Облік відвідувань за допомогою електронного журналу - один із найшвидших і найпростіших способів відмічання відвідувань групових занять.

Електронний журнал зроблений за принципом звичного шкільного журналу.

Важливо! Працювати з журналом можна тільки за наявності створеного розкладу.

Функціонал на сторінці Журнал дає змогу створювати заняття, додавати нових відвідувачів і записувати їх у групи, продавати абонементи, відмічати на заняттях та інше. Сторінка може стати основним робочим середовищем і незамінним помічником для співробітників рецепції, які працюють з потоком як постійних, так і нових відвідувачів. Розглянемо детальніше всі можливості журналу.

Доступ до журналу за ролями співробітників

Відмічати відвідування, додавати/редагувати/видаляти заняття можуть співробітники з роллю:

• Керівник.
• Адміністратор організації.
• Менеджер філії (тільки в рамках своєї філії).
• Адміністратор філії (тільки в рамках своєї філії).

Співробітник із роллю Викладач може відмічати відвідування лише в тому разі, якщо в нього є на це дозвіл і доступ до системи.

Щоб дати викладачеві доступ до системи і можливість відмічати відвідування через Журнал, необхідно перейти в розділ меню Співробітники - Співробітники і Викладачі - Додати/Редагувати співробітника - вкладка Доступ до системи.

Активувати опцію Відкрити співробітнику доступ до системи, вибрати роль Викладач і ввімкнути налаштування Дозволити викладачеві відмічати відвідування у своїх групах. Детальніше про це читайте в статті Відмічання відвідувань викладачем.

Работа з журналом

Сторінка журналу візуально розділена на два блоки. У лівому блоці відображаються заняття з розкладу, у правому - відвідувачі, записані в групу за обраним заняттям.

Під час відкриття сторінки Журнал система автоматично вибирає заняття в розкладі, найближче до поточного часу, і відображає список відвідувачів, які записані в групу заняття.

Заняття з лівого блоку можна редагувати, видаляти, а також додавати нові.

Важливо! Співробітники з роллю Адміністратор організації/філії та Менеджер філії можуть редагувати заняття протягом години після закінчення заняття.

Створення заняття

Щоб створити нове заняття, необхідно натиснути кнопку Додати заняття.

У вікні, що відкрилося, потрібно заповнити всі необхідні поля і натиснути Зберегти.

Важно! Созданное занятие будет сохранено только на текущую неделю и на тот день на который вы его создаете. В расписании на другие дни данное занятие не отобразится.

Редагування/видалення заняття

Для редагування заняття наведіть курсор на потрібне заняття і натисніть кнопку Редагувати (олівець).

Для видалення заняття натисніть кнопку Видалити (червоний хрестик).

Важливо! Редагувати і видаляти можна лише ті заняття, за якими немає жодного зазначеного відвідування.

Блок з відвідувачами

Угорі сторінки відображається зведена інформація щодо відвідувань і броней обраного заняття.

Відмітки

Всього - кількість відвідувачів, записаних у групу,

Присутніх - кількість присутніх (позначка +),

Отсутствует - кількість відсутніх (позначка Н),

Не отмечено - кількість не відмічених відвідувачів (відсутність позначки).

Броні

Вільно місць - скільки місць вільно для бронювання,

Заброньовано - скільки місць заброньовано на занятті,

Усього - скільки загалом місць виділено на заняття,

Дод. броней - к-ть відвідувачів, які забронювали місце на заняття, після того, як усі місця вже були заброньовані, так званий лист очікування.

Фільтри пошуку

Пошук відвідувачів здійснюється в блоці фільтрів, доступному після натискання кнопки Фільтр пошуку.

Блок дає змогу відфільтрувати відвідувачів у групі за ПІБ і номером телефону.

У полі Клієнти відображаються такі опції фільтрації:

• Всі
  Усі клієнти, які записані в групу плюс клієнти, які забронювали місце на занятті.
• Оплатили
  Клієнти, у яких є абонемент, за яким можна відвідати дане заняття, навіть якщо абонемент продано в борг, заняття вважається оплаченим.
• Повинні прийти
  Клієнти, у яких є абонемент плюс клієнти, які забронювали місце на занятті.
• Забронювали
  Клієнти, які забронювали місце на даному занятті (можуть бути з абонементами або без).
• Під питанням
  Клієнти, які записані в цю групу, але не мають абонемента, щоб відвідати заняття.

Нижче розташована таблиця з відвідувачами, записаними в обрану за заняттям групу, інформація про відмітки, абонементи, борги, депозити і броні.

Можливості таблиці списку клієнтів

Основна інформація про Відвідувачів і Лідів

На даній сторінці ПІБ відвідувача є посиланням, клікнувши на яке відкриється сторінка Профіль відвідувача, де ви можете переглянути детальну інформацію про клієнта.

При наведенні на хмару коментаря відобразиться Номер телефону Відвідувача або Ліда, що допоможе швидко набрати клієнта в разі потреби.

Коментар по клієнту (інформація по полю Інша додаткова інформація). Кліком миші на кнопку Додати коментар можна додати коментар із додатковою інформацією відвідувача, а також завдання з нагадуванням.

Після додавання коментарів або завдання ви зможете бачити в цьому вікні останні 3 коментарі/завдання по відвідувачу. Клікнувши на кнопкуПодивитися всю історію вам відкриється сторінка Історія по клієнту.

 Відмічання відвідувань

Також ви можете додавати, переглядати та видаляти позначки про відвідування.

Можливість відмітити відвідування діє тільки в тому разі, якщо у відвідувача є абонемент, за яким можна відвідувати вибране заняття.

У разі, якщо абонементів кілька, система запропонує вибрати за яким саме абонементом слід відзначити відвідування.

Журнал дає змогу вам переглядати заняття на будь-які дати, зокрема й на майбутні, однак, щоб уникнути можливих труднощів і плутанини в роботі, діє таке правило:

Для відмічання відвідувачів на обраному занятті, клікніть по комірці в колонці Відмітити. При першому кліці по комірці в колонці Відмітити з'явиться позначка присутності на занятті +.

Під час відмічання, наприклад, позначкою Н, що означає відсутність, може списуватися заняття з абонемента (як пропуск БЕЗ поважної причини), а може не списуватися (якщо вважається, що цією позначкою позначаються пропуски з поважної причини), це залежить від налаштувань у Довіднику відміток.

Щоб вибрати відмітку зі списку або видалити її, натисніть на стрілку поруч із полем для відмічання.

У системі ви можете встановити кілька відміток на занятті відвідувачу. Наприклад якщо за одним абонементом ходять дві людини.

Встановлювати кілька відміток відвідувачу можна зі сторінки Відвідувачі або в профілі відвідувача в Детальній інформації по абонементу.

У такому разі система попередить вас іконкою .

Для того, щоб видалити раніше поставлену позначку, натисніть у самому низу списку на відмітку хрестик.

Налаштувати і додати нові відмітки можна в меню Журнал - розділ Довідник відміток.

Після того як відмітку буде виставлено, біля неї з'явиться поле для додаткової інформації, в якому можна залишити примітку до відмітки.

Наприклад, вказати відпрацювання пропуску.

Детальніше де ще відображаються коментарі до позначки і де їх можна поставити ви можете дізнатися в статті Коментар до відмітки про відвідування. 

Назва абонемента, за яким відвідувач може відвідувати це заняття

У дужках біля назви абонемента відображається кількість занять, що залишилися за абонементом, нижче відображається термін дії абонемента.

Якщо у відвідувача немає відповідного абонемента (за яким він може відвідати це заняття), відмітку не можна поставити, а також поле з абонементами буде порожнє.

Ви можете видати новий абонемент, клікнувши на кнопку Продати абонемент.

У разі якщо у відвідувача кілька абонементів (що дозволяють відвідати вибране заняття), система виведе вам підказку про те, що потрібно вибрати абонемент, за яким відзначається відвідування.

Якщо необхідно відмітити відвідування заднім числом, виберіть потрібну дату в полі Дата, потім виберіть потрібні значення в полях Філія і Зал, після чого відобразитися список занять згідно з обраними фільтрами. Далі вам необхідно вибрати потрібне заняття зі списку, щоб відобразилися всі відвідувачі, записані в групу обраного заняття.

Борг і депозит відвідувача

Червоним кольором виділено суму боргу, зеленим - депозит.

Також можна погасити борг відвідувача, клікнувши на посилання із сумою в колонціБорг.

Броні

Якщо відвідувач заброньований на заняття, у полі Броні відображається галочка.
Також записати відвідувача на заняття можна прямо на сторінці Журнал, для цього достатньо лише встановити галочку в колонці Бронь.

До броні також можна залишити примітку (додаткову інформацію).

Якщо заброньовано потенційного клієнта (Лід), то ця інформація відображається нижче таблиці з відвідувачами.

Для того, щоб відмітити ліда на занятті, у разі якщо він його відвідав, необхідно створити відвідувача з ліда. Робиться це за допомогою кнопки Створити відвідувача.

Після створення Відвідувача з Ліда потрібно продати йому абонемент з цієї ж сторінки (оскільки в системі без наявності абонемента відвідування відмітити неможливо) і позначити відвідування. Усі ці дії можна зробити в рамках сторінки Журнал.

Додавання і запис в групу відвідувача

Так само як і на сторінці Відвідувачі, на сторінці Журнал ви маєте можливість додати нового відвідувача в систему. Для цього використовується кнопка Додати нового.

Після натискання відкривається стандартне вікно додавання відвідувача, аналогічне вікну на сторінці Відвідувачі. Під час додавання в розділі Філії та групи можна одразу вказати, в яку філію і групу ходитиме цей відвідувач.

А для запису вже існуючого відвідувача в певну групу використовуйте кнопку Додати в групу.

У вікні, що відкрилося, виберіть відвідувача за ПІБ або номером телефону і натисніть кнопку Зберегти.

Після додавання, відвідувач відображатиметься у списку записаних у групу. Група, в яку відбувається запис, визначається обраним, у лівій частині сторінки, заняттям.

Правила відображення відвідувачів у списку груп

1. Відвідувачі відображаються у списку груп після додавання їх у групу:

• через Журнал,
• через анкету Відвідувача в блоці Філії та групи,
• при продажі абонемента.

2. Відвідувач відображається в групі доти, доки не буде виписаний з групи.

    Виписати відвідувача з групи можна:

• через Профіль відвідувача - вкладка Редагувати, у блоці Філії, Напрямки та Групи прибрати галочку навпроти потрібної групи.
• масовою випискою відвідувачів із групи, за допомогою списків. Більш докладно про цю функцію ви можете дізнатися в статті Масові дії з відвідувачами.

3. Відвідувач відображається в групі поки у нього є активний абонемент зі встановленою функцією запису в групу. 

4. Відвідувачі відображаються в групі, у яких відносно дати заняття нещодавно закінчився абонемент, за яким вони записані в цю групу, і ще не минула к-сть днів, упродовж якої потрібно відображати відвідувачів з архівними абонементами. Ці абонементи відображаються сірим кольором. 

5. Архівні відвідувачі та відвідувачі, які не записані в обрану групу, також можуть відображатися в системі, якщо в них є відмічене відвідування на обраному занятті.. 

Важливо! Відвідувач може не відображатися в списку груп на минулих заняттях у тому разі, якщо в обрані дати у нього не було активного абонемента.

Приклад: якщо відвідувачеві було продано абонемент із 1 до 13 числа, а наступний було продано з 20 числа, то в такому разі відвідувача в період із 14 до 19 числа у списку групи не відображатимуть, оскільки в цей період у нього не було активного абонемента.