Філії

Філія - це одне з базових понять у системі, що означає локацію вашої організації або ж конкретної філії організації. Якщо у вашій організації немає філій, у системі вважається, що головний офіс є головною і єдиною філією.

Філія є першою сутністю, яку необхідно створити для коректного налаштування процесів у системі.

Для роботи з філіями перейдіть у меню Налаштування - Філії.

Доступ до сторінки Філії

Доступ до додавання і редагування філій мають співробітники з ролями:

Керівник
Адміністратор організації

Доступ до перегляду мають співробітники з усіма ролями, крім ролі Викладач.

Додавання філії

Для початку роботи з системою додайте хоча б одну філію організації.
При створенні філії автоматично створюється, так звана, каса філії - готівковий рахунок, на який будуть надходити гроші під час продажу послуг і товарів у цій філії. Детальніше про рахунки читайте в розділі Рахунки організації.

Під час додавання філії часовий пояс обирається автоматично відповідно до налаштувань вашої операційної системи і, надалі, може бути змінений.

Важливо! Вибір часового поясу впливає на коректність даних у системі: фінансові звіти, нарахування зарплат, відмічання відвідувань тощо..

Час роботи філії

При додаванні/редагуванні філії є можливість встановити час роботи філії.

Це налаштування дає змогу автоматично здійснювати облік робочого часу співробітників і контроль за касою філії під час передачі зміни іншому співробітнику.

За замовчуванням, поля Час роботи філії та Час автоматичного закриття зміни недоступні для редагування. Для активації цих полів необхідно перейти в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування зарплат і вибрати опцію в полі Облік робочого часу співробітників.

Після активації цієї опції користувачеві з роллю за філією під час входу в систему буде запропоновано відкрити свою зміну і вказати суму готівки, що знаходиться в касі філії (мається на увазі реальна каса філії, сума грошей у якій має збігатися з касою філії в системі). Таким чином, у разі нестачі або надлишку готівкових коштів у касі філії ця інформація буде відображена у фінансовому звіті.

Крім того, у звіті по змінам співробітників фіксуватиметься час відкриття і закриття зміни (тільки для співробітників з роллю по філії: менеджери, адміністратори філії, бухгалтери філії).

Відкриття зміни можливе за 30 хвилин до відкриття філії та під час її роботи.

Закриття - у будь-який час, але не пізніше часу автоматичного закриття зміни. Якщо співробітник не закрив зміну самостійно, зміна закривається автоматично у встановлений час. Інформація про спосіб закриття зміни буде доступна Керівнику.

Доступ до системи в інший час, для співробітників з роллю по філії, буде закритий.

Головна філія

За замовчуванням, перша додана вами філія стає головною. Якщо у вас більше однієї філії, ви можете зробити головною будь-яку з них, встановивши маркер у колонці Головна філія навпроти потрібної філії (сторінка Філії).

Оскільки користувачі з ролями по організації (Керівник, Головний бухгалтер, Адміністратор організації) мають доступ до всіх філій, вони мають змогу змінювати філії в процесі роботи для розподілу фінансового потоку по відповідним касам (список вибору Поточна філія у верхній панелі сайту). Усі кошти за фінансовими операціями будуть надходити в касу обраної філії.

При вході користувача з роллю по організації в систему, у верхній панелі сайту автоматично буде обрано головну філію. Таким чином, усі фінансові операції, внесені в систему цим користувачем, за замовчуванням, проходитимуть за рахунком головної філії.

Филиалы 2

Рахунки, прив'язані до філії

Для проведення фінансових операцій каса філії (готівковий рахунок) буде створена автоматично при додаванні філії.
Прив'язка безготівкового рахунку до філії здійснюється при додаванні/редагуванні філії через поле Безготівковий рахунок або через сторінку Рахунки (меню Бухгалтерія - Рахунки).
Для того, щоб прив'язати безготівковий рахунок до філії, цей рахунок потрібно попередньо створити (меню Бухгалтерія - Рахунки).

Групи, співробітники з доступом до філії

У колонці Структура міститься детальна інформація про співробітників і групи, прив'язаних до цієї філії. Для переходу у відповідний розділ натисніть іконку Співробітники / Групи.

Видалення філії

Ми радимо не видаляти філію, а саме архівувати. Інформація по архівній філії не буде заважати у фільтрах та звітах, але залишиться в системі і за потреби можна буде переглянути.
Перед архівацією потрібно виписати всіх клієнтів з філії та записати в іншу, активну філію.

Якщо все ж бажаєте видалити філію, необхідно:

1. Видалити самостійно всі взаємозв'язки філії з іншими сутностями в системі:

прив'язку співробітників до філії (викладачів, адміністраторів і менеджерів))
зміни співробітників у філії
прив'язку груп до філії
прив'язку абонементів до філії
прив'язку залів до філії
прив'язку шаблонів розкладу до філії
прив'язку типів платежів до філії
прив'язку переміщень товарів

2. Видалити всі фінансові операції по рахункам філії.

3. Звернутися в технічну підтримку сервісу Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. з електронної адреси Керівника. У зверненні слід вказати субдомен організації та назву філії, яку потрібно видалити.

Видалити філію самостійно НЕМОЖЛИВО.