Menu

Финансы и финансовый отчет

В CRM системе Отмечалка Вы имеете возможность учитывать различные финансовые операции:

Финансовые операции могут проходить по различным наличным и безналичным счетам, в долг, с зачислением на депозит, с учетом скидки и т. д. В данной статье мы рассмотрим все типы финансовых операций, которые доступны в системе. 

Список всех финансовых операций организации доступен в Финансовом отчете.

Финансовый отчет

Данный отчет показывает подробную информацию обо всех финансовых операциях, проведенных в системе.

Финансовый отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - Финансовый отчет.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

По умолчанию, при открытии отчета выводится:

  • у сотрудника с ролью Управляющий и Главный бухгалтер: информация за последний месяц по кассовому счету текущего филиала. Есть возможность выбирать для просмотра любые другие счета и период.
  • у сотрудника с ролью Супер-администратор: информация за последний месяц по кассовому счету текущего филиала. Есть возможность выбирать для просмотра любые другие счета, но в пределах последних двух недель.
  • у сотрудника со ролью Менеджер филиала и Администратор филиала: информация в пределах последних двух недель только по кассовому счету филиала, в котором работает на момент открытия отчета.
  • у сотрудника с ролью Бухгалтер филиала: информация по кассовому счету текущего филиала, за любой период.
  • у сотрудника с ролью Преподаватель: информация по всем счетам организации за последние две недели.

 

Все данные можно фильтровать по периоду, счетам организации по которым они были совершены, по типам платежей и дополнительным параметрам оплат, таким как: Все оплаты, Только наличные операции, Только безнал. операции, и Только с долгами (фильтр выводит в отчет финансовые операции, которые были проведены частично/полностью в долг).

 

 

Таблица отчета состоит из колонок с данными:

  • Порядковый номер финансовой операции.
  • Счет, по которому была проведена операция.
  • Тип платежа.
  • ФИО посетителя / тренера/ администратора - в зависимости от проведенной операции, отчет отображает в данной колонке нужное ФИО.
  • Назначение платежа (Скидка) - отображает за что вносился платеж, а также название и размер скидки, если она была. Более того, если операция была полностью/частично оплачена с депозита или же в ее результате было зачисление на депозит - в колонке также отобразится информация о сумме снятия/зачисления на депозит.
  • Дата - колонка отображает информацию о дате и времени проведения операции.
  • Полная стоимость.
  • Скидка.
  • Стоимость со скидкой.
  • С депозита - сумма, которая была оплачена с депозита посетителя.
  • Приход.
  • Расход.
  • Долг, который образовался по платежу посетителя.
  • На счету - сумма, которая образовалась на счету организации, в результате финансовой операции.

Отчет можно распечатать или экспортировать в Excel.

Далее рассмотрим подробно каждую финансовую операцию.

Финансовая операция: Продажа абонемента

Функционал программы включает в себя возможность создания абонементов и их продажу посетителям. Больше узнать об этом Вы можете ознакомившись со статьей Абонементы.

Продажа абонементов фиксируются системой как отдельный тип финансовой операции Абонемент или За абонемент и отображается в отчетности с указанием посетителя которому абонемент был продан.

 

 

Важно! Чтобы просмотреть список безналичных операций, выберите безналичные счета в фильтре поиска Счет.

 

 

Финансовая операция: Внесение разового платежа

Разовый платеж - это платеж который вносится посетителем один раз, например, взнос за участие в детском утреннике, оплата расходных материалов для мастер-класса по лепке, оплата экскурсии и т.д.

Если Вы еще не знакомы с понятием разовых платежей, предлагаем прочесть статью Разовые платежи.

В финансовом отчете разовый платеж фиксируется с указанием названия платежа и имени посетителя, который внес данный платеж.

 

 

Просмотреть все операции по разовым платежам можно в Финансовом отчете, а по платежам конкретного посетителя - в его профиле (вкладка Платежи). Кроме того, информация по разовым платежам доступна в меню Бухгалтерия - Разовые платежи.

Важно! Чтобы просмотреть список безналичных операций, выберите безналичные счета в фильтре поиска Счет.

 

 

Финансовая операция: Приход

Операция приход всегда привязана к статье прихода, название которой отображается в отчетности по операциям данного типа. Детальнее о приходах предлагаем прочесть в статье Приходы/расходы/переводы.

 

 

Важно! Чтобы просмотреть список безналичных операций, выберите безналичные счета в фильтре поиска Счет.

 

 

Просмотреть всю информацию по приходам можно в Финансовом отчете, а также в меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/переводы.

 

Финансовая операция: Расход

Расходами в системе называются операции, проведенные посредством статей расходов.

Каждая статья имеет свое название, которое указывается в отчетности по операциям типа Расход. Детальнее о расходах можно прочесть в статье Приходы/расходы/переводы.

 

 

Просмотреть всю информацию по расходам можно в Финансовом отчете, а также в меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/переводы.

Финансовая операция: Перевод

Финансовая операция типа Перевод используется для перевода средств с одного счета организации на другой. Детальнее о самих переводах рекомендуем прочесть в статье Приходы/расходы/переводы.

Фиксируются переводы в отчетности в виде двух проводок:

  1. Расход со счета-отправителя.
  2. Приход на счет-получатель.

 

 

Просмотреть всю информацию по переводам можно в Финансовом отчете, а также в меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/переводы.

Финансовая операция: Выплата зарплаты

Система позволяет производить автоматический расчет зарплаты и ее выплату сотрудникам.

Настройка и выплата зарплаты доступна в меню Бухгалтерия - Выплата зарплаты, а также в меню Организация - Сотрудники. Детальнее о зарплате, способах ее начисления и выплате вы можете прочитать в статье Зарплата сотрудников.

Выплата зарплаты отображается в отчетах как расход с типом операции Выплата зарплаты со счета, с которого производилась выплата.


Информация о выплате зарплаты сотруднику доступна в Финансовом отчете, а также в Отчете по счету сотрудника и в Финансовом отчете по сотруднику.

Финансовая операция: Инкассация

Система предоставляет возможность проводить инкассации, которые, в свою очередь, являются отдельным типом финансовых операций и фиксируются в отчетности.

Инкассации - это перевод средств с кассового счета (наличного счета филиала) на другой наличный или безналичный счет организации. Так как операция совершает перевод средств между счетами, после ее проведения отчет покажет две проводки, первая по снятию с одного счета, вторая же - по начислению на второй.

 

 

Инкассация является особым типом финансовой операции, так как она может быть удалена Управляющим прямо из Финансового отчета, в случае, если возникла необходимость отменить данную операцию. Сотрудники с другими ролями такой возможности не имеют. При удалении инкассации автоматически удаляются обе проводки.

Детальнее об инкассациях см. в статье Инкассации.

Финансовая операция: Оплата долгов

Оплата долга - приходная операция погашения долга. Каждая оплата долга относится к определенному, ранее совершенному, платежу. В отчетности такие операции фиксируются с указанием номера и описания платежа, по которому оплачивается долг.

 

 

Важно! Чтобы просмотреть список безналичных операций выберите безналичные счета в фильтре поиска Счет.

 

 

Просмотреть все оплаты долгов можно в Финансовом отчете, а по конкретному посетителю - в его профиле. В случае, если вас интересуют оплаты долгов по конкретным сущностям (абонементам/товарам/разовым платежам), Вы имеете возможность просмотреть эту информацию в отдельных отчетах, соответствующих каждой сущности.

Финансовые операции: Недостача и Излишек

Недостача - это операция расхода, означающая недостаток средств в кассе.

Данная операция может появиться лишь в том случае, если сотрудник с ролью по филиалу при входе в систему указал сумму в кассе меньшую той, что была зафиксирована в конце прошлой смены.

К примеру, при закрытии смены, в кассе филиала было 10 000 ден. ед., далее при входе в систему и открытии рабочей смены, сотрудник указывает сумму 9 950 ден. ед., в таком случае, в Финансовом отчете появится операция Недостача - 50 ден. ед.

В случае, если же сотрудник введет сумму большую, чем сумма в кассе зафиксированная при закрытии прошлой смены, система зафиксирует операцию Излишек - избыток средств в кассе, и подсветит ее зеленым цветом.

Возникновение таких операций требует выяснения ситуации у сотрудников, ответственных за кассу в эти дни. Если причина возникновения выше описанных операций выяснена, то эти операции может удалить пользователь с роль Управляющий прямо из финансового отчета и внести вместо них правильные операции, чтобы фактическая и виртуальная кассы сошлись.

 

 

Финансовые операции: По депозитам посетителей

Функция Депозит позволяет зачислять средства посетителям на их депозитный счет, для последующих оплат каких-либо услуг или товаров. Зачислить средства можно вручную в профиле посетителя, а также при оплате каких-либо услуг, используя функцию Зачислить на депозит.

Поступление средств на депозит фиксируется в отчетности как Пополнение, списание же фиксируется как Снятие.

 

 

Поступившие на депозит средства являются прибылью организации и зачисляются на счет, который выбирался при проведении операции. Если в дальнейшем использовать депозит для оплаты услуг (абонементов, товаров и т.д.), средства будут списываться с депозитного счета посетителя, но по кассе никаких проводок не будет, т.к. деньги уже были получены ранее.

Кроме того, зачисления средств на депозитный счет при оплате услуг организации фиксируются в отчетности как дополнительная проводка, с указанием типа операции, даты поступления средств на счет и поступившей суммы.

 

 

Просмотреть депозитные операции можно в Финансовом отчете, выбрав фильтр По депозитам посетителей в поле Тип платежа, а при необходимости просмотра баланса и операций по конкретному посетителю - в его профиле.

Финансовая операция: Закупка товаров

Система позволяет вести учет и продажу сопутствующих товаров, подробнее читайте в статьях по модулю Склад.

Операция Закупка товаров - расход, на приобретение каких-либо товаров. В финансовом отчете такие операции фиксируются с указанием типа Закупка товара и подробностей.

 

Для просмотра подробностей по закупке кликните по иконке с изображением знака вопроса За товары в столбце Назначение платежа.

Просмотреть список закупок можно в Финансовом отчете, а также в меню Склад - Закупки товаров.

Финансовые операция: Продажа товаров

В рамках функционала системы, Вы можете вести учет и продажу товаров используя модуль Склад, подробнее о данном модуле читайте в статье Модуль Склад.

Так как продажа товара является операцией получения прибыли, в отчетности она фиксируется как приход.

 

 

Важно! Чтобы просмотреть список безналичных операций выберите безналичные счета в фильтре поиска Счет.

 

 

Для просмотра подробностей по продаже кликните по иконке с изображением знака вопроса За товары в столбце Назначение платежа.

Информация о всех продажах товаров доступна в Финансовом отчете, а по конкретному посетителю - в его профиле. Также продажи можно просмотреть в меню Склад - Совершенные продажи товаров и в отчете Отчет по товарам.

Финансовая операция: Комиссия

В CRM системе Отмечалка есть возможность создавать наличные и безналичные счета организации. При создании и настройке безналичного счета, есть возможность установить размер комиссии, в случае, если организация оплачивает ее со своей стороны. Если Вы еще не знакомы со счетами, их добавлением и настройкой, мы рекомендуем прочитать статью Счета.
Комиссия - это расход организации, который всегда связан с какой-либо безналичной операцией прихода. В системе данная операция имеет тип Комиссия. В отчетности комиссия всегда записывается как расход с указанием к какому конкретно платежу она относится.

 

Также, если комиссия установлена, то кроме основной операции зачисления на безналичный счет, будет создана еще одна операция - снятие средств по комиссии.

Отчет это отобразит в двух проводках:

  1. Зачисление средств на безналичный счет филиала, по которому проводилась операция.
  2. Снятие средств с безналичного счета по комиссии.

Просмотр комиссий доступен в Финансовом отчете, а также в некоторых других отчетах.

Фильтрация и поиск финансовых операций

В данном разделе мы разберем поиск и фильтрацию финансовых операций в Финансовом отчете, так как именно в нем отображается полная финансовая история организации.

Финансовые операции представленные в системе:

Фильтрация и поиск по каждому типу доступен в вышеупомянутом Финансовом отчете.


 

Помимо фильтрации по конкретной финансовой операции, в финотчете также можно осуществлять поиск по формату проведения операций, об этом и многом другом, что касается данного отчета, Вы можете узнать больше в статье Финансовый отчет.

 

Финансовый отчет. Общие возможности отчета (работа фильтров)

 

Финансовый отчет. Недостачи и излишки  

 

Финансовый отчет. Платежи со скидками и долгами

 

Финансовый отчет. Инкассации и переводы между счетами

Финансовый отчет. Безналичные операции