Дана автоматична дія призначена для відправки e-mail за вказаним шаблоном тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через встановлену вами кількість днів.

Після налаштування даної автодії, система у фоновому режимі здійснює перевірки термінів дії абонементів відвідувачів і розсилає повідомлення тим, у кого до кінця терміну дії абонемента залишилося вказана кількість днів і ще є заняття для відвідувань.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть назву автодії.

Дія активна

Галочка в опції Дія активна після збереження налаштувань запускає автоматичну дію – відбуватиметься перевірка термінів дії абонементів і розсилатимуться повідомлення. Тому, якщо ви не маєте наміру проводити розсилки з нагадуваннями одразу ж після налаштування – зніміть галочку Дія активна.

Подія

Оберіть подію, що відповідає автодії, у даному випадку Абонемент закінчується за терміном.

Подія відбувається за _ днів до закінчення абонемента

Вкажіть, за скільки днів до закінчення абонемента відвідувача має відбуватися перевірка термінів дії абонементів і здійснюватися розсилка повідомлень.

Дія

Оберіть дію Відправка E-MAIL відвідувачу.

Відвідувачам з абонементами, що закінчуються, будуть відправлені повідомлення, згідно з вказаним у налаштуваннях автоматичної дії шаблоном.

Час для надсилання e-mail

Оберіть час для розсилки повідомлень. Раніше або пізніше вказаного часу повідомлення розсилатися не будуть.

Кому надсилати

• Опція Надсилання відвідувачу:

Галочка в цій опції означає, що повідомлення будуть розсилатися виключно на номери відвідувачів (на номери представників, якщо вони є, повідомлення розсилатися не будуть).

• Опція Надсилати на всі додаткові контакти/всім представникам (якщо вони є і якщо вказані їхні номери телефонів; якщо їх немає, то повідомлення буде відправлено відвідувачу).

Галочка в даній опції означає, що повідомлення буде відправлятися лише представникам. Якщо ж у відвідувача немає жодного представника, то повідомлення буде відправлено відвідувачу.

Дана опція актуальна для тих організацій, у яких відвідувачами є діти, а батьки вказуються як представники.

• Опція Також надсилати тим представникам відвідувача, які також є відвідувачами.

Галочка в даній опції може призвести до того, що відвідувачу двічі прийде повідомлення – як відвідувачу і як представнику, який є відвідувачем. Таке можливо в тому випадку, коли у представника, який є відвідувачем, закінчується абонемент і, при цьому, у відвідувача, до якого він прив'язаний, теж закінчується абонемент.

Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Важливо! Дана автоматична дія буде працювати, якщо у вас підключено та оплачено модуль E-mail розсилки.

Детальніше дізнатися про налаштування модуля ви можете у статті Підключення модуля Email розсилки.

Дане автоматичне завдання призначене для надсилання Telegram-повідомлення, згідно з шаблоном, тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість днів.

Після його налаштування система у фоновому режимі перевіряє термін дії абонементів відвідувачів і розсилає повідомлення.

Створення та налаштування автоматичного завдання

Назва

Вкажіть назву автоматичного завдання.

Завдання активне

Позначка в опції Завдання активне після збереження налаштувань запускає автоматичне завдання – відбуватиметься перевірка терміну дії абонементів та розсилка повідомлень. Тому, якщо ви не впевнені в тому, що закінчили з налаштуванням автоматичного завдання – зніміть позначку Завдання активне.

Подія

Виберіть подію, що відповідає автоматичному завданню, у даному випадку Абонемент закінчується за терміном.

Подія відбувається за _ днів до закінчення абонемента

Вкажіть, за скільки днів до закінчення абонемента відвідувача повинна відбуватися перевірка терміну дії абонементів та здійснюватися розсилка повідомлень у Telegram.

Дія

Виберіть дію Надсилання Telegram відвідувачу.

Відвідувачам з абонементами, що закінчуються, будуть відправлені повідомлення, згідно з вказаним у налаштуваннях автоматичного завдання шаблоном.

Час для надсилання Telegram-повідомлень

Виберіть час для розсилки повідомлень. Раніше або пізніше вказаного часу повідомлення розсилатися не будуть.

Кому надсилати

• Опція Надсилання відвідувачу:

Позначка в цій опції означає, що повідомлення будуть розсилатися виключно на номери відвідувачів (на номери представників, якщо вони є, повідомлення розсилатися не будуть).

• Опція Надсилати на всі додаткові контакти/всім представникам (якщо вони є і якщо вказані їхні номери телефонів; якщо їх немає, то повідомлення буде відправлено відвідувачу).

Позначка в даній опції означає, що повідомлення буде надсилатися лише представникам. Якщо ж у відвідувача немає жодного представника, то повідомлення буде відправлено відвідувачу.

Дана опція актуальна для тих організацій, у яких відвідувачами є діти, а батьки вказуються як представники.

• Опція Також надсилати тим представникам відвідувача, які також є відвідувачами.

Позначка в даній опції може призвести до того, що відвідувачу двічі прийде повідомлення – як відвідувачу, і як представнику, який є відвідувачем.

Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Важливо! Дане автоматичне завдання буде працювати, якщо у вас підключено та оплачено модуль Telegram розсилки і не перевищено ліміт відправлених повідомлень у Telegram.

Детальніше дізнатися про налаштування модуля ви можете в статті Підключення модуля Telegram розсилки.

Автоматична дія призначена для відправки SMS, Email та Телеграм повідомлень клієнтам, згідно з шаблоном, тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість занять.

Після його налаштування система у фоновому режимі перевіряє залишок занять за абонементами відвідувачів та розсилає повідомлення.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть назву автоматичної дії.

Дія активна

позначка в опції Дія активна після збереження налаштувань запускає автоматичну дію - відбуватиметься перевірка кількості залишків занять за абонементом та розсилатимуться повідомлення. Тому, якщо ви не впевнені в тому, що закінчили з налаштуванням автоматичної дії - зніміть позначку Дія активна.

Подія

Виберіть подію відповідну автоматичній дії, у даному випадку Абонемент закінчується за терміном.

Подія відбувається за _ занять до закінчення абонемента

Вкажіть за скільки днів до закінчення абонемента відвідувача повинна відбуватися перевірка термінів дії абонементів та здійснюватися розсилка повідомлень відвідувачам.

Дія

Виберіть дію Відправка СМС відвідувачу.

Відвідувачам з абонементами, що закінчуються, будуть відправлені СМС повідомлення, згідно з вказаним у налаштуваннях автоматичної дії шаблоном.

Час для відправки СМС

Виберіть час для розсилки повідомлень. Раніше або пізніше вказаного часу повідомлення розсилатися не будуть.

Кому відправляти

• Опція Відправка відвідувачу:
  позначка в цій опції означає, що повідомлення будуть розсилатися виключно на номери відвідувачів (на номери представників, якщо вони є, повідомлення розсилатися не будуть).
• Опція Відправляти на всі додаткові контакти/всім представникам (якщо вони є і якщо вказані їхні номери телефонів; якщо ні, то їхнє повідомлення буде відправлено клієнту).
  Позначка в даній опції означає, що повідомлення буде відправлятися лише представникам. Якщо ж у відвідувача немає жодного представника, то повідомлення буде відправлено відвідувачу.
  Дана опція актуальна для тих організацій, у яких відвідувачами є діти, а батьки вказуються як представники.
• Опція Також відправляти тим представникам клієнта, які також є відвідувачами або лідами.
  Позначка в даній опції може призвести до того, що відвідувачу двічі прийде повідомлення - як відвідувачу і як представнику, який є відвідувачем.
  Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Важливо! Дана автоматична дія буде працювати, якщо у вас підключено та оплачено модуль СМС розсилки.

Докладніше про модулі розсилки - Рассылка сообщений.

Ця автоматична дія призначена для надсилання E-mail, Telegram та SMS повідомлень з нагадуванням про майбутнє заняття, на якому заброньовано клієнта.

Після налаштування автоматичної дії система у фоновому режимі перевіряє бронювання клієнтів та розсилає повідомлення з нагадуванням.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть назву автоматичної дії.

Дія активна

Галочка в опції Дія активна після збереження налаштувань запускає автоматичну дію - буде відбуватися перевірка бронювань клієнта та розсилатися повідомлення. Тому, якщо ви не впевнені в тому, що закінчили з налаштуванням автоматичної дії - зніміть галочку Дія активна.

Подія

Виберіть подію, що відповідає автоматичній дії, у даному випадку Початок заняття, по якому є бронювання.

Подія відбувається за _ занять до закінчення абонемента

Вкажіть за скільки днів до початку заняття має відбуватися перевірка та здійснюватися розсилка повідомлень відвідувачам.

Дія

Для даної автоматичної дії доступно три варіанти надсилання повідомлень: у Telegram, по E-mail або SMS.

Відвідувачам з абонементами, що закінчуються, будуть відправлені СМС повідомлення, згідно з вказаним у налаштуваннях автоматичної дії шаблоном.

Час для надсилання повідомлень

Виберіть час для розсилки повідомлень. Раніше або пізніше вказаного часу повідомлення розсилатися не будуть.

Кому надсилати

• Опція Надсилання відвідувачу:
  галочка в цій опції означає, що повідомлення будуть розсилатися виключно на номери відвідувачів (на номери представників, якщо вони є, повідомлення розсилатися не будуть).
• Опція Надсилати на всі додаткові контакти/всім представникам (якщо вони є і якщо вказані їхні номери телефонів; якщо ні, то їхнє повідомлення буде відправлено клієнту).
  Галочка в даній опції означає, що повідомлення буде надсилатися тільки представникам. Якщо ж у відвідувача немає жодного представника, то повідомлення буде відправлено відвідувачу.
  Дана опція актуальна для тих організацій, у яких відвідувачами є діти, а батьки вказуються як представники.
• Опція Також надсилати тим представникам клієнта, які також є відвідувачами або лідами.
  Галочка в даній опції може призвести до того, що відвідувачу двічі прийде повідомлення - як відвідувачу і як представнику, який є відвідувачем.
  Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Важливо! Ця автоматична дія буде працювати, якщо у вас підключені та оплачені модулі розсилки, якими Ви користуєтеся для надсилання повідомлень.

Ця автоматична дія призначена для надсилання повідомлення, згідно з шаблоном, клієнтам у день народження.

Після її налаштування система у фоновому режимі перевіряє дати народження ваших відвідувачів та розсилає повідомлення з привітаннями.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть назву автоматичної дії

Дія активна

Позначка в опції Дія активна після збереження налаштувань запускає автоматичну дію - відбуватиметься перевірка термінів дії абонементів та розсилатимуться повідомлення. Тому, якщо ви не впевнені в тому, що закінчили з налаштуванням автоматичної дії - зніміть позначку Дія активна.

Подія

Оберіть подію, що відповідає автоматичній дії, у даному випадку Абонемент закінчується за терміном.

Дія

Для даної автоматичної дії доступні три варіанти надсилання повідомлень: у Telegram, по E-mail або SMS.

Відвідувачам будуть відправлені повідомлення з привітаннями, згідно з вказаним у налаштуваннях автоматичної дії шаблоном.

Час надсилання повідомлень

Оберіть час для розсилки повідомлень. Раніше або пізніше вказаного часу повідомлення розсилатися не будуть.

Кому надсилати

• Опція Надсилання відвідувачу.
  Позначка в цій опції означає, що повідомлення будуть розсилатися виключно на номери відвідувачів (на номери представників, якщо вони є, повідомлення розсилатися не будуть).
• Опція Надсилати на всі додаткові контакти/усім представникам (якщо вони є і якщо вказані їхні номери телефонів; якщо їх немає, то повідомлення буде відправлено відвідувачу).
  Позначка в даній опції означає, що повідомлення буде надсилатися тільки представникам. Якщо ж у відвідувача немає жодного представника, то повідомлення буде відправлено відвідувачу.
  Дана опція актуальна для тих організацій, у яких відвідувачами є діти, а батьки вказуються як представники.
• Опція Також надсилати тим представникам відвідувача, які також є відвідувачами.
  Позначка в даній опції може призвести до того, що відвідувачу двічі прийде повідомлення - як відвідувачу і як представнику, який є відвідувачем.

Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Важливо! Ця автоматична дія буде працювати, якщо у вас підключені та оплачені модулі розсилки, якими ви користуєтеся для надсилання повідомлень.

Дане автоматичне дія призначене для автоматичної зміни статусу відвідувача в залежності від кількості придбаних абонементів за певний період.

Автоматична дія дозволяє вказати кількість куплених абонементів, при покупці яких у відвідувача змінюється статус, крім того, вказується період, за який необхідно перевіряти куплені відвідувачем абонементи. Таким чином, якщо відвідувач купує у вас певну кількість абонементів за вказаний вами період, його статус зміниться на заданий вами.

В налаштуваннях автодії ви задаєте такі параметри:

• діапазон кількості куплених абонементів, при потраплянні в який, повинен змінитися статус відвідувача;
• період, за який рахується кількість куплених абонементів (відлік починається від дати кожної оплати);
• статус, який потрібно встановити у разі дотримання умов автодії;
• поточний статус відвідувача - статус, який повинен бути встановлений у відвідувача до зміни статусу за умовами автодії (не обов'язковий параметр).

Приклад умов автодії: змінювати автоматично статус відвідувача на Постійний за умови, що кількість абонементів за останні 4 місяці (від поточної оплати) потрапляє в діапазон від 4 до 5 абонементів і поточний статус відвідувача - Новий (не обов'язковий параметр).

Логіка роботи автоматичної дії Зміна статусу відвідувача в залежності від кількості куплених абонементів

При внесенні продажу абонемента відвідувачу, система робить перевірку кількості куплених абонементів відвідувачем за певний період від дати проведення операції.

Якщо кількість куплених абонементів за встановлений період потрапляє в зазначений діапазон, статус відвідувача змінюється відповідно до заданих налаштувань.

Потрібну кількість абонементів, які необхідно придбати відвідувачу, і період ви задаєте в налаштуваннях автоматичної дії.

Логіка роботи автодії при внесенні продажу абонемента заднім числом

Основне правило: історія статусів не змінюється, за винятком останньої зміни статусу, проведеної автодією.

Деталі розглянемо на конкретних випадках.

Статус відвідувача НЕ змінювався після дати, за яку вноситься продаж абонемента заднім числом (іншими словами дата останньої зміни статусу менша, ніж дата внесення платежу заднім числом)

В даному випадку автодія запуститься в результаті продажу, внесеного заднім числом, і проведе перевірку умов не тільки по поточному продажу (за минулу дату), але й по всім наступним продажам відвідувача. Це дозволить отримати коректну історію зміни статусу, згідно з умовами, заданими в автодії.

Розглянемо приклад: встановимо діапазон куплених абонементів - від 4 до 5, потрапляючи в який відвідувачу змінюється статус на “Постійний”, відвідувач повинен потрапити в ці рамки протягом перших 120 днів (умовних 4 місяці).

Протягом цих 120 днів ми продаємо відвідувачу три абонементи, що означає, що статус відвідувача не змінюється, так як не виконано умову автодії. Однак, раптом виявляємо, що не була внесена одна продаж абонемента, як наслідок, ми проводимо цей продаж заднім числом, за потрібну нам дату. В даному випадку, кількість проданих абонементів за останні 120 днів від останнього продажу складе 4 штуки, що потрапляє в умови автоматичної дії і призведе до автоматичної зміни статусу на “Постійний”. В даному випадку, в історії статусів клієнта дата зміни статусу буде співпадати з датою останньої проведеної продажу.

Дата останньої автоматичної зміни статусу більша (пізніше), ніж дата продажу абонемента, внесеного заднім числом

При даних умовах системою буде повторно оброблені всі продажі абонементів, починаючи з продажу, в результаті якої була автоматична зміна статусу. Якщо були якісь продажі між датою платежу, внесеного заднім числом, і продажем, в результаті якого була зміна статусу, то ці продажі оброблені НЕ будуть. Це обґрунтовано тим, що до останньої зміни статусу є певна історія змін статусу, зміна якої є некоректною, навіть якщо виконуються умови автодій.

Візьмемо всі той самий приклад автодії з налаштуваннями: діапазон куплених абонементів від 4 до 5 відвідувач повинен потрапити в ці рамки протягом перших 120 днів (умовних 4 місяці). При виконанні даних умов статус відвідувача змінюється на Постійний. Але це ще не все, також в системі присутня і друга автоматична дія, призначена для зміни статусу при покупці більшої кількості абонементів, відносно першої автодії: діапазон абонементів від 6 до 7 за 120 днів, при виконанні даних умов статус змінюється на VIP.

Ми виявили, що не була внесена одна покупка абонемента за минулий місяць, як наслідок, ми проводимо цей продаж заднім числом, за потрібну нам дату. В даному випадку, кількість куплених абонементів відвідувачем становить 6, що потрапляє в умови другого автоматичного дії і призводить до автоматичної зміни статусу на Просунутий.

В даному випадку, дата зміни статусу буде співпадати з датою останнього продажу, а в історії статусів відобразиться дві строки зміни статусу:

• Попередній статус відвідувача - > Постійний.

• Постійний -> Просунутий.

Дата ручної зміни статусу більша (пізніше), ніж дата продажу абонемента, внесеного заднім числом

Важливо! У випадку, якщо відвідувачу змінювався статус вручну, після чого проводилася продаж за минулу дату, яка передує даті ручної зміни статусу, статус автоматично змінений НЕ БУДЕ, навіть якщо виконуються умови автодії по цьому продажу!

Це обґрунтовано тим, що до останньої зміни статусу є певна історія змін статусу, зміна якої є некоректною.

Розглянемо таку ситуацію на прикладі:

Був доданий відвідувач, якому Ви змінили статус вручну, наприклад, дата зміни була 01.01.2019. Після чого здійснили продаж абонемента по даному відвідувачу заднім числом, скажімо - 28.12.2018.

В системі присутня автодія з налаштуваннями: Виконувати дію тільки якщо кількість куплених відвідувачем абонементів знаходиться в діапазоні від 4 до 5 і період підрахунку в 120 днів (умовні 4 місяці). При виконанні умов, статус змінюється на Постійний.

Так як була ручна зміна статусу, система приймає її за пріоритетну операцію, у зв'язку з чим статус змінений не буде.

Однак, слід також розглянути і варіант, коли після ручної зміни статусу виробляється продаж абонемента. Але також виникає необхідність внести продаж за минулу дату, яка передує даті ручної зміни статусу. В такому випадку, так як система не змінює історію статусів і не замінює статуси, встановлені вручну, вона проведе перевірку всіх покупок абонементів, які були здійснені ПІСЛЯ дати останньої ручної зміни статусу. Система перерахує загальну кількість, починаючи від дати кожної наступної продажу, за період, зазначений в налаштуваннях автоматичної дії і у випадку виконання умов по якомусь періоду, змінить статус. Таким чином статус може змінитися один або декілька разів.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть відповідну назву автоматичної дії.

Дія активна

Дана функція означає що автоматична дія активна, щоб зробити її неактивною необхідно галочку зняти.

Подія

Виберіть подію, що відповідає автоматичній дії, в даному випадку Відвідувач купив новий абонемент

В розділі Виконувати дію тільки якщо кількість куплених відвідувачем абонементів знаходиться можна налаштувати діапазон кількості куплених абонементів, наприклад від 4 до 5 абонементів, а також період за який система буде враховувати куплені абонементи кожного відвідувача, наприклад за 4 місяці (120 днів) або за весь період обслуговування клієнта, тобто з дати внесення відвідувача в систему.

Дія

Виберіть дію Зміна статусу клієнта.

Новий статус

Необхідно вибрати статус, який потрібно встановити при виконанні вище прописаних умов.

Тільки якщо поточний статус

Статус буде змінений на новий тільки в тому випадку якщо поточний статус той, який Ви виберете в цьому полі.

Дана автоматична дія допоможе вам продуктивніше працювати з новими клієнтами. 
Наприклад, при першому відмічанні на Пробному занятті, статус відвідувача зміниться на Відвідав пробне. 
Після цього, можна відфільтрувати відвідувачів зі статусом Відвідав пробне, і передзвонити їм, щоб отримати фідбек. 

Зверніть увагу! Статуси повинні бути створені попередньо на сторінці пункту меню Маркетинг – Статуси клієнтів.

Створення та налаштування автоматичної дії

На сторінці додавання автоматичної дії необхідно заповнити наступні поля:

Назва

Вказати назву автоматичної дії.

Дія активна

Дозволяє включити/виключити фонове виконання даної дії.

Подія

Виберіть подію, що відповідає автоматичній дії, в даному випадку Відвідувач відвідав перше заняття (по відвідувачу відмічено перше відвідування).

Дія

Зміна статусу клієнта.
Зверніть увагу!
Зміна статусу відбудеться тільки після відмітки, яка означає присутність на занятті!

Статус не змінюється при першому відвідуванні, в наступній ситуації:

Наприклад, якщо адміністратор встановив статус відвідувача вручну на Думає, а після встановив перше відвідування до зміни статусу на Думає (минулою датою або в той же день, але заняття було 2 години тому). 
В такому випадку статус не зміниться, так як після першого відмічання, в майбутньому, вже встановиться новий статус Думає. 

Новий статус

Дана опція дозволяє вибрати статус, який варто встановити відвідувачу після виконання автоматичної дії. Крім того, зміниться статус чи ні, також залежить від додаткової опції Тільки якщо поточний статус.

Тільки якщо поточний статус

Статус буде змінено на новий тільки в тому випадку, якщо поточний статус відвідувача той, який Ви виберете в цьому полі.

Наприклад: змінювати статус відвідувача на Постійний клієнт тільки якщо поточний статус відвідувача Купили абонемент.

Після внесення всіх налаштувань натисніть кнопку Зберегти.

Дана автодія призначене для автоматичної зміни статусу відвідувача в залежності від суми, яку він заплатив за певний період.

Автодія дозволяє вказати грошові рамки, при потраплянні в які у відвідувача змінюється статус, крім того, вказується період, за який необхідно перевіряти отриману від відвідувача суму. Таким чином, якщо відвідувач приносить вам певний прибуток за вказаний вами період, його статус зміниться на заданий вами.

Логіка роботи автоматичного дійства Зміна статусу відвідувача в залежності від суми оплат за період

При внесенні будь-якої оплати по відвідувачу, система сумує оплати, зроблені відвідувачем за певний період (починаючи від дати проведення операції), і змінює статус відвідувача, у випадку, якщо сума оплат потрапляє в діапазон, налаштований в автодії.

У налаштуваннях автодії ви задаєте такі параметри:

• діапазон суми оплат, при потраплянні в який, має змінитися статус відвідувача;
• період, за який рахується сума оплат (відлік починається від дати кожної оплати);
• статус, який потрібно встановити у випадку дотримання умов автодії;
• поточний статус відвідувача - статус, який має бути встановлений у відвідувача до зміни статусу за умовами автодії (не обов'язковий параметр).

Приклад умов автодії: змінювати автоматично статус відвідувача на VIP за умови, що сума  оплат за останній місяць (від поточної оплати) потрапляє в діапазон від 1000 грн до 1500 грн і поточний статус відвідувача - Постійний (не обов'язковий параметр).

До підрахунку суми входять такі фінансові операції відвідувача:

• Продажі абонементів.
• Продажі товарів.
• Разові платежі.
• Оплати боргів за абонементи/товари/разові платежі, які потрапляють в розрахунковий період.
  
  Важливо! Автодія враховує лише ті борги, які були враховані в тому ж періоді, що й основна оплата.
  
  
• Оплати з депозиту.

Важливо! Автодія не поширюється на тих відвідувачів, від яких не було отримано жодної оплати з моменту запуску автоматичного дійства. Дана функція спрацьовує лише за подією - продаж абонемента/товару, оплата разового платежу.

Логіка роботи автодії при внесенні платежів заднім числом

Основне правило: історія статусів не змінюється, за винятком останньої зміни статусу, проведеної автодією.

Деталі розглянемо на конкретних випадках.

Статус відвідувача жодного разу НЕ змінювався після дати, за яку вноситься платіж заднім числом (іншими словами дата останньої зміни статусу менша, ніж дата внесення платежу заднім числом)

В такому випадку автодія запуститься в результаті операції, внесеної заднім числом і проведе перевірку умов не тільки по поточній оплаті (за минулу дату), але й по всім наступним оплатам відвідувача. Це дозволить отримати коректну історію зміни статусу, згідно з умовами, заданими в автодії.

Розглянемо приклад: встановимо грошові рамки від 5000 до 10000 і період підрахунку в 30 днів (умовний місяць). При виконанні умов, статус змінюється на VIP.

Протягом цих 30 днів ми продаємо відвідувачу товари/абонементи/проводимо разові платежі на загальну суму в 4500 грошових одиниць. Однак, раптово виявляємо, що не була внесена одна продаж на суму 1000 д.о., як наслідок, ми проводимо цю продаж заднім числом, за потрібну нам дату. В даному випадку, отримана від відвідувача сума за останні 30 днів від останньої продажу складе 5500 д.о., що потрапляє в умови автоматичного дійства і призведе до автоматичної зміни статусу на VIP. В даному випадку, в історії статусів клієнта дата зміни статусу буде збігатися з датою останньої проведеної продажу.

Дата останньої автоматичної зміни статусу більша (пізніше), ніж дата платежу, внесеного заднім числом

При даних умовах системою буде повторно оброблені всі продажі, починаючи з продажу, в результаті якої була автоматична зміна статусу. Якщо були якісь продажі між датою платежу, внесеного заднім числом, і продажем, в результаті якої була зміна статусу, то ці продажі оброблені НЕ будуть. Це обґрунтовано тим, що до останньої зміни статусу є певна історія змін статусів, зміна якої є некоректною, навіть якщо виконуються умови автодій.

Візьмемо всі той же приклад автодії з налаштуваннями: грошові рамки від 5000 до 10000 і період підрахунку в 30 днів (умовний місяць). При виконанні умов, статус змінюється на VIP.

Протягом цих 30 днів ми продаємо відвідувачу товари/абонементи/проводимо разові платежі на загальну суму в 5500 грошових одиниць, що входить в умови: за останні 30 днів від останньої продажу отримана сума потрапляє в діапазон від 5000 до 10000 і призводить до автоматичної зміни статусу на VIP. Але це ще не все, також в системі присутня і друга автоматична дія, призначена для зміни статусу при отриманні великих сум, відносно першої автодії:

грошові рамки від 10001 до 15000 і період підрахунку в 30 днів (умовний місяць). При виконанні умов, статус змінюється на Golden VIP.

Наприклад, ми виявили, що не була внесена одна продаж на суму 5000 д.о., як наслідок, ми проводимо цю продаж заднім числом, за потрібну нам дату. В даному випадку, отримана від відвідувача сума за останні 30 днів від останньої продажу складе 10500 д.о., що потрапляє в умови другого автоматичного дійства і призводить до автоматичної зміни статусу на Golden VIP.

В даному випадку, дата зміни статусу буде збігатися з датою останньої продажу, а в історії статусів відобразиться дві строки зміни статусу:

• Попередній статус відвідувача - > [VIP]

• VIP -> Golden VIP.

Дата ручної зміни статусу більша (пізніше), ніж дата платежу, внесеного заднім числом

Важливо! В разі, якщо відвідувачу змінювався статус вручну, після чого проводилася продажа за минулу дату, яка передує даті ручної зміни статусу, статус автоматично змінений НЕ БУДЕ, навіть якщо виконуються умови автодії по цій оплаті!

Це обґрунтовано тим, що до останньої зміни статусу є певна історія змін статусів, зміна якої є некоректною.

Розглянемо таку ситуацію на прикладі:

Був доданий відвідувач, якому Ви змінили статус вручну, наприклад, дата зміни була 01.01.2019. Після чого здійснили продажу по даному відвідувачу заднім числом, скажімо - 28.12.2018, на суму 5500 д.о.

В системі присутня автодія з налаштуваннями: грошові рамки від 5000 до 10000 і період підрахунку в 30 днів (умовний місяць). При виконанні умов, статус змінюється на VIP.

Так як була ручна зміна статусу, система приймає її за пріоритетну операцію, в зв'язку з чим статус змінений не буде.

Однак, слід також розглянути і варіант, коли після ручної зміни статусу проводиться продажа абонементів/товарів/оплата разових платежів. Але також виникає необхідність внести продажу за минулу дату, яка передує даті ручної зміни статусу. В такому випадку, так як система не змінює історію статусів і не замінює статуси, встановлені вручну, вона проведе перевірку всіх продажів, які були совершені ПІСЛЯ дати останньої ручної зміни статусу. Система перерахує отримані кошти, починаючи від дати кожної наступної продажу, за період, вказаний в налаштуваннях автоматичного дійства і в разі виконання умов по якомусь періоду, змінить статус. Таким чином статус може змінитися один або декілька разів.

Створення та налаштування автоматичного дійства

Назва

Вкажіть відповідну назву автоматичного дійства.

Дія активна

Дана функція означає що автодія активна, щоб зробити його неактивним необхідно галочку зняти.

Подія

Виберіть подію відповідну автоматичному дійству, в даному випадку Відвідувач вніс оплату за абонемент/товар/послугу

В розділі Виконувати дію тільки якщо сума покупок знаходиться можна налаштувати діапазон суми яку повинен принести відвідувач, а також період за який система буде враховувати внесену суму кожного відвідувача, наприклад за 5 місяців (150 днів) або за весь період обслуговування клієнта, тобто з дати внесення відвідувача в систему.

Дія

Виберіть дію Зміна статусу клієнта.

Новий статус

Необхідно вибрати статус на який потрібно змінити при виконанні вище прописаних умов.

Тільки якщо поточний статус

Статус буде змінений на новий тільки в тому випадку якщо поточний статус той, який Ви виберете в цьому полі.

Ця автоматична дія призначена для зміни статусу новим відвідувачам, які вперше записалися на заняття (забронювали місце).

Важливо! Ця автоматична дія не поширюється на тих відвідувачів, у яких були куплені абонементи зараз або раніше, а також у яких були відмічені відвідування! Ця функція спрацьовує тільки за подією - новий відвідувач вперше забронював місце на занятті.

Створення та налаштування автоматичної дії

Назва

Вкажіть відповідну назву автоматичної дії.

Дія активна

Ця опція означає, що автоматична дія активна, щоб зробити її неактивною необхідно галочку зняти.

Подія

Виберіть подію, що відповідає автоматичній дії, в даному випадку Відвідувач записався на перше заняття (забронював місце).

Дія

Виберіть дію Зміна статусу клієнта.

Новий статус

Необхідно вибрати статус, який потрібно встановити відвідувачу при виконанні вище прописаних умов.

Тільки якщо поточний статус

Статус буде змінено на новий тільки в тому випадку, якщо поточний статус відвідувача той, який Ви виберете в цьому полі.

Автоматичні дії - це дії, які виконуються у фоновому режимі, згідно з попередніми налаштуваннями, які задає користувач. Ці дії, як правило, прив'язані до певних подій у системі, наприклад: відвідувач вніс оплату за абонемент/товар/послугу, відвідувач купив новий абонемент і ін. Внаслідок виконання автоматичної дії може змінюватися статус відвідувача, відправлятися смс повідомлення, створюватися завдання тощо.

Налаштування автоматичних дій доступне в меню Налаштування - Автоматичні дії.

Права доступу

Додавати, редагувати та видаляти автоматичні дії можуть співробітники з роллю:

• Управляючого
• Адміністратора організації

Кожній автоматичній дії передує подія, після якої система робить перевірку умов, згідно з заданими в налаштуваннях параметрами, і якщо умови виконуються, то здійснюється дія: зміна статусу, відправка смс повідомлення або створення завдання.

Розглянемо по порядку всі види подій та автоматичних дій:

Ви можете налаштувати автоматичну зміну статусу відвідувача за такими подіями:

• Зміна статусу відвідувача при записі відвідувача на перше заняття (створення першого бронювання заняття по відвідувачу).

Наприклад: якщо ви тільки внесли нового відвідувача в систему і забронювали йому місце на занятті, згідно з налаштуваннями автоматичної дії система змінить йому статус на той, який ви вкажете в параметрах, наприклад Новий.

• Зміна статусу якщо відвідувач вніс оплату за абонемент/товар/послугу.

Наприклад, ви можете вказати діапазон суми від 1500 до 3000 грошових одиниць і період на протязі якого відвідувач повинен внести суму щоб стати VIP клієнтом, наприклад за 30 днів (умовний місяць). Якщо протягом цього часу відвідувач приніс в організацію суму, що потрапляє в даний діапазон, то статус автоматично зміниться на той, який ви вкажете в налаштуваннях, наприклад “VIP”.

• Зміна статусу в залежності від кількості куплених абонементів.

Наприклад, можна налаштувати автодію, яка змінює статус відвідувачам, якщо вони протягом 4 місяців (120 днів) придбали від 4 до 5 абонементів. При виконанні даних умов система змінить статус відвідувачу на заданий вами в налаштуваннях, наприклад на Постійний клієнт.

• Періодична дія з клієнтом.

Наприклад, ви можете налаштувати дію таким чином: 1 раз на тиждень система перевіряє список відвідувачів і, якщо відвідувача додано до бази тиждень тому і у нього немає статусу - присвоювати йому статус Новий.

• Відправка СМС повідомлення при закінченні абонемента за кількістю занять.

Дана автоматична дія призначена для відправки повідомлень, за обраним шаблоном смс, тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість занять.

• Відправка СМС повідомлення при закінченні абонемента за терміном дії.

Автоматична дія призначена для відправки SMS повідомлень клієнтам, згідно з шаблоном, тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість днів.

• Відправка E-MAIl повідомлення при закінченні абонемента за терміном дії.

Дана автоматична дія призначена для відправки e-mail, за обраним шаблоном відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість днів.

• Відправка Telegram повідомлення при закінченні абонемента за терміном дії.

Дана автоматична дія призначена для відправки повідомлень, аналогічно СМС та E-mail, за обраним шаблоном Telegram, тим відвідувачам, у яких абонемент закінчується через певну кількість днів.

• Створення завдання особистий дзвінок по відвідувачу після відвідування ним індивідуального заняття.

В даному випадку у вас є можливість створити для автодії окремий шаблон завдання зі своїми можливими результатами та наступними кроками.

• Автоматична дія привітання з днем народження.

Дана автоматична дія призначена для відправки повідомлення, згідно з шаблоном, клієнтам у день народження.

Активація, деактивація, видалення автоматичної дії

Щоб активувати створену автодію - встановіть опцію Дія активна.

Якщо вам потрібно тимчасово призупинити автодію, то ви можете її деактивувати, знявши опцію Дія активна.

Якщо вам створена раніше автодія вже не потрібна, ви можете її видалити. Для цього на сторінці Список автоматичних дій натисніть на кнопку Видалити (хрестик).

Для видалення автодії, на сторінці Список автоматичних дій натисніть на кнопку Видалити (хрестик).

Теги: автоматична дія, автоматичні дії, додати автоматичну дію, автодія, видалити автоматичну дію

Цей звіт знаходиться в меню Звіти - Всі звіти - розділ Контроль - Звіт за автоматичними діями.

Якщо ви ще не знайомі з автоматичними діями, пропонуємо вам ознайомитися з даним функціоналом, перейшовши за посиланням Автоматичні дії.

У цьому звіті ви маєте можливість переглянути виконані автоматичні дії за вибраний період, а також проводити фільтрацію за конкретною автодією та подією.

Розглянемо приклад пошуку дій, виконаних в результаті автодії Зміна статусу клієнта.

У таблиці відображена детальна інформація щодо результатів виконання автоматичних дій:

• Дата створення.
• Статус автоматичної дії.
• Дата останньої зміни статусу.
• Подія (автоматична дія: відмітка відвідування індивідуального заняття, абонемент закінчується за терміном, періодичні дії з клієнтом).
• Дія (створення завдання по клієнту, відправка СМС відвідувачу, зміна статусу клієнту).
• Коментар – номер завдання, новий статус клієнта і т.д.

Цей звіт можна роздрукувати.

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Управляючого, а також тим співробітникам, кому Управляючий видав доступ до даного звіту. Про налаштування доступу до звітів читайте в розділі Доступ до звітів.