Усі абонементи відвідувачів зберігаються в системі та переходять в архів після їх завершення. Таким чином, втрата даних не відбувається — всі дані щодо абонементів залишаються доступними для перегляду в будь-який момент часу.

 Чинний абонемент відвідувача потрапляє в архів автоматично з однієї з двох причин:

• Закінчились заняття за абонементом (відвідувач відвідав усі заняття);
• Минув термін дії абонемента.

 Переглянути архівні абонементи відвідувача можна наступним чином: перейдіть на сторінку з відвідувачами (меню Відвідувачі), знайдіть у таблиці потрібного вам відвідувача та натисніть на його ПІБ. Відкриється сторінка зі списком активних абонементів даного відвідувача.

Щоб відобразити список архівних абонементів, необхідно зняти галочку з Усі активні абонементи та поставити у полі Усі архівні абонементи.

Детальнішу інформацію про абонемент можна переглянути, натиснувши на посилання з назвою абонемента в списку. Докладна інформація про архівний абонемент має вигляд, аналогічний сторінці з інформацією про чинний абонемент відвідувача, різниця лише в тому, що вгорі сторінки поруч із назвою абонемента в дужках зазначено слово Архів.

Повернення абонемента з архіву

Можливе повернення архівного абонемента до розряду чинних з однієї з двох причин:

• Неправильно було відмічено відвідування за абонементом (було відмічено зайве відвідування);
• Відвідувач повідомив поважну причину відсутності, через яку не зміг вчасно відвідати всі заняття, і адміністратор погодився «заморозити» абонемент на період відсутності, тим самим подовживши термін його дії.

 Розглянемо реалізацію зазначених вище дій.

Якщо одне або кілька відвідувань були відмічені неправильно (тобто зайві), і абонемент уже перейшов до архіву, для повернення його до активних потрібно перейти на сторінку з детальною інформацією про абонемент і видалити зайві відвідування, після чого оновити сторінку. Якщо при цьому термін дії абонемента ще не завершився — абонемент знову стане активним і відвідувач зможе далі відвідувати заняття по ньому.

Якщо в абонемента завершився термін дії, але залишились заняття, які відвідувач не встиг пройти з поважної причини — ви можете їх відмітити, не змінюючи термін дії абонемента. Якщо дата відвідування, яке ви хочете відмітити, потрапляє у термін дії абонемента, система дозволить це зробити без повернення абонемента з архіву. Скористайтеся кнопкою «Прийшов» для фіксації відвідування.

Теги:абонементи, архів, абонемент завершився, абонемент в архіві

Для всього цього була створена сторінка Детальна інформація по абонементу.

Якщо ви ще не знайомі з абонементами, а тим більше з їх продажем, пропонуємо ознайомитися зі статтями Типи абонементів, пробні, разові, постійні і  Абонементи: продаж абонементів.

Після продажу абонемента, в профілі відвідувача буде доступна детальна інформація по проданому абонементу, яку можна переглянути:

1. З розділу меню Відвідувачі, в колонці Абонементи (кількість залиш. занять) по кліку на назві абонемента.  А при наведенні курсора миші на абонемент, відображається його термін дії.
   
   

1. З основної сторінки Профіль відвідувача і через вкладку Абонементи, натиснувши безпосередньо на потрібний абонемент. Якщо вам потрібно переглянути інформацію по архівному абонементу, необхідно встановити опцію Всі архівні абонементи.
   
   

При переході по посиланню на назві абонемента, ви потрапите на сторінку Абонемент відвідувача. На даній сторінці представлена вся детальна інформація по абонементу, включаючи відвідування занять.

Блок Інформація по абонементу

Зміна дати початку абонемента

Змінити дату початку абонемента неможливо у випадку, якщо на момент продажу абонемента була активна опціяДата початку дії абонемента при першому відвідуванні, і по цьому абонементу не було відмічено жодного відвідування. В такому випадку, в поліДата початку буде відображено повідомлення:Буде встановлено автоматично при першому відвідуванні.

Зміна дати закінчення абонемента (продовження або скорочення терміну дії)

На сторінці з Детальною інформацією по абонементу є можливість продовжувати і скорочувати абонементи по терміну дії. Відповідає за це поле Дата закінчення.

Крім того, змінити дату закінчення абонемента неможливо у випадку, якщо на момент його продажу була активна опціяДата початку дії абонемента при першому відвідуванні, після чого, не було відмічено жодного відвідування. В такому випадку, в поліДата закінчення буде відображено повідомлення:Буде встановлено автоматично при першому відвідуванні.

Продовжувати термін дії абонемента також можна за допомогою опції Заморожування абонемента.

Додаткова інформація по абонементу, інформація по оплатах боргів за абонемент

Інформацію про те, де, коли, ким і яким способом був проданий абонемент, можна дізнатися при натисканні на кнопку Додаткова інформація.

Крім того, у випадку продажу абонемента в борг і його погашення, додаткова інформація відобразить вам таблицю з датою і точним часом оплати, сумою оплати, а також сумою, внесеною з депозиту. 

Блок Заморожування абонемента

Заморожування призначене для продовження терміну дії абонемента з певних причин. Виробляється заморожування на сторінці з Детальною інформацією по абонементу.

Важливо! Заморозити абонемент можна тільки на дати, які потрапляють в термін дії абонемента і згідно з умовами заморожування, які були встановлені в типі абонемента на момент його продажу відвідувачу.

Також можна переглядати всі раніше додані заморожування і видаляти їх.

Важливо! Редагувати налаштування заморожування для вже проданого абонемента - неможливо.

Під час дії заморожування ви можете проставляти відмітки, які означають відсутність на занятті, але ви не зможете проставляти відмітки, що позначають відвідування (присутність), по абонементу. 

Блок Групи, які відвідує відвідувач

В даному блоці відображається список груп, які можна відвідувати по даному абонементу. 

Групи, які були обрані для відвідування конкретним відвідувачем - відмічені галочками. 

Ви можете редагувати цей список, знімаючи і встановлюючи галочки навпроти груп.

Весь список груп включає групи, які були обрані як доступні по даному типу абонемента при створенні типу абонемента в системі. Галочками ж відмічені ті з них, які були вказані безпосередньо при продажу абонемента.

Для збереження змін в даному блоці, натисніть кнопку Зберегти, розташовану під блоком.

Блок Історія відвідувань

Даний блок сторінки містить всю інформацію про відвідування по абонементу. Є можливість відмітити відвідування за обрану дату (тільки поточний день або ж заднім числом) або видалити відмічене відвідування, а також переглянути інформацію по кожному відвідуванню (відмітку, в якому філіалі, ким, коли і як (За розкладом або Поза розкладом) було відмічено, хто проводив заняття і т.д.).

Пакет послуг дозволяє створити абонемент для кількох груп та вказати фіксовану кількість занять по кожній з груп. Це дуже зручно, якщо ви хочете сформувати комплексний абонемент.

Для створення такого абонемента, встановіть опцію Пакет послуг при додаванні типу абонемента. Докладніше про типи абонементів можна дізнатися в статті Типи абонементів: пробні, разові, постійні, динамічні

Важливо! ОпціяПакет послуг встановлюється лише при створенні типу абонемента. В майбутньому це налаштування не може бути змінено.

Після активації опції Пакет послуг, у вас з'явиться можливість вказати кількість занять для кожної
обраної групи в блоці Філії та групи/індиви, в яких можна відвідувати заняття.

Ви можете створити Пакет послуг як для Постійного так і для Динамічного виду абонемента. При виборі Динамічного абонемента, в блоці Філії та групи/індиви, в яких можна відвідувати заняття, необхідно буде вказати вартість одного заняття. Кількість занять вказується при продажу абонемента.

Продаж пакету послуг

Продаж такого абонемента нічим не відрізняється від продажу звичайного, за винятком того, що на кроці Обрати групи/індиви не можна прибрати галочку з встановлених груп. Про те, як продавати абонементи, можна дізнатися в статті Продаж абонементів

У випадку з продажем Динамічного абонемента, на кроці Обрати групи/індиви, потрібно обрати групи, які клієнт хоче відвідувати, та вказати кількість занять.

CRM система Classberry має безліч функцій, деякі з яких це прийом боргів, разових платежів, продаж товарів, абонементів і т.д. В даній статті ми розглянемо можливість здійснення повернення коштів за продані абонементи. Детально розберемо правила та принципи роботи повернення, покажемо і розповімо як його здійснювати. Крім того, повідаємо і про те, як здійснений возврат можна скасувати.
Якщо ж ви ще не знайомі з поняттям абонементів, рекомендуємо дізнатися про нього в статті Типи абонементів: пробні, разові, постійні, динамічні.

Правила та принципи роботи повернення

Так як продаж абонемента може бути здійснений із застосуванням знижок, оплачуватися на різні рахунки організації, в тому числі і з комісіями, боргами і т.д. - повернення абонемента функціонує відповідно до певних правил і принципів. Детальніше про продаж абонементів можна дізнатися в статті Продаж абонементів.

Правила повернення оплати за абонемент

1. Не може бути повернуто грошей більше, ніж було внесено.
2. Якщо при оплаті було внесено більше коштів ніж потрібно за абонемент і переплачена сума була зарахована на депозит - цей надлишок не повертається разом з оформленням повернення по абонементу, оскільки гроші з депозиту вже могли бути витрачені.
3. Повернення абонемента, за яким у відвідувача числиться борг, призводить до анулювання поточного боргу по абонементу.
4. Повернути абонемент за яким не було відмічених відвідувань можна датою не раніше дати продажу цього абонемента і не пізніше поточної дати.
5. Повернути абонемент за яким були відмічені відвідування можна датою не раніше дати останнього відвідування і не пізніше поточної дати.
6. Зробити повернення абонемента майбутньою датою - неможливо.
7. Рекомендація: проданий майбутньою датою абонемент - абонемент, термін дії якого ще не почався і за яким ще нікого не відмічали, тому здійснювати його повернення - немає сенсу. В такому випадку ми рекомендуємо просто видаляти такі абонементи, коли клієнти просять повернути гроші за передоплату.

Доступ

Робота з поверненням розмежована по ролях співробітників:

• Управляючий (повний доступ):
  • повернення з будь-яких активних рахунків організації,
  • можливість вибору дати повернення.
  • скасування повернення.
• Головний бухгалтер (повний доступ):
  • повернення з будь-яких активних рахунків організації,
  • можливість вибору дати повернення.
  • скасування повернення.
• Адміністратор організації (повний доступ):
  • повернення з будь-яких активних рахунків організації,
  • можливість вибору дати повернення.
  • скасування повернення.
• Менеджер філії:
  • повернення доступне з каси та безготівкового рахунку поточної філії, а також з тих рахунків, на які здійснювалася оплата абонемента,
  • не можна змінити встановлену поточну дату повернення,
  • не можна оформити повернення не вказавши причину повернення.
  • скасування повернення.
• Адміністратор філії:
  • повернення доступне з каси та безготівкового рахунку поточної філії, а також з тих рахунків, на які здійснювалася оплата абонемента,
  • не можна змінити встановлену поточну дату повернення,
  • не можна оформити повернення не вказавши причину повернення.
  • скасування повернення.
• Бухгалтер філії:
  • повернення доступне з каси та безготівкового рахунку поточної філії, а також з тих рахунків, на які здійснювалася оплата абонемента та боргів по ньому,
  • не можна змінити встановлену поточну дату повернення,
  • не можна оформити повернення не вказавши причину повернення.
  • скасування повернення.

Важливо! Якщо повернення здійснюється співробітником, чия роль не Управляючий, всім активним управляючим організації відправляється повідомлення на email з інформацією про здійснене повернення.

Принципи роботи повернення абонемента

Повернення здійснюється за допомогою спеціальної кнопки Повернення оплати, яка знаходиться в профілі відвідувача у вкладці Абонементи, а також в детальної інформації абонемента.

При натисканні на кнопку буде відкрито вікно оформлення повернення.

Вікно візуально розділене на три блоки:

• Інформація по абонементу;
• Повернення оплати;
• Сума, вибір рахунку.

Розглянемо яку інформацію несе в собі кожен блок.

Інформація по абонементу

В даному блоці виводиться інформація:

• по заняттях відвідувача - скільки залишилося, скільки вже було відвідано і скільки занять всього доступно з абонементом;
• по кількості днів згідно з терміном дії абонементу - скільки днів залишилося, скільки днів вже пройшло, скільки доступно всього. У випадку якщо абонемент заморожувався, буде вказано кількість днів заморозки і виведено попереджувальне повідомлення про те, що кількість днів по абонементу не збігається з тим, яке було продано. Аналогічне повідомлення також відображається якщо змінити термін дії абонементу вручну після продажу;
• по датах - дата останнього відвідування, дати початку і закінчення терміну дії абонементу;
• по оплаті - скільки коштів вже було внесено і сума поточного боргу по абонементу.

Повернення оплати

В даному блоці вказується бажана дата здійснення повернення, спосіб розрахунку суми до повернення і, в залежності від обраного способу розрахунку, к-сть занять/днів/сума до повернення. Про принципи розрахунку повернення по кожному способу ми розповімо трохи пізніше.

Також в блоці присутнє поле Сума до повернення, яке відображає розраховану суму, а поруч неї відображається загальна сплачена сума комісій по оплаті абонемента та боргів по ньому, якщо оплата здійснювалася на безготівні рахунки з вирахуванням комісії.

Сума комісії виводиться тільки в разі активації опції Стягувати з клієнта комісію банку при поверненні грошей за абонемент для безготівних платежів в налаштуваннях організації.

Стягувати з клієнта комісію банку при поверненні грошей за абонемент для безготівних платежів

Дана опція знаходиться в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування повернення абонементів - Стягувати з клієнта комісію банку при поверненні грошей за абонемент для безготівних платежів.

Впливає опція на те, чи буде при поверненні вираховуватися загальна сплачена сума комісій по оплаті абонемента і боргів по ньому: активуйте опцію, якщо необхідно від суми повернення віднімати комісії, деактивуйте опцію, якщо вираховувати комісії не потрібно.

Повернемося до згаданих способів розрахунку: повернення може бути проведено одним з трьох способів розрахунку: за заняттями, за днями і по сумі. Розглянемо детально кожен з них.

Спосіб розрахунку: За заняттями

Даний спосіб призначений для повернення залишків, ще не відвіданих занять по абонементу і може бути використаний тільки для абонементів, обмежених по кількості занять. Хоча було сказано що спосіб потрібен для повернення залишків занять, вам все ж дана можливість вказати будь-яку кількість занять в діапазоні від одного до максимально доступної к-сті занять по абонементу, навіть якщо частина/всі заняття вже були відвідані.

Щоб визначити яку суму необхідно повернути відвідувачу, система виробляє обчислення за формулою:

A / B * N - (C + D1, D2, D3...Dn)

де A - повна вартість абонемента, B - максимально доступна к-сть занять по абонементу (таким чином, A/B = вартість одного заняття), C - поточний борг по абонементу, D1...Dn - сплачені суми комісій по оплаті абонемента і його боргів, N - кількість занять, за які здійснюється повернення коштів.

Важливо! Дана формула актуальна тільки при наявності включеної опції Стягувати з клієнта комісію банку при поверненні грошей за абонемент для безготівних платежів в налаштуваннях організації.

Якщо ж опція вимкнена, сплачені комісії при поверненні враховуватися не будуть і формула буде такою:

A / B * N - C

де A - повна вартість абонемента, B - максимально доступна к-сть занять по абонементу (таким чином, A/B = вартість одного заняття), C - поточний борг по абонементу, N - кількість занять, за які здійснюється повернення коштів.

Приклад: 01.01.2019 відвідувач купив абонемент на 10 занять загальною вартістю 1000 од.о., заплативши половину на безготівний рахунок, комісію в 2% по якому оплачує організація. 02.01 і 04.01 він відвідав два заняття по абонементу, після чого, 05.01 заплатив 400 од.о. на той же безготівний рахунок. В той же день відвідувач зайнявся третім разом і четвертим наступного дня.

Однак 07.01 він вимагав повернути гроші за останнє відвідане заняття, так як залишився абсолютно незадоволений роботою викладача який 05.01 і 06.01 виходив на заміну. На це керівництво організації було змушене відповісти позитивно і прибігти до функціоналу повернення, який здійснюється з вирахуванням сплаченої комісії по абонементу згідно регламенту компанії. Система, в свою чергу, розрахувала суму до повернення за два заняття наступним чином:

1000 / 10 * 2 - (100 + 18) = 82.

Таким чином, організація повернула клієнту 82 од.о. за два заняття. Дана сума була розрахована з урахуванням того, що у клієнта також числиться борг в розмірі 100 од.о., що дорівнює одному заняттю. Виходить, що людині було повернуто 2 заняття з урахуванням того, що за одне з 10 він ще не заплатив.

Важливо! У випадку, якщо абонемент не має обмеження по заняттях - даний спосіб не буде відображатися у вікні оформлення повернення.

Після здійснення повернення за допомогою даного способу розрахунку, всі відмічені відвідування по абонементу не видаляються, а залишаються в абонементі.

Спосіб розрахунку: За днями

Даний спосіб покликаний допомогти в оформленні повернення за певну кількість днів по абонементу. При виборі даного способу, за замовчуванням встановлюється кількість залишків днів згідно з умовами абонементу з можливістю редагування.

Сума до повернення по даному способу розрахунку абсолютно збігається зі способом По заняттям, лише з тим нюансом, що вираховується сума повернення за встановлену к-сть днів:

• Формула з вирахуванням комісії:

A / F * N - C

де A — повна вартість абонемента, B — максимально доступна кількість днів за абонементом (таким чином, A/F = вартість одного дня), C — поточний борг за абонементом, N — кількість днів, за які здійснюється повернення коштів. 

Спосіб розрахунку: Сума

Спосіб передбачає введення суми до повернення вручну в діапазоні від 0,01 до повної сплаченої суми за абонемент. Якщо опція Стягувати з клієнта комісію банку при поверненні коштів за абонемент для безготівкових платежів активована — поруч із зазначеною сумою буде відображено і загальну суму комісій. 

Повернення оплати

Цей блок використовується для зазначення рахунків організації, з яких буде здійснено повернення коштів відвідувачу за абонемент. За замовчуванням блок відображає всі рахунки для повернення так, як надходили гроші за абонемент. Тобто, якщо абонемент оплачувався частково на готівковий рахунок і частково на безготівковий — буде виведено два рядки з цими рахунками та сумами, які на них надходили. У першу чергу, зверху вниз, заповнюються рядки безготівкових рахунків у тому порядку, у якому на них вносили кошти. Після безготівкових зазначаються готівкові, а після готівкових — депозитний рахунок відвідувача. Додаючи рядки з рахунками, знімаючи чи встановлюючи потрібні прапорці, співробітники з відповідними ролями можуть вільно регулювати суми та рахунки, з яких здійснюватиметься повернення. 

Цей блок має низку інших особливостей, тому розглянемо наочний приклад: відвідувач придбав абонемент строком на 2 місяці (травень–червень), повна вартість якого становить 1000 у.о. За цим абонементом йому дозволено відвідувати заняття у двох філіях — Північній і Південній. За абонемент відвідувач спочатку сплатив 600 у.о. на безготівковий рахунок північної філії, за яким стягується комісія 2% за рахунок організації. Далі він погасив частину боргу, сплативши 100 у.о. готівкою в тій самій філії. Через деякий час клієнт вніс 100 у.о. готівкою вже у південній філії. Таким чином, за абонементом залишився ще невиплачений борг у розмірі 200 у.о., який відвідувач далі продовжив частково гасити, сплативши 100 у.о. на розрахунковий рахунок південної філії, комісія по якому 3% і також сплачується організацією. Потім було погашення у 50 у.о. з депозитного рахунку. 

Відвідувач сплачував борг за абонемент такими частинами через те, що сумнівався у професійності викладача та хотів зрозуміти, чи варто далі відвідувати його заняття. Зрештою викладач не виправдав очікувань клієнта, у зв’язку з чим він вимагав повернення коштів за залишковий місяць абонементу. Організація пішла йому назустріч і скористалася функцією повернення, яка здійснюється з урахуванням сплаченої комісії відповідно до регламенту компанії. Система, у свою чергу, розрахувала суму до повернення за червень наступним чином:

Як розраховується сума до повернення, ми вже знаємо, тож розберімося, чому саме з безготівкового рахунку північної філії була призначена ця сума до повернення. Для початку відтворимо послідовність надходження коштів за абонемент крок за кроком:

1. Клієнт сплачує 600 у.о. на безготівковий рахунок північної філії, організація покриває комісію у 12 у.о. (комісія 2%) з цього надходження та отримує 588 у.о. 
2. Клієнт вносить 100 у.о. готівкою в касу північної філії.
3. Клієнт вносить 100 у.о. на безготівковий рахунок південної філії, організація покриває комісію у 3 у.о. (комісія 3%) з цього надходження та отримує 97 у.о.
4. Клієнт вносить 100 у.о. готівкою в касу південної філії.
5. Клієнт сплачує 50 у.о. зі свого депозитного рахунку, залишаючи борг у розмірі 50 у.о. за абонементом. 

Отже, чому ж сума повернення за 30 днів знімається саме з безготівкового рахунку північного філіалу, а не з якогось іншого рахунку зі списку?

Все досить просто: вказуючи певну кількість днів для повернення, система автоматично розподіляє кошти по рахунках зверху вниз, таким чином, щоб сума, яка повертається, не перевищила ту, що була зарахована на рахунок спочатку. 

Порахуємо вартість одного дня: 1000 / 61 = ~16,39. Виходить, що внесені клієнтом 600 у.о. покривають 36 днів терміну абонемента. Оскільки ми вказуємо до повернення 30 днів, що менше ніж 36 — сума до повернення не перевищує максимально отриману суму на рахунок, тому вона повністю записується на цей безготівковий рахунок.
Якщо ж ми вкажемо до повернення 40 днів, сума розподілиться між двома рахунками — безготівковими північного та південного філіалів.

Відповідно, вказавши максимальну кількість днів — 61, система повністю заповнить усі рахунки отриманими на них коштами.

Як можна помітити, у кожного рахунку є встановлена позначка, яку можна зняти, і це призведе до перерахунку сум по інших вибраних рахунках. 

Цей перерахунок здійснюється згідно з правилами:

• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька готівкових рахунків, знявши позначку з одного з них, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька безготівкових рахунків, знявши позначку з одного з них, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька готівкових і безготівкових рахунків, знявши позначку з одного з готівкових рахунків, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку готівкового рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька готівкових і безготівкових рахунків, знявши позначку з одного з безготівкових рахунків, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку безготівкового рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька готівкових і один безготівковий рахунок, знявши позначку з безготівкового, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку готівкового рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька безготівкових і один готівковий рахунок, знявши позначку з готівкового, сума з відключеного рахунку буде додана до суми повернення наступного в списку безготівкового рахунку;
• якщо внесена сума за абонемент надходила на кілька різних рахунків, знявши позначки з усіх рахунків, окрім одного — повна сума до повернення переходить до залишеного рахунку. 

Кнопка Додати рядок служить для додавання рахунку до списку рахунків для повернення. Максимальна кількість додаткових рядків обмежена кількістю активних рахунків організації. Можна вказувати один і той самий рахунок у кількох рядках, проте в звітності проводка повернення на цей рахунок буде записана як одна, тож такі дії є безглуздими. 

Додані рядки можна видалити, а автоматично додані — відключити за допомогою прапорця.

Під цим блоком розташоване поле Причина повернення, яке є обов’язковим для заповнення співробітниками з ролями по філіалу. 

Для проведення повернення натисніть кнопку Зберегти.

Вплив повернення абонемента на зарплату співробітників

В CRM-системі Classberry представлено багато способів нарахування зарплат співробітникам, серед яких є й такий, що дозволяє нараховувати відсоток від вартості абонемента. У такому випадку може виникнути питання — що станеться, якщо зробити повернення абонемента, по якому система вже нарахувала співробітнику відповідний відсоток. Відповідь досить проста — система не забере і не перераховуватиме вже нарахований відсоток, але вона повідомить вас про те, що по зарахованій сумі були здійснені повернення абонементів.

Натиснувши на бланк За що нараховано, ми побачимо, по якому абонементу і яка сума була повернена.

Знаючи цю інформацію, ви маєте можливість при необхідності змінити нараховану суму прямо зі сторінки Співробітники.

Скасування повернення

Після успішного проведення повернення, повернений абонемент одразу стає архівним, незалежно від того, з якими параметрами оформлювалося повернення.

У повернених абонементів замість кнопки Повернення оплати з’являється інша кнопка — Скасувати повернення. 

У детальній інформації про абонемент кнопка повернення також змінюється на кнопку скасування повернення, а до назви абонемента додається позначка (Повернення).

Після натискання на кнопку одразу виконується повне видалення фінансових операцій повернення, а операції продажу абонемента, погашення боргів за ним тощо повертаються до того стану, який був до повернення.  

Важливо! Скасувати повернення можуть лише активні відвідувачі! Архівним клієнтам ця дія недоступна.

Зверніть увагу, що після скасування повернення абонемент більше не вважається неактуальним для клієнта, а отже — повертається до роботи відповідно до своїх умов. 

Оскільки після здійснення повернення умови роботи абонемента (термін дії, кількість занять тощо) зберігаються, відповідно, після скасування повернення абонемент продовжує функціонувати згідно з цими умовами. 

Абонемент в CRM Відмічалка - це загальний термін, що означає продаж ваших послуг (занять, сеансів, семінарів, майстер-класів, консультацій тощо). Абонемент дає змогу здійснювати продаж вищезазначених послуг згідно з чіткими правилами, що відповідають регламенту вашої організації.

Продаж абонемента автоматично фіксується системою, як надходження коштів, і не потребує додаткового внесення операції до фінансового звіту. Абонементи можна продавати як у борг, так і використовуючи кошти з депозиту відвідувача.

Перед тим, як продавати абонементи вашим відвідувачам, потрібно налаштувати в системі правила їхньої роботи (термін дії, кількість занять, вартість, правила заморожування тощо). Налаштування абонементів проводиться на сторінці Типи абонементів (пункт меню Налаштування - Абонементи).

Доступ до сторінки Абонементи

Доступ до додавання, редагування, архівації, видалення типу абонемента мають співробітники з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації.

Доступ до додавання, редагування, архівації в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Адмінстратор філії.

Доступ тільки до перегляду і пошуку в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Менеджер філії.

Співробітники з ролями Головний бухгалтер, Бухгалтер, Викладач доступ до розділу меню Абонементи не мають.

Детальніше про ролі доступу в системі.

Додавання типу абонементу

Під час створення типу абонемента необхідно заповнити обов'язкові поля, позначені помаранчевим маркером.

Поля Назва та Коротка назва надалі використовуватимуться для швидкого пошуку абонемента в списку. Ці поля мають бути інтуїтивно зрозумілими і не повинні повторюватися в декількох абонементах, щоб уникнути плутанини.

Поле Коротка назва використовується в таблицях, з великою кількістю інформації для оптимізації місця на сторінках.

Поле Вид абонемента впливає на вибір правила розрахунку вартості абонемента під час продажу: постійний або динамічний.

Постійний абонемент - вартість абонемента і кількість відвідувань за ним встановлюються під час налаштування типу абонемента і є незмінними під час продажу абонемента.

Динамічний абонемент - під час налаштування типу абонемента встановлюється вартість одного відвідування. Повна вартість абонемента розраховується під час продажу абонемента відвідувачеві залежно від кількості відвідувань, яка вказується також під час продажу. Таким чином, через динамічний абонемент, ви можете продати будь-яку кількість занять відвідувачу, якщо вартість одного заняття строго визначена.

Опція Разовийдоступна тільки для Постійних абонементів. Ця опція актуальна для абонементів, за якими клієнт може відвідати одне заняття в одну з обраних груп, і призначена для формування звітності за разовими абонементами.

Пакет послуг - докладніше про цю опцію ви можете дізнатися в статтіПакет послуг

Пробний абонемент дає змогу клієнту одноразово відвідати будь-яке заняття на вибір.

Для створення пробного абонемента виберіть Постійний абонемент, встановіть опцію Разовий, а також вкажіть вартість абонемента (встановіть «0», якщо абонемент безкоштовний). Як і у випадку з разовим абонементом, термін його дії становитиме 1 день, кількість відвідувань - 1 заняття. Дія абонемента починається з моменту його продажу. Якщо клієнт відвідує пробне заняття не в день купівлі абонемента, активуйте опцію Дата початку дії з першим відвідуванням.

У системі можна налаштувати спосіб використання абонемента: абонемент (за замовчуванням), клубна картка або індивідуальні заняття.

За замовчуванням, поле Спосіб використання відсутнє.

Для активації цього поля в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Загальні налаштування виберіть опцію Організація працює за принципом клубних карток.

Клубна картка - ця опція передбачає роботу вашої організації за принципом клубної картки. Наявність абонемента Клубна картка дає право клієнту відвідувати заняття за іншими купленими абонементами, у яких активована опція Потрібна наявність клубної картки. По закінченню абонемента Клубна карта блокується можливість відзначати відвідування клієнта за іншими абонементами

.

Індивідуальні заняття - опція актуальна для типів абонементів за якими можна відвідувати тільки індивідуальні заняття. При виборі цієї опції, у полі Філії та групи, в яких можна відвідувати заняття, відображаються тільки групи з активною опцією Індивідуальне заняття (докладніше читайте в статті Групи)

Опція Автоматичне бронювання занять призначена для спрощення та прискорення процесу бронювання відвідувачів на заняття. Під час продажу абонемента з цією опцією, система автоматично запропонує забронювати місце на найближчі заняття за групами, які відвідувач може відвідувати з цим абонементом. Якщо відвідувач пропустив заброньоване заняття, вночі програма автоматично перенесе бронь на найближче заняття, доступне для бронювання за даним типом абонемента.

Опція При пропуску заброньованого заняття проводити автоматичне перебронювання тільки в пропущену групу доступна тільки за активної опції Автоматичне бронювання занять і призначена для автоматичного перебронювання пропущеного заняття саме в ту групу, за якою відвідувач пропустив заняття. Для перенесення броні, програма вибере заняття (з розкладу) тільки за пропущеною групою (за замовчуванням, для автоматичного перебронювання обираються заняття за всіма групами абонемента).

Далі, необхідно вибрати філії та групи, які дозволено відвідувати за даним типом абонемента. Під час продажу абонемента відвідувачеві є можливість вибрати конкретні філії та групи з цього списку, які збирається відвідувати клієнт, що купує абонемент.

Таким чином, за одним типом абонемента можна дозволити відвідування різних груп у разі, якщо за ними збігається вартість занять.

Наприклад: Абонемент 8 занять, вартість 1000 грн.

А вже під час продажу цього абонемента клієнту менеджер обиратиме, які саме групи відвідуватиме цей клієнт за купленим абонементом.

Автоматичне додавання в групи - якщо активувати цю опцію, то під час продажу абонемента, відвідувача буде додано в усі списки груп, відвідування яких дозволено за цим типом абонемента, без можливості вибирати конкретні групи зі списку.

Опція Дата початку дії абонемента при першому відвідуванні актуальна для випадків продажу абонемента наперед, коли під час продажу не відома дата початку абонемента. Під час продажу абонемента з цією опцією дата початку встановлюється автоматично під час відмічання першого відвідування за абонементом, а дата закінчення розраховується виходячи з терміну дії абонемента (якщо він встановлений).

Далі, ви маєте змогу встановити термін дії, максимальну кількість відвідувань, обмеження за днями тижня та часом (у які дні та час можна відвідувати заняття за даним типом абонемента) використовуючи відповідні опції.

За необхідності встановити обмеження заморозки абонемента активуйте опцію Обмеження заморозки та виберіть необхідні параметри заморозки абонемента.

Ці обмеження набуватимуть чинності під час спроби додати заморозку через сторінку детальної інформації за абонементом.

Архівування типу абонемента

Щоб приховати неактуальні, на даний момент, типи абонементів, їх можна перемістити в архів.

Для того, щоб відправити тип абонемента в архів, у розділі меню Налаштування - Абонементи в колонці Дії натисніть на іконку В архів .

Після того, як тип абонемента стає архівним, його неможливо продати відвідувачам.

Для того, щоб витягти тип абонемента з архіву, необхідно:

• перейти в меню Налаштування - Абонементи,
• встановити галочку в фільтрі Всі архівні.
• натиснути на іконку З архіву  в рядку типу абонементу який потрібно вилучити з архіву.

Архівні типи абонементів не відображаються у списках вибору абонементів під час роботи в системі, але залишаються доступними у Звітах.

Видалення типу абонемента

Ми не рекомендуємо видаляти тип абонемента, якщо абонементи цього типу були продані відвідувачами і за ними були відзначені відвідування.

При видаленні типів абонементів, вони видаляються зі списків вибору абонементів у системі, зокрема у звітах, що унеможливлює фільтрацію статистичних даних за цими типами абонементів.

Видалення типу абонемента неможливе, якщо в будь-якого клієнта є активний абонемент цього типу.

Для успішного видалення типу абонемента, необхідно у всіх клієнтів, які мають активні абонементи цього типу, зробити їх неактивними (завершити за терміном дії/відзначити заняття, що залишилися) або видалити. В іншому випадку, тип абонемента видалити неможливо.
Після видалення типу абонемента, вся історія його продажів, відмічені за ним відвідування - із системи не видаляються.

Теги: додати тип абонемента, видалити тип абонемента, редагувати тип абонемента, відправити в архів тип абонемента, архівувати тип абонемента