Перед тем, как начать настройку CRM модуля для вашей организации, вам необходимо провести анализ задач, актуальных для вашей организации, и составить схемы взаимодействия с клиентами и внутри организации.

План подготовки к настройке CRM модуля.

1. Выпишите все задачи, актуальные для вашей организации, разбив их на категории:

• звонки холодным клиентам;
• звонки потенциальным клиентам;
• звонки отпавшим клиентам;
• проверить покупку абонемента;
• выслать пароль для входа в Личный кабинет;
• отправить информацию на почту;
• пригласить на мастер-класс по йоге;
• узнать, почему посетитель не ходит;
• заказать воду;
• купить канцелярию;
• купить материалы для мастер-классов;
• подготовиться к отчету за месяц.
  
  

2. Выпишите все задачи, актуальные для вашей организации, разбив из на категории:

• запись на пробное занятие;
• отправлена информация;
• думает;
• перезвонить;
• сейчас не актуально;
• собирается купить абонемент;
• купил абонемент;
• условный отказ;
• не купил абонемент.

3. Выпишите все следующие шаги, которые необходимо выполнить после получения каждого результата.

Например, у вас может быть следующая цепочка задач:

Задача Личный звонок клиенту – выбран результат «Собирается купить абонемент» - задача Проверить покупку абонемента.

4. Выпишите дополнительные данные, которые вам необходимо фиксировать при выборе каждого результата задачи.

Например:

При выборе результата Запись на пробное занятие, необходимо указать следующую информацию:

• дата, когда удобно посетить;
• направления и группы;
• дополнительная информация.

5. Создайте списки значений для дополнительных данных по результатам, если вам важно категоризировать данную информацию.

Например:

В случае выбора результата Условный отказ, необходимо указать причину отказа.

Причинами отказа могут быть:

• далеко добираться;
• интересуют другие направления;
• не подходит расписание;
• другое.

Просмотрите каждый пункт дополнительной информации по результатам и выпишите по ним возможные ответы, которые вы хотите учитывать при анализе данных в CRM

6. Проделав предыдущие пункты, вы получите схемы взаимодействия с клиентами и внутри компании.

Исходные задачи и задачи, являющиеся следующими шагами – это ваши шаблоны задач, для настройки их в CRM Отмечалка смотрите раздел Создание шаблонов задач.

Результаты задач настраиваются в справочнике Результаты выполнения задач, смотрите раздел Справочник Результаты выполнения задач.

Дополнительные данные, которые вам необходимо фиксировать при выборе каждого результата задачи – это дополнительные поля результатов, смотрите раздел Справочник Результаты выполнения задач, подраздел Добавление дополнительных полей.

Списки значений для дополнительных данных по результатам – это дополнительные справочники, смотрите раздел Настройка дополнительных справочников.

Предварительно выставить структурировано информацию, согласно представленному выше плану, вы сможете быстрее и качественнее настроить CRM модуль в системе Отмечалка, используя инструкции по настройке, приведенные ниже.

Теги:настройка CRM модуля, анализ задач

Модуль CRM  - это функционал, который позволяет вести в системе историю взаимодействий с посетителями и потенциальными клиентами (лидами). С помощью модуля CRM вы можете ставить различные задачи, как по отдельным клиентам, так и внутренние, назначать конкретных исполнителей из списка сотрудников, контролировать процесс выполнения, отслеживать результаты, проводить маркетинговую аналитику и многое другое.

CRM решения на сегодняшний день необходимы для повышения лояльности клиентов путем сбора, анализа и удовлетворения их потребностей.

В CRM ведется вся история взаимодействий с потенциальными и активными клиентами. Таким образом, любой из ваших  менеджеров всегда в курсе интересов клиента и договоренностей, и может в любой момент предоставить клиенту актуальную для него информацию.

Основная цель использования CRM модуля: привлечение и удержание клиентов.

Общая схема взаимодействия с клиентом:

Основная идея модуля - каждое взаимодействие с клиентом рассматривается как задача по клиенту, которая завершается определенным результатом и назначением следующего шага по работе с клиентом, в зависимости от полученного результата. Данная цепочка продолжается до тех пор, пока мы не достигнем нашей основной цели - Продажи, либо же не получим категорический отказ. 

Теги:модуль CRM, идея модуля, задача модуля, начало работы с модулем

Для некоторых результатов выполнения задач актуально вносить дополнительную информацию по результату.

Такой дополнительной информацией и является дополнительный справочник.

Например, выбирая результат задачи Отказ, необходимо указать причину отказа. Дополнительным справочником будет Причины отказа, где будет перечисление причин - Дорого, Далеко ездить, Уехал в отпуск и т.д.

Выбор значения из дополнительных справочников происходит в момент выбора результата выполнения задачи. Если в результате присутствует дополнительное поле Выбор из справочника, то сотрудник, заполняющий это поле, сможет выбрать одно из значений привязанного справочника.

Заполните поле Название, при необходимости - заполните поле Описание, и нажмите Сохранить значение. 

Не уходя с этой страницы, добавьте все остальные возможные причины отказа кнопкой Добавить значение. 

Каждый из вариантов отказа можно редактировать и удалять. 

Для множественного выбора результатов выберите опцию Разрешить выбирать несколько значений в блоке Выбор значений из справочника и нажмите кнопку Сохранить.

Теги:CRM модуль, настройка CRM, результат выполнения задачи, дополнительный справочник, результат задач

1. Добавить шаблоны задач в пункте меню CRM - Справочник "Шаблоны задач".
2. Добавить шаблоны результатов в пункте меню CRM – Справочник "Результаты выполнения задач".
3. Настроить дополнительные справочники.
4. Настроить рабочие процессы в пункте меню CRM – Настройка рабочих процессов.

Перед тем, как рассмотреть детально каждый из этапов работы, нужно вначале провести анализ задач вашей организации.

Теги:настройка CRM, начало работы, с чего начать, CRM модуль

Данный раздел модуля CRM позволяет выстроить в системе процессы взаимодействия с клиентами и потенциальными клиентами (лидами) посредством задач и результатов их выполнения. Если вы еще не знакомы с данными понятиями, предлагаем вам ознакомиться со статьями Справочник Результаты выполнения задач Справочник Шаблоны задач.

На основной странице настраивается цепочка выполнения задач, с указанием результатов выполнения задачи и шагов, следующих за этими результатами.

Страница состоит из трех колонок:

  1. Шаблон задач. 

Колонка имеет разбиение на 4 блока, соответветственно четырем типам задач.В каждом блоке указываются шаблоны задач. 

 
  2. Возможные результаты задач.

В данной колонке указываются результаты выполнения, относящиеся к задачам из колонки Шаблоны задач. Также, при отсутствии какого-либо результата, его можно добавить вручную, нажав кнопку Добавить результат.

. 

По нажатию на кнопку Добавить результат, расположенную справа от названия данного шаблона задачи откроется окно добавления результата.

Если необходимого вам результата нет в списке, нажмите на кнопку создания нового результата с изображением синего плюсика. 

После заполнения всех полей нажмите на кнопку Сохранить.

Возможный результат задачи в рабочем процессе можно отредактировать или удалить.  

   
   3. Следующий шаг после результата.

В этой колонке можно выбрать следующий шаг после получения результата. Например, если результатом выполнения задачи Личный звонок является  - Недозвон, тогда следующий шаг будет повторение исходной задачи, то есть - Личный звонок. 

Рассмотрим также пример: вам необходимо перезвонить клиенту после пробного занятия и спросить, собирается ли клиент покупать абонемент.  

В таком случае, вы создаете шаблон задачи Набрать после пробного занятия (в меню Справочник Шаблоны задач), а также добавляете все возможные результаты ее выполнения (в меню Справочник Результаты выполнения задач).

Возможным результатами могут быть: 

• Будет ходить дальше (8 занятий);
• Будет ходить дальше (разово);
• Недозвон;
• Отказ.

После выбора результата, может следовать выполнение следующего шага (следующей задачи).

Если клиент не ответил (Недозвон), то следующей задачей опять будет Набрать после пробного занятия, и так до тех пор, пока результатом не станет Будет ходить. 

В случае выбора результата Будет ходить дальше, следующая задача не указывается, т.к. достигнут желаемый результат. 

Теги:CRM модуль, настройка CRM, рабочий процесс, настройка рабочих процессов

Взять заявку в обработку может любой сотрудник, вошедший в систему под своим логином и паролем с ролью администратор, менеджер, управляющий.

Обработка новой заявки доступна со страницы CRM, закладка Заявки или же с любой страницы сайта по клику на иконку-оповещение , появляющуюся в верхней панели при поступлении новой заявки.

Чтобы взять заявку в обработку нужно:
- кликнуть по названию заявки, если вы находитесь на закладке Заявки;

- кликнуть по иконке-оповещению в верхней панели сайта. 

После нажатия на заявку откроется всплывающее окно добавления посетителя. 

В окне указывается информация, которую посетитель заполнил в форме обратной связи. 

Если заявку оставил посетитель, который уже есть в системе, при обработке заявки клиент будет автоматически идентифицирован как конкретный посетитель. Сотруднику останется подтвердить, что клиентом по заявке является данный посетитель, выбрав его из списка, синхронизировав по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе. 

Если заявку оставил лид, который уже есть в системе, в списке лидов, при обработке заявки клиент будет автоматически идентифицирован как лид.

Сотруднику остается подтвердить, что клиентом по заявке является данный лид, выбрав его из списка и синхронизировать по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе.

На основной странице вы можете просматривать все поставленные, создавать новые, а также выполнять поставленные задачи. Кроме того, контролировать поток задач, обрабатывать заявки и т.д.
При переходе на страницу, открывается вкладка Мои задачи ToDo, где будут отображаться задачи, исполнителем которых является данный сотрудник. 

Рассмотрим детальнее каждую вкладку страницы. 

Все задачи

Во вкладке Все задачи отображается список всех задач к выполнению на определенный период.

Страница разбита на блок фильтров и блок со списком задач.

Блок фильтров имеет параметры поиска: основные и расширенные. 

К основным параметрам относится поиск:

• по номеру задачи;
• по задачам: основным и дополнительным;
• по сроку выполнения;
• по клиенту;
• по статусу клиента;
• по тексту;
• по типу задачи: личный звонок клиенту, внутренняя задача, другая задача по клиенту, обзвон.
• по результату задачи;
• по автору/исполнителю: созданные мной и/или созданные на меня.

К расширенным параметрам относится поиск:

• по дате создания;
• по отделу;
• по сроку выполнения;
• по приоритету;
• по статусу задачи: новая, прочитанная, в работе, выполненная, на уточнении, не принятая, закрытая, отмененная.

Фильтры можно комбинировать между собой.

Поиск по результату задач

Поиск производится по сообщениям в смене статуса задачи, названиям и значениям дополнительных полей, а также значениям из справочника возможных результатов. 

В блоке фильтров в поле Скрыть неактуальные, если вам необходимо отобразить также результаты из числа задач, созданных более 2х недель, со статусами Закрытаяи Отмененная.

Блок со списком задач

В данном списке вы имеете возможность просмотреть более детальную информацию по задаче, лишь кликнув по её названию: раскроется блок с информацией по задаче и ссылкой на результаты и историю изменений статуса задачи.

Если кликнуть на Результат и история выполнения статуса задачи, то откроется блок с последними изменениями статуса задачи и комментарий к ним: 

Также по каждой задаче присутствуют вспомогательные кнопки: 

• детальная информация по задаче и клиенту ;
• в работу ;
• изменить статус задачи ;
• изменить задачу ;
• удалить задачу .

Мои задачи ToDo

Во вкладке Мои задачи ToDo отображается список задач, исполнителем которых является данный сотрудник.

Страница Мои задачи ToDo визуально разбита на 3 блока:

• блок фильтров;
• блок задач на выполнение;
• блок задач на проверку и уточнение.

Блок фильтров

Фильтрация может производиться строго по дате на которую запланировано выполнение задач, фильтрация с исключением уже закрытых задач, а также по клиенту, тексту и по статусу. 

Блок задач на выполнение

В блоке Задачи на выполнение отображается список задач, исполнителем которых назначен текущий сотрудник. 

По клику по названию задачи отображается детальная информация по задаче.

Блок задач на проверку и уточнение

В блоке Задачи на проверку и уточнение отображается список задач, которые были созданы текущим сотрудником на других сотрудников которые в свою очередь перенаправили задачи в статус Выполненная или же На уточнении. Задачи в статусе Выполненная нуждаются в финальной проверке автором, а задачи На уточнении нуждаются в указании деталей от автора. 

Контроль задач

Вкладка Контроль задач предназначена для руководителя.

На этой вкладке отображается список задач по каждому сотруднику и список задач на отделы.

С помощью этой вкладки, руководитель имеет возможность:

• контролировать исполнение поставленных задач;
• просматривать список задач по каждому сотруднику;
• редактировать описание задач и другие параметры по задачам;
• контролировать смену статуса задачи;
• удалять задачи.

Страница визуально разбита на блок фильтров со списком задач, разделенный по сотрудникам.

Блок фильтров

Используя блок фильтров, задачи можно отфильтровать следующим образом:

• к выполнению на дату - отобразится список задач, которые нужно выполнить на выбранную дату;
• дата создания - отобразится список задач, которые были созданы в выбранную дату;
• выполненные за день - отобразится список задач, которые были выполнены за выбранную дату;
• отобразить список срочных задач;
• показать список задач, срок выполнения которых уже истек.

По умолчанию отображаются только актуальные задачи. То есть задачи в статусах Новая, Прочитанная, В работе, На уточнении, Не принятая.

Сняв галочку в поле Только актуальные - отобразится дополнительный фильтр - множественный выбор статусов задач.

В основной части страницы отображаются блоки Задачи по отделам и  по сотрудникам со списком задач.

По каждой задаче отображается информация:

• номер;
• название и дата создания;
• текущий статус;
• кнопки управления задачей (редактирование, удаление). 

Кликнув по названию задачи, отображается краткая детальная информация:

• название;
• номер телефона посетителя;
• ФИО посетителя;
• описание;
• шаблон задачи;
• исполнитель;
• автор;
• статус задачи;
• дата создания задачи.

Используя данную вкладку, руководитель может просматривать список задач, созданных или выполненных в определенный день.

Текущая задача/звонок

Во вкладке Текущая задача/звонок отображаются задачи и/или звонки, которые текущий пользователь взял в работу, т.е. со статусом В работе.

Страница Текущая задача/звонок разбита на 3 блока:

1. Информация по основной задаче
2. Блок Примечания к задаче
3. Дополнительная информация по клиенту

Информация по основной задаче

В блоке указывается основная информация по задаче:

• название задачи;
• номер телефона посетителя;
• ФИО клиента;
• описание задачи;
• шаблон задачи;
• исполнитель;
• автор задачи;
• статус;
• дата создания задачи.

Блок Примечания к задаче

В окне примечаний вы имеете возможность оставлять заметки по ходу выполнения задачи, которые автоматически сохраняются в этом блоке и после закрытия страницы.

Дополнительная информация по клиенту

Данный блок отображается только для задач, закрепленных за посетителем, т.е. задач типа: Личный звонок клиенту. 

В дополнительной информации по посетителю отображается информация, разбитая по вкладкам:

• задачи, связанные с данным посетителем;
• анкета;
• абонементы (список активных и архивных абонементов посетителя);
• посещения клиента за период который вы укажете;
• список платежей за период, который вы укажете;
• список операций по депозиту за определенный период;
• история изменения статуса;
• список отправленных смс сообщений;
  
  

Если вы являетесь и автором, и исполнителем задачи, то вам будет доступна кнопка Выполнить и закрыть задачу, т.к. данная задача не нуждается в проверке автором, она может быть закрыта сразу после выполнения.

Блок Новый статус задачи

Если вы являетесь автором и исполнителем задачи, то вам будет доступна кнопка Изменить статус задачи. После нажатия на эту кнопку вы сможете выбрать новый статус задачи.

Новая задача

Во вкладке Новая задача создается задача на выполнения сотруднику/сотрудникам, которых вы укажите как исполнителей. 

Для того чтобы создать новую задачу сотруднику, кликните по пункту меню CRM и выберите вкладку Новая задача.

Поля, выделенные жирным - обязательные для заполнения.

Рассмотрим подробно каждое из полей.

Шаблон задачи:

В Шаблоне задач из выпадающего списка вам необходимо выбрать шаблон создаваемой задачи.

Список шаблонов, доступных для выбора, предварительно сформирован вами на странице пункта меню CRM - Справочник Шаблоны задач. 

Выберите необходимый вам шаблон. Рассмотрим создание задач по двум шаблонам разных типов.
.

Шаблон Составить отчет по прибыльности 

Тип задачи - внутренняя задача, это задача, которая создается:
- руководителем на сотрудника;
- сотрудником на другого сотрудника;
- сотрудником на самого себя. Такой тип задачи не подразумевает взаимодействие с клиентом. 

Название задачи формируется исходя из названия выбранного шаблона задачи и даты, когда вы создаете данную задачу.

Вы имеете возможность отредактировать название задачи на этапе создания, либо после создания, кликнув по кнопке редактирования задачи. 

В поле Описание вы можете указать любую дополнительную информацию.

Блок Исполнители предназначен для указания и выбора исполнителей создаваемой задачи.

Исполнителем может быть:

• сам автор задачи;

Нажмите на кнопку Я и ФИО текущего сотрудника, появится в списке исполнителей задачи.

• любой другой сотрудник.

Начните вводить фамилию исполнителя в поле ФИО исполнителя, после чего из выпадающего списка выберите сотрудника.

Повторите этот шаг, если необходимо указать более одного исполнителя. Или выберите отдел.

Сотрудников также можно удалять из списка исполнителей.

В блоке Текущий статус указывается статус задачи, с которым она создается.

Обратите внимание, что при выборе себя как исполнителя задачи (кнопка Я), автоматически устанавливается статус задачи Прочитанная.

Статус, который присваивается задаче по умолчанию - Новая.

В поле Срок выполнения вы указываете дату и время, когда задача должна быть выполнена и закрыта. В поле Напоминание вы можете установить дату и время напоминания о задаче.

Блок Приоритет предназначен для выбора приоритета задачи - низкий, средний и высокий.

И в блоке Срочность вы указываете срочная ли это задача, установив галочку. 

 Кнопка Сохранить -> ToDo сохраняет создаваемую задачу и, после сохранения, ведет на вкладку Мои задачи ToDo.

Кнопка Сохранить -> Добавить новую сохраняет создаваемую задачу, и вы остаетесь на этой же странице для создания новой задачи. 

Шаблон Продать абонемент

Тип задачи: другая задача по клиенту.

Задача по типу Другая задача по клиенту отличается от предыдущей задачи по типу Внутренняя задача только появлением полей - Клиент и Номер телефона.

Если задача связана с клиентом, который есть в списке ваших  посетителей, то начните вводить ФИО клиента, а затем выберите его из выпадающего списка. 

Если же клиент новый, то нажмите кнопку с изображением плюса рядом с полем Клиент и заполните анкету.

Остальные поля заполняются аналогично задаче шаблона типа Внутренняя задача.

Новый звонок

Процесс добавления нового звонка - такой же, как и добавление новой задачи, но при этом в списке поля Шаблон задачи будут отображаться только задачи по типу Личный звонок клиенту.

Важно! При создании задачи типа Обзвон, вам необходимо выбрать посетителей (лидов), которых необходимо обзвонить, вследствии чего, будет создана родительская задача типа Обзвон с вложенными подзадачами типа Личный звонок клиенту. При удалении родительской задачи, все подзадачи также будут удалены.

Заявки

Во вкладке Заявки отображаются полученные за определенный период заявки посредством модуля ФЗК (Форма захвата контактов).

При заполнении формы захвата контактов на сайте, информация, указанная потенциальным клиентом, попадет в систему в виде Заявки.

В поиске можно фильтровать заявки по дате поступления используя:

1) фильтр Дата от, до
2) быстрые ссылки: за сегодня, 2 дня, 3 дня … 12 мес.

В таблице со списком заявок указана следующая информация:

• № заявки;
• название формы захвата контактов, из которой поступила заявка;
• статус заявки;
• дата, время поступления заявки;
• дата и время обработки заявки;
• длительность обработки заявки;
• количество броней посетителя;
• ФИО сотрудника, обрабатывающего или уже обработавшего заявку;
• действия - удаление заявки или вернуть в статус Новая.

Внесение результата задачи

После того как задача взята в работу и выполнена, сотруднику, выполняющему данную задачу, необходимо выбрать статус задачи Выполненная и, если есть, выбрать результат выполнения задачи. 

Некоторые задачи, если это не предусмотрено настройками рабочих процессов, могут быть выполнены без выбора результата. 

Если шаблон задачи, которую сотрудник выполняет, настроен таким образом, что у него есть варианты результатов выполнения задачи, то сотрудник должен выбрать результат выполнения, иначе задача закрыта не будет. 

Например, задача по обзвону клиентов предполагает такие результаты выполнения:

• будет ходить;
• не дозвонился;
• отказ.

От выбранного результата зависит дальнейшая последовательность выполнения задачи. 

Например, выбрав результат Будет ходить, следующей задачей, согласно рабочим процессам, будет Продать посетителю абонемент.

Результат Отказ является результатом с выбором параметра из дополнительного справочника (подробнее о дополнительных полях читайте в разделе Настройка дополнительных справочников). 

В данном случае, дополнительным справочником является справочник Причина отказа, в котором можно выбрать причину отказа.

Теги:CRM модуль, задачи, все задачи, список задач, поиск задач

Данный раздел модуля CRM предназначен для создания результатов выполнения задач. Имеется в виду, добавление в систему определенных результатов соответственно ранее созданным шаблонам задач. Если вы еще не знакомы с понятием шаблонов задач и их созданием, предлагаем ознакомиться с разделом Справочник Шаблоны задач. Смысл создания результатов заключается в том, что при обработке определенной задачи, исполнитель будет иметь возможность выбрать полученный результат, что позволит вам проводить аналитику исходя из указанной им информации.  

Рассмотрим на примере задачи Узнать, будет ли ходить с возможными результатами ее выполнения.

Такими результатами могут быть:

• Будет ходить.
• Не дозвонился.
• Отказ.
   

Чтобы приступить к созданию результатов, необходимо нажать кнопку Добавить в правом верхнем углу страницы.

Разберем создание одного из результатов:

Будет ходить

При добавлении, система предложит вам заполнить поля:

Название - название результата.

Описание - описание результата (необязательное поле).

Следующая задача - указанная задача будет автоматически создана при выборе данного результата.
Изменить статус посетителя - при выборе данного результата, статус посетителя будет менятся на указанный вами. Детальнее о статусах по ссылке.

При выборе результата Будет ходить, автоматически будет создана следующая задача - Продать абонемент. 

В случае получения результата Отказ, нет необходимости создавать следующую задачу, т.к. конечный результат общения с клиентом на данном этапе достигнут.

Добавление дополнительных полей 

После заполнения основного блока при создании шаблона результата выполнения задачи, у вас есть возможность добавить дополнительные поля, с помощью которых, при выборе определенного результата, посредством кнопки Сохранить и добавить дополнительные поля, ваши сотрудники смогут сохранять дополнительную информацию. 

Нажмите на кнопку Дополнительное поле.

Примером дополнительного поля может быть  - Причины отказа.

Поле Название - обязательное для заполнения. 

Если поставить галочку в Обязательное для заполнения, то поле, которое вы добавите, необходимо будет обязательно заполнить при выборе результата, к которому относится. 

Выбор типа поля:

• текст: в поле такого типа при сохранении результата по задаче будет вводиться текст;
• дата: в этом поле при сохранении результата по задаче необходимо будет указать дату, выбрав ее из календаря;
• целое число: в данном поле при сохранении результата по задаче необходимо будет указать целое число;
• дробное число: после такого типа при сохранении результата по задаче нужно будет ввести дробное число;
• выбор из справочника: в меню CRM - Настройка дополнительных справочников создаются категории, которые могут быть присвоены дополнительному полю результата (подробнее о настройке дополнительных справочников, читайте в разделе Настройка дополнительных справочников).

Нажмите Сохранить значение для сохранения введенной информации или Отмена.

Теперь, при выборе результата выполнения задачи Узнать, будет ли ходить, в случае отказа, сотрудник должен будет указать причины отказа.

Ограничений по количеству дополнительных полей - нет.

Дополнительные поля можно удалять и редактировать. 

При удалении дополнительного поля появляется сообщение, в котором необходимо подтвердить или отменить удаление. 

Теги:CRM модуль, настройка CRM, справочник результатов, результат выполнения задачи

В модуле CRM присутствует раздел Справочник Шаблоны задач. Данный раздел предназначен для создания шаблонов задач, которые можно ставить на выполнение определенным сотрудникам.
Например: задачи Предложить абонемент, Составить отчет по прибыли, Личный звонок по продлению абонемента и т.д соответственно, такие задачи можно брать в работу, закрывать с определенными результатами, проводить аналитику, но об этом вы узнаете в последующих разделах.     

Шаблоны задач - это шаблоны, которые помогают упростить создание однотипных часто повторяющихся задач и категоризировать задачи в отчетах.

В данном подменю создаются задачи сотрудникам по посетителям, а также внутренние задачи, например, заказать воду, купить сахар, составить отчет и т.д. 

Добавление шаблона задачи

Для создания задачи кликните по кнопке Добавить шаблон задачи, в правом верхнем углу:

В основном блоке вам предлагается указать название задачи, тип задачи и описание задачи. 

Что такое типы задач?

Тип задачи определяет те поля, которые необходимо заполнить при создании шаблона задачи. В зависимости от цели создаваемой задачи, указывается определенный тип, которому она соответствует.

Всего представлено 4 типа задач: 

1. Личный звонок клиенту;
2. Обзвон клиентов;
3. Другая задача по клиенту;
4. Внутренняя задача.

Рассмотрим детальнее каждый тип.

Тип Личный звонок клиенту.

Задача данного типа характеризует исходящий или же входящий звонок по клиенту. Такую задачу можно использовать в случае необходимости произведения звонка определенному клиенту, а также для фиксации входящих вызовов. Помимо этого, вы имеете возможность указать исполнителя задачи и многие другие дополнительные настройки.   

Тип Обзвон клиентов.

Задача этого типа предназначена для совершения массовых обзвонов клиентов. При создании такой задачи, вам необходимо выбрать посетителей для обзвона, в результате чего создается родительская задача Обзвон, с вложенными подзадачи по типу Личный звонок клиенту на каждого посетителя.

Тип Другая задача по клиенту.

Задача данного типа предполагает любое другое взаимодействие с клиентом, кроме звонка. К примеру, произвести продажу абонемента в системе, отметить посещение, заморозить абонемент и т.д. Соответственно, при постановке такой задачи, вам необходимо будет указать конкретного посетителя, к которому задача относится.  

Тип Внутренняя задача.

В отличии от предыдущих типов, данный тип используется для постановки задач, относящихся непосредственно к внутренней деятельности организации. Имеется в виду, выполнение определенных внутренних действий: Произвести закупку товара, Составить отчет и т.д, в зависимости от внутренних процессов Вашей организации. Такой тип задачи исключает взаимодействие с клиентом. При постановке такой задачи, аналогично предыдущим описанным типам, вы имеете возможность выбрать исполнителя среди сотрудников. 

Описание - краткое описание шаблона задачи. 

Следующий блок в создании шаблона задачи - Настройки по умолчанию. 

Он отвечает за характеристики создаваемой задачи:

• Приоритет.
  Задает порядок выполнения задачи относительно других задач. К примеру, указывая приоритет Высокий, данная задача будет в приоритете к выполнению относительно задач, с более низким приоритетом. 
• Срочность.

Задача с установленной опцией Срочная задача, будет отображатся в начале списка задач и иметь соответствующую пометку , указывающую на необходимость срочного исполнения.

• Проверка выполнения задачи.  

Установка данной опции запрещает сотруднику, выполняющему задачу, ее закрыть, но переводит задачу в статус Выполненная, после чего возвращает ее на проверку автору для дальнейшего закрытия. 

В блоке Дополнительные настройки указываются параметры, влияющие на непосредственное выполнение задачи:

• Назначить дату, время начала выполнения.

Установите галочку, если вам необходимо указывать время и дату выполнения поставленной задачи. 

• Установить напоминание до начала выполнения.

Установка данной опции позволяет настроить время появления напоминания о поставленной задаче. Либо же не указывать время, но установить вложенную опцию Давать возможность изменить при создании новой задачи, что позволит установить дату и время появления собственноручно. 

В указанные день и время, появится напоминание в виде всплывающего окошка в правом нижнем углу экрана.

•  Назначать дату, время завершения задачи. 

При создании задачи будет возможность установить сроки выполнения задачи для ее исполнителя. Последний срок выполнения будет отображаться в списке задач. 

• Настройка быстрого создания задачи по клиенту.

           В этом пункте можно настроить быстрое создание задачи по клиенту через окно комментария:

• Автор задачи - исполнителем задачи автоматически назначается сам автор. Т.е. задачу должен выполнить и закрыть тот сотрудник, который ее создал. 
• Указывать каждый раз - при создании задачи, каждый раз необходимо вводить имя исполнителя задачи.
  
  Взять в работу задачу сможет исполнитель и любой сотрудник отдела, в котором числится исполнитель.  

На основной странице шаблонов задач, также можно указать шаблоны по умолчанию:

Отображать по умолчанию при создании новой задачи - при создании новой задачи по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция. 

Отображать по умолчанию при создании нового звонка - при создании нового звонка по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция. 

Кроме того, на странице можно редактировать ранее созданные задачи и удалять их с помощью соответствующих кнопок в колонке Действия. 

После полной настройки шаблонов задач, рекомендуется создать результаты их выполнения, чтобы при обработке каждой задачи можно было выбрать соответствующий результат. 

Например: задача Личный звонок клиенту может иметь несколько возможных результатов, к примеру, Не дозвонился, Отказался, Думает, Договорились созвониться позже и т.д. Узнать об этом можно детальнее в разделе Справочник Результаты выполнения задач.

Теги:CRM модуль, настройка CRM, типы задач, шаблон задач, создать шаблон