Процесс оплаты за CRM-систему Отмечалка (описание биллинга)

Общее описание процесса

Биллинг – в рамках данного документа означает процесс оплаты за систему и платные модули.

Управление тарифом и дополнительными модулями доступны Управляющему и Главному бухгалтеру организации через меню Биллинг и Модули:

На этой странице указан текущий тариф, даты оплат, периоды продления, указаны скидки, стоимость системы и модулей без учета и с учетом скидок. А также курсы валют, баланс средств на счету организации и кнопка для ввода промо-кода.

Важно! Курс валют отображается средний по нескольким банкам и может отличаться от курса банка, в котором вы обслуживаетесь.

Промо-код. Промо-код позволяет получить скидку на пользование системой и может иметь ограниченный срок действия. Его можно получить после мероприятия (семинара, мастер-класса, тренинга и т.д.), проведенного CRM-Отмечалка.

По нажатию на кнопку, будет открыто окно для ввода и активации кода.

Важно! После активации промо-кода, скидка не применяется к уже оплаченному периоду, а будет действовать начиная с последующей оплаты.

Ниже представлена информация, описывающая правила, по которым производится оплата системы.

Автоматический биллинг.

Автоматический биллинг происходит один раз в месяц: либо 01-го либо 15-го числа каждого месяца. Дата биллинга за Систему определяется автоматически по правилам, которые описаны ниже. Дата оплаты за модули всегда совпадает с датой оплаты за систему (если модули подключены).

Оплата за дополнительные модули производится одновременно с оплатой за систему, за исключением случая, когда модуль активируется первый раз после его деактивации.

Минимальный срок продления системы и модулей – 1 месяц. Исключением является первая оплата которая осуществляется за неполный период и рассчитывается системой автоматически.

Определение даты биллинга.

Период первой оплаты составляет:

от 15-ти дней до месяца при оплате за 1 месяц
от 2.5 до 3 месяцев при оплате за 3 месяца
от 5.5 до 6 месяцев при оплате за 6 месяцев
от 11.5 до 12 месяцев при оплате за год.

Дата биллинга определяется в день внесения оплаты для продолжения работы в системе или активации модулей после:

окончания тестового периода
блокировки доступа к системе
отключения модуля.

Дата биллинга устанавливается автоматически и не может быть изменена.

При оплате доступа в период с 1-го по 14-е число месяца (включительно), дата биллинга назначается на 1-е число каждого месяца.

При оплате доступа в период с 15-го по 31-е число месяца (включительно), дата биллинга назначается на 15-е число каждого месяца.

Сумма первой оплаты рассчитывается следующим образом:

Price = MonthPrice * Days / MonthDays, где Price – сумма первой оплаты, MonthPrice – месячная стоимость по тарифу, Days – количество дней до следующего биллинга, MonthDays – суммарное количество дней в месяце (в 3-х, в 6-ти или в 12-ти месяцах), начиная от текущей даты.

То есть, при первой оплате по тарифу организация оплачивает неполный месяц – интервал, с момента внесения оплаты до следующего биллинга.

Пример расчета первой оплаты по тарифу:

MonthPrice = 31,49$.

Оплата производится 8-го августа на 1 месяц вперед.

Получаем:

MonthDays = 31 день. Days = 31-8+1 = 24 дня. Price = 31,49 * 24 / 31 = 24,38$

Cистема произвела подсчет стоимости именно за дни пользования.

По окончанию первого оплаченного периода, система выставляет счет за пользование сервисом уже за полный месяц.

Важно! Изменить дату биллинга в системе нельзя!
Для изменения даты биллинга вам нужно дождаться 10-ти дней после выставления счета, чтобы он удалился и продлить доступ нужной вам датой посредством кнопки Продлить доступ на странице Информация о тарифе.

Дальнейшая оплата за Систему

Каждый месяц, в установленную дату биллинга, проверяется оплата по выбранному тарифу. Если предоплаченный период закончился, то организации внутри системы Отмечалка выставляется счет на оплату. В счет включены оплаты за все активированные элементы Системы: продление доступа к системе, дополнительные модули, у которых включено автопродление.

Настройка периода оплаты

Периодичность оплаты за Систему по умолчанию раз в 1 месяц. Управляющий и Главный бухгалтер организации могут изменять период продления, перейдя в меню Биллинг и Модули - Настройки оплаты:

Биллинг способ оплаты

При оплате периода больше месяца вам предоставляются скидки. По вопросам скидок обращайтесь в отдел Promo, на сайте Отмечалка (Контакты - Подключение к системе).

Список счетов организации

На странице со списком счетов можно просмотреть детальную информацию по всем оплатам за систему и модули:

Подробности по счету доступны по клику на стрелку в колонке Действия.

В подробностях счета есть также возможность просмотреть подключенные скидки.

Во время автоматического биллинга производится проверка, достаточно ли на счету организации денег для полной оплаты выставленного счета, и, если денег достаточно, счет автоматически оплачивается и доступ продлевается.

Если средств для оплаты счета недостаточно, то доступ к Системе блокируется и организация получает уведомление. При этом у владельца организации есть возможность оплатить счет вручную.

Удалить счет, выставленный автоматически, невозможно, его можно только оплатить. Неоплаченный счет автоматически удаляется по истечению 10-ти дней после выставления.

В Системе не может быть создано одновременно несколько счетов на оплату одних и тех же услуг. Для создания нового счета за продление услуг, предыдущий счет должен быть либо оплачен, либо удален.

После каждого биллинга организация получает отчет о состоянии счета, продлении системы и подключенных модулях.

Так же за 7 дней до окончания оплаченного периода отправляется уведомление для своевременного пополнения счета организации.

Продлить доступ вы можете через кнопку Продлить доступ на основной странице биллинга.

Используя данную кнопку можно также продлить доступ заранее, до окончания оплаченого периода.

Для этого нужно пополнить баланс на необходимую сумму и, нажав данную кнопку, продлить доступ на следующий период пользования.

Важно! Кнопка Продлить доступ появляется за 2 недели до конца текущего оплаченного периода.

Регистрация и тестовый период

При регистрации организация подключается на тестовый тариф (выдается индивидуально с доп. модулями). При этом организация имеет бесплатный доступ ко всем модулям и может создавать любое количество пользователей.

В день, когда тестовый период закончился, происходят следующие действия:

Организация переводится на минимальный платный тариф, который позволяет вместить количество активных посетителей, добавленное организацией за время тестирования.
Вы можете заранее выбрать тариф и установить его в подменю Сменить тариф.
Подробнее о тарифах можно узнать на главном сайте, в разделе Тарифы и скидки.
Формируется счет на оплату доступа к Системе. В него входит выбранный тариф, оплата за период, все подключенные платные модули.
Если у организации есть модули, у которых включена настройка автопродления, то оплата за эти модули включается в выставляемый счет.
Модули, у которых не включена настройка автопродления, отключаются.
Если суммарный размер счета больше нуля, то производится попытка оплаты счета. Если средств на счету организации достаточно, то счет оплачивается и доступ продлевается, если средств недостаточно, то доступ к Системе блокируется до момента оплаты счета.
Отправляется письмо на почту управляющего с информацией о том, что тест окончен и произошел переход на платный тариф.

Если после окончания тестового периода организация переведена на платный тариф и произведена блокировка доступа, то для разблокирования организации необходимо внести оплату за систему согласно тарифу.

Кредитный доступ

Кредитный доступ – это возможность доступа организации к функционалу системы после окончания предоплаченного периода при наличии неоплаченного счета.

После осуществления первой оплаты у организации появляется возможность взять кредит, который становится автоматически доступным при окончании предоплаченного периода.

Важно! Взять кредит можно в течении 3-х дней после блокировки доступа, при этом кредитный доступ дается на 7 дней от даты начала кредита.

Если в течении 3-х дней кредит не был использован, то возможность кредитования отключается и доступ остается заблокированным.

Если после использования кредитного доступа не произведена оплата за систему, доступ снова блокируется и на почту управляющего отправляется соответствующее уведомление.

Кредит распространяется на Систему, а также модули, которые были активированы на момент блокировки доступа.

Если после использования кредитного доступа система не оплачена и работа в системе заблокирована, вступают в силу следующие правила по оплате:

если организация вносит оплату в текущем месяце (в месяце кредитования) и оплачивает именно тот счет, который был выставлен автоматически, то она оплачивает месячную (или 3-х, 6-ти, 12-ти месячную) стоимость доступа;
если организация не оплатила автоматически выставленный счет и этот счет удалился, то она оплачивает месячную (или 3-х, 6-ти, 12-ти месячную) стоимость доступа плюс долг за кредит на 7 дней по тарифу, который был на момент кредитования. Долг оплачивается в момент следующего ручного продления доступа.

Важно! При активированном кредитном доступе смена тарифа невозможна. Если у вас есть неоплаченный счет, система не позволит сменить тариф.

Смена тарифа

Организация в любой момент может перейти на другой тариф.

Нельзя сменить тариф в следующих случаях:

у организации есть неоплаченный счет;
за организацией закреплен долг за Кредитный доступ;
на счету организации отрицательный баланс.

При переходе Биллинг и Модули - Сменить тариф, вам будет выведена надпись с указанием того тарифа, на котором вы обслуживаетесь в данный момент. А в поле Выберите тариф будет указан ближайший для перехода тариф.

На странице также размещены блоки действующих и доступных к подключению скидок.

В поле Выберите тариф** указываются лишь доступные для перехода тарифы. Определяются эти тарифы количеством активных посетителей, которые на момент перехода на страницу добавлены в систему.

При смене тарифа дата, до которой предоплачен доступ к системе, остается неизменной. При переходе на другой тариф рассчитывается сумма по новому тарифу, необходимая для оплаты оставшегося предоплаченного периода (в целых днях).

Если переход происходит на больший тариф, то разница цен между старым и новым тарифами списывается со счета организации (с вероятным заходом в долг).

Важно! Если при таком переходе на балансе образовывается отрицательная сумма менее чем -20 (минус двадцать) долларов, долг необходимо погасить в течении 5-ти дней, в противном случае доступ к системе будет ограничен.

Если же сумма не менее чем -20 (минус двадцать) долларов, оплатить долг можно будет по окончанию предоплаченного периода.

Если переход происходит на меньший тариф, то разница зачисляется на счет организации.

Важно! Вы можете изменять тариф в сторону меньшего не чаще, чем один раз в биллинг. Биллинг проводится каждый месяц 1-го и 15-го числа.

В меню Счета организации вы можете посмотреть детали счета - стоимость тарифа и дополнительных модулей.

Оплата за использование модулей

Всего представлено 20 дополнительных модулей:

Модуль Сканер карт - позволяет работать с клубными картами. Подробнее о работе и подключении вы можете узнать в статье Модуль Сканер карт.
Модуль СМС рассылка - позволяет рассылать СМС-сообщения прямо из системы.
С модулем СМС все не так просто, прежде чем его подключать, требуется регистрация имени отправителя в СМС-центре, иначе CRM Отмечалка не гарантирует вам 100% доставку сообщений адресатам. Более детально узнать об этом модуле можно в отдельной статье Модуль СМС.
Модуль E-mail рассылка - позволяет рассылать сообщения и уведомления на почту посетителям с помощью сервиса Mailjet. Подробнее о подключении модуля вы можете узнать в статье Подключение модуля E-mail рассылкиE-mail рассылки.
Модуль Telegram рассылки, так же как модули СМС и E-mail рассылки позволяет делать рассылки посетиелям - отправлять сообщения и различные уведомления из системы, например, оо окончании абонемента.
Модуль Форма захвата контактов (форма обратной связи/онлайн бронирования) - позволяет создавать и настраивать формы и размещать их на вашем сайте и группе ВКонтакте. Модуль предназначен для получения заявок от лидов и посетителей, с последующей их обработкой прямо в системе. Стоимость модуля зависит от к-ва заявок, которые вы намерены принимать, по умолчанию модуль включает в себя от 0 до 50-ти заявок. Детальнее о модуле в статье Форма захвата контактов.
Модуль Мобильная Bluetooth-телефония от Otmechalka - направлен на помощь в коммуникации с лидами и посетителям, как активными, так и архивными. Соединяя смартфон и компьютер по bluetooth - при поступлении звонка, на любой странице браузера открывается небольшая анкета с основной информацией о звонящем. Данный дополнительный модуль является замечательным аналогом IP-телефонии, в случае, когда вам нет нужды записывать звонки для прослушивания. Детальнее о модуле можно узнать в статье Мобильная Bluetooth-телефония от Otmechalka.
Модуль Шаблоны документов - модуль, позволяющий вам работать с собственными шаблонами квитанций и договоров. Используя модуль, вы можете настроить и загрузить в систему собственные шаблоны квитанций и договоров, для дальнейшей автоматической их печати при продаже услуг/добавлении посетителей. Детальнее о модуле читайте в статье Шаблоны документов.
Модуль Онлайн-касса - модуль, позволяющий подключить ваше кассовое оборудование к системе Отмечалка. После проведения приходных операций, система передает информацию оборудованию, после чего оно, в свою очередь, печатает чеки и отправляет информацию в налоговую. Детальнее о том как подключить модуль и настроить его работу с онлайн-кассами читайте в статье Онлайн-кассы в CRM Отмечалка: подключение и работа.
Модуль Личный кабинет посетителя - в котором посетители смогут под своим номером телефона и паролем входить в личный кабинет и просматривать информацию по своему профилю. Детальнее можно ознакомится в статье Личный кабинет посетителя.
Модуль IP-телефония от Phonet - данный модуль работает посредством интеграции системы с виртуальной АТС Phonet (https://phonet.com.ua). Хоть компания и украинская, подключение и работа возможна в России и Беларуси. О самом модуле и методике его подключения и самой интеграции с АТС можно прочесть в статье Подключение и настройка модуля IP-телефонии.
Модуль IP-телефония от Binotel - это модуль, который позволит вам быстро совершать звонки, а также принимать звонки от ваших клиентов прямо в CRM Отмечалка, без отрыва от ведения основной деятельности в системе. Подробнее о подключении и настройке: IP-телефония Binotel.
JivoSite - чат с администратором через Личный Кабинет - система позволяет разместить чат в Личном кабинете посетителя для моментальной связи с сотрудником организации.
Webim - чат с администратором через Личный Кабинет - так же, как и модуль JivoSite, позволяет настроить чат в ЛК посетителя с сотрудниками органзиации.
Модуль Интеграция с amoCRM - позволяет вам вести ваших лидов, а также пользоваться различными вариантами лидогенерации предусмотренными amoCRM. Данная интеграция является односторонней, это значит что лиды из amoCRM будут переноситься в Отмечалку. Подробнее о подключении и работе в статье Интеграция с amoCRM.
Модуль Интеграция с VK - данный модуль будет полезен, для автоматического добавления лидов в систему. При добавлении Лидов в группу VK они автоматически будут попадать в Отмечалка CRM, в качестве Лидов.
Модуль Интеграция с Facebook - данная интеграция будет полезна вам для генерации новых Лидов с помощью настроенной рекламы в Facebook. Доработка позволит вам интегрировать лид-форму Facebook с Отмечалкой. Таким образом, все тко будет оставлять свои контакты в лид-форме Facebook автоматически попадут в Отмечалку, в раздел Лиды.
Онлайн продажи, интеграция с сервисом Онлайн Кнопка - интеграция с сервисом Онлайн Кнопка позволяет настроить прием онлайн платежей абонементов, товаров, а также оплат долгов через Личный кабинет посетителя. Онлайн Кнопка это сервис который занимается интеграцией существующих платежных систем на сайты, соцсети, личные кабинеты, а также мессенджеры. Подробнее о подключении в статье Интеграция с сервисом Онлайн Кнопка.
Ребрендинг кабинета посетителя - благодаря модулю Ребрендинг кабинета посетителя можно настроить дизайн личного кабинета посетителей по вашему усмотрению.
Модуль Расширение для WhatsApp - данное расширение позволяет вам быстро идентифицировать клиента, который написал вам в мессенджер, проверить статус клиента, активный абонемент, последние брони. Подробнее о работе с модулем в статье Расширение для WhatsApp.
Мобильное приложение для посетителей - приложение создается под каждую организацию, с уникальным дизайном и логотипами компании. Доступно на платформы IOS и Android. Подробнее узнать о стоимости и возможностях мобильного приложения у технической поддержки.

Важно! Оплата за использование модулей происходит по тем же правилам, что и оплата за систему (т.е. 1-го или 15-го числа каждого месяца), но имеет некоторые особенности:

Модули могут подключаться и отключаться в любой момент по желанию организации. Если какой-либо модуль отключен, то в момент подключения оплата за модуль производится за период, который равен количеству дней от даты оплаты за модуль до даты, до которой продлен доступ к Системе.
На оплату за использование модулей действуют те же скидки, что и на оплату системы.
Если модуль продлевается на период, включающий в себя полных 3, 6 или 12 месяцев, на оплату модуля может предоставляется дополнительная скидка. По вопросам скидок обращайтесь в отдел Promo, на сайте Отмечалка (Контакты - Вопросы по подключениюопросы по подключению).
Для каждого модуля можно включить или отключить автоматическое продление.
Если у модуля была активирована настройка автоматического продления, то во время биллинга в счет, выставляемый организации, добавляется запись на оплату модуля на следующий период. Период продления берется из настроек оплаты за систему.
Если модуль был подключен, но у него была отключена настройка автопродления, то он отключается.