Учет посещений с помощью электронного журнала – один из наиболее быстрых и простых способов отмечания посещений групповых занятий.

Электронный журнал сделан по принципу привычного школьного журнала.

Важно! Работать с журналом можно только при наличии созданного расписания.

Функционал на странице Журнал позволяет создавать занятия, добавлять новых посетителей и записывать их в группы, продавать абонементы, отмечать на занятиях и прочее. Страница может стать основной рабочей средой и незаменимым помощником для сотрудников рецепции, которые работают с потоком как постоянных, так и новых посетителей. Рассмотрим детальнее все возможности журнала.

Доступ к журналу по ролям сотрудников

Отмечать посещения, добавлять/редактировать/удалять занятия могут сотрудники с ролью:

• Управляющий.
• Администратор организации.
• Менеджер филиала (только в рамках своего филиала).
• Администратор филиала (только в рамках своего филиала).

Сотрудник с ролью Преподаватель может отмечать посещения лишь в том случае, если у него есть на это разрешение и доступ к системе.

Чтобы дать преподавателю доступ к системе и возможность отмечать посещения через Журнал, необходимо перейти в раздел меню Сотрудники - Сотрудники и Преподаватели - Добавить/Редактировать сотрудника - вкладка Доступ к системе.

Активировать опцию Открыть сотруднику доступ к системе, выбрать роль Преподаватель и включить настройку Разрешить преподавателю отмечать посещения в своих группах. Подробнее об этом читайте в статье Отмечание посещений преподавателем.

Работа с журналом

Страница журнала визуально разделена на два блока. В левом блоке отображаются занятия из расписания, в правом – посетители, записанные в группу по выбранному занятию.

При открытии страницы Журнал, система автоматически выбирает занятие в расписании, ближайшее к текущему времени, и отображает список посетителей записанных в группу занятия.

Занятия из левого блока можно редактировать, удалять, а также добавлять новые.

Важно! Сотрудники с ролью Администратор организации/филиала и Менеджер филиала могут редактировать занятия в течении часа после окончания занятия.

Создание занятия

Чтобы создать новое занятие, необходимо нажать кнопку Добавить занятие.

В открывшемся окне нужно заполнить все необходимые поля и нажать Сохранить.

Важно! Созданное занятие будет сохранено только на текущую неделю и на тот день на который вы его создаете. В расписании на другие дни данное занятие не отобразится.

Редактирование/удаление занятия

Для редактирования занятия, наведите курсор на нужное занятие и нажмите кнопку Редактировать (карандаш).

Для удаления занятия, нажмите кнопку Удалить (красный крестик).

Важно! Редактировать и удалять можно лишь те занятия, по которым нет ни одного отмеченного посещения.

Блок с посетителями

Вверху страницы отображается сводная информация по посещениям и броням выбранного занятия.

Отметки

Всего - количество посетителей записанных в группу,

Присутствует - количество присутствующих (отметка +),

Отсутствует - количество отсутствующих (отметка Н),

Не отмечено - количество не отмеченных посетителей (отсутствие отметки).

Брони

Свободно мест - сколько мест свободно для бронирования,

Забронировано - сколько мест забронировано на занятии,

Всего - сколько в общем мест выделено на занятие,

Доп. броней - к-во забронировавших место на занятие посетителей, после того, как все места уже были забронированы, так называемый лист ожидания.

Фильтры поиска

Поиск посетителей осуществляется в блоке фильтров, доступному по нажатию кнопки Фильтр поиска.

Блок позволяет отфильтровать посетителей в группе по ФИО и номеру телефона.

В поле Клиенты отображаются следующие опции фильтрации:

• Все
  Все клиенты, которые записаны в группу плюс клиенты, которые забронировали место на занятии.
• Оплатили
  Клиенты, у которых есть абонемент, по которому можно посетить данное занятие, даже если абонемент продан в долг, занятие считается оплаченным.
• Должны прийти
  Клиенты, у которых есть абонемент плюс клиенты, которые забронировали место на занятии.
• Забронировали
  Клиенты, которые забронировали место на данном занятии (могут быть с абонементами или без).
• Под вопросом
  Клиенты, которые записаны в данную группу, но не имеют абонемента, чтобы посетить занятие.

Ниже расположена таблица с посетителями, записанными в выбранную по занятию группу, информация об отметках, абонементах, долгах, депозитах и бронях.

Возможности таблицы списка клиентов

Основная информация о Посетителях и Лидах

На данной странице ФИО посетителя является ссылкой, кликнув по которой откроется страница Профиль посетителя, где Вы можете посмотреть подробную информацию о клиенте.

При наведении на облако комментария отобразится Номер телефона Посетителя или Лида, что поможет быстро набрать клиента в случае необходимости.

Комментарий по клиенту (информация по полю Другая дополнительная информация). Кликом мыши на кнопку Добавить комментарий можно добавить комментарий с дополнительной информацией посетителя, а также задачу с напоминанием.

После добавления коментариев или задачи вы сможете видеть в этом окне последнии 3 комментария/задачи по посетителю. Кликнув на кнопку Посмотреть всю историю вам откроется страница История по клиенту.

 Отмечание посещений

Также вы можете добавлять,просматривать и удалять отметки о посещении.

Возможность отметить посещение действует только в том случае, если у посетителя есть абонемент, по которому можно посещать выбранное занятие.

В случае, если абонементов несколько, система предложит выбрать по какому именно абонементу следует отметить посещение.

Журнал позволяет вам просматривать занятия на любые даты, в том числе и на будущие, однако во избежание возможных трудностей и путаниц в работе, действует следующее правило:

Важно! Отмечать посещения можно только текущей датой или задним числом.

Также в Журнале можно просмотреть список посетителей, записанных в ту или иную группу, на будущую дату, но без возможности отметить посещение.

Для отмечания посетителей на выбранном занятии, кликните по ячейке в колонке Отметить. При первом клике по ячейке в колонке Отметить появится отметка присутствия на занятии +.

При проставлении, например, отметки Н, означающей отсутствие, может списываться занятие с абонемента (как пропуск БЕЗ уважительной причины), а может не списываться (если считается, что этой отметкой отмечаются пропуски по уважительно причине), это зависит от настроек в Справочнике отметок.

Чтобы выбрать отметку из списка или удалить ее, нажмите на стрелку рядом с полем для отмечания.

В системе вы можете установить несколько отметок на занятии посетителю. Например если по одному абонементу ходят два человека. 

Устанавливать несколько отметок посетителю можно со страницы Посетители или в профиле посетителя в Детальной информации по абонементу.

В таком случае система предупредит вас иконкой .

Для того, чтобы удалить ранее поставленную отметку нажмите в самом низу списка на отметку крестик.

Настроить и добавить новые отметки можно в меню Журнал - раздел Справочник отметок.

После того как отметка будет выставлена, возле нее появится поле для дополнительной информации, в котором можно оставить примечание к отметке.

Например, указать отработку пропуска.

Более подробно где еще отображаются комментарии к отметке и где их можно поставить вы можете узнать в статье Комментарии к отметке о посещенииКомментарии к отметке о посещенииКомментарии к отметке о посещении. 

Другая информация по клиенту

Название абонемента, по которому посетитель может посещать данное занятие

В скобках возле названия абонемента отображается количество оставшихся по абонементу занятий, ниже отображается срок действия абонемента.

Если у посетителя нет подходящего абонемента (по которому он может посетить данное занятие), отметку нельзя поставить, а также поле с абонементами будет пустое.

Вы можете выдать новый абонемент, кликнув по кнопке Продать абонемент.

В случае если у посетителя несколько абонементов (разрешающих посетить выбранное занятие), система выведет вам подсказку о том, что нужно выбрать абонемент, по которому отмечается посещение.

Если необходимо отметить посещения задним числом, выберите нужную дату в поле Дата, затем выберите нужные значения в полях Филиал и Зал, после чего отобразиться список занятий согласно выбранным фильтрам. Далее вам необходимо выбрать нужное занятие из списка, чтобы отобразились все посетители, записанные в группу выбранного занятия.

Долг и депозит посетителя

Красным цветом выделена сумма долга, зеленым - депозит.

Также можно погасить долг посетителя, кликнув по ссылке с суммой в колонке Долг.

Брони

Если посетитель забронирован на занятие, в поле Брони отображается галочка.
Также записать посетителя на занятие можно прямо на странице Журнал, для этого достаточно только установить галочку в колонке Бронь.

К броне также можно оставить примечание (дополнительную информацию).

Если забронирован потенциальный клиент (Лид), то данная информация отображается ниже таблицы с посетителями.

Для того, чтобы отметить лида на занятии, в случае если он его посетил, необходимо создать посетителя из лида. Делается это с помощью кнопки Создать посетителя.

После создания Посетителя из Лида нужно продать ему абонемент с этой же страницы (так как в системе без наличия абонемента посещение отметить невозможно) и отметить посещение. Все эти действия можно сделать в рамках страницы Журнал.

Добавление и запись в группе посетителя

Также как и на странице Посетители, на странице Журнал вы имеете возможность добавить нового посетителя в систему. Для этого используется кнопка Добавить нового .

По нажатию, открывается стандартное окно добавления посетителя, аналогичное окну на странице Посетители. При добавлении, в разделе Филиалы и группы, можно сразу указать в какой филиал и группу будет ходить данный посетитель.

А для записи уже существующего посетителя в определенную группу используйте кнопку Добавить в группу.

В открывшемся окне выберите посетителя по ФИО или номеру телефона и нажмите кнопку Сохранить.

После добавления, посетитель будет отображаться в списке записанных в группу. Группа, в которую происходит запись, определяется выбранным, в левой части страницы, занятием.

Правила отображения посетителей в списке групп

1. Посетители отображаются в списке групп после добавления их в группу:

• через Журнал,
• через анкету Посетителя в блоке Филиалы и группы,
• при продаже абонемента.

2. Посетитель отображается в группе до тех пор пока не будет выписан из группы.

    Выписать посетителя из группы можно:

• через Профиль посетителя - вкладка Редактировать, в блоке Филиалы, Направления и Группы убрать галочку напротив нужной группы.
• массовой выпиской посетителей из группы, с помощью списков. Более подробно о данной функции вы можете узнать в статье Массовые действия с посетителями.

3. Посетитель отображается в группе пока у него есть активный абонемент с установленной функцией записи в группу. 

4. Посетители отображаются в группе, у которых относительно даты занятия недавно закончился абонемент, по которому они записаны в эту группу и еще не прошло кол-во дней, в течение которого нужно отображать посетитлей с архивными абонементами. Эти абонементы отображаются серым цветом. 

5. Архивные посетители и посетители, которые не записаны в выбранную группу также могут отображаться в системе если у них есть отмеченное посещение на выбранном занятии. 

Важно! Посетитель может не отображаться в списке групп на прошедших занятиях в том случае, если в выбранные даты у него не было активного абонемента.

Пример: если посетителю был продан абонемент с 1 по 13 число, а следующий был продан с 20 числа, то в таком случае посетитель в период с 14 по 19 число в списке группы отображаться не будет, так как в этот период у него не было активного абонемента.

Страница Журнал как рабочее место администратора