Каждому сотруднику у которого есть доступ к системе, сотрудник с ролью Управляющий может настроить доступ к любому из отчетов. Для этого используется страница Отчеты - Настройка прав доступа. Для открытия доступа нажмите кнопку Редактировать и выберите нужных сотрудников во всплывающем окне и нажмите Сохранить. 

В открывшимся окне отметьте галочками сотрудников, которым вы хотите дать доступ к отчету и нажмите Сохранить.

Для просмотра тех, кому доступ уже выдан, воспользуйтесь кнопкой Посмотреть кому разрешен доступ, как показано на изображении.

Доступ к отчетам также можно настроить индивидуально каждому сотруднику, делается это через меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели, вкладка Доступ к отчетам на странице редактирования сотрудника. Об этом подробнее описано в разделе Доступ к отчетам. 

Воронка продажів — маркетинговий термін, що описує процес продажу товару або послуги. Вона зображується у вигляді воронки, яка відображає вхідний потік потенційних клієнтів (лідів) і їх трансформацію в постійних клієнтів.

Процес продажу складається з кількох етапів, на кожному з яких, як правило, частина клієнтів втрачається.

Приклад: сотні потенційних клієнтів запропонували послуги, 60 з них зацікавилися, 45 прийняли рішення спробувати запропоновані послуги, 30 здійснили оплату і стали постійними клієнтами.

У CRM-системі на основі цього звіту можна зробити висновки, які слугуватимуть основою для детального аналізу та ухвалення управлінських рішень. Використовуючи цей звіт, ви зможете визначити: на якому етапі продажу втрачається найбільша кількість потенційних клієнтів? Скільки клієнтів потрібно залучити, щоб отримати необхідну кількість постійних, які приноситимуть прибуток організації?

Також на основі цієї статистики можна отримати відповідні оцінки: скільки клієнтів відсіюється на кожному з етапів або яка частка клієнтів переходить на наступний етап?

У воронці продажів також використовуються джерела звернень. Сукупність цих даних допоможе проаналізувати якість лідів, згенерованих тим чи іншим джерелом звернень.

Розглянемо приклад:

• у результаті реклами в соціальних мережах отримали на вході 1000 лідів, у постійні з них перейшли 10;
• у результаті реклами на білборді, розміщеному в районі клубу, отримали 300 лідів, з яких у постійні перейшли 50;

Ці результати свідчать про те, що ліди, які надійшли через рекламу на білборді, є якіснішими, ніж ті, що надійшли через рекламу в соціальних мережах. На основі цих даних можна проаналізувати бюджет, який витрачається на ці два види реклами, і розрахувати більш вигідне джерело генерації лідів.

Наведений вище приклад є лише ілюстрацією, заснованою на нереальних даних.

Налаштування та початок роботи з воронкою продажів

Для того щоб воронка продажів формувалася коректно, вам необхідно правильно налаштувати довідник Статуси відвідувачів, тобто створити статуси та встановити їх правильний порядок.

Статуси слугують для категоризації відвідувачів за етапами продажів. Використовуючи статуси, ви можете визначити, на якому етапі продажу перебуває той чи інший клієнт.

Для коректного побудови воронки необхідно розмістити статуси у порядку — від потенційних клієнтів (вгорі) до тих, хто здійснив покупку (внизу), враховуючи всі можливі проміжні статуси.

Наприклад:

Лід (Перший контакт)
Зацікавлений
Записалися на перше
Прийшли на пробне
Записалися в групу
Купили абонемент
Постійний

Щоб створити статуси та встановити їх порядок, перейдіть на сторінку пункту меню Організація — Статуси відвідувачів.

Додайте необхідні статуси та за допомогою стрілок у колонці Порядок статусів розмістіть їх у потрібному порядку.
Важливо також не забути встановити опцію Відображати у воронці продажів для тих статусів, які беруть участь у процесі продажу.

Якщо у вас є додаткові статуси, які не беруть участі в процесі продажу, виключіть їх із воронки, знявши опцію Відображати у воронці продажів.

Більш детально ознайомитись зі статусами відвідувачів можна, перейшовши за посиланням Статуси відвідувачів.

Окрім статусів, також слід налаштувати згадані раніше Джерела звернень. Цей довідник доступний у меню Організація - Джерела звернень.

При використанні налаштованих довідників Статуси відвідувачів і Джерела звернень у роботі з клієнтами відбувається накопичення статистичних даних, які необхідні для формування звіту Воронка продажів.

Звіт Воронка продажів

Далі розглянемо детальніше сам звіт Воронка продажів, який доступний у меню Звіти- Усі звіти - розділ Маркетинг/Продажі - Воронка продажів.

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Керівник, а також тим співробітникам, яким Керівник надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступу до звітів читайте за посиланням Налаштування доступу до звітів.

У звіті представлено два види воронки, які схематично підписані як Воронка продажів 1 та Воронка продажів 2:

У чому між ними різниця — можна дізнатися з підказок, що з’являються при наведенні курсора на знаки питання, розташовані праворуч від назв, але давайте розберемо це детальніше.

Як уже згадувалося, воронка відображає процес продажу чогось: послуг, абонементів, товарів тощо.

Воронка формується за статусами клієнтів і дає можливість переглянути кількість переходів з одного статусу до іншого за певний проміжок часу. В одного клієнта може бути кілька переходів за обраний період. У правилах обліку цих переходів і полягає принципова відмінність двох воронок, представлених у звіті.

Наприклад, клієнт спочатку був Потенційним, потім Відвідав пробне заняття, а потім Купив річний абонемент. Таким чином, ми маємо три переходи по різних статусах: Потенційний - Відвідав пробне - Купив абонемент, і припустимо, що всі вони входять у вибраний період.

Що в такому випадку має враховувати звіт? Усі переходи чи лише останню зміну статусу, тобто статус Купив абонемент? Звіт покаже і те, і інше — Воронка продажів 1 сформує звіт на основі кінцевих переходів, а Воронка продажів 2 — врахує всі переходи, додавши відвідувача до всіх 3 статусів: Потенційний, Відвідав пробне і Купив абонемент.

Обидва звіти складаються з однакових блоків:

• блок фільтрів;
• загальна воронка продажів — показує кількість відвідувачів, які перейшли до кожного зі статусів за обраний період;
• звіт за переходами клієнтів зі статусу в статус — звіт, що деталізує інформацію по воронці. У цьому звіті можна побачити, в якому статусі клієнти, що потрапили у воронку, були раніше, до початку обраного періоду;
• воронка продажів за джерелами звернень — у цьому блоці відображено воронку продажів у розрізі різних джерел звернень, тобто для кожного джерела створено власну воронку продажів;
• звіт за переходами клієнтів зі статусу в статус по кожному з джерел звернень — звіт показує переходи клієнтів зі статусу в статус за обраний період, які надійшли з конкретного джерела звернення.

Розглянемо детальніше ці блоки.

Блок фільтрів

У блоці фільтрів ви можете вибрати період, за який необхідно побудувати звіт, а також філію. За замовчуванням формується воронка за поточний місяць і по всіх доступних філіях.

Окрім періоду побудови, можна також вказати період, у який відвідувачі були додані, а також встановити опцію Лише нові відвідувачі. Ця опція покаже інформацію про всіх відвідувачів, які були додані у вказаний для побудови воронки період.

Обираючи філію, формується воронка за статусами тих відвідувачів, які належать до обраної філії. Якщо один відвідувач належить одразу до кількох філій, він враховуватиметься при фільтрації як за однією філією, так і за іншою.

Загальна воронка продажів

Для кожного статусу, який відображається у воронці, вказано кількість осіб:

• у воронці 1: яким присвоєно даний статус,
• у воронці 2: які пройшли через цей статус.

Воронка продажів 1

Цей приклад демонструє, що за вказаний період:

• у статус Записались на пробне перейшло 2 особи;
• у статус Прийшли на пробне перейшло 2 особи;
• у статус Записались у групу перейшло 3 особи;
• у статус Придбали абонемент перейшло 3 особи.

Звіт по переходах клієнтів зі статусу в статус

У цьому блоці знаходиться звіт, який деталізує інформацію по воронці.

Ви можете переглянути, у якому статусі раніше (до початку обраного періоду) були клієнти, що потрапили у воронку.

При цьому, якщо клієнт переходив до інших статусів протягом обраного періоду, то проміжні переходи у воронці 1 не враховуються. Враховуються статуси, які були до початку періоду, та поточні статуси.

Воронка продажів за джерелом звернення Не встановлено

ппппп

Цей блок з’являється у звіті, якщо відвідувачі, які за вказаний період перейшли, наприклад, у статус Новий, були додані в систему без вказання джерела звернення.

Таким чином, у статус Придбав абонемент за вказаний період перейшла 1 особа без зазначеного при додаванні в систему джерела звернення.

Звіт по переходах клієнтів зі статусу в статус за джерелом звернення Не встановлено

У цьому блоці знаходиться звіт, який деталізує інформацію по воронці з урахуванням джерела звернення. У цьому випадку джерело звернення не вказано.

Воронка продажів за джерелом звернення Facebook

Цей блок демонструє перехід зі статусу в статус відвідувачів із джерелом звернення Facebook.

Наприклад, у статус Записались у групу за вказаний період перейшла 1 особа з джерелом звернення Facebook.

Звіт по переходах клієнтів зі статусу в статус за джерелом звернення Facebook

Ви можете переглянути, у якому статусі клієнти, що потрапили у воронку, були раніше, до початку обраного періоду.

Ми бачимо, що у статус Записались у групу перейшла 1 особа, яка раніше мала статус Постійний клієнт.

Воронка продажів 2

Цей звіт враховує всі переходи відвідувачів зі статусу в статус протягом обраного періоду, таким чином, у цій воронці продажів відображається кількість переходів у кожен зі статусів.

За аналогією з воронкою продажів 1, звіт складається з двох частин: загальної воронки продажів і звіту по переходах зі статусу в статус.

Наприклад, якщо клієнт протягом обраного періоду змінив статус три рази ХОЛОДНИЙ-ТЕПЛИЙ-АКТИВНИЙ, то він буде врахований у воронці тричі: у кожному з статусів по одному разу.

Загальна воронка продажів

Згідно з Воронкою продажів 2, статистика буде наступною:

• Первинний контакт – 5 переходів, 1 клієнт;
• Записались на пробне – 8 переходів, 3 клієнти;
• Прийшли на пробне – 3 переходи, 3 клієнти;
• Записались у групу – 4 переходи, 4 клієнти;
• Придбали абонемент – 3 переходи, 3 клієнти.

Якщо порівнювати з Воронкою продажів 1, то статистика буде іншою, оскільки у Воронці продажів 1 враховується кількість клієнтів, які знаходяться у певному статусі на поточний момент.

Звіт по переходах зі статусу в статус

У звіті по переходах зі статусу в статус виводиться інформація стосовно того, який статус був у відвідувача до переходу в поточний.

Якщо ж у відвідувача не було попереднього статусу, у колонці Попередній статус буде вказано прочерк.

Переглянути переходи за статусами конкретного відвідувача ви можете в його профілі на вкладці Статус (історія).

Важливо! Якщо у відвідувача було більше одного переходу, звіт покаже кожен його перехід окремим рядком.

Доступ до звіту

Звіт доступний лише співробітникам із роллю Керівник, а також тим співробітникам, кому він надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступів до звітів читайте в розділі Доступ до звітів.

Даний звіт знаходиться в меню Звіти - Усі звіти - Звіт по видалених записах.

Звіт показує інформацію по видалених записах за обраний період часу, із зазначенням дати та часу видалення, логіна співробітника, який видалив інформацію.

Вся інформація розбита по блоках:

• Відвідувачі.
• Фінансові операції.
• CRM.
• Склад.
• Розклад.
• Співробітники.
• Довідники.

При виборі певного розділу, у нижній частині сторінки формується звіт, що показує інформацію по всіх видалених записах обраного розділу за вказаний період.

Приклад звіту по видалених абонементах.

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Керівник, а також тим співробітникам, кому Керівник надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступу до звітів читайте за посиланням Налаштування доступу до звітів.

Звіт за віком відвідувачів містить інформацію про кількість відвідувачів у кожному віковому діапазоні з тих, що задані користувачем.

Цей звіт буде корисним як для формування груп за віком, так і для точнішого визначення вашої цільової аудиторії.

Доступ до звіту

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Керівник, а також тим співробітникам, яким він надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступів до звітів читайте в розділі Доступ до звітів.

Фільтри пошуку

За допомогою фільтрів пошуку ви можете самостійно налаштувати вікові інтервали, використовуючи поля Інтервал (років від, до) та Крок.

За замовчуванням значення інтервалу від 0 до 60 років, з кроком 5 років.

Інтервали, в які не потрапляє жоден відвідувач, виключаються з таблиці.

Якщо у вибраний інтервал не вміщується рівна кількість кроків, то останній інтервал буде меншим, ніж крок.

Також ви можете фільтрувати інформацію за певним Філіалом, Напрямком та Групою.

Фільтри Активні, Архів — стосуються відвідувачів.

Фільтри пошуку буде застосовано лише після натискання кнопки Знайти.

Кнопкою Очистити фільтри можна очистити вибрані параметри пошуку.

Дані звіту

Усі дані звіту відображаються у вигляді таблиці, яка розділена на колонки №, Вік (інтервал), Кількість відвідувачів.

• № — порядковий номер.
• Вік (інтервал) — інтервали віку, розраховані на основі параметрів, заданих у фільтрах: Інтервал та Крок. При натисканні на посилання вікового інтервалу у стовпці Вік (інтервал) розгортається список відвідувачів. При натисканні на ПІБ відвідувача в сусідній вкладці браузера відкривається його профіль.

• Кількість відвідувачів — показує кількість відвідувачів, що потрапляють у віковий діапазон.

Поле Середній вік — відображає середній вік відвідувачів з урахуванням установлених фільтрів. 

Дані зі звіту можна роздрукувати або експортувати в Excel.

Графік за віком відвідувачів

Цей графік наочно показує відсоткове співвідношення відвідувачів, які потрапляють у кожен віковий інтервал.

У цьому звіті можна переглянути повну інформацію щодо заморожування абонементів за певний період та не тільки. Використовуючи фільтри, ви можете вказати:

1. Період заморозки.
2. Співробітника, який додав заморозку.
3. Відвідувача.

Сам звіт знаходиться в меню Звіти – Усі звіти – Звіт по заморозках.

Доступ до звіту

Звіт доступний лише співробітникам із роллю Керівник, а також тим співробітникам, яким він надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступу до звітів читайте у розділі Доступ до звітів.

Дані звіту

Усі дані звіту відображаються у вигляді таблиці, яка поділена на колонки:

• №
• ПІБ відвідувача
• Назва абонемента
• Період заморозки
• Кількість днів заморозки
• Причина заморозки
• Дата додавання заморозки
• ПІБ співробітника, який додав заморозку

Дані зі звіту можна роздрукувати або експортувати в Excel.

Цей звіт відображає інформацію про кількість Лідів, що звернулися за кожним існуючим способом першої комунікації. Це дозволяє чітко визначати найпопулярніше джерело надходження потенційних клієнтів у вашу організацію та на основі цього проводити ефективні маркетингові кампанії.

Створення та налаштування способів комунікації здійснюється в меню Маркетинг - Довідник способів комунікації.

Вибір способу комунікації з налаштованого довідника здійснюється на сторінці Додавання/Редагування ліда у полі Спосіб першої комунікації.

Спосіб комунікації - яким чином Лід зв’язався з вашою організацією. Наприклад: телефонний дзвінок, соціальні мережі, рекламне агентство, сарафанне радіо тощо.

Опція Всі ліди відображає інформацію про всі Ліди, що існують на даний момент у системі.

Опція Ліди, додані за період відображає інформацію про Ліди, додані у визначений проміжок часу.

Для того щоб приховати один або кілька способів з діаграми, натисніть лівою кнопкою миші на спосіб комунікації, який хочете приховати.

Ця діаграма наочно демонструє ефективність кожного із способів комунікації.

Доступ до звіту

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Управляючий, а також тим співробітникам, кому він надав доступ до даного звіту. Про налаштування доступів до звітів читайте у розділі Доступ до звітів.

Сотрудник в меню Отчеты - Все отчеты, зайдя под своей учетной записью сможет просматривать все отчеты, к которым ему выдали доступ, а также добавлять их в избранные для удобства поиска.
 

Добавить отчеты в список избранных можно на странице Все отчеты, отмечая их галочками. О том что выбранный отчет добавлен в избранное, система просигнализирует вам подсветкой звезды.

Найти все избранные отчеты можно с помощью кнопки Избранные отчеты, расположенной в верхней части бокового меню.

Кнопка Сортировать призвана для изменения порядка отображения отчетов: нажав на кнопку, с помощью стрелок настройте тот порядок, в котором вы хотите видеть отчеты на странице и нажмите Готово.

Подробнее о каждом разделе и отчетам можно в категории Отчеты.

Общий CRM отчет показывает сводную статистику по результатам задач, по эффективности привлечения клиентов, по актуальным, выполненным и закрытым задачам и многое другое. Отчет крайне полезен для общего анализа работы по задачам. 

Если вы еще не знакомы с понятием задач, их результатов и прочей информацией о модуле CRM, предлагаем перейти в статью модуль CRM для ознакомления

Общий CRM отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - Общий CRM отчет. 

Так как отчет содержит много различной полезной информации, для удобства он был разделен на отдельные блоки, которые мы рассмотрим далее.

Блок фильтров 

В блоке фильтров у вас есть возможность отфильтровать представление задач за определеный период, с указанием определенного шаблона задачи, который вас интересует, а также по исполнителю.
Фильтры можно комбинировать.

Для очистки фильтров, нажмите кнопку Очистить фильтры.

Отчет по результатам выполнения задач

В данный отчет попадают результаты задач, с текущим статусом Выполненная или Закрытая, так как лишь по выполнению задачи можно выбрать определенный результат ее выполнения.

Отчет состоит из двух столбцов:

• название шаблона результата - в колонке отображаются все шаблоны результатов задач;
• кол-во задач, закрытых данным результатом - в колонке отображается количество закрытых задач с соответствующим результатом.

 Отчет по актуальным задачам на текущую дату

На отчет по актуальным задачам не влияет фильтр Выбранный период, так как в отчете отображается информация только за текущую дату. В данном отчете отображаются только задачи со статусами : Новая, Прочитанная, В работе, На уточнении, Не принятая. 

Отчет по выполненным и закрытым задачам

Данный отчет отображает информацию, сколько всего выполненных задач в выбранном периоде. В отчет попадают только задачи со статусами: Выполненная, Закрытая, Отмененная.

 Отчет по эффективности привлечения клиентов

В отчете по эффективности привлечения клиентов имеется разделение на 3 блока в численном и процентном соотношении клиентов:

• Количество клиентов в базе всего - отображает сколько в системе активных и архивных посетителей вместе;
• Количество АКТИВНЫХ клиентов - отображает количество только активных посетителей;
• Количество НЕАКТИВНЫХ клиентов - отображает количество только архивных посетителей.

 Количественные показатели взаимодействия с клиентами  

В отчете отображается количество взаимодействий с клиентами в выбранный период времени. 

Блок разбит на 4 рядка:

• количество отправленных СМС - в отчете показано сколько всего СМС отправленных посетителям в выбранный период;
• количество уникальных клиентов, которым были отправлены СМС за данный период - в отчете отображается количество клиентов которым были отправлены СМС;;
• количество задач, выполненных по клиентам - в отчете показано сколько всего было выполнено задач сотрудниками по посетителям за выбранный период;
• количество уникальных клиентов, по которым выполнялись задачи - отображается количество клиентов по которым проводились задачи. 

Финансовые показатели взаимодействия с клиентами

Финансовые показатели взаимодействия с клиентами отображают количество финансовых операций, приходы, средний чек, в выбранный период времени. В данный отчет попадают только задачи с текущим статусом Выполненная или Закрытая.

Блок разбит на 4 колонки:

• показатель;
• по клиентам, с которыми велась работа;
• по всем клиентам;
• процент приходов от клиентов, с которыми велась работа относительно приходов от всех клиентов. 

 Отчет по переходам клиентов из статуса в статус

В данном отчете можно посмотреть количество смен статусов посетителей за выбранный период времени. Отчет разбит на 3 колонки:

• предыдущий статус - статус посетителя до смены;
• текущий статус - текущий статус посетителя после смены;
• количество уникальных клиентов сменивших статус за выбранный период - отображает количество посетителей, которые сменили статус.

Важно! При правильном использовании статусов, данный отчет позволит вам сформировать воронку продаж.

Общий отчет показывает все итоговые показатели финансовых операций в организации за текущий день и текущий месяц.

Данная информация будет полезна для быстрого просмотра общих финансовых показателей, состояния счетов, общего кол-ва активных абонементов, общих данных по посетителям, а также данных по продажам и закупкам товаров.

Визуально отчет разделен на две части: левая часть отчета отображает информацию за день, правая - за месяц. 

В отчете много информации, поэтому возле большинства показателей есть подсказки:

В поле Средний чек учитываются продажи со скидками, а также полностью считаются проданные в долг абонементы. 
Например: если абонемент, стоимостью 1000 д.е., продан посетителю за 0, в отчете отобразится вся сумма за абонемент. Если абонемент, стоимостью 1000 д.е., подан со скидкой 50%, в поле Средний чек отобразится половина стоимости абонемента. 

Если вы еще не знакомы со всеми возможными финансовыми операциями, доступными в системе, предлагаем ознакомиться со статьей Финансы и финансовый отчет. 

В данном отчете вы можете посмотреть статистику выбранных результатов выполнения задач, оценить популярность того или иного результата, а также ознакомиться с задачей, по которой был выбран результат.

В отчете Результаты задач по дополнительным справочникам CRM отображается количество клиентов, по которым были закрыты задачи с конкретными значениями из дополнительных справочников CRM.

Отчет визуально разбит на 2 блока:

• блок фильтров;
• таблица со списком результатов.

В блоке фильтров вы имеете возможность указать период времени, за который закрывались задачи с определенными результатами. 

Кроме этого, вы сможете выбрать справочник, по результатам которого будет отображена статистика, а также выбрать статус посетителей. 

В таблице ниже отображаются результаты и количество клиентов с полученными результатами.

Список результатов разбит по справочникам с учетом выбранных параметров в блоке фильтров.

Название результата является ссылкой, кликнув по которой вы сможете увидеть список клиентов, задачи по которым закрывались с выбранным результатом. 

По клиенту также отображается следующая информация:

• статус при наведении курсора на блок со статусом);
• ФИО клиента (посетителя/лида/представителя);
• номер телефона;
• информация по последней закрытой задаче.

В блоке последняя задача отображается вся информация касательно выбранного результата при закрытии задачи: сам результат, комментарий, история смены статуса посетителя, а также номер задачи и дата закрытия.

Важно! Номер и дата закрытия задачи являются ссылкой, по клику по которой можно просмотреть основную информацию по задаче, а также дополнительную информацию по клиенту. 

В колонке Следующая задача отображается информация по номеру и дате/времени выполнения следующей задачи.

Обратите внимание: после нажатия на дату следующей задачи, откроется всплывающее окно, в котором можно просмотреть основную информацию по задаче, а также дополнительную информацию по клиенту. 

Отчет призван предоставить полную информацию по абонементам, проданным за определенный период и не только. Вы можете получить точные суммы, вырученные с продажопределенных абонементов по определенным филиалам, направлениям, группам и т.д. Предоставляется также и точная информация по оплатам долгов, оплатам с депозитов посетителей, общий и детальный свод информации по каждому типу абонемента.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Сотрудники - Доступ к отчетам. Находится сам отчет в меню Отчеты - Все отчеты - Отчет по абонементам.

Фильтрация и поиск

Данный отчет позволяет отфильтровать данные по следующим параметрам:

• период продажи абонементов;
• филиал, в котором производились продажи (определяется тем, какой филиал был выбран у сотрудника в качестве текущего на момент продажи);
• филиал, который можно посещать по проданным абонементам;
• направление, которое можно посещать по проданным абонементам;
• группа, которую можно посещать по проданным абонементам;
• тип абонемента;
• по всем абонементам;
• только по разовым абонементам;
• по всем абонементам, исключая разовые;
• отображая/не отображая общий отчет;
• отображая/не отображая детальный отчет.

Общий отчет по абонементам

В данном блоке размещен общий свод по каждому типу абонемента, с указанием информации о количестве проданных абонементов каждого типа и финансовых показателях.

Разберем детальнее каждый столбец (для примера, выберем период с 19.12.2018 по 01.01.2019):

Тип абонемента
В данном столбце указываются наименования типов абонементов.

Пример: абонемент Рисование.

Кол-во проданных абон-ов
В данном столбце указывается количество проданных абонементов каждого типа.
Пример: абонемент Рисование был продан в выбранном периоде периоде всего один, в столбец запишется 1.

Полная стоимость.
В данном столбце указывается полная суммарная стоимость проданных абонементов каждого типа.
Пример: был продан один абонемент типа Рисование. Стоимость одного абонемента - 3600. Таким образом, полученная сумма в столбце будет равняться: 3600 * 1 = 3600.  

Сумма долгов.
В данном столбце указывается суммарное количество долгов, по проданным абонементам каждого типа.
Пример: абонемент типа Рисование Индивидуальный был продан за 600 ден. ед, однако он был продан частично в долг на 300 ден. ед. В данный столбец будет записано 300, так как это сумма долга за продажу абонемента в выбранном периоде.

Оплаты за абонементы.
В столбец выводятся суммы, фактически вырученные только за проданные абонементы в выбранном периоде.
Пример: абонемент типа Рисование Индивидуальный был продан за 600 ден. ед, однако, он был продан частично в долг на 300 ден. ед. В данный столбец будет записано 300, так как это фактически вырученная сумма за продажу абонемента в выбранном периоде.

Оплаты долгов в следующих периодах.
В столбце выводятся суммы за оплаты долгов, произведенные в следующих периодах, за абонементы проданные в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 был продан абонемент Рисование Индивидуальный, продан он был в долг, который составил 1 ден. ед. Датой от 02.01.2019 данный долг был погашен. Таким образом, мы получаем оплату долга за абонемент, совершенную в следующем периоде и отчет запишет сумму 1.

Оплаты абон-тов и долгов c депозитов в выбранном периоде.
В данном столбце выводятся суммы, полученные с депозитов за продажи абонементов и долгов в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 полностью с депозита был оплачен абонемент Актерское мастерство, стоимость которого составляет 2720 ден. ед. Таким образом, мы получаем оплату абонемента с депозита в выбранном периоде на сумму 2720 ден. ед, что и фиксирует данный отчет.

Оплаты долгов с депозитов в следующих периодах.
В данный столбец выводится информация о суммах, полученных с оплат долгов, произведенных с депозита в следующих периодах, за абонементы проданные в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 полностью в долг был продан один абонемент типа Пение, стоимость которого составляла 1000 ден. ед. Второго января 19го, долг за абонемент был выплачен с депозитного счета в полном размере, что и указывается в отчете как 1000 ден ед. за оплату долга с депозита в следующем периоде.

Оплаты прошлых долгов, т.е. по абон-там, проданным ранее.
Данный столбец содержит информацию о суммах, полученных в выбранном периоде с оплат долгов за абонементы, которые были проданы ранее выбранного периода.

Пример: 17.12.2018 частично в долг был продан абонемент Пение. Сумма долга составила 100 ден. ед. Погашен этот долг был 19.12.2018, что и было зафиксировано в отчете в качестве оплаты прошлого долга, совершенной за абонемент, проданный ранее выбранного периода.

Фактическая сумма за выбранный период.

Данный столбец содержит суммы, фактически полученные за абонементы, которые были проданы в выбранный период.
Пример: был продан один абонемент типа Рисование Индивидуальный, стоимость которого - 600 ден. ед. Продан он был в долг, который составил 300 ден. ед, то есть, получено было фактически 300 ден. ед. прибыли. Однако, также в столбце Оплаты прошлых долгов, т.е по абон-там, проданным ранее мы наблюдаем, что в выбранном периоде также был погашен долг за прошлые абонементы, в размере 49 ден. ед. Таким образом, в выбранном периоде по абонементу данного типа было фактически получено 349 ден. ед, что и фиксирует отчет.

Важно! В фактически полученную сумму не входят какие-либо оплаты абонементов и долгов с депозитов посетителей, так как депозитные средства не являются новой прибылью организации.

В данный столбец записываются суммы новых вхождений средств за оплаты абонементов и долгов по ним, полученные в выбранном периоде.

Детальный отчет по абонементам

Основное различие детального отчета и общего отчета по абонементам заключается в форме представления: общий отчет показывает общий свод по каждому типу абонемента, в то время как детальный - свод по группам, которые можно посещать с каждым типом абонемента. 

К примеру, был продан абонемент Актерское мастерство, с которым можно посещать группы актерского мастерства в филиале Москвы и Санкт-Петербурга. В таком случае, отчет должен показать три комбинации по данному абонементу:

• Актерское мастерство филиала Москвы.
• Актерское мастерство филиала Питера.
• Актерское мастерство филиала Москвы и Питера.

Однако, абонементы такого типа в выбранном периоде не продавались в филиале Питера, ровно как и не гасились по ним долги как в предыдущих так и в следующих периодах.

В связи с этим, мы можем наблюдать, что отчет зафиксировал лишь две комбинации: по филиалу Москвы и по двум филиалам сразу. Столбцы, приведенные в детальном отчете показывают ту же информацию, что и в общем, однако записываемые суммы относятся лишь к абонементам, проданным в группу, указанную в столбце Группы. 

Рассмотрим детальнее: по группе актерского мастерства филиала Москвы, в столбце Полная стоимость зафиксировано 2720 ден. ед, аналогичная сумма и в столбце Оплаты абон-тов и долгов c депозитов в выбранном периоде - это свидетельствует о том, что абонемент был оплачен с депозитного счета посетителя. Все же остальные столбцы фиксируют 0, что означает, отсутствие продаж абонементов по данной группе в выбранном периоде.

Если же обратить внимание на свод по двум группам актерского мастерства Москвы и Питера - мы наблюдаем в столбцах Оплаты прошлых долгов, т.е. по абон-там, проданным ранее и Фактическая сумма за выбранный период сумму 720, в то время, как все остальные столбцы фиксируют 0. Это означает, что в выбранном периоде не был продан ни один абонемент типа Актерское мастерство, с которым можно было бы ходить сразу в обе группы. Чего не скажешь о предыдущих периодах, где такой абонемент был продан в долг, который составил 720 ден. ед. и который погасили в выбранном периоде, что и зафиксировал отчет. Так как оплата долга является поступлением новых средств в организацию, столбец фактически полученной суммы также фиксирует 720.

Детальный отчет по абонементам удобен для просмотра информации о прибыльности определенных групп, просмотра оплат долгов, а также для ведения финансовой аналитики в разрезе по каждой группе и их совокупностей.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Данный отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Контроль - Отчет по автоматическим действиям.

Если вы еще не знакомы с автоматическими действиями, предлагаем вам ознакомиться с данным функционалом, перейдя по ссылке Автоматические действия.

В данном отчете вы имеете возможность просмотреть выполненные автоматические действия за выбранный период, а также производить фильтрацию по конкретному автодействию и событию.

Рассмотрим пример поиска действий, выполненных в результате автодействия Смена статуса клиента.

В таблице отображена детальная информация по результатам выполнения автоматических действий:

• Дата создания.
• Статус автоматического действия.
• Дата последнего изменения статуса.
• Событие (автоматическое действие: отмечание посещения индивидуального занятия, абонемент заканчивается по сроку, периодические действия с клиентом).
• Действие (создание задачи по клиенту, отправка СМС посетителю, смена статуса клиенту).
• Комментарий – номер задачи, новый статус клиента и т.д.

Данный отчет можно распечатать.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

В программе есть возможность работать с абонементами: настраивать, создавать, продавать и т.д. Если вы еще не знакомы с понятием абонемента, предлагаем прочесть о нем в статье Типы абонементов: пробные, разовые, постоянные.

Данный отчет предоставляет информацию об активных абонементах на выбранный период.

Находится данный отчет в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Абонементы- Отчет по активным абонементам.

Фильтрация и поиск

В отчете присутствует блок поиска, который позволяет просматривать информацию в различных разрезах.

Фильтрация доступна по таким критериям:

1. Период, который частично или полностью захватывает срок действия абонемента..

Пример: второго января был продан абонемент, который не имеет ограничений по сроку действия. При просмотре отчета за 04.01.2019 и выборе фильтров, которые захватывают дату начала срока действия абонемента, мы сможем наблюдать в отчете данный абонемент, т.к. в рамках выбранного периода он был активен и остается таковым на 04.01.2019.

1. По филиалу, в котором абонемент был продан.
2. По всем абонементам.
3. По всем абонементам, исключая разовые.
4. По исключительно разовым абонементам.
5. По типу абонемента.
6. Только с долгами.

Фильтры можно комбинировать между собой для получения нужной информации.

Таблица также позволяет производить сортировку по колонкам, где присутствуют специальные стрелки.

Представляемая информация

В формате таблицы отчет содержит информацию:

1. ФИО посетителя, которому был продан абонемент, с облаком детальной информации  
2. Номер телефона посетителя.
3. Название проданного абонемента.
4. Количество оставшихся занятий по проданному абонементу на данный момент.
5. Дата оплаты (продажи) абонемента.
6. Дата окончания абонемента по сроку действия.
7. Стоимость абонемента с учетом скидок.
8. Сумма неотработанных средств по абонементу.

Пример: был продан абонемент на 12 занятий, который стоит суммарно 3000 ден. ед. Отчет показывает кол-во оставшихся занятий - 11 и сумму неотработанных денег - 2750 ден. ед.

Разберемся, почему была расчитана такая сумма в интересующем нас столбце.

Отработанными деньгами по абонементу являются посещенные занятия, то есть занятия, которые не подлежат возврату средств и считаются списанными по абонементу. В нашем случае, стоимость всех восьми занятий составляет 3600 ден. ед, что за одно занятий составляет 450 ден. ед. Так как 3 занятия посетитель уже отходил, а 5 осталось, сумма неотработанных денег равна: 3600/8 * 5 = 2250 ден. ед.

Таким образом, выводим формулу:

A/n*(n-p)=x

Где A - сумма, полученная при оплате абонемента, n - количество всех доступных занятий с абонементом, p - количество отработанных занятий по абонементу, а х - неотработанные деньги по абонементу - искомое, которое и записывается в отчет.

1. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в меню Сотрудники, разделе Доступ к отчетам.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Данный отчет позволяет просматривать информацию по архивным абонементам посетителей.

Если вы еще не знакомы с самим понятием абонементов, предлагаем ознакомиться со статьей Типы абонементов, пробные, разовые, постоянные.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Абонементы - Отчет по архивным абонементам.

Фильтрация и поиск

Блок поиска в отчете позволяет фильтровать выводимую информацию по таким параметрам:

1. Дата попадания в архив - период, в рамках которого абонементы становились архивными.
2. Филиал, в котором продавались архивные абонементы.
3. Фильтрация по всем абонементам.
4. Фильтрация по всем абонементам, исключая разовые.
5. Фильтрация только по разовым абонементам.
6. Фильтрация по определенному типу абонемента.

Представляемая информация

Отчет предоставляет информацию в виде таблицы с такими данными:

1. ФИО посетителя, имеющего архивный абонемент, с облаком детальной информации  
2. Телефон посетителя.
3. Название архивного абонемента.
4. Количество занятий оставшихся по архивному абонементу.
5. Дата оплаты (продажи) абонемента.
6. Дата окончания абонемента по сроку действия.
7. Активные абонементы посетителя.
8. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Также отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Бронирование мест - это запись посетителей на занятие. В данном отчете вы имеете возможность просмотреть брони по каждому занятию, а также получить информацию об отметках посещений и т.д.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Бронирование - Отчет по броням.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Фильтрация и поиск

В блоке поиска доступна фильтрация по:

• периоду, в течении которого производились бронирования;
• по определенной дате;
• по филиалу, в котором проходят занятия по броням;
• по направлению;
• по группе;
• по залу;
• по преподавателю;
• по определенной отметке;
• фильтрация по броням, которые не были отмечены - Нет отметки.

 Фильтры можно комбинировать между собой.

Представляемая информация

Сразу под блоком фильтров располагаются занятия со списками посетителей, которые на них были записаны.

Занятия со списком отображаются в виде таблицы с данными:

1. ФИО посетителя, забронировавшего место.
2. Абонемент, с которым бронировалось место. Если при бронировании у посетителя не было абонемента, указывается Без абонемента.
3. Информация о том посетил человек занятие или нет.
4. Отметка о посещении.
5. Было ли забронировано занятие через форму обратной связи, если было - указывается номер заявки, по которой бронирование было подтверждено. Детальнее о форме обратной связи можно узнать в статье Форма захвата контактов.
6. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен для вывода на печать.

Отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посетители  и выполняет следующие задачи:

• отображение списка посетителей, добавленных в систему за выбранный период,
• фильтрация посетителей по дате последнего посещения.

Кроме даты добавления в систему и даты последнего посещения в отчете представлена следующая информация:

• номер телефона посетителя,
• филиал/филиалы, в который посетитель записан,
• статус активности посетителя – активный/архивный,
• номер клубной карты,
• ФИО сотрудника, добавившего посетителя в систему.

Рассмотрим примеры использования отчета

Пример 1

Допустим, сегодня 08.02.2019. Вам необходимо узнать, кто из посетителей посещали занятия в прошлом месяце, но перестали ходить в текущем.

Используйте фильтр по дате последнего посещения и установите период 01.01.2019 – 01.02.2019

Для этого вам необходимо поставить галочку в фильтре по дате последнего посещения, выбрать необходимый период и снять галочку с фильтра по дате добавления в систему.

В отчете отображается список посетителей, дата последнего посещения которых попала в указанный вами промежуток времени.

Пример 2

С помощью отчета вы также можете посмотреть список посетителей, которых в систему добавил определенный сотрудник за указанный промежуток времени.

Например, вас, как руководителя, интересует список посетителей, добавленных за январь 2019 определенным сотрудником.

Для этого вам необходимо использовать фильтр по дате добавления в систему и фильтр по сотруднику.

В фильтре по дате добавления в систему укажите период от 01.01 по 31.01 и в фильтре по сотруднику выберите сотрудника.

В таблице со списком посетителей вы видите только тех посетителей, которые были добавлены в систему выбранным сотрудником и только за заданный период.

Будьте внимательны с опциями:
Дата добавления в систему и Дата последнего посещения - при формировании отчета учитывается только та опция, которая отмечена галочкой.

Отчет может быть выведен на печать.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Отчет по динамике статусов посетителей поможет вам проследить смену статусов посетителей за выбранный период. Например, выбрать всех посетителей за последний месяц, перешедших из статуса Новый в статус Купил абонемент.

Отчет по динамике статусов посетителей находится в пункте меню Отчеты- Все отчеты - раздел Маркетинг/Продажи - Отчет по динамике статусов посетителей.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Данный отчет по умолчанию показывает список всех клиентов у которых менялся статус в выбранный период. Если вам нужно просмотреть список клиентов, у которых в выбранном периоде менялся статус, установите нужные даты в поле Период.

С помощью опции Учитывать только новых клиентов за период вы сможете просматривать статистику изменений статусов только по новым посетителям.

С помощью фильтра Источники обращений у вас есть возможность проверить динамику посетителей которые узнали об организации из конкретного источника обращения.

В отчете также присутствует информация о направлениях, которые посещает посетитель, а также источник обращения и точная дата изменения статуса. 

По клику на имя, в колонке ФИО посетителя, вы перейдете в профиль, где можете детальнее посмотреть информацию по интересующему вас посетителю.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Для корректной работы данного отчета необходимо заранее настроить справочник Статусы посетителей и использовать его при работе с посетителями, поддерживая актуальные статусы. Подробнее о работе со статусами читайте по ссылке Статусы посетителей.

Отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посетители.

Отчет предназначен для просмотра дат рождения посетителей за определенный день или же период. Также есть возможность просмотреть возраст и телефонные номера клиентов.

Страница визуально разделена на два блока – блок фильтров и таблица с информацией о Днях Рождения посетителей.

Сведения по дням рождения фильтруются по следующим критериям:

• Текущий день- фильтрация по текущему календарному дню;
• Текущий месяц- фильтрация информации по текущему календарному месяцу;
• Выбранный период- указывается период любой длительности с... и по...  (как 2 дня, так и 4,5 месяца);
• Филиал- фильтрация с учетом выбранного филиала;
• поле Комментарий покажет дополнительную колонку Комментарий;
• Активный/Архивный покажет список активных или архивных посетителей соответственно, Дни Рождения которых попадают в выбранный период.

В блоке Отчет по дням рождения отображается информация с учетом примененных фильтров.

По умолчанию отображается информация за текущий месяц.

Данные в таблице можно распечатать или экспортировать в таблицы Excel.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Отчет показывает список посетителей, по которым не было создано ни одной задачи и/или не было отмечено ни одного посещения (вообще или c определенной даты). Как можно понять из названия, отчет предназначен для того, чтобы быстро найти клиентов/лидов, с которыми не было никакой коммуникации в течении определенного периода времени. 

  Отчет визуально разбит на 2 блока:

• блок фильтров;
• таблица со списком забытых клиентов.

В блоке фильтров вы имеете возможность выбрать отобразить список посетителей, по которым не создано вообще задач или с определенной даты.
А также отфильтровать по статусу и состоянию посетителей: активные и/или архивные.
В фильтре есть возможность отобразить посетителей, что вообще не посещали занятия и/или не посещали с определенной даты.

Таблица со списком забытых клиентов.
В колонке ФИО посетителя, при нажатии на имя открывается профиль данного посетителя.

Также в списке посетителей указывается следующая информация:

• номер телефона;
• Email;
• дата добавления в систему;
• дата последнего посещения (если есть).

Данный отчет можно вывести на печать. 

Отчет доступен в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посещения - Отчет по занятиям.

Данный отчет показывает прошедшие занятия согласно установленному расписанию, а также выводит список посетителей, отмеченных на этих занятиях.

Этот отчет будет полезен как самому сотруднику с ролью Преподаватель так и сотрудникам контролирующим посещаемость на занятиях.

Если в организации зарплата преподавателя считается с учетом количества проведенных им занятий и посетителей, которые на этих занятиях присутствовали, то этот отчет дает возможность проконтролировать правильность расчета зарплаты сотруднику.

Отчет разбит на блок фильтров и блоки с информацией.

Как и в других отчетах, доступны следующие фильтры:

• по филиалу - фильтр доступен, если в организации более одного филиала;
• по преподавателю - выбор преподавателя, по занятиям которого будет сформирован отчет;
• за период - выбирается любой прошедший период.
• на дату - для быстрого формирования отчета за день;
• по отметке - выберите одну или несколько отметок - в отчете отобразятся занятия с указанными отметками.

После выбора фильтров поиска, нажмите кнопку Сформировать отчет, чтобы сбросить фильтры поиска – нажмите кнопку Сбросить фильтры.

Отчет доступен для печати.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.