Каждому сотруднику у которого есть доступ к системе, сотрудник с ролью Управляющий может настроить доступ к любому из отчетов. Для этого используется страница Отчеты - Настройка прав доступа. Для открытия доступа нажмите кнопку Редактировать и выберите нужных сотрудников во всплывающем окне и нажмите Сохранить. 

В открывшимся окне отметьте галочками сотрудников, которым вы хотите дать доступ к отчету и нажмите Сохранить.

Для просмотра тех, кому доступ уже выдан, воспользуйтесь кнопкой Посмотреть кому разрешен доступ, как показано на изображении.

Доступ к отчетам также можно настроить индивидуально каждому сотруднику, делается это через меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели, вкладка Доступ к отчетам на странице редактирования сотрудника. Об этом подробнее описано в разделе Доступ к отчетам. 

Сотрудник в меню Отчеты - Все отчеты, зайдя под своей учетной записью сможет просматривать все отчеты, к которым ему выдали доступ, а также добавлять их в избранные для удобства поиска.
 

Добавить отчеты в список избранных можно на странице Все отчеты, отмечая их галочками. О том что выбранный отчет добавлен в избранное, система просигнализирует вам подсветкой звезды.

Найти все избранные отчеты можно с помощью кнопки Избранные отчеты, расположенной в верхней части бокового меню.

Кнопка Сортировать призвана для изменения порядка отображения отчетов: нажав на кнопку, с помощью стрелок настройте тот порядок, в котором вы хотите видеть отчеты на странице и нажмите Готово.

Подробнее о каждом разделе и отчетам можно в категории Отчеты.

Общий CRM отчет показывает сводную статистику по результатам задач, по эффективности привлечения клиентов, по актуальным, выполненным и закрытым задачам и многое другое. Отчет крайне полезен для общего анализа работы по задачам. 

Если вы еще не знакомы с понятием задач, их результатов и прочей информацией о модуле CRM, предлагаем перейти в статью модуль CRM для ознакомления

Общий CRM отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - Общий CRM отчет. 

Так как отчет содержит много различной полезной информации, для удобства он был разделен на отдельные блоки, которые мы рассмотрим далее.

Блок фильтров 

В блоке фильтров у вас есть возможность отфильтровать представление задач за определеный период, с указанием определенного шаблона задачи, который вас интересует, а также по исполнителю.
Фильтры можно комбинировать.

Для очистки фильтров, нажмите кнопку Очистить фильтры.

Отчет по результатам выполнения задач

В данный отчет попадают результаты задач, с текущим статусом Выполненная или Закрытая, так как лишь по выполнению задачи можно выбрать определенный результат ее выполнения.

Отчет состоит из двух столбцов:

• название шаблона результата - в колонке отображаются все шаблоны результатов задач;
• кол-во задач, закрытых данным результатом - в колонке отображается количество закрытых задач с соответствующим результатом.

 Отчет по актуальным задачам на текущую дату

На отчет по актуальным задачам не влияет фильтр Выбранный период, так как в отчете отображается информация только за текущую дату. В данном отчете отображаются только задачи со статусами : Новая, Прочитанная, В работе, На уточнении, Не принятая. 

Отчет по выполненным и закрытым задачам

Данный отчет отображает информацию, сколько всего выполненных задач в выбранном периоде. В отчет попадают только задачи со статусами: Выполненная, Закрытая, Отмененная.

 Отчет по эффективности привлечения клиентов

В отчете по эффективности привлечения клиентов имеется разделение на 3 блока в численном и процентном соотношении клиентов:

• Количество клиентов в базе всего - отображает сколько в системе активных и архивных посетителей вместе;
• Количество АКТИВНЫХ клиентов - отображает количество только активных посетителей;
• Количество НЕАКТИВНЫХ клиентов - отображает количество только архивных посетителей.

 Количественные показатели взаимодействия с клиентами  

В отчете отображается количество взаимодействий с клиентами в выбранный период времени. 

Блок разбит на 4 рядка:

• количество отправленных СМС - в отчете показано сколько всего СМС отправленных посетителям в выбранный период;
• количество уникальных клиентов, которым были отправлены СМС за данный период - в отчете отображается количество клиентов которым были отправлены СМС;;
• количество задач, выполненных по клиентам - в отчете показано сколько всего было выполнено задач сотрудниками по посетителям за выбранный период;
• количество уникальных клиентов, по которым выполнялись задачи - отображается количество клиентов по которым проводились задачи. 

Финансовые показатели взаимодействия с клиентами

Финансовые показатели взаимодействия с клиентами отображают количество финансовых операций, приходы, средний чек, в выбранный период времени. В данный отчет попадают только задачи с текущим статусом Выполненная или Закрытая.

Блок разбит на 4 колонки:

• показатель;
• по клиентам, с которыми велась работа;
• по всем клиентам;
• процент приходов от клиентов, с которыми велась работа относительно приходов от всех клиентов. 

 Отчет по переходам клиентов из статуса в статус

В данном отчете можно посмотреть количество смен статусов посетителей за выбранный период времени. Отчет разбит на 3 колонки:

• предыдущий статус - статус посетителя до смены;
• текущий статус - текущий статус посетителя после смены;
• количество уникальных клиентов сменивших статус за выбранный период - отображает количество посетителей, которые сменили статус.

Важно! При правильном использовании статусов, данный отчет позволит вам сформировать воронку продаж.

Общий отчет показывает все итоговые показатели финансовых операций в организации за текущий день и текущий месяц.

Данная информация будет полезна для быстрого просмотра общих финансовых показателей, состояния счетов, общего кол-ва активных абонементов, общих данных по посетителям, а также данных по продажам и закупкам товаров.

Визуально отчет разделен на две части: левая часть отчета отображает информацию за день, правая - за месяц. 

В отчете много информации, поэтому возле большинства показателей есть подсказки:

В поле Средний чек учитываются продажи со скидками, а также полностью считаются проданные в долг абонементы. 
Например: если абонемент, стоимостью 1000 д.е., продан посетителю за 0, в отчете отобразится вся сумма за абонемент. Если абонемент, стоимостью 1000 д.е., подан со скидкой 50%, в поле Средний чек отобразится половина стоимости абонемента. 

Если вы еще не знакомы со всеми возможными финансовыми операциями, доступными в системе, предлагаем ознакомиться со статьей Финансы и финансовый отчет. 

В данном отчете вы можете посмотреть статистику выбранных результатов выполнения задач, оценить популярность того или иного результата, а также ознакомиться с задачей, по которой был выбран результат.

В отчете Результаты задач по дополнительным справочникам CRM отображается количество клиентов, по которым были закрыты задачи с конкретными значениями из дополнительных справочников CRM.

Отчет визуально разбит на 2 блока:

• блок фильтров;
• таблица со списком результатов.

В блоке фильтров вы имеете возможность указать период времени, за который закрывались задачи с определенными результатами. 

Кроме этого, вы сможете выбрать справочник, по результатам которого будет отображена статистика, а также выбрать статус посетителей. 

В таблице ниже отображаются результаты и количество клиентов с полученными результатами.

Список результатов разбит по справочникам с учетом выбранных параметров в блоке фильтров.

Название результата является ссылкой, кликнув по которой вы сможете увидеть список клиентов, задачи по которым закрывались с выбранным результатом. 

По клиенту также отображается следующая информация:

• статус при наведении курсора на блок со статусом);
• ФИО клиента (посетителя/лида/представителя);
• номер телефона;
• информация по последней закрытой задаче.

В блоке последняя задача отображается вся информация касательно выбранного результата при закрытии задачи: сам результат, комментарий, история смены статуса посетителя, а также номер задачи и дата закрытия.

Важно! Номер и дата закрытия задачи являются ссылкой, по клику по которой можно просмотреть основную информацию по задаче, а также дополнительную информацию по клиенту. 

В колонке Следующая задача отображается информация по номеру и дате/времени выполнения следующей задачи.

Обратите внимание: после нажатия на дату следующей задачи, откроется всплывающее окно, в котором можно просмотреть основную информацию по задаче, а также дополнительную информацию по клиенту. 

Воронка продаж - маркетинговый термин, описывающий процесс продажи товара или услуги, изображается в виде воронки, отображающей входящий поток потенциальных клиентов (лидов) и их трансформацию в постоянных клиентов.  

Процесс продажи состоит из нескольких этапов, на каждом из которых, как правило, часть клиентов теряется.

Пример: сотне возможных клиентов предложили услуги, 60 из них заинтересовались, 45 приняли решения опробовать предоставляемые услуги, 30 произвели оплату и стали постоянными клиентами.

В CRM системе на основе данного отчета можно сделать выводы, которые послужат основой для более детального анализа и принятия управленческих решений. Используя данный отчет вы сможете определить: на каком этапе продажи теряется наибольшая часть возможных клиентов?, какое количество клиентов нужно привлечь, чтобы получить в результате необходимое количество постоянных, которые будут приносить прибыль организации?

Также на основании данной статистики можно получить соответствующие оценки: сколько клиентов отсеивается на каждом из этапов или какая доля клиентов переходит на следующий этап?

В воронке продаж также используются источники обращений. Совокупность этих данных поможет сделать анализ качества лидов, сгенерированных по тому или иному источнику обращения.

Рассмотрим пример:

• в результате рекламы в социальных сетях получили на вход 1000 лидов, в постоянных из них перешли 10;
• в результате рекламы на билборде, размещенном в районе клуба, получили 300 лидов, но из них в постоянных перешли 50;

Данные результаты говорят о том, что лиды, пришедшие через рекламу на билборде являются более качественными, чем лиды пришедшие через рекламу в социальных сетях. На основе этих данных можно проанализировать бюджет, который идет на эти два вида рекламы и рассчитать более выгодный источник генерации лидов.

Приведенный выше пример является лишь примером, основанным на нереальных данных.

Настройка и начало работы с воронкой продаж

Для того чтобы воронка продаж формировалась корректно вам необходимо правильно настроить справочник Статусы посетителей, т. е. создать статусы и установить их верный порядок.

Статусы служат для категоризации посетителей по этапам продаж. Используя статусы, вы можете определить на каком этапе продажи находится тот или иной клиент.

Для корректного построения воронки, необходимо разместить статусы по порядку от потенциальных клиентов (вверху) до тех, кто купил (внизу), учитывая все возможные промежуточные статусы.

Например:

Лид (Первичный контакт)
Заинтересованный
Записались на первое
Пришли на пробное
Записались в группу
Купили абонемент
Постоянный

Чтобы создать статусы и установить их порядок, перейдите на страницу пункта меню Организация- Статусы посетителей.

Добавьте необходимые статусы и стрелками в колонке Порядок статусов разместите их в нужном виде.
Важно также не забыть установить опцию Отображать в воронке продаж для тех статусов, которые участвуют в процессе продажи.

Если у вас есть дополнительные статусы, которые не участвуют в процессе продажи, исключите их из воронки, сняв опцию Отображать в воронке продаж. 

Более детально ознакомиться со статусами посетителей можно перейдя по ссылке Статусы посетителей.

Кроме статусов, также следует настроить упомянутые ранее Источники обращений. Данный справочник доступен в меню Организация - Источники обращений.

При использовании настроенных справочников Статусы посетителей и Источники обращений в работе с клиентами происходит накопление статистических данных, которые необходимы для построения отчета Воронка продаж.

Отчет Воронка продаж

Далее рассмотрим детально сам отчет Воронка продаж, который доступен в меню Отчеты- Все отчеты - раздел Маркетинг/Продажи - Воронка продаж.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.

В отчете представлено два вида воронки, схематически они подписаны как Воронка продаж 1 и Воронка продаж 2:

В чем между ними разница можно узнать из подсказок, всплывающих при наведении курсора на знаки вопроса, расположенные справа от названий, но давайте разберем этот нюанс детальнее.

Как упоминалось ранее, воронка отображает процесс продажи чего-либо: услуг, абонементов, товаров и т.д.

Воронка формируется по статусам клиентов и дает возможность просмотреть количество переходов из одного статуса в другой за определенный промежуток времени. У одного клиента может быть несколько переходов по статусам за выбранный период. В правилах учета этих переходов и заключается принципиальная разница двух воронок, представленных в отчете.

К примеру, клиент сначала был Потенциальным, потом Посетил пробное занятие, а затем Купил годовой абонемент. Таким образом, мы имеем три перехода по трем разным статусам: Потенциальный- Посетил пробное - Купил абонементи, допустим, все они попадают в выбранный период.

Что в таком случае должен учитывать отчет? Все переходы или же только последнюю смену статуса, т.е. статус Купил абонемент? Отчет покажет вам и то и другое - Воронка продаж 1 покажет отчет, на базе конечных переходов, а Воронка продаж 2 - учтет все переходы, добавив посетителя во все 3 статуса: Потенциальный, Посетил пробное и Купил абонемент.

Оба отчета состоят из одинаковых блоков:

• блок фильтров;
• общая воронка продаж- показывает количество посетителей, перешедших в каждый из статусов за выбранный период;
• отчет по переходам клиентов из статуса в статус - отчет, детализирующий информацию по воронке. В этом отчете вы можете просмотреть в каком статусе клиенты, попавшие в воронку, были ранее, до начала выбранного периода;
• воронка продаж по источникам обращений - в данном блоке отображена воронка продаж в разрезе различных источников обращений. Т.е. по каждому из источников обращений создана своя воронка продаж;
• отчет по переходам клиентов из статуса в статус по каждому из источников обращений - отчет демонстрирует переходы клиентов из статуса в статус за выбранный период, пришедших из определенного источника обращения.

Рассмотрим детальнее данные блоки.

Блок фильтров

В блоке фильтров вы можете выбрать период, за который необходимо построить отчет, а также филиал. По умолчанию формируется воронка за текущий месяц и по всем доступным филиалам.

Кроме периода построения, можно также указать период, в который посетители были добавлены, а также установить опцию Только новые посетители. Данная опция покажет информацию по всем посетителям, которые были добавлены в указанный для построения воронки период.

Выбирая филиал, формируется воронка по статусам тех посетителей, которые принадлежат выбранному филиалу. Если один посетитель принадлежит сразу нескольким филиалам, он будет учитываться при фильтрации как по одному филиалу, так и по второму.

Общая воронка продаж

Для каждого статуса, который отображается в воронке прописано количество человек:

• в воронке 1: которым присвоен данный статус,
• в воронке 2: прошедших через данный статус.

Воронка продаж 1

 Данный пример демонстрирует, что за указанный период:

• в статус Записались на пробное перешло 2 человек;
• в статус Пришли на пробное перешло 2 человека;
• в статус Записались в группу перешло 3 человека;
• в статус Купили абонемент перешло 3 человека.

Отчет по переходам клиентов из статуса в статус

В данном блоке находится отчет, детализирующий информацию по воронке.

Вы можете просмотреть в каком статусе ранее (до начала выбранного периода) были клиенты, попавшие в воронку.

При этом, если клиент переходил в другие статусы в течении периода, который мы выбрали, то промежуточные переходы в воронке 1 не учитываются. Учитываются статусы, которые были до начала периода и текущие статусы.

Воронка продаж по источнику обращения Не установлен

 ппппп

Данный блок появляется в отчете, если посетители, которые за указанный период перешли, например, в статус Новый, были добавлены в систему без указания источника обращения.

Таким образом, в статус Купил абонемент за указанный период перешел 1 человек без указанного при добавления в систему источника обращения.

Отчет по переходам клиентов из статуса в статус по источнику обращения Не установлен

В этом блоке находится отчет, детализирующий информацию по воронке с учетом источника обращения. В данном случае источник обращения не указан.

Воронка продаж по источнику обращения Facebook

Данный блок демонстрирует переход из статуса в статус посетителей с источником обращения Facebook.

Например, в статус Записались в группу за указанный период перешло 1 человек с источником обращения Facebook.

Отчет по переходам клиентов из статуса в статус по источнику обращения Facebook

Вы можете просмотреть в каком статусе клиенты, попавшие в воронку, были ранее, до начала выбранного периода.

Мы видим, что в статус Записались в группу перешел 1 человек, ранее имевший статус Постоянный клиент..

Воронка продаж 2

Данный отчет учитывает все переходы посетителей из статуса в статус в течении выбранного периода, таким образом, в данной воронке продаж отображается количество переходов в каждый из статусов.

По аналогии с воронкой продаж 1, отчет состоит из двух частей: общей воронки продаж и отчета по переходам из статуса в статус.

Например, если клиент в течении выбранного периода поменял статус три раза ХОЛОДНЫЙ-ТЕПЛЫЙ-АКТИВНЫЙ, то он будет учтен в воронке три раза: в каждом из статусов по одному разу.

Общая воронка продаж

Согласно Воронке продаж 2, статистика будет следующая:

• Первичный контакт - 5 переходов, 1 клиент;
• Записались на пробное - 8 переходов, 3 клиентов;
• Пришли на пробное - 3 переходов, 3 клиентов;
• Записались в группу - 4 перехода, 4 клиента;
• Купили абонемент - 3 перехода, 3 клиента.

Если сравнивать с Воронкой продаж 1, то статистика будет другая, т.к. в Воронке продаж 1 учитывается количество клиентов, находящихся в определенном статусе на текущий момент.

Отчет по переходам из статуса в статус

В отчете по переходам из статуса в статус выводится информация касательно того, какой у посетителя был статус до перехода в текущий.

Если же у посетителя не было предыдущего статуса, в колонке Предыдущий статус будет указан прочерк.

Просмотреть переходы по статусам конкретного посетителя вы можете в его профиле на вкладке Статус (история).

Важно! Если у посетителя было более одного перехода, отчет покажет каждый его переход отдельной строкой.

Доступ к отчету

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Отчет призван предоставить полную информацию по абонементам, проданным за определенный период и не только. Вы можете получить точные суммы, вырученные с продажопределенных абонементов по определенным филиалам, направлениям, группам и т.д. Предоставляется также и точная информация по оплатам долгов, оплатам с депозитов посетителей, общий и детальный свод информации по каждому типу абонемента.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Сотрудники - Доступ к отчетам. Находится сам отчет в меню Отчеты - Все отчеты - Отчет по абонементам.

Фильтрация и поиск

Данный отчет позволяет отфильтровать данные по следующим параметрам:

• период продажи абонементов;
• филиал, в котором производились продажи (определяется тем, какой филиал был выбран у сотрудника в качестве текущего на момент продажи);
• филиал, который можно посещать по проданным абонементам;
• направление, которое можно посещать по проданным абонементам;
• группа, которую можно посещать по проданным абонементам;
• тип абонемента;
• по всем абонементам;
• только по разовым абонементам;
• по всем абонементам, исключая разовые;
• отображая/не отображая общий отчет;
• отображая/не отображая детальный отчет.

Общий отчет по абонементам

В данном блоке размещен общий свод по каждому типу абонемента, с указанием информации о количестве проданных абонементов каждого типа и финансовых показателях.

Разберем детальнее каждый столбец (для примера, выберем период с 19.12.2018 по 01.01.2019):

Тип абонемента
В данном столбце указываются наименования типов абонементов.

Пример: абонемент Рисование.

Кол-во проданных абон-ов
В данном столбце указывается количество проданных абонементов каждого типа.
Пример: абонемент Рисование был продан в выбранном периоде периоде всего один, в столбец запишется 1.

Полная стоимость.
В данном столбце указывается полная суммарная стоимость проданных абонементов каждого типа.
Пример: был продан один абонемент типа Рисование. Стоимость одного абонемента - 3600. Таким образом, полученная сумма в столбце будет равняться: 3600 * 1 = 3600.  

Сумма долгов.
В данном столбце указывается суммарное количество долгов, по проданным абонементам каждого типа.
Пример: абонемент типа Рисование Индивидуальный был продан за 600 ден. ед, однако он был продан частично в долг на 300 ден. ед. В данный столбец будет записано 300, так как это сумма долга за продажу абонемента в выбранном периоде.

Оплаты за абонементы.
В столбец выводятся суммы, фактически вырученные только за проданные абонементы в выбранном периоде.
Пример: абонемент типа Рисование Индивидуальный был продан за 600 ден. ед, однако, он был продан частично в долг на 300 ден. ед. В данный столбец будет записано 300, так как это фактически вырученная сумма за продажу абонемента в выбранном периоде.

Оплаты долгов в следующих периодах.
В столбце выводятся суммы за оплаты долгов, произведенные в следующих периодах, за абонементы проданные в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 был продан абонемент Рисование Индивидуальный, продан он был в долг, который составил 1 ден. ед. Датой от 02.01.2019 данный долг был погашен. Таким образом, мы получаем оплату долга за абонемент, совершенную в следующем периоде и отчет запишет сумму 1.

Оплаты абон-тов и долгов c депозитов в выбранном периоде.
В данном столбце выводятся суммы, полученные с депозитов за продажи абонементов и долгов в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 полностью с депозита был оплачен абонемент Актерское мастерство, стоимость которого составляет 2720 ден. ед. Таким образом, мы получаем оплату абонемента с депозита в выбранном периоде на сумму 2720 ден. ед, что и фиксирует данный отчет.

Оплаты долгов с депозитов в следующих периодах.
В данный столбец выводится информация о суммах, полученных с оплат долгов, произведенных с депозита в следующих периодах, за абонементы проданные в выбранном периоде.

Пример: 19.12.2018 полностью в долг был продан один абонемент типа Пение, стоимость которого составляла 1000 ден. ед. Второго января 19го, долг за абонемент был выплачен с депозитного счета в полном размере, что и указывается в отчете как 1000 ден ед. за оплату долга с депозита в следующем периоде.

Оплаты прошлых долгов, т.е. по абон-там, проданным ранее.
Данный столбец содержит информацию о суммах, полученных в выбранном периоде с оплат долгов за абонементы, которые были проданы ранее выбранного периода.

Пример: 17.12.2018 частично в долг был продан абонемент Пение. Сумма долга составила 100 ден. ед. Погашен этот долг был 19.12.2018, что и было зафиксировано в отчете в качестве оплаты прошлого долга, совершенной за абонемент, проданный ранее выбранного периода.

Фактическая сумма за выбранный период.

Данный столбец содержит суммы, фактически полученные за абонементы, которые были проданы в выбранный период.
Пример: был продан один абонемент типа Рисование Индивидуальный, стоимость которого - 600 ден. ед. Продан он был в долг, который составил 300 ден. ед, то есть, получено было фактически 300 ден. ед. прибыли. Однако, также в столбце Оплаты прошлых долгов, т.е по абон-там, проданным ранее мы наблюдаем, что в выбранном периоде также был погашен долг за прошлые абонементы, в размере 49 ден. ед. Таким образом, в выбранном периоде по абонементу данного типа было фактически получено 349 ден. ед, что и фиксирует отчет.

Важно! В фактически полученную сумму не входят какие-либо оплаты абонементов и долгов с депозитов посетителей, так как депозитные средства не являются новой прибылью организации.

В данный столбец записываются суммы новых вхождений средств за оплаты абонементов и долгов по ним, полученные в выбранном периоде.

Детальный отчет по абонементам

Основное различие детального отчета и общего отчета по абонементам заключается в форме представления: общий отчет показывает общий свод по каждому типу абонемента, в то время как детальный - свод по группам, которые можно посещать с каждым типом абонемента. 

К примеру, был продан абонемент Актерское мастерство, с которым можно посещать группы актерского мастерства в филиале Москвы и Санкт-Петербурга. В таком случае, отчет должен показать три комбинации по данному абонементу:

• Актерское мастерство филиала Москвы.
• Актерское мастерство филиала Питера.
• Актерское мастерство филиала Москвы и Питера.

Однако, абонементы такого типа в выбранном периоде не продавались в филиале Питера, ровно как и не гасились по ним долги как в предыдущих так и в следующих периодах.

В связи с этим, мы можем наблюдать, что отчет зафиксировал лишь две комбинации: по филиалу Москвы и по двум филиалам сразу. Столбцы, приведенные в детальном отчете показывают ту же информацию, что и в общем, однако записываемые суммы относятся лишь к абонементам, проданным в группу, указанную в столбце Группы. 

Рассмотрим детальнее: по группе актерского мастерства филиала Москвы, в столбце Полная стоимость зафиксировано 2720 ден. ед, аналогичная сумма и в столбце Оплаты абон-тов и долгов c депозитов в выбранном периоде - это свидетельствует о том, что абонемент был оплачен с депозитного счета посетителя. Все же остальные столбцы фиксируют 0, что означает, отсутствие продаж абонементов по данной группе в выбранном периоде.

Если же обратить внимание на свод по двум группам актерского мастерства Москвы и Питера - мы наблюдаем в столбцах Оплаты прошлых долгов, т.е. по абон-там, проданным ранее и Фактическая сумма за выбранный период сумму 720, в то время, как все остальные столбцы фиксируют 0. Это означает, что в выбранном периоде не был продан ни один абонемент типа Актерское мастерство, с которым можно было бы ходить сразу в обе группы. Чего не скажешь о предыдущих периодах, где такой абонемент был продан в долг, который составил 720 ден. ед. и который погасили в выбранном периоде, что и зафиксировал отчет. Так как оплата долга является поступлением новых средств в организацию, столбец фактически полученной суммы также фиксирует 720.

Детальный отчет по абонементам удобен для просмотра информации о прибыльности определенных групп, просмотра оплат долгов, а также для ведения финансовой аналитики в разрезе по каждой группе и их совокупностей.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Данный отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Контроль - Отчет по автоматическим действиям.

Если вы еще не знакомы с автоматическими действиями, предлагаем вам ознакомиться с данным функционалом, перейдя по ссылке Автоматические действия.

В данном отчете вы имеете возможность просмотреть выполненные автоматические действия за выбранный период, а также производить фильтрацию по конкретному автодействию и событию.

Рассмотрим пример поиска действий, выполненных в результате автодействия Смена статуса клиента.

В таблице отображена детальная информация по результатам выполнения автоматических действий:

• Дата создания.
• Статус автоматического действия.
• Дата последнего изменения статуса.
• Событие (автоматическое действие: отмечание посещения индивидуального занятия, абонемент заканчивается по сроку, периодические действия с клиентом).
• Действие (создание задачи по клиенту, отправка СМС посетителю, смена статуса клиенту).
• Комментарий – номер задачи, новый статус клиента и т.д.

Данный отчет можно распечатать.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

В программе есть возможность работать с абонементами: настраивать, создавать, продавать и т.д. Если вы еще не знакомы с понятием абонемента, предлагаем прочесть о нем в статье Типы абонементов: пробные, разовые, постоянные.

Данный отчет предоставляет информацию об активных абонементах на выбранный период.

Находится данный отчет в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Абонементы- Отчет по активным абонементам.

Фильтрация и поиск

В отчете присутствует блок поиска, который позволяет просматривать информацию в различных разрезах.

Фильтрация доступна по таким критериям:

1. Период, который частично или полностью захватывает срок действия абонемента..

Пример: второго января был продан абонемент, который не имеет ограничений по сроку действия. При просмотре отчета за 04.01.2019 и выборе фильтров, которые захватывают дату начала срока действия абонемента, мы сможем наблюдать в отчете данный абонемент, т.к. в рамках выбранного периода он был активен и остается таковым на 04.01.2019.

1. По филиалу, в котором абонемент был продан.
2. По всем абонементам.
3. По всем абонементам, исключая разовые.
4. По исключительно разовым абонементам.
5. По типу абонемента.
6. Только с долгами.

Фильтры можно комбинировать между собой для получения нужной информации.

Таблица также позволяет производить сортировку по колонкам, где присутствуют специальные стрелки.

Представляемая информация

В формате таблицы отчет содержит информацию:

1. ФИО посетителя, которому был продан абонемент, с облаком детальной информации  
2. Номер телефона посетителя.
3. Название проданного абонемента.
4. Количество оставшихся занятий по проданному абонементу на данный момент.
5. Дата оплаты (продажи) абонемента.
6. Дата окончания абонемента по сроку действия.
7. Стоимость абонемента с учетом скидок.
8. Сумма неотработанных средств по абонементу.

Пример: был продан абонемент на 12 занятий, который стоит суммарно 3000 ден. ед. Отчет показывает кол-во оставшихся занятий - 11 и сумму неотработанных денег - 2750 ден. ед.

Разберемся, почему была расчитана такая сумма в интересующем нас столбце.

Отработанными деньгами по абонементу являются посещенные занятия, то есть занятия, которые не подлежат возврату средств и считаются списанными по абонементу. В нашем случае, стоимость всех восьми занятий составляет 3600 ден. ед, что за одно занятий составляет 450 ден. ед. Так как 3 занятия посетитель уже отходил, а 5 осталось, сумма неотработанных денег равна: 3600/8 * 5 = 2250 ден. ед.

Таким образом, выводим формулу:

A/n*(n-p)=x

Где A - сумма, полученная при оплате абонемента, n - количество всех доступных занятий с абонементом, p - количество отработанных занятий по абонементу, а х - неотработанные деньги по абонементу - искомое, которое и записывается в отчет.

1. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в меню Сотрудники, разделе Доступ к отчетам.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Данный отчет позволяет просматривать информацию по архивным абонементам посетителей.

Если вы еще не знакомы с самим понятием абонементов, предлагаем ознакомиться со статьей Типы абонементов, пробные, разовые, постоянные.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Абонементы - Отчет по архивным абонементам.

Фильтрация и поиск

Блок поиска в отчете позволяет фильтровать выводимую информацию по таким параметрам:

1. Дата попадания в архив - период, в рамках которого абонементы становились архивными.
2. Филиал, в котором продавались архивные абонементы.
3. Фильтрация по всем абонементам.
4. Фильтрация по всем абонементам, исключая разовые.
5. Фильтрация только по разовым абонементам.
6. Фильтрация по определенному типу абонемента.

Представляемая информация

Отчет предоставляет информацию в виде таблицы с такими данными:

1. ФИО посетителя, имеющего архивный абонемент, с облаком детальной информации  
2. Телефон посетителя.
3. Название архивного абонемента.
4. Количество занятий оставшихся по архивному абонементу.
5. Дата оплаты (продажи) абонемента.
6. Дата окончания абонемента по сроку действия.
7. Активные абонементы посетителя.
8. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Также отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Бронирование мест - это запись посетителей на занятие. В данном отчете вы имеете возможность просмотреть брони по каждому занятию, а также получить информацию об отметках посещений и т.д.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Бронирование - Отчет по броням.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Фильтрация и поиск

В блоке поиска доступна фильтрация по:

• периоду, в течении которого производились бронирования;
• по определенной дате;
• по филиалу, в котором проходят занятия по броням;
• по направлению;
• по группе;
• по залу;
• по преподавателю;
• по определенной отметке;
• фильтрация по броням, которые не были отмечены - Нет отметки.

 Фильтры можно комбинировать между собой.

Представляемая информация

Сразу под блоком фильтров располагаются занятия со списками посетителей, которые на них были записаны.

Занятия со списком отображаются в виде таблицы с данными:

1. ФИО посетителя, забронировавшего место.
2. Абонемент, с которым бронировалось место. Если при бронировании у посетителя не было абонемента, указывается Без абонемента.
3. Информация о том посетил человек занятие или нет.
4. Отметка о посещении.
5. Было ли забронировано занятие через форму обратной связи, если было - указывается номер заявки, по которой бронирование было подтверждено. Детальнее о форме обратной связи можно узнать в статье Форма захвата контактов.
6. Другая доп. инфо. по посетителю - информация, содержащаяся в одноименном поле в профиле посетителя.

Отчет доступен для вывода на печать.

Отчет по возрасту посетителей содержит информацию о количестве посетителей в каждом возрастном диапазоне, из тех, что заданы пользователем.

Данный отчет будет полезен как для формирования групп по возрастам, так и для более точного определения вашей целевой аудитории.

Доступ к отчету

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Фильтры поиска

С помощью фильтров поиска вы можете самостоятельно настроить возрастные интервалы, используя поля Интервал (лет от, до) и Шаг.

По умолчанию значение интервала от 0 до 60 лет, с шагом 5 лет.

Интервалы в которые не попадает ни один посетитель - исключаются из таблицы.

Если в выбранный интервал не умещается равное кол-во шагов, то последний интервал будет меньше, чем шаг.

Также вы можете фильтровать информацию по определенному Филиалу, Направлению и Группе.

Фильтры Активные, Архив - относятся к посетителям.

Фильтры поиска будут применены только после нажатия кнопки Найти.

Кнопкой Очистить фильтры можно очистить выбранные параметры поиска.

Данные отчета

Все данные отчета отображаются в виде таблицы, которая разбита на колони №, Возраст (интервал), Кол-во посетителей.

• № - порядковый номер.
• Возраст (интервал) - интервалы возраста, рассчитанные исходя из заданных в фильтрах, параметров: Интервал и Шаг. При нажатии на ссылку возрастного интервала в столбце Возраст (интервал) разворачивается список Посетителей. При нажатии на ФИО посетителя на соседней вкладке браузера открывается его профиль.

• Кол-во посетителей - показывает количество посетителей попадающих в возрастной диапазон.

Поле Средний возраст - отображает средний возраст посетителей с учетом установленных фильтров. 

Данные из отчета можно распечатать или экспортировать в Excel.

График по возрасту посетителей

Данный график наглядно показывает процентное соотношение посетителей, попадающих в каждый возрастной интервал.

Отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посетители  и выполняет следующие задачи:

• отображение списка посетителей, добавленных в систему за выбранный период,
• фильтрация посетителей по дате последнего посещения.

Кроме даты добавления в систему и даты последнего посещения в отчете представлена следующая информация:

• номер телефона посетителя,
• филиал/филиалы, в который посетитель записан,
• статус активности посетителя – активный/архивный,
• номер клубной карты,
• ФИО сотрудника, добавившего посетителя в систему.

Рассмотрим примеры использования отчета

Пример 1

Допустим, сегодня 08.02.2019. Вам необходимо узнать, кто из посетителей посещали занятия в прошлом месяце, но перестали ходить в текущем.

Используйте фильтр по дате последнего посещения и установите период 01.01.2019 – 01.02.2019

Для этого вам необходимо поставить галочку в фильтре по дате последнего посещения, выбрать необходимый период и снять галочку с фильтра по дате добавления в систему.

В отчете отображается список посетителей, дата последнего посещения которых попала в указанный вами промежуток времени.

Пример 2

С помощью отчета вы также можете посмотреть список посетителей, которых в систему добавил определенный сотрудник за указанный промежуток времени.

Например, вас, как руководителя, интересует список посетителей, добавленных за январь 2019 определенным сотрудником.

Для этого вам необходимо использовать фильтр по дате добавления в систему и фильтр по сотруднику.

В фильтре по дате добавления в систему укажите период от 01.01 по 31.01 и в фильтре по сотруднику выберите сотрудника.

В таблице со списком посетителей вы видите только тех посетителей, которые были добавлены в систему выбранным сотрудником и только за заданный период.

Будьте внимательны с опциями:
Дата добавления в систему и Дата последнего посещения - при формировании отчета учитывается только та опция, которая отмечена галочкой.

Отчет может быть выведен на печать.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Отчет по динамике статусов посетителей поможет вам проследить смену статусов посетителей за выбранный период. Например, выбрать всех посетителей за последний месяц, перешедших из статуса Новый в статус Купил абонемент.

Отчет по динамике статусов посетителей находится в пункте меню Отчеты- Все отчеты - раздел Маркетинг/Продажи - Отчет по динамике статусов посетителей.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Данный отчет по умолчанию показывает список всех клиентов у которых менялся статус в выбранный период. Если вам нужно просмотреть список клиентов, у которых в выбранном периоде менялся статус, установите нужные даты в поле Период.

С помощью опции Учитывать только новых клиентов за период вы сможете просматривать статистику изменений статусов только по новым посетителям.

С помощью фильтра Источники обращений у вас есть возможность проверить динамику посетителей которые узнали об организации из конкретного источника обращения.

В отчете также присутствует информация о направлениях, которые посещает посетитель, а также источник обращения и точная дата изменения статуса. 

По клику на имя, в колонке ФИО посетителя, вы перейдете в профиль, где можете детальнее посмотреть информацию по интересующему вас посетителю.

Отчет доступен для печати и экспорта в Excel.

Для корректной работы данного отчета необходимо заранее настроить справочник Статусы посетителей и использовать его при работе с посетителями, поддерживая актуальные статусы. Подробнее о работе со статусами читайте по ссылке Статусы посетителей.

Отчет находится в пункте меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посетители.

Отчет предназначен для просмотра дат рождения посетителей за определенный день или же период. Также есть возможность просмотреть возраст и телефонные номера клиентов.

Страница визуально разделена на два блока – блок фильтров и таблица с информацией о Днях Рождения посетителей.

Сведения по дням рождения фильтруются по следующим критериям:

• Текущий день- фильтрация по текущему календарному дню;
• Текущий месяц- фильтрация информации по текущему календарному месяцу;
• Выбранный период- указывается период любой длительности с... и по...  (как 2 дня, так и 4,5 месяца);
• Филиал- фильтрация с учетом выбранного филиала;
• поле Комментарий покажет дополнительную колонку Комментарий;
• Активный/Архивный покажет список активных или архивных посетителей соответственно, Дни Рождения которых попадают в выбранный период.

В блоке Отчет по дням рождения отображается информация с учетом примененных фильтров.

По умолчанию отображается информация за текущий месяц.

Данные в таблице можно распечатать или экспортировать в таблицы Excel.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Отчет показывает список посетителей, по которым не было создано ни одной задачи и/или не было отмечено ни одного посещения (вообще или c определенной даты). Как можно понять из названия, отчет предназначен для того, чтобы быстро найти клиентов/лидов, с которыми не было никакой коммуникации в течении определенного периода времени. 

  Отчет визуально разбит на 2 блока:

• блок фильтров;
• таблица со списком забытых клиентов.

В блоке фильтров вы имеете возможность выбрать отобразить список посетителей, по которым не создано вообще задач или с определенной даты.
А также отфильтровать по статусу и состоянию посетителей: активные и/или архивные.
В фильтре есть возможность отобразить посетителей, что вообще не посещали занятия и/или не посещали с определенной даты.

Таблица со списком забытых клиентов.
В колонке ФИО посетителя, при нажатии на имя открывается профиль данного посетителя.

Также в списке посетителей указывается следующая информация:

• номер телефона;
• Email;
• дата добавления в систему;
• дата последнего посещения (если есть).

Данный отчет можно вывести на печать. 

Отчет доступен в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Посещения - Отчет по занятиям.

Данный отчет показывает прошедшие занятия согласно установленному расписанию, а также выводит список посетителей, отмеченных на этих занятиях.

Этот отчет будет полезен как самому сотруднику с ролью Преподаватель так и сотрудникам контролирующим посещаемость на занятиях.

Если в организации зарплата преподавателя считается с учетом количества проведенных им занятий и посетителей, которые на этих занятиях присутствовали, то этот отчет дает возможность проконтролировать правильность расчета зарплаты сотруднику.

Отчет разбит на блок фильтров и блоки с информацией.

Как и в других отчетах, доступны следующие фильтры:

• по филиалу - фильтр доступен, если в организации более одного филиала;
• по преподавателю - выбор преподавателя, по занятиям которого будет сформирован отчет;
• за период - выбирается любой прошедший период.
• на дату - для быстрого формирования отчета за день;
• по отметке - выберите одну или несколько отметок - в отчете отобразятся занятия с указанными отметками.

После выбора фильтров поиска, нажмите кнопку Сформировать отчет, чтобы сбросить фильтры поиска – нажмите кнопку Сбросить фильтры.

Отчет доступен для печати.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте по ссылке Настройка доступа к отчетам.

Данный отчет позволяет собрать статистику по количеству звонков, совершенных вашим и сотрудниками, просмотреть результаты звонков или фильтровать звонки по статусу посетителей. 

Под звонками имеются в виду задачи типа Личный звонок клиенту. О задачах и их типах можно узнать в статье Создание задач - Справочник Шаблоны задач.

Визуально отчет разбит на 2 блока:

• блок фильтров;
• список звонков с указанием посетителей/представителей/лидов, по которым выполнялась задача.

Рассмотрим детально каждый блок.

Блок фильтров

С помощью блока фильтров вы можете отфильтровать список звонков посетителям/представителям/лидам по следующим параметрам:

1. Дата звонка: выберите вручную период времени, за который совершались звонки вашим  клиентам. Или воспользуйтесь быстрыми ссылками: сегодня, 1 дн., 1 нед. и т.д. 
2. Исполнитель: вы можете ввести в строку поиска ФИО сотрудника и отобразить звонки, совершенные указанным сотрудником за определенный период времени. 
3. Филиал: выбор филиала, который посещают посетители;
   
   Важно! При выборе филиала формируется список звонков исключительно посетителям, не включая представителей и лидов, так как привязка к филиалу возможна лишь для посетителей. 
   
   
4. Статус посетителя: отображение в таблице посетителей с выбранным статусом, которым совершались звонки. 
5. Архивные/активные: Выбор списка посетителей - активные или отправленные в архив.

Список посетителей/представителей/лидов, кому были совершены звонки

Список посетителей/представителей/лидов формируется, исходя из выбранных параметров в блоке Фильтры.

 Список разбит блоками по сотрудникам:

 В таблице отображается информация следующего характера:

• статус посетителя;
• активные/архивные посетители. Активные посетители выделены зеленым цветом, архивные - красным;
• дата и время совершения звонка;
• тип звонка - входящий или исходящий;
• ФИО посетителя/представители/лида. ФИО является ссылкой, ведущей на профиль клиента;
• номер телефона;
• тип контакта - посетитель, представитель посетителя или лид;
• основной контакт: указывается ФИО посетителя, если звонок был совершен представителю;
• результат звонка, а также комментарий к задаче и номер задачи. 

Важно! Номер задачи является ссылкой, по клику по которой открывается основная информация по задаче и клиенту.

Источником обращения является источник информации, из которого клиент узнал о вас и об услугах, которые вы предоставляете. Таким источником может быть реклама на сайте, социальные сети, реклама на радио, различные афиши, информация от друзей, форумы, поиск в Интернете и т.д.

Данный отчет показывает количество привлеченных клиентов и размер выручки, полученной от них по каждому источнику обращения. Таким образом, используя данный отчет вы сможете выбрать наиболее эффективные методы привлечения клиентов и исключить наименее эффективные, что впоследствии приведет к оптимизации затрат на привлечение новых клиентов и повышению эффективности данного процесса.

Отчет по Источникам обращения доступен через меню Отчеты - Все отчеты - раздел Маркетинг/Продажи - Отчет по источникам обращения.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Для корректной работы данного отчета необходимо заранее настроить справочник Источники обращений и использовать его при добавлении новых клиентов в систему. Подробнее о работе с источниками обращения читайте в статье Источники обращений.

 Отчет разбит на 3 блока:

• блок фильтров;
• таблица со списком источников обращения, количественными и финансовыми показателями;
• графическое представление данных (диаграммы).

Рассмотрим детально каждый из блоков:

Блок фильтров

В блоке фильтров вы можете выбрать следующие опции:

• Все посетители: формирование отчета по всем посетителям, которые были добавлены вами в систему с начала ведения учета;
• Посетители, добавленные в систему за период: формирование отчета только по тем посетителям, которые были добавлены в систему за выбранный вами период;
• Вся выручка: подсчет финансов, принесенных посетителями за весь период ведения учета в системе;
• Выручка за период: деньги, принесенные посетителями за выбранный вами период времени.

В понятие Выручка входят такие оплаты от посетителей:

• покупка абонементов, товаров;
• внесение разовых платежей;
• погашение долгов за абонементы, товары и разовые платежи.

Блок Отчет по источникам обращения посетителей

В таблице отображаются следующие данные:

• список источников обращений;
• количество посетителей, пришедших из того или иного источника обращения;
• выручка (всего) по посетителям из определенного источника обращения;
• средний показатель выручки по посетителю из определенного источника обращения.

Блок с диаграммами

В данном блоке представлены диаграммы в следующих разрезах:

• Диаграмма по количеству посетителей: в диаграмме показано процентное соотношение количества посетителей, пришедших из каждого источника;

• Диаграмма по выручке: отображение процентного соотношения выручки от посетителей по каждому источнику обращения.

Отчет доступен для вывода на печать.

Отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - Отчет по неотработанным занятиям.

В отчете отображается количество неотработанных занятий по каждой группе, а также суммы денег, которые по этим занятиям еще не отработаны. Данный отчет будет полезен для оценки общего количества оплаченных, но еще не проведенных занятий по каждой группе, а также покажет вам общую сумму денег, которая уже получена от клиентов, но еще не отработана, т.е. услуги еще не предоставлены.

Важно! Если абонемент не ограничен по количеству занятий, то количество оставшихся занятий по абонементу не определено и обозначается знаком ∞.  В колонке Неотработано посещений будет запись не определено.

Неотработанные занятия по абонементам, действующим в одной группе

В данной таблице находятся неотработанные занятия лишь по абонементам, с которыми можно посещать лишь одну конкретную группу.

Неотработанные занятия по абонементам, действующим в нескольких группах

Выводятся неотработанные занятия по абонементам, с которыми можно посещать занятия по двум и более группам. Такие абонементы выделены в отдельный блок, т.к. по ним мы не можем однозначно сказать в какую группу неотработаны данные занятия.

Данный отчет работает в комплексе с Отчетом по отработанным занятиям.

Отчет можно распечатать и экспортировать в Excel.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому он выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.