Справочный центр системы Отмечалка
Menu

Сотрудники

В системе есть возможность вести учет сотрудников организации.

При добавлении сотрудников в систему вы можете указывать должности сотрудников, настраивать им права доступа к системе согласно их роли в организации, выдавать доступ к определенным отчетам, отмечать приход и уход, начислять зарплаты, ставить задачи и т.д.

Если вы хотите полноценно вести учет сотрудников (отмечать присутствие, начислять зарплаты): вам необходимо добавить в систему всех сотрудников организации. Если же у вас нет необходимости в использовании модуля Зарплат и учета рабочего времени, вы можете добавить только тех сотрудников, которым необходим доступ к системе для работы.

Прежде чем добавлять сотрудников, мы рекомендуем создать для них Должности, так как этот справочник настраивается отдельно и используется при добавлении сотрудников в систему. Сама же страница для работы с сотрудниками находится в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели.

 

Сотрудники 2

 

 

Доступ

Доступ к странице Сотрудники имеют сотрудники с ролями:

  • Управляющий:
    • просмотр сотрудников,
    • добавление сотрудников,
    • редактирование сотрудников,
    • удаление сотрудников,
    • добавление/редактирование/удаление должностей,
    • просмотр, удаление операций по счету сотрудника,
    • ручное зачисление/снятие средств на счет сотрудника,
    • просмотр, добавление, редактирование, удаление отработанных смен.
  • Главный бухгалтер:
    • просмотр сотрудников,
    • просмотр, удаление операций по счету сотрудника за последние 2 недели,
    • ручное зачисление/снятие средств на счет сотрудника,
    • просмотр, добавление, редактирование, удаление отработанных смен.
  • Администратор организации:
    • просмотр сотрудников,
    • добавление сотрудников,
    • редактирование сотрудников,
    • удаление сотрудников.
  • Менеджер филиала:
    • просмотр сотрудников.
  • Администратор филиала:
    • просмотр сотрудников.
  • Бухгалтер филиала:
    • просмотр сотрудников.

 

Добавление/редактирование/удаление сотрудника

Для добавления сотрудника воспользуйтесь кнопкой добавления в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели. Добавление сотрудника осуществляется в несколько шагов, разберем детально каждый из них.

Для добавления, используется кнопка Добавить, по нажатию на которую, открывается страница Добавление сотрудника. Добавление проходит через заполнения данных определенных дополнительных вкладок, каждая из которых отвечает за свои параметры и настройки.

Разберем детальнее каждую вкладку:

 

Анкета сотрудника

После нажатия кнопки добавления откроется страница добавления сотрудника. Вкладка Анкета сотрудника предназначена для указания общей информации по сотруднику. После внесения основных данных есть возможность настроить доступ к системе, загрузить документы и указать должность сотрудника или сохранить информацию и вернуться на страницу Сотрудники. Страница редактирования аналогична странице добавления.

После заполнения всех необходимых полей во вкладке Анкета сотрудника и сохранения данных станут доступны вкладки Должности, Документы и Доступ к системе.

 

Анкета сотрудника

 

 

Имеет право подписывать квитанции

Если предполагается что сотрудник будет иметь право подписывать квитанции по оплате, имеется возможность отметить это в Анкете сотрудника. Также это можно отметить в Тонких настройках организации.

 

Комментарии

К сотрудникам можно добавлять комментарии, которые будут отображаться в меню Сотрудники возле ФИО сотрудника. Комментарий указывается в поле Другая дополнительная информация при добавлении/редактировании сотрудника.

 

Добавление в архив

Для того чтобы в системе остались данные о сотруднике после его увольнения, например его ФИО, номер телефона и т.п. вместо удаления сотрудника рекомендуется использовать добавление сотрудника в архив. Для этого на странице редактирования выберите опцию Архивный и сохраните анкету.

Чтобы просмотреть архивных сотрудников воспользуйтесь фильтром на странице Сотрудники. Если возникла необходимость достать сотрудника из архива перейдите на страницу редактирования сотрудника и снимите опцию Архивный.

 

Должности

Для того чтобы назначить сотруднику должность, используется вкладка Должности.

На этой вкладке настраиваются должности добавленные в систему через справочник Должности. Если у вас еще не добавлены должности в системе рекомендуем сначала добавить их в разделе Сотрудники - Должности.

Одному сотруднику может быть назначено несколько должностей.

Важно! Должности добавленные сотруднику во вкладке Должность не будут влиять на роли доступа сотрудника к системе.

 

Должность и отдел

 

Если должность, назначенная сотруднику, предполагает преподавательскую деятельность (в столбце Преподаватель - Да), станет доступна вкладка Преподаватель, на которой вы сможете отметить группы, которые ведет данный сотрудник.

Для редактирования должности перейдите в справочник Должности (меню Сотрудники - Должности), подробнее о настройке должностей читайте по ссылке Должности.

 

Документы

Вкладка Документы предназначена для загрузки документов сотрудников.

Допустимые форматы сканов: jpg, png, gif.

Максимальный размер одного файла - 2 МБ.

Для того чтобы посмотреть загруженные ранее документы сотрудников кликните по названию файла.

 

Загруженные документы

 

 

Преподаватель

Для того чтобы назначить сотрудника преподавателем на определенных занятиях, используется вкладка Преподаватель. Эта вкладка будет активна, если во вкладке Должность у этого сотрудника выбрана должность, подразумевающая преподавательскую деятельность.

 

Вкладка преподаватель

 

Сотрудника отмеченного преподавателем определенной группы можно будет выбрать преподавателем при добавлении занятий на расписание и составлении шаблонов. Также, по этому сотруднику будут рассчитываться способы начисления зарплаты зависящие от группы. Система может быть настроена так, чтобы преподаватель мог отмечать занятия в своих группах, этом случае у сотрудника должен быть доступ к системе.

Настройка Отображать в форме захвата контактов позволит вам публиковать занятия и имя/фамилию этого преподавателя на сторонних сайтах, формах онлайн-бронирования и формах обратной связи.

 

Доступ к системе

Вы можете выдать сотрудникам доступ к системе для ведения учета посетителей, учета продаж, составления расписания и других задач, связанных с работой в системе.

Настроить доступ для каждого сотрудника можно на вкладке Доступ к системе, выбрав определенную роль доступа. Роли доступа делятся на роли по организации и роли по филиалу. Детально о ролях доступа и их возможностях.

Чтобы дать сотруднику доступ к системе, активируйте настройку Открыть сотруднику доступ к системе, выберите подходящую роль доступа, укажите логин и пароль для входа и сохраните информацию.

Важно! Логин устанавливается один раз при открытии доступа к системе. После сохранения информации во вкладке Доступ к системе его изменить невозможно.

Изменить пароль для входа возможно в любой момент.

Для сохранности ваших данных, мы рекомендуем использовать надежные пароли.

В случае необходимости закрытия сотруднику доступа к системе, деактивируйте опцию Открыть сотруднику доступ к системе и сохраните изменения.

В случае увольнения сотрудника рекомендуется сразу же забрать у сотрудника доступ к системе, выключив настройку Открыть сотруднику доступ к системе, в этом случае сотрудник не сможет зайти в систему и будет вылогинен из нее, если он на этот момент будет находиться в системе.

 

Роли в системе

 

Для ролей по филиалу: Менеджер, Администратор филиала, Бухгалтер филиала - требуется выбрать как минимум один филиал, в который будет выполняться вход. В случае если у сотрудника выбраны несколько филиалов то при входе в систему сотрудник будет выбирать в какой филиал будет осуществляться вход. Если в вашей системе включена настройка Учет рабочего времени сотрудников, то при входе в систему будет запрашиваться сумма в кассе текущего филиала, т.е. филиала, в который логинится пользователь. Если все финансовые операции вносятся в систему, то фактическая сумма в кассе филиала должна совпадать с суммой в кассе в системе. Если сумма будет введена неверно, то в финансовом отчете появится Излишек или Недостача. Подробнее об этих финансовых операциях читайте в разделе Финансы.

Также в случае выбора ролей Менеджер филиала,  Администратор филиала и Преподаватель будут доступны дополнительные настройки для этих ролей.

Настройки для роли Менеджер филиала

Если у Менеджера по филиалу будет включена настройка Разрешить сотруднику продавать абонементы для всех филиалов, то менеджер сможет продавать абонементы во все филиалы.

Настройки для роли Администратор филиала

При включении настройки Разрешить сотруднику удалять типы абонементов, абонементы и приходы/расходы, сотруднику станет доступно удаление типов абонементов, проданных абонементов и финансовых операций приходы/расходы/переводы в меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/переводы.
С помощью настройки В течение какого времени после продажи сотрудник может удалять абонементы (минуты). настраивается время в минутах течении которого Администратор филиала сможет удалить проданный клиенту абонемент после продажи. По прошествии этого времени удалить проданный абонемент сможет только Управляющий и Администратор организации.

Настройки для роли Преподаватель

Если необходимо чтобы преподаватель мог отмечать занятия в своих группах включите настройку Разрешить преподавателю отмечать посещения в своих группах, в этом случае в учетной записи сотрудника будет доступ к странице Журнал.

Краткая информация о ролях.

Роли по организации:

  • Управляющий
    Роль с максимальным уровнем доступа. Почти не имеет ограничений по добавлению, удалению и редактированию данных, имеет доступ ко всем отчетам и функциональным модулям. Эта роль по умолчанию дается сотруднику, который зарегистрировал организацию в системе. Подходит для нужд учредителя, директора или главного управляющего организации.
  • Главный бухгалтер
    Роль с доступом к финансовой статистике, модулю Бухгалтерия, а также возможностью просматривать страницы Посетители, Филиалы. Подходит для нужд бухгалтерии.
  • Администратор организации
    Роль с доступом ко всем филиалам системы, изменению данных по организации, созданию и удалению филиалов, направлений, сотрудников и типов абонементов, а также может выполнять работу менеджера по учету посетителей. Подходит для нужд старшего администратора, координатора или старшего менеджера.

Роли по филиалу:

  • Менеджер
    Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Может продавать абонементы, отмечать посещения, добавлять посетителей и продавать товары. Подходит для нужд сотрудников рецепции, менеджеров по продажам.
  • Администратор филиала
    Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Имеет возможность редактировать данные по своему филиалу, а также выполнять работу менеджера. Подходит для нужд старшего менеджера по филиалу, управляющего филиала.
  • Бухгалтер филиала
    Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Имеет доступ к финансовой статистике, модулю Бухгалтерия в пределах филиала. Подходит для нужд бухгалтерии филиала
  • Преподаватель
    Роль с минимальным уровнем доступа. Сотрудник с этой ролью может отмечать посещения группы в которой он отмечен как преподаватель и смотреть информацию по занятиям его группы.

 

Доступ к отчетам

Каждому сотруднику, у которого есть доступ к системе, есть возможность настроить доступ к любому из отчетов. Для этого используется вкладка Доступ к отчетам. Чтобы открыть доступ к отчету отметьте его галочкой. Доступ к отчету будет открыт сразу же после выбора отчета, никаких дополнительных действий не требуется.

Сотрудник, под своей учетной записью, сможет просматривать все отчеты, к которым ему выдали доступ, в меню Отчеты - Все отчеты.

 

Доступ к отчетам

 

 

Удаление сотрудника

Если возникла необходимость в удалении сотрудника, это можно сделать в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели, с помощью кнопки удаления. При удалении сотрудника, удаляются все его данные, закрывается доступ к системе, сотрудник становится недоступным для выбора в расписании (в случаях если он являлся преподавателем), а также он удаляется из некоторых отчетов, связанных с преподавателями.

 

Фильтрация и поиск сотрудников

Для быстрого и удобного поиска сотрудников используется блок фильтров в верхней части страницы Сотрудники (Сотрудники Сотрудники и преподаватели). Сотрудников можно найти по ФИО (фамилии, имени или отчеству), филиалу, должности, а также отфильтровать только тех, кто является преподавателем, или просмотреть список активных и архивных сотрудников. Фильтры можно комбинировать.

 

 

Справочник Должности