Все абонементы посетителей сохраняются в системе и уходят в архив по их окончанию. Таким образом не происходит потеря данных, все данные по абонементам остаются доступными для просмотра в любой момент времени.

 Действующий абонемент посетителя попадает в архив автоматически по одной из двух причин:

• По абонементу закончились занятия (посетитель посетил все занятия);
• Истек срок действия абонемента.

 Просмотреть архивные абонементы посетителя можно следующим образом: перейдите на страницу с посетителями (меню Посетители), найдите интересующего вас посетителя в таблице и кликните по его ФИО. Откроется страница со списком активных абонементов по данному посетителю. 

Для того, чтобы отобразить список архивных абонементов, вам необходимо снять галочку с Все активные абонементы и поставить в поле Все архивные абонементы. 

Более подробную информацию по абонементу можно просмотреть, кликнув по ссылке с названием абонемента в списке. Подробная информация по архивному абонементу имеет вид, аналогичный странице с подробной информацией по действующему абонементу посетителя, различие лишь в том, что вверху страницы рядом с названием абонемента в скобках указано слово Архив. 

Возврат абонемента из архива

Возможен возврат архивного абонемента в разряд действующих по одной из двух причин:

• Неправильно было отмечено посещение по абонементу (было отмечено лишнее посещение);
• Посетитель указал уважительную причину отсутствия, по которой не смог посетить все занятия вовремя, и администратор согласился заморозить абонемент на срок, когда отсутствовал посетитель, тем самым продлив срок действия абонемента на указанное время.

 Рассмотрим реализацию перечисленных выше действий.

Если одно или несколько посещений были отмечены неправильно (т.е. лишние) и абонемент уже ушел в архив, то для возврата абонемента из архива необходимо перейти на страницу с подробной информацией по абонементу и удалить лишние посещения, после чего обновить страницу. Если при этом срок действия абонемента ещё не закончился, то абонемент перейдет в статус «действующий» и посетитель сможет по нему посещать занятия.

Если по абонементу закончился срок действия, но остались занятия, которые посетитель не успел отходить по уважительной причине, вы можете их отметить, не меняя сроков действия абонемента. Если дата посещения, которое вы хотите отметить, попадает в срок действия абонемента, то система позволит это сделать, не извлекая абонемент из архива. Воспользуйтесь кнопкой "Пришел" для отмечания посещения. 

Теги:абонементы, архив, абонемент истек, абонемент в архиве

Абонемент в CRM Відмічалка - це загальний термін, що означає продаж ваших послуг (занять, сеансів, семінарів, майстер-класів, консультацій тощо). Абонемент дає змогу здійснювати продаж вищезазначених послуг згідно з чіткими правилами, що відповідають регламенту вашої організації.

Продаж абонемента автоматично фіксується системою, як надходження коштів, і не потребує додаткового внесення операції до фінансового звіту. Абонементи можна продавати як у борг, так і використовуючи кошти з депозиту відвідувача.

Перед тим, як продавати абонементи вашим відвідувачам, потрібно налаштувати в системі правила їхньої роботи (термін дії, кількість занять, вартість, правила заморожування тощо). Налаштування абонементів проводиться на сторінці Типи абонементів (пункт меню Налаштування - Абонементи).

Доступ до сторінки Абонементи

Доступ до додавання, редагування, архівації, видалення типу абонемента мають співробітники з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації.

Доступ до додавання, редагування, архівації в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Адмінстратор філії.

Доступ тільки до перегляду і пошуку в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Менеджер філії.

Співробітники з ролями Головний бухгалтер, Бухгалтер, Викладач доступ до розділу меню Абонементи не мають.

Детальніше про ролі доступу в системі.

Додавання типу абонементу

Під час створення типу абонемента необхідно заповнити обов'язкові поля, позначені помаранчевим маркером.

Поля Назва та Коротка назва надалі використовуватимуться для швидкого пошуку абонемента в списку. Ці поля мають бути інтуїтивно зрозумілими і не повинні повторюватися в декількох абонементах, щоб уникнути плутанини.

Поле Коротка назва використовується в таблицях, з великою кількістю інформації для оптимізації місця на сторінках.

Поле Вид абонемента впливає на вибір правила розрахунку вартості абонемента під час продажу: постійний або динамічний.

Постійний абонемент - вартість абонемента і кількість відвідувань за ним встановлюються під час налаштування типу абонемента і є незмінними під час продажу абонемента.

Динамічний абонемент - під час налаштування типу абонемента встановлюється вартість одного відвідування. Повна вартість абонемента розраховується під час продажу абонемента відвідувачеві залежно від кількості відвідувань, яка вказується також під час продажу. Таким чином, через динамічний абонемент, ви можете продати будь-яку кількість занять відвідувачу, якщо вартість одного заняття строго визначена.

Опція Разовийдоступна тільки для Постійних абонементів. Ця опція актуальна для абонементів, за якими клієнт може відвідати одне заняття в одну з обраних груп, і призначена для формування звітності за разовими абонементами.

Пакет послуг - докладніше про цю опцію ви можете дізнатися в статтіПакет послуг

Пробний абонемент дає змогу клієнту одноразово відвідати будь-яке заняття на вибір.

Для створення пробного абонемента виберіть Постійний абонемент, встановіть опцію Разовий, а також вкажіть вартість абонемента (встановіть «0», якщо абонемент безкоштовний). Як і у випадку з разовим абонементом, термін його дії становитиме 1 день, кількість відвідувань - 1 заняття. Дія абонемента починається з моменту його продажу. Якщо клієнт відвідує пробне заняття не в день купівлі абонемента, активуйте опцію Дата початку дії з першим відвідуванням.

У системі можна налаштувати спосіб використання абонемента: абонемент (за замовчуванням), клубна картка або індивідуальні заняття.

За замовчуванням, поле Спосіб використання відсутнє.

Для активації цього поля в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Загальні налаштування виберіть опцію Організація працює за принципом клубних карток.

Клубна картка - ця опція передбачає роботу вашої організації за принципом клубної картки. Наявність абонемента Клубна картка дає право клієнту відвідувати заняття за іншими купленими абонементами, у яких активована опція Потрібна наявність клубної картки. По закінченню абонемента Клубна карта блокується можливість відзначати відвідування клієнта за іншими абонементами

.

Індивідуальні заняття - опція актуальна для типів абонементів за якими можна відвідувати тільки індивідуальні заняття. При виборі цієї опції, у полі Філії та групи, в яких можна відвідувати заняття, відображаються тільки групи з активною опцією Індивідуальне заняття (докладніше читайте в статті Групи)

Опція Автоматичне бронювання занять призначена для спрощення та прискорення процесу бронювання відвідувачів на заняття. Під час продажу абонемента з цією опцією, система автоматично запропонує забронювати місце на найближчі заняття за групами, які відвідувач може відвідувати з цим абонементом. Якщо відвідувач пропустив заброньоване заняття, вночі програма автоматично перенесе бронь на найближче заняття, доступне для бронювання за даним типом абонемента.

Опція При пропуску заброньованого заняття проводити автоматичне перебронювання тільки в пропущену групу доступна тільки за активної опції Автоматичне бронювання занять і призначена для автоматичного перебронювання пропущеного заняття саме в ту групу, за якою відвідувач пропустив заняття. Для перенесення броні, програма вибере заняття (з розкладу) тільки за пропущеною групою (за замовчуванням, для автоматичного перебронювання обираються заняття за всіма групами абонемента).

Далі, необхідно вибрати філії та групи, які дозволено відвідувати за даним типом абонемента. Під час продажу абонемента відвідувачеві є можливість вибрати конкретні філії та групи з цього списку, які збирається відвідувати клієнт, що купує абонемент.

Таким чином, за одним типом абонемента можна дозволити відвідування різних груп у разі, якщо за ними збігається вартість занять.

Наприклад: Абонемент 8 занять, вартість 1000 грн.

А вже під час продажу цього абонемента клієнту менеджер обиратиме, які саме групи відвідуватиме цей клієнт за купленим абонементом.

Автоматичне додавання в групи - якщо активувати цю опцію, то під час продажу абонемента, відвідувача буде додано в усі списки груп, відвідування яких дозволено за цим типом абонемента, без можливості вибирати конкретні групи зі списку.

Опція Дата початку дії абонемента при першому відвідуванні актуальна для випадків продажу абонемента наперед, коли під час продажу не відома дата початку абонемента. Під час продажу абонемента з цією опцією дата початку встановлюється автоматично під час відмічання першого відвідування за абонементом, а дата закінчення розраховується виходячи з терміну дії абонемента (якщо він встановлений).

Далі, ви маєте змогу встановити термін дії, максимальну кількість відвідувань, обмеження за днями тижня та часом (у які дні та час можна відвідувати заняття за даним типом абонемента) використовуючи відповідні опції.

За необхідності встановити обмеження заморозки абонемента активуйте опцію Обмеження заморозки та виберіть необхідні параметри заморозки абонемента.

Ці обмеження набуватимуть чинності під час спроби додати заморозку через сторінку детальної інформації за абонементом.

Архівування типу абонемента

Щоб приховати неактуальні, на даний момент, типи абонементів, їх можна перемістити в архів.

Для того, щоб відправити тип абонемента в архів, у розділі меню Налаштування - Абонементи в колонці Дії натисніть на іконку В архів .

Після того, як тип абонемента стає архівним, його неможливо продати відвідувачам.

Для того, щоб витягти тип абонемента з архіву, необхідно:

• перейти в меню Налаштування - Абонементи,
• встановити галочку в фільтрі Всі архівні.
• натиснути на іконку З архіву  в рядку типу абонементу який потрібно вилучити з архіву.

Архівні типи абонементів не відображаються у списках вибору абонементів під час роботи в системі, але залишаються доступними у Звітах.

Видалення типу абонемента

Ми не рекомендуємо видаляти тип абонемента, якщо абонементи цього типу були продані відвідувачами і за ними були відзначені відвідування.

При видаленні типів абонементів, вони видаляються зі списків вибору абонементів у системі, зокрема у звітах, що унеможливлює фільтрацію статистичних даних за цими типами абонементів.

Видалення типу абонемента неможливе, якщо в будь-якого клієнта є активний абонемент цього типу.

Для успішного видалення типу абонемента, необхідно у всіх клієнтів, які мають активні абонементи цього типу, зробити їх неактивними (завершити за терміном дії/відзначити заняття, що залишилися) або видалити. В іншому випадку, тип абонемента видалити неможливо.
Після видалення типу абонемента, вся історія його продажів, відмічені за ним відвідування - із системи не видаляються.

Теги: додати тип абонемента, видалити тип абонемента, редагувати тип абонемента, відправити в архів тип абонемента, архівувати тип абонемента