Понятия группы в системе идентично понятию группы в процессе обучения.

Группы используются для объединения людей, которые обучаются или же тренируются в одно время в одном месте под руководством одного или нескольких преподавателей или тренеров.

Примеры групп и принципов формирования групп:

• по возрасту: Дети от 2-х до 5-ти, Дети от 6- до 12-ти;
• по времени занятий: Йога утро, Йога вечер;
• по уровню: Английский начинающий уровень, Английский средний уровень, Английский продвинутый уровень;
• по преподавателю: Фитнес Алекс, Стрейчинг Мария, Боди-фит Майк и т.д.

Группа является одним из базовых понятий в системе, которое используется для группировки и поиска  посетителей, составления расписания занятий, настройки абонементов, составления отчетов и т.д.

Прежде чем переходить к созданию групп в системе, необходимо настроить Филиалы и Направления, так как группы зависят от данных сущностей.

Для работы с группами перейдите в меню Настройка - Группы.

Доступ к странице Группы

Доступ к добавлению, редактированию и архивации групп организации имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий,
• Администратор организации,
• Администратор филиала (все действия ограничены филиалом).

Доступ к просмотру имеют все сотрудники, кроме сотрудников с ролью Преподаватель.

Добавление группы

Важная особенность, которую необходимо учитывать при настройке групп:  в системе группы используются как для работы с групповыми занятиями, так и для работы с индивидуальными.

Группа, в терминах групповых занятий, объединяет людей, которые занимаются в одно время в одном помещении (зал, комната, аудитория).

Группа, в терминах индивидуальных занятий, объединяет людей, которые занимаются у одного преподавателя(ей) индивидуально. Для таких групп в названии группы рекомендуется указать ФИО преподавателя.

Перед созданием групп в системе, продумайте, по какому критерию Вы делите людей на группы в своей организации и по этому же критерию разделите людей на группы в системе.

Например:

Группы по возрасту: Английский для детей 3-4 года, Английский для детей 5-6 лет и т.д.

Группы по времени: Хореография день, Хореография вечер и т.д.

Группы по уровню: Йога начинающие, Йога продвинутые.

Группы для индивидуальных занятий: Фортепиано Петров И.М., Вокал Иванов П.С.

Для добавления группы необходимо:

1. Выбрать филиал, в котором будут проходить занятия группы. Филиал выбирается один раз при создании группы и недоступен для редактированияпри редактировании группы.
2. Указать название и короткое название группы.
3. Выбрать направление группы.
4. Активировать опцию Индивидуальное занятие для создания группы преподавателя, который ведет индивидуальные занятия. В список данной группы попадут все посетители, которые ходят на индивы к этому преподавателю. В данном случае рекомендуется в названии группы указать имя и фамилию преподавателя, который ведет индивидуальные занятия. Данная опция устанавливается при создании группы один раз, изменить ее при редактировании группы невозможно. Если Вы создаете группу для групповых занятий, данную опцию устанавливать не нужно.
5. Указать преподавателей, которые могут проводить занятия в данной группе.
   
   
   
   
6. Выбрать типы абонементов, по которым можно посещать занятия в данной группе. Если у Вас типы абонементов еще не созданы, то данный шаг пропустите.

Свободное посещение

Функция свободного посещения позволяет воспользоваться быстрым отмечанием для групп, в которых не используется расписание занятий 

Такая функция подходит для тренажерного зала или бассейна,  который работает по определенному графику. В таких случаях, обычно, нет расписания занятий, а посетители приходят в любое им удобное время. 

 Чтобы создать группу с функцией Свободного посещения необходимо:

1. Открыть меню Настройки и перейти в Группы/Индивы;
2. Выбрать Добавление группы/индива и поставить галочку возле Свободное посещение.
   
   

Важно! Дата отметки ставится на тот день, когда была использована функция быстрого отмечания в независимости от даты занятия.

Архивные группы

Чтобы скрыть не актуальные, на данный момент, группы, их можно переместить в архив.

Для того, чтобы отправить группу в архив, в разделе меню Группы в колонке Действия нажмите на иконку В архив .

После того, как группа становится архивной:

• в нее невозможно записать посетителя,
• при создании типа абонемента, архивная группа будет выделена серым цветом,
• по ней невозможно отфильтровать список посетителей.

Важно! При отправке группы в архив она будет автоматически отвязана от всех типов абонементов, по которым можно посещать данную группу.

Архивные группы отображаются в Журнале и в Расписании ГРУППА В АРХИВЕ. 

  

Архивные группы не отображаются в списках групп при работе в системе, но остаются доступными в Отчетах.

Для того, чтобы извлечь группу из архива, необходимо:

• перейти на в раздел меню Настройка - Группы,
• установить маркер в поле Все архивные группы,
• нажать на иконку Из архива  в строке группы, которую необходимо извлечь из архива.

Удаление группы

Для удаления группы необходимо отвязать все типы абонементов, которые к привязаны к данной группе.

Мы не рекомендуем удалять группы, по которым были отмечены посещения.

Важно! Удаленные группы полностью удаляются из системы: из списков групп и из отчетов, что отражается на статистике, также вместе с группами автоматически удаляются посещения, отмеченные в этих группах.

Теги:создание группы, создание групп, редактирование группы, удаление группы, список групп, удаление группы, изменить группу 

Напрямки в системі - це види діяльності організації. Іншими словами, це напрями, за якими організація надає послуги (заняття, тренінги, майстер-класи) з навчання або спорту.

Приклади напрямків:

• для дитячого центру: Ліплення, Логопед, Розвиваючі ігри, Дрібна моторика, Підготовка до школи,
• для мовної школи: Англійська мова, Французька мова, Іспанська мова та ін.
• для танцювальної студії: Класичні танці, Бальні танці, Хіп-хоп, Модерн, Латино-американські танці тощо.
• для спорт-клубу: Фітнес, Стрейчинг, Йога, Пілатес, Боді-фіт тощо..

У системі напрямки використовуються для фільтрації відвідувачів, занять, викладачів, налаштування розкладу, побудови звітів.

Більш гнучкий поділ людей за групами здійснюється за допомогою сутності Групи. Групи ви зможете створити після налаштування напрямів, тому що кожна група належить до якого-небудь Напрямку.

Для роботи з напрямками перейдіть у меню Налаштування - Напрямки.

Доступ до сторінки Напрямки

Доступ до додавання і редагування напрямів організації мають співробітники з ролями:

• Керівник;
• Адміністратор організації.

Доступ до перегляду мають співробітники з усіма ролями, крім ролі Викладач.

Додавання напрямку

Перед початком налаштування системи, визначте основні напрямки діяльності вашої організації.

Наприклад:

Для школи іноземних мов зручно створити напрямки за мовним критерієм: Англійська мова; Іспанська мова; Французька мова тощо.

Для школи танців: Хореографія; Класика; Танці для дітей і т.д.

 Поле Батьківський напрямок визначає верхній рівень структури обраного напряму. Доступний рівень вкладеності напрямків: А-а.

Видалення напрямку

Для видалення напрямку необхідно заздалегідь відв'язати всі групи, які відносяться до цього напрямку, тобто вибрати всі групи за напрямом, який Ви хочете видалити (меню Налаштування - Групи) і прив'язати їх до іншого напряму або видалити зовсім.

Важливо! При видаленні напряму вся інформація за даним напрямом і пов'язаними з ним сутностями буде видалена із системи, в тому числі і зі звітів.

Абонемент в CRM Відмічалка - це загальний термін, що означає продаж ваших послуг (занять, сеансів, семінарів, майстер-класів, консультацій тощо). Абонемент дає змогу здійснювати продаж вищезазначених послуг згідно з чіткими правилами, що відповідають регламенту вашої організації.

Продаж абонемента автоматично фіксується системою, як надходження коштів, і не потребує додаткового внесення операції до фінансового звіту. Абонементи можна продавати як у борг, так і використовуючи кошти з депозиту відвідувача.

Перед тим, як продавати абонементи вашим відвідувачам, потрібно налаштувати в системі правила їхньої роботи (термін дії, кількість занять, вартість, правила заморожування тощо). Налаштування абонементів проводиться на сторінці Типи абонементів (пункт меню Налаштування - Абонементи).

Доступ до сторінки Абонементи

Доступ до додавання, редагування, архівації, видалення типу абонемента мають співробітники з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації.

Доступ до додавання, редагування, архівації в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Адмінстратор філії.

Доступ тільки до перегляду і пошуку в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Менеджер філії.

Співробітники з ролями Головний бухгалтер, Бухгалтер, Викладач доступ до розділу меню Абонементи не мають.

Детальніше про ролі доступу в системі.

Додавання типу абонементу

Під час створення типу абонемента необхідно заповнити обов'язкові поля, позначені помаранчевим маркером.

Поля Назва та Коротка назва надалі використовуватимуться для швидкого пошуку абонемента в списку. Ці поля мають бути інтуїтивно зрозумілими і не повинні повторюватися в декількох абонементах, щоб уникнути плутанини.

Поле Коротка назва використовується в таблицях, з великою кількістю інформації для оптимізації місця на сторінках.

Поле Вид абонемента впливає на вибір правила розрахунку вартості абонемента під час продажу: постійний або динамічний.

Постійний абонемент - вартість абонемента і кількість відвідувань за ним встановлюються під час налаштування типу абонемента і є незмінними під час продажу абонемента.

Динамічний абонемент - під час налаштування типу абонемента встановлюється вартість одного відвідування. Повна вартість абонемента розраховується під час продажу абонемента відвідувачеві залежно від кількості відвідувань, яка вказується також під час продажу. Таким чином, через динамічний абонемент, ви можете продати будь-яку кількість занять відвідувачу, якщо вартість одного заняття строго визначена.

Опція Разовийдоступна тільки для Постійних абонементів. Ця опція актуальна для абонементів, за якими клієнт може відвідати одне заняття в одну з обраних груп, і призначена для формування звітності за разовими абонементами.

Пакет послуг - докладніше про цю опцію ви можете дізнатися в статтіПакет послуг

Пробний абонемент дає змогу клієнту одноразово відвідати будь-яке заняття на вибір.

Для створення пробного абонемента виберіть Постійний абонемент, встановіть опцію Разовий, а також вкажіть вартість абонемента (встановіть «0», якщо абонемент безкоштовний). Як і у випадку з разовим абонементом, термін його дії становитиме 1 день, кількість відвідувань - 1 заняття. Дія абонемента починається з моменту його продажу. Якщо клієнт відвідує пробне заняття не в день купівлі абонемента, активуйте опцію Дата початку дії з першим відвідуванням.

У системі можна налаштувати спосіб використання абонемента: абонемент (за замовчуванням), клубна картка або індивідуальні заняття.

За замовчуванням, поле Спосіб використання відсутнє.

Для активації цього поля в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Загальні налаштування виберіть опцію Організація працює за принципом клубних карток.

Клубна картка - ця опція передбачає роботу вашої організації за принципом клубної картки. Наявність абонемента Клубна картка дає право клієнту відвідувати заняття за іншими купленими абонементами, у яких активована опція Потрібна наявність клубної картки. По закінченню абонемента Клубна карта блокується можливість відзначати відвідування клієнта за іншими абонементами

.

Індивідуальні заняття - опція актуальна для типів абонементів за якими можна відвідувати тільки індивідуальні заняття. При виборі цієї опції, у полі Філії та групи, в яких можна відвідувати заняття, відображаються тільки групи з активною опцією Індивідуальне заняття (докладніше читайте в статті Групи)

Опція Автоматичне бронювання занять призначена для спрощення та прискорення процесу бронювання відвідувачів на заняття. Під час продажу абонемента з цією опцією, система автоматично запропонує забронювати місце на найближчі заняття за групами, які відвідувач може відвідувати з цим абонементом. Якщо відвідувач пропустив заброньоване заняття, вночі програма автоматично перенесе бронь на найближче заняття, доступне для бронювання за даним типом абонемента.

Опція При пропуску заброньованого заняття проводити автоматичне перебронювання тільки в пропущену групу доступна тільки за активної опції Автоматичне бронювання занять і призначена для автоматичного перебронювання пропущеного заняття саме в ту групу, за якою відвідувач пропустив заняття. Для перенесення броні, програма вибере заняття (з розкладу) тільки за пропущеною групою (за замовчуванням, для автоматичного перебронювання обираються заняття за всіма групами абонемента).

Далі, необхідно вибрати філії та групи, які дозволено відвідувати за даним типом абонемента. Під час продажу абонемента відвідувачеві є можливість вибрати конкретні філії та групи з цього списку, які збирається відвідувати клієнт, що купує абонемент.

Таким чином, за одним типом абонемента можна дозволити відвідування різних груп у разі, якщо за ними збігається вартість занять.

Наприклад: Абонемент 8 занять, вартість 1000 грн.

А вже під час продажу цього абонемента клієнту менеджер обиратиме, які саме групи відвідуватиме цей клієнт за купленим абонементом.

Автоматичне додавання в групи - якщо активувати цю опцію, то під час продажу абонемента, відвідувача буде додано в усі списки груп, відвідування яких дозволено за цим типом абонемента, без можливості вибирати конкретні групи зі списку.

Опція Дата початку дії абонемента при першому відвідуванні актуальна для випадків продажу абонемента наперед, коли під час продажу не відома дата початку абонемента. Під час продажу абонемента з цією опцією дата початку встановлюється автоматично під час відмічання першого відвідування за абонементом, а дата закінчення розраховується виходячи з терміну дії абонемента (якщо він встановлений).

Далі, ви маєте змогу встановити термін дії, максимальну кількість відвідувань, обмеження за днями тижня та часом (у які дні та час можна відвідувати заняття за даним типом абонемента) використовуючи відповідні опції.

За необхідності встановити обмеження заморозки абонемента активуйте опцію Обмеження заморозки та виберіть необхідні параметри заморозки абонемента.

Ці обмеження набуватимуть чинності під час спроби додати заморозку через сторінку детальної інформації за абонементом.

Архівування типу абонемента

Щоб приховати неактуальні, на даний момент, типи абонементів, їх можна перемістити в архів.

Для того, щоб відправити тип абонемента в архів, у розділі меню Налаштування - Абонементи в колонці Дії натисніть на іконку В архів .

Після того, як тип абонемента стає архівним, його неможливо продати відвідувачам.

Для того, щоб витягти тип абонемента з архіву, необхідно:

• перейти в меню Налаштування - Абонементи,
• встановити галочку в фільтрі Всі архівні.
• натиснути на іконку З архіву  в рядку типу абонементу який потрібно вилучити з архіву.

Архівні типи абонементів не відображаються у списках вибору абонементів під час роботи в системі, але залишаються доступними у Звітах.

Видалення типу абонемента

Ми не рекомендуємо видаляти тип абонемента, якщо абонементи цього типу були продані відвідувачами і за ними були відзначені відвідування.

При видаленні типів абонементів, вони видаляються зі списків вибору абонементів у системі, зокрема у звітах, що унеможливлює фільтрацію статистичних даних за цими типами абонементів.

Видалення типу абонемента неможливе, якщо в будь-якого клієнта є активний абонемент цього типу.

Для успішного видалення типу абонемента, необхідно у всіх клієнтів, які мають активні абонементи цього типу, зробити їх неактивними (завершити за терміном дії/відзначити заняття, що залишилися) або видалити. В іншому випадку, тип абонемента видалити неможливо.
Після видалення типу абонемента, вся історія його продажів, відмічені за ним відвідування - із системи не видаляються.

Теги: додати тип абонемента, видалити тип абонемента, редагувати тип абонемента, відправити в архів тип абонемента, архівувати тип абонемента

Філія - це одне з базових понять у системі, що означає локацію вашої організації або ж конкретної філії організації. Якщо у вашій організації немає філій, у системі вважається, що головний офіс є головною і єдиною філією.

Філія є першою сутністю, яку необхідно створити для коректного налаштування процесів у системі.

Для роботи з філіями перейдіть у меню Налаштування - Філії.

Доступ до сторінки Філії

Доступ до додавання і редагування філій мають співробітники з ролями:

• Керівник
• Адміністратор організації

Доступ до перегляду мають співробітники з усіма ролями, крім ролі Викладач.

Додавання філії

Для початку роботи з системою додайте хоча б одну філію організації.
При створенні філії автоматично створюється, так звана, каса філії - готівковий рахунок, на який будуть надходити гроші під час продажу послуг і товарів у цій філії. Детальніше про рахунки читайте в розділі Рахунки організації.  

Під час додавання філії часовий пояс обирається автоматично відповідно до налаштувань вашої операційної системи і, надалі, може бути змінений.

Важливо! Вибір часового поясу впливає на коректність даних у системі: фінансові звіти, нарахування зарплат, відмічання відвідувань тощо..

Час роботи філії

При додаванні/редагуванні філії є можливість встановити час роботи філії.

Це налаштування дає змогу автоматично здійснювати облік робочого часу співробітників і контроль за касою філії під час передачі зміни іншому співробітнику. 

За замовчуванням, поля Час роботи філії та Час автоматичного закриття зміни недоступні для редагування. Для активації цих полів необхідно перейти в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування зарплат і вибрати опцію в полі Облік робочого часу співробітників.

Після активації цієї опції користувачеві з роллю за філією під час входу в систему буде запропоновано відкрити свою зміну і вказати суму готівки, що знаходиться в касі філії (мається на увазі реальна каса філії, сума грошей у якій має збігатися з касою філії в системі). Таким чином, у разі нестачі або надлишку готівкових коштів у касі філії ця інформація буде відображена у фінансовому звіті.

Крім того, у звіті по змінам співробітників фіксуватиметься час відкриття і закриття зміни (тільки для співробітників з роллю по філії: менеджери, адміністратори філії, бухгалтери філії).

Відкриття зміни можливе за 30 хвилин до відкриття філії та під час її роботи.

Закриття - у будь-який час, але не пізніше часу автоматичного закриття зміни. Якщо співробітник не закрив зміну самостійно, зміна закривається автоматично у встановлений час. Інформація про спосіб закриття зміни буде доступна Керівнику.

Доступ до системи в інший час, для співробітників з роллю по філії, буде закритий.

Головна філія

За замовчуванням, перша додана вами філія стає головною. Якщо у вас більше однієї філії, ви можете зробити головною будь-яку з них, встановивши маркер у колонці Головна філія навпроти потрібної філії (сторінка Філії).

Оскільки користувачі з ролями по організації (Керівник, Головний бухгалтер, Адміністратор організації) мають доступ до всіх філій, вони мають змогу змінювати філії в процесі роботи для розподілу фінансового потоку по відповідним касам (список вибору Поточна філія у верхній панелі сайту). Усі кошти за фінансовими операціями будуть надходити в касу обраної філії.

При вході користувача з роллю по організації в систему, у верхній панелі сайту автоматично буде обрано головну філію. Таким чином, усі фінансові операції, внесені в систему цим користувачем, за замовчуванням, проходитимуть за рахунком головної філії.

 Рахунки, прив'язані до філії

Для проведення фінансових операцій каса філії (готівковий рахунок) буде створена автоматично при додаванні філії.
Прив'язка безготівкового рахунку до філії здійснюється при додаванні/редагуванні філії через поле Безготівковий рахунок або через сторінку Рахунки (меню Бухгалтерія - Рахунки).
Для того, щоб прив'язати безготівковий рахунок до філії, цей рахунок потрібно попередньо створити (меню Бухгалтерія - Рахунки).

Групи, співробітники з доступом до філії

У колонці Структура міститься детальна інформація про співробітників і групи, прив'язаних до цієї філії. Для переходу у відповідний розділ натисніть іконку   Співробітники / Групи.

Видалення філії

Ми радимо не видаляти філію, а саме архівувати. Інформація по архівній філії не буде заважати у фільтрах та звітах, але залишиться в системі і за потреби можна буде переглянути. 
Перед архівацією потрібно виписати всіх клієнтів з філії та записати в іншу, активну філію. 

Якщо все ж бажаєте видалити філію, необхідно: 

1. Видалити самостійно всі взаємозв'язки філії з іншими сутностями в системі:

• прив'язку співробітників до філії (викладачів, адміністраторів і менеджерів))
• зміни співробітників у філії
• прив'язку груп до філії
• прив'язку абонементів до філії
• прив'язку залів до філії
• прив'язку шаблонів розкладу до філії
• прив'язку типів платежів до філії
• прив'язку переміщень товарів

2. Видалити всі фінансові операції по рахункам філії.

3. Звернутися в технічну підтримку сервісу Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. з електронної адреси Керівника. У зверненні слід вказати субдомен організації та назву філії, яку потрібно видалити.

Видалити філію самостійно НЕМОЖЛИВО.