В модуле CRM присутствует раздел Справочник Шаблоны задач. Данный раздел предназначен для создания шаблонов задач, которые можно ставить на выполнение определенным сотрудникам.
Например: задачи Предложить абонемент, Составить отчет по прибыли, Личный звонок по продлению абонемента и т.д соответственно, такие задачи можно брать в работу, закрывать с определенными результатами, проводить аналитику, но об этом вы узнаете в последующих разделах.     

Шаблоны задач - это шаблоны, которые помогают упростить создание однотипных часто повторяющихся задач и категоризировать задачи в отчетах.

В данном подменю создаются задачи сотрудникам по посетителям, а также внутренние задачи, например, заказать воду, купить сахар, составить отчет и т.д. 

Добавление шаблона задачи

Для создания задачи кликните по кнопке Добавить шаблон задачи, в правом верхнем углу:

В основном блоке вам предлагается указать название задачи, тип задачи и описание задачи. 

Что такое типы задач?

Тип задачи определяет те поля, которые необходимо заполнить при создании шаблона задачи. В зависимости от цели создаваемой задачи, указывается определенный тип, которому она соответствует.

Всего представлено 4 типа задач: 

1. Личный звонок клиенту;
2. Обзвон клиентов;
3. Другая задача по клиенту;
4. Внутренняя задача.

Рассмотрим детальнее каждый тип.

Тип Личный звонок клиенту.

Задача данного типа характеризует исходящий или же входящий звонок по клиенту. Такую задачу можно использовать в случае необходимости произведения звонка определенному клиенту, а также для фиксации входящих вызовов. Помимо этого, вы имеете возможность указать исполнителя задачи и многие другие дополнительные настройки.   

Тип Обзвон клиентов.

Задача этого типа предназначена для совершения массовых обзвонов клиентов. При создании такой задачи, вам необходимо выбрать посетителей для обзвона, в результате чего создается родительская задача Обзвон, с вложенными подзадачи по типу Личный звонок клиенту на каждого посетителя.

Тип Другая задача по клиенту.

Задача данного типа предполагает любое другое взаимодействие с клиентом, кроме звонка. К примеру, произвести продажу абонемента в системе, отметить посещение, заморозить абонемент и т.д. Соответственно, при постановке такой задачи, вам необходимо будет указать конкретного посетителя, к которому задача относится.  

Тип Внутренняя задача.

В отличии от предыдущих типов, данный тип используется для постановки задач, относящихся непосредственно к внутренней деятельности организации. Имеется в виду, выполнение определенных внутренних действий: Произвести закупку товара, Составить отчет и т.д, в зависимости от внутренних процессов Вашей организации. Такой тип задачи исключает взаимодействие с клиентом. При постановке такой задачи, аналогично предыдущим описанным типам, вы имеете возможность выбрать исполнителя среди сотрудников. 

Описание - краткое описание шаблона задачи. 

Следующий блок в создании шаблона задачи - Настройки по умолчанию. 

Он отвечает за характеристики создаваемой задачи:

• Приоритет.
  Задает порядок выполнения задачи относительно других задач. К примеру, указывая приоритет Высокий, данная задача будет в приоритете к выполнению относительно задач, с более низким приоритетом. 
• Срочность.

Задача с установленной опцией Срочная задача, будет отображатся в начале списка задач и иметь соответствующую пометку , указывающую на необходимость срочного исполнения.

• Проверка выполнения задачи.  

Установка данной опции запрещает сотруднику, выполняющему задачу, ее закрыть, но переводит задачу в статус Выполненная, после чего возвращает ее на проверку автору для дальнейшего закрытия. 

В блоке Дополнительные настройки указываются параметры, влияющие на непосредственное выполнение задачи:

• Назначить дату, время начала выполнения.

Установите галочку, если вам необходимо указывать время и дату выполнения поставленной задачи. 

• Установить напоминание до начала выполнения.

Установка данной опции позволяет настроить время появления напоминания о поставленной задаче. Либо же не указывать время, но установить вложенную опцию Давать возможность изменить при создании новой задачи, что позволит установить дату и время появления собственноручно. 

В указанные день и время, появится напоминание в виде всплывающего окошка в правом нижнем углу экрана.

•  Назначать дату, время завершения задачи. 

При создании задачи будет возможность установить сроки выполнения задачи для ее исполнителя. Последний срок выполнения будет отображаться в списке задач. 

• Настройка быстрого создания задачи по клиенту.

           В этом пункте можно настроить быстрое создание задачи по клиенту через окно комментария:

• Автор задачи - исполнителем задачи автоматически назначается сам автор. Т.е. задачу должен выполнить и закрыть тот сотрудник, который ее создал. 
• Указывать каждый раз - при создании задачи, каждый раз необходимо вводить имя исполнителя задачи.
  
  Взять в работу задачу сможет исполнитель и любой сотрудник отдела, в котором числится исполнитель.  

На основной странице шаблонов задач, также можно указать шаблоны по умолчанию:

Отображать по умолчанию при создании новой задачи - при создании новой задачи по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция. 

Отображать по умолчанию при создании нового звонка - при создании нового звонка по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция. 

Кроме того, на странице можно редактировать ранее созданные задачи и удалять их с помощью соответствующих кнопок в колонке Действия. 

После полной настройки шаблонов задач, рекомендуется создать результаты их выполнения, чтобы при обработке каждой задачи можно было выбрать соответствующий результат. 

Например: задача Личный звонок клиенту может иметь несколько возможных результатов, к примеру, Не дозвонился, Отказался, Думает, Договорились созвониться позже и т.д. Узнать об этом можно детальнее в разделе Справочник Результаты выполнения задач.

Теги: CRM модуль, настройка CRM, типы задач, шаблон задач, создать шаблон