Электронные ведомости – удобный инструмент для просмотра информации по посещаемости занятий и отметкам за выбранный период.

Чтобы ведомости были доступны для просмотра - нужно настроить доступ сотрудникам. Ведомости может просматривать любой сотрудник в системе, которому открыт доступ.

Для этого нужно перейти в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели. 

Откроется страница Сотрудники организации 

Из списка сотрудников выберите сотрудника, которому нужно настроить доступ к Ведомостям. Перейдите в редактирование профиля, нажав на иконку Редактировать .

В профиле сотрудника перейдите на вкладку Доступ к отчетам, в блоке Посещения установите галочки напротив отчетов Ведомости и Ведомости за день. После этого данные отчеты будут доступны для просмотра сотрудником. 

Для того чтобы просмотра подробной информации о посещаемости групп за период, есть два способа:
1) перейдите в меню Журнал - Ведомости, если нужна информация только за конкретный день, то перейдите в меню Журнал - Ведомости за день.

Способ просмотра доступен таким ролям доступа в системе: управляющий, администратор организации, администратор филиала, менеджер, преподаватель.

2) перейдите в меню Отчеты - Все отчеты - блок Посещения - отчеты Ведомости, Ведомости за день 

Способ просмотра доступен таким ролям доступа в системе: управляющий, администратор организации, администратор филиала, менеджер, преподаватель, главный бухгалтер организации, бухгалтер филиала. 

Вверху страницы расположены фильтры, согласно которым формируется ведомость.

Важно! Преподаватель будет видеть ведомости только по своим группам.

Установите нужные фильтры и нажмите кнопку Сформировать отчет.

 Вы можете отобразить посетителей в ведомостях, отфильтровав их следующим образом:

• Все:
  • для Ведомостей за день: отображение всех посетителей, записанных в определенную группу;
  • для Ведомостей: отображение всех посетителей, записанных в выбранную группу.
• Только с абонементами (отображение посетителей с абонементами, срок действия которых попадает в выбранную дату или период).
• Только с отметками (в списке будут показаны только посетители, имеющие отметки о присутствии на занятии).
• Исключить архивных (будут отображены только активные посетители, записанные в данную группу).

 Есть возможность вывода ведомости на печать и экспорта в Excel.

Также вы можете добавлять комментарии к отметкам на страницах Ведомости иВедомости за день, для этого необходимо навести курсор на отметку и кликнуть два раза, после чего откроется окошко где вы сможете оставить комментарий. После ввода комментария, нажмите кнопку Сохранить.

Отметки с комментариями отображаются жирным шрифтом.

Более подробно о комментариях к отметкам вы можете узнать из статьи Комментарии к отметке о посещении.

Отчет доступен в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посещения - Отчет по занятиям.

Данный отчет показывает прошедшие занятия согласно установленному расписанию, а также выводит список посетителей, отмеченных на этих занятиях.

Этот отчет будет полезен как самому сотруднику с ролью Преподаватель так и сотрудникам контролирующим посещаемость на занятиях.

Если в организации зарплата преподавателя считается с учетом количества проведенных им занятий и посетителей, которые на этих занятиях присутствовали, то этот отчет дает возможность проконтролировать правильность расчета зарплаты сотруднику.

Отчет разбит на блок фильтров и блоки с информацией.

Как и в других отчетах, доступны следующие фильтры:

• по филиалу - фильтр доступен, если в организации более одного филиала;
• по преподавателю - выбор преподавателя, по занятиям которого будет сформирован отчет;
• за период - выбирается любой прошедший период.
• на дату - для быстрого формирования отчета за день;
• по отметке - выберите одну или несколько отметок - в отчете отобразятся занятия с указанными отметками.

После выбора фильтров поиска, нажмите кнопку Сформировать отчет, чтобы сбросить фильтры поиска – нажмите кнопку Сбросить фильтры.

Отчет доступен для печати.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.

Данный отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посещения - Отчет по отметкам.

Отчет по отметкам показывает общую статистику по количеству посещений, количеству посетителей, а также количеству новых посетителей добавленных в группы за определенный период.

Отчет полезен для просмотра общей статистики посещений в конкретных группах.

В блоке поиска вы можете отфильтровать информацию по конкретному филиалу, направлению и группе за определенный период. Также есть возможность отфильтровать данные по типу абонемента, статусу посетителя и по конкретной отметке.

Выбрав фильтры поиска, нажмите кнопку Сформировать отчет, чтобы применить выбранные настройки. Кнопка Очистить фильтры служит для сброса фильтров поиска.

Ниже блока поиска находится таблица в которой выводятся данные с информацией по направлению и группе, количеству посещений, количеству посетителей, а также количеству новых посетителей добавленных в группы за выбранный период.

Отчет можно вывести на печать или в Excel.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Данный отчет предназначен для формирования статистики по посещениям в группу в определенный промежуток времени за выбранный вами период.

Это позволяет определить популярное время посещения занятий по различным группам.

Блок с фильтрами дает возможность сформировать детальную статистику по каждому филиалу, направлению и группе в определенный день и временной промежуток.

В блоке фильтров устанавливаются следующие параметры:

За период:

Выбирается любой промежуток времени, начиная от одного дня (по умолчанию стоит текущая дата, например, с 23.01 по 23.01), за который будет формироваться статистика посещений.

Время с… по… .

Выберите время, которым будет начинаться и заканчиваться временной промежуток в рамках дня для формирования отчета (по умолчанию устанавливается время с 7.00-21.00). В окне выбора времени есть возможность установить не только часы, но и минуты. Например, с 7.30 по 21.55.

Интервал (в мин.).

Выбранный интервал определяет частоту разбиения таблицы на ячейки со временем. Если занятия проводятся каждый час, то выберите интервал разбиения - 60 минут.

Филиал, зал, направления, группы.

Если выбран фильтр по залу, то в отчете считаются только те посещения, которые были отмечены по расписанию. Если фильтр по залу не выбран, то в отчете отображаются и посещения, отмеченные вне расписания.

Кликнув по цифре с количеством посетителей , вам будет выведен список клиентов, посетивших занятие, с указанием даты и времени посещения, абонемента, по которому занятие было посещено, направления и группы.

Отчет можно выводить на печать.

Данный отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Маркетинг/Продажи - Отчет по статусам посетителей.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посещения - Список посещений.

Данный отчет предназначен для просмотра полной информации по всем отмеченным посещениям или отсутствиям. С его помощью можно увидеть все поставленные отметки за определенный период по каждому посетителю с максимумом информации.

Вы имеете возможность просмотреть отмеченные посещения с информацией о поставленной отметке, о филиале, о зале и группе, о преподавателе, который вел занятие, об абонементе, с которым было отмечено посещение, его стоимость, кол-во посещений и кол-во оставшихся занятий по абонементу, а также процент посещенных занятий.

В блоке поиска вы можете отфильтровать информацию по конкретному филиалу, направлению и группе за определенный период. Также есть возможность отфильтровать данные по типу абонемента, преподавателю, посетителю и по конкретным отметкам.

Опция Отображать комментарий выводит дополнительную колонку в таблице, где будут отображаться записанные к отметке комментарии.

Более подробно о комментариях к отметке и где их можно поставить вы можете узнать в статье Комментарии к отметке о посещении.

Рассмотрим детальнее каждую опцию блока фильтров.

Период.
По умолчанию указана прошлая неделя. При необходимости начало и конец периода меняется.

Филиал.
Из выпадающего списка выберите филиал. В таблице отобразится список посещений только в выбранный филиал.

Направления/группы.
Из выпадающего списка выберите направление, затем группу, посещения по которым хотите просмотреть.

Преподаватель.
Выбрав из выпадающего списка ФИО преподавателя, в таблице будут отображены посещения только к указанному преподавателю.

Посетитель.
Указав ФИО посетителя, в таблице будет сформирован список посещений только указанного посетителя.

Разные фильтры можно применять как по одному, так и в комбинации.

Выбрав фильтры поиска, нажмите кнопку Сформировать отчет.

Кнопка Очистить фильтры служит для сброса ранее выбранных фильтров поиска.

В таблице ниже блока поиска отображается информация посещениям и отсутствиям.

Отчет можно печатать и экспортировать в Excel.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.