Данное автоматическое действие предназначено для отправки e-mail по указанному шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через установленное вами количество дней.

После настройки данного автодействия, система в фоновом режиме совершает проверки сроков действия абонементов посетителей и рассылает сообщения тем, у кого до конца срока действия абонемента осталось указанное к-во дней и еще есть занятия для посещений.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия.

Действие активно

Галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие – будет происходить проверка сроков действия абонементов и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не намерены проводить рассылки с напоминаниями сразу же после настройки – снимите галочку Действие активно. 

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Абонемент заканчивается по сроку.

Событие происходит за _ дней до окончания абонемента

Укажите за сколько дней до окончания абонемента посетителя должна происходить проверка сроков действия абонементов и производиться рассылка сообщений.

Действие

Выберите действие Отправка E-MAIL посетителю.

Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону.

Время для отправки e-mail

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут.

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю:

Галочка по этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).

• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если их нет, то сообщение будет отправлено посетителю).

Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.

Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители.

• Опция Также отправлять тем представителям посетителя, которые также являются посетителями.

Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение – как посетителю и как представителю, который является посетителем. Такое возможно в том случае, когда у представителя, который является посетителем, заканчивается абонемент и, при этом, у посетителя, к которому он привязан, тоже заканчивается абонемент. 

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключен и оплачен модуль E-mail рассылки.

Подробнее узнать о настройке модуля вы можете в статье Подключение модуля Email рассылки.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки Telegram сообщения, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

После его настройки система в фоновом режиме проверяет сроки действия абонементов посетителей и рассылает сообщения.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия.

Действие активно

Галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие – будет происходить проверка сроков действия абонементов и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия – снимите галочку Действие активно.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Абонемент заканчивается по сроку.

Событие происходит за _ дней до окончания абонемента

Укажите за сколько дней до окончания абонемента посетителя должна происходить проверка сроков действия абонементов и производиться рассылка сообщений в Telegram.

Действие

Выберите действие Отправка Telegram посетителю.

Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону.

Время для отправки Telegram сообщений

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут.

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю:

Галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).

• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если их нет, то сообщение будет отправлено посетителю).

Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.

Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители.

• Опция Также отправлять тем представителям посетителя, которые также являются посетителями.

Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение – как посетителю и как представителю, который является посетителем.

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключен и оплачен модуль Telegram рассылки и не превышен лимит отправленных сообщений в Telegram.

Подробнее узнать о настройке модуля вы можете в статье Подключение модуля Telegram рассылки.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки смс сообщения, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

После его настройки система в фоновом режиме проверяет сроки действия абонементов посетителей и рассылает сообщения.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия.

Действие активно

Галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие – будет происходить проверка сроков действия абонементов и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия – снимите галочку Действие активно.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Абонемент заканчивается по сроку.

Событие происходит за _ дней до окончания абонемента

Укажите за сколько дней до окончания абонемента посетителя должна происходить проверка сроков действия абонементов и производиться рассылка сообщений.

Действие

Выберите действие Отправка смс посетителю.
Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону.

Время для отправки СМС

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут.

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю:

Галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).

• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если их нет, то сообщение будет отправлено посетителю).

Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.

Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители.

• Опция Также отправлять тем представителям посетителя, которые также являются посетителями.

Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение – как посетителю и как представителю, который является посетителем.

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключен и оплачен модуль СМС (за каждое сообщение взимается дополнительно плата).

Данное автоматическое действие предназначено для автоматической смены статуса посетителя в зависимости от количества приобретенных абонементов за определенный период.

Автоматическое действие позволяет указать количество купленных абонементов при покупке которых у посетителя меняется статус, кроме того, указывается период за который необходимо проверять купленные посетителем абонементы. Таким образом, если посетитель покупает у вас определенное количество абонементов за указанный вами период, его статус изменится на заданный вами.

В настройках автодействия вы задаете такие параметры:

• диапазон количества купленных абонементов, при попадании в который, должен поменяться статус посетителя;
• период, за который считается количество купленных абонементов (отсчет начинается от даты каждой оплаты);
• статус, который нужно установить в случае соблюдения условий автодействия;
• текущий статус посетителя - статус, который должен быть установлен у посетителя до смены статуса по условиям автодействия (не обязательный параметр).

Пример условий автодействия: менять автоматически статус посетителя на Постоянный при условии, что количество абонементов за последние 4 месяца (от текущей оплаты) попадает в диапазон от 4 до 5 абонементов и текущий статус посетителя - Новый (не обязательный параметр).

Логика работы автоматического действия Изменение статуса посетителя в зависимости от количества купленных абонементов

При внесении продажи абонемента посетителю, система производит проверку количества купленных абонементов посетителем за определенный период от даты проведения операции.

Если количество купленных абонементов за установленный период попадает в указанный диапазон, статус посетителя меняется в соответствии с заданными настройками.

Нужное количество абонементов которые необходимо приобрести посетителю и период вы задаете в настройках автоматического действия.

Логика работы автодействия при внесении продажи абонемента задним числом

Основное правило: история статусов не меняется, за исключением последней смены статуса, произведенной автодействием.

Детали рассмотрим на конкретных случаях.

Статус посетителя НЕ менялся после даты, за которую вносится продажа абонемента задним числом (другими словами дата последней смены статуса меньше, чем дата внесения платежа задним числом)

В данном случае автодействие запустится в результате продажи, внесенной задним числом и произведет проверку условий не только по текущей продаже (за прошлую дату), но и по всем последующим продажам посетителя. Это позволит получить корректную историю смены статуса, согласно условиям, заданным в автодействии.

Рассмотрим пример: установим диапазон купленных абонементов - от 4 до 5, попадая в который посетителю меняется статус на “Постоянный”, посетитель должен попасть в эти рамки в течении первых 120 дней (условных 4 месяца).

В течении этих 120 дней мы продаем посетителю три абонемента, что означает что статус посетителя не меняется так как не выполнено условие автодействия. Однако, внезапно обнаруживаем, что не была внесена одна продажа абонемента., как следствие, мы проводим эту продажу задним числом, за нужную нам дату. В данном случае, количество проданных абонементов за последние 120 дней от последней продажи составит 4 штуки., что попадает в условия автоматического действия и приведет к автоматической смене статуса на “Постоянный”. В данном случае, в истории статусов клиента дата изменения статуса будет совпадать с датой последней проведенной продажи.

Дата последней автоматической смены статуса больше (позже), чем дата продажи абонемента, внесенного задним числом

При данных условиях системой будет заново обработаны все продажи абонементов, начиная с продажи, в результате которой была автоматическая смена статуса. Если были какие-то продажи между датой платежа, внесенного задним числом, и продажей, в результате которой была смена статуса, то эти продажи обработаны НЕ будут. Это обосновано тем, что до последней смены статуса есть определенная история смен статусов, изменение которой является некорректным, даже если выполняются условия автодействий.

Возьмем все тот же пример автодействия с настройками: диапазон купленных абонементов от 4 до 5 посетитель должен попасть в эти рамки в течении первых 120 дней (условных 4 месяца). При выполнении данных условий статус посетителя меняется на Постоянный.

В течении этих 120 дней мы продаем посетителю 5 абонемента что подходит под условия автодействия и статус посетителя меняется на Постоянный. Но это еще не все, также в системе присутствует и второе автоматическое действие, предназначенное для смены статуса при покупке большего количества абонементов, относительно первого автодействия: диапазон абонементов от 6 до 7 за 120 дней, при выполнении данных условий статус меняется на VIP.

Мы обнаружили, что не была внесена одна покупка абонемента за прошлый месяц, как следствие, мы проводим эту продажу задним числом, за нужную нам дату. В данном случае, количество купленных абонементов посетителем составляет 6, что попадает в условия второго автоматического действия и приводит к автоматической смене статуса на Продвинутый.

В данном случае, дата изменения статуса будет совпадать с датой последней продажи, а в истории статусов отобразится две строки смены статуса:

• Предыдущий статус посетителя - > Постоянный.

• Постоянный -> Продвинутый.

Дата ручной смены статуса больше (позже), чем дата продажи абонемента, внесенного задним числом

Важно! В случае, если посетителю менялся статус вручную, после чего проводилась продажа за прошлую дату, которая предшествует дате ручной смены статуса, статус автоматически изменён НЕ БУДЕТ, даже если выполняются условия автодействия по этой продаже!

Это обосновано тем, что до последней смены статуса есть определенная история смен статусов, изменение которой является некорректным.

Рассмотрим такую ситуацию на примере:

Был добавлен посетитель, которому Вы изменили статус вручную, к примеру, дата изменения была 01.01.2019. После чего совершили продажу абонемента по данному посетителю задним числом, скажем - 28.12.2018.

В системе присутствует автодействие с настройками: Выполнять действие только если количество купленных посетителем абонементов находится в диапазоне от 4 до 5 и период подсчета в 120 дней (условные 4 месяца). При выполнении условий, статус изменяется на Постоянный.

Так как была ручная смена статуса, система принимает ее за приоритетную операцию, в связи с чем статус изменен не будет.

Однако, следует также рассмотреть и вариант, когда после ручной смены статуса производится продажа абонемента. Но также возникает необходимость внести продажу за прошлую дату, которая предшествует дате ручной смены статуса. В таком случае, так как система не изменяет историю статусов и не заменяет статусы, установленные вручную, она произведет проверку всех покупок абонементов, которые были совершены ПОСЛЕ даты последней ручной смены статуса. Система пересчитает общее количество, начиная от даты каждой последующей продажи, за период, указанный в настройках автоматического действия и в случае выполнения условий по какому-то периоду, изменит статус. Таким образом статус можем измениться один или несколько раз.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите соответствующее название автоматического действия.

Действие активно

Данная функция означает что автоматическое действие активно, чтобы сделать его неактивным необходимо галочку снять.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Посетитель купил новый абонемент

В разделе Выполнять действие только если количество купленных посетителем абонементов находится можно настроить диапазон количества купленных абонементов, например от 4 до 5 абонементов, а также период за который система будет учитывать купленные абонементы каждого посетителя, например за 4 месяца (120 дней) или за весь период обслуживания клиента, то есть с даты внесения посетителя в систему.

Действие

Выберите действие Смена статуса клиента.

Новый статус

Необходимо выбрать статус, который нужно установить при выполнении выше прописанных условий.

Только если текущий статус

Статус будет изменен на новый только в том случае если текущий статус тот, который Вы выберите в этом поле.

Данное автоматическое действие предназначено для автоматической смены статуса посетителя в зависимости от суммы которую он заплатил за определенный период.

Автоматическое действие позволяет указать денежные рамки при попадании в которые у посетителя меняется статус, кроме того, указывается период за который необходимо проверять полученную от посетителя сумму. Таким образом, если посетитель приносит вам определенную прибыль за указанный вами период, его статус изменится на заданный вами.

Логика работы автоматического действия Изменение статуса посетителя в зависимости от суммы оплат за период

При внесении какой-либо оплаты по посетителю, система суммирует оплаты, произведенные посетителем за определенный период (начиная от даты проведения операции), и меняет статус посетителя, в случае, если сумма оплат попадает в диапазон, настроенный в автодействии.

В настройках автодействия вы задаете такие параметры:

• диапазон суммы оплат, при попадании в который, должен поменяться статус посетителя;
• период, за который считается сумма оплат (отсчет начинается от даты каждой оплаты);
• статус, который нужно установить в случае соблюдения условий автодействия;
• текущий статус посетителя - статус, который должен быть установлен у посетителя до смены статуса по условиям автодействия (не обязательный параметр).

Пример условий автодействия: менять автоматически статус посетителя на VIP при условии, что сумма  оплат за последний месяц (от текущей оплаты) попадает в диапазон от 1000 руб до 1500 руб. и текущий статус посетителя - Постоянный (не обязательный параметр).

В подсчет суммы входят такие финансовые операции посетителя:

• Продажи абонементов.
• Продажи товаров.
• Разовые платежи.
• Оплаты долгов за абонементы/товары/разовые платежи, которые попадают в расчетный период.
  
  Важно! Автоматическое действие учитывает лишь те долги, которые были учтены в том же периоде, что и основная оплата.
  
  
• Оплаты с депозита.

Важно! Автоматическое действие не распространяется на тех посетителей, от которых не было получено ни одной оплаты с момента запуска автоматического действия. Данная функция срабатывает только по событию - продажа абонемента/товара, оплата разового платежа.

Логика работы автодействия при внесении платежей задним числом

Основное правило: история статусов не меняется, за исключением последней смены статуса, произведенной автодействием.

Детали рассмотрим на конкретных случаях.

Статус посетителя ни разу НЕ менялся после даты, за которую вносится платеж задним числом (другими словами дата последней смены статуса меньше, чем дата внесения платежа задним числом)

В таком случае автодействие запустится в результате операции, внесенной задним числом и произведет проверку условий не только по текущей оплате (за прошлую дату), но и по всем последующим оплатам посетителя. Это позволит получить корректную историю смены статуса, согласно условиям, заданным в автодействии.

Рассмотрим пример: установим денежные рамки от 5000 до 10000 и период подсчета в 30 дней (условный месяц). При выполнении условий, статус изменяется на VIP.

В течении этих 30 дней мы продаем посетителю товары/абонементы/проводим разовые платежи на общую сумму в 4500 денежных единиц. Однако, внезапно обнаруживаем, что не была внесена одна продажа на сумму 1000 д.е., как следствие, мы проводим эту продажу задним числом, за нужную нам дату. В данном случае, полученная от посетителя сумма за последние 30 дней от последней продажи составит 5500 д.е., что попадает в условия автоматического действия и приведет к автоматической смене статуса на VIP. В данном случае, в истории статусов клиента дата изменения статуса будет совпадать с датой последней проведенной продажи.

Дата последней автоматической смены статуса больше (позже), чем дата платежа, внесенного задним числом

При данных условиях системой будет заново обработаны все продажи, начиная с продажи, в результате которой была автоматическая смена статуса. Если были какие-то продажи между датой платежа, внесенного задним числом, и продажей, в результате которой была смена статуса, то эти продажи обработаны НЕ будут. Это обосновано тем, что до последней смены статуса есть определенная история смен статусов, изменение которой является некорректным, даже если выполняются условия автодействий.

Возьмем все тот же пример автодействия с настройками: денежные рамки от 5000 до 10000 и период подсчета в 30 дней (условный месяц). При выполнении условий, статус изменяется на VIP.

В течении этих 30 дней мы продаем посетителю товары/абонементы/проводим разовые платежи на общую сумму в 5500 денежных единиц, что входит в условия: за последние 30 дней от последней продажи полученная сумма попадает в диапазон от 5000 до 10000 и приводит к автоматической смене статуса на VIP. Но это еще не все, также в системе присутствует и второе автоматическое действие, предназначенное для смены статуса при получении больших сумм, относительно первого автодействия:

денежные рамки от 10001 до 15000 и период подсчета в 30 дней (условный месяц). При выполнении условий, статус изменяется на Golden VIP.

Например, мы обнаружили, что не была внесена одна продажа на сумму 5000 д.е., как следствие, мы проводим эту продажу задним числом, за нужную нам дату. В данном случае, полученная от посетителя сумма за последние 30 дней от последней продажи составит 10500 д.е., что попадает в условия второго автоматического действия и приводит к автоматической смене статуса на Golden VIP.

В данном случае, дата изменения статуса будет совпадать с датой последней продажи, а в истории статусов отобразится две строки смены статуса:

• Предыдущий статус посетителя - > [VIP]

• VIP -> Golden VIP.

Дата ручной смены статуса больше (позже), чем дата платежа, внесенного задним числом

Важно! В случае, если посетителю менялся статус вручную, после чего проводилась продажа за прошлую дату, которая предшествует дате ручной смены статуса, статус автоматически изменён НЕ БУДЕТ, даже если выполняются условия автодействия по этой оплате!

Это обосновано тем, что до последней смены статуса есть определенная история смен статусов, изменение которой является некорректным.

Рассмотрим такую ситуацию на примере:

Был добавлен посетитель, которому Вы изменили статус вручную, к примеру, дата изменения была 01.01.2019. После чего совершили продажу по данному посетителю задним числом, скажем - 28.12.2018, на сумму 5500 д.е.

В системе присутствует автодействие с настройками: денежные рамки от 5000 до 10000 и период подсчета в 30 дней (условный месяц). При выполнении условий, статус изменяется на VIP.

Так как была ручная смена статуса, система принимает ее за приоритетную операцию, в связи с чем статус изменен не будет.

Однако, следует также рассмотреть и вариант, когда после ручной смены статуса производится продажа абонементов/товаров/оплата разовых платежей. Но также возникает необходимость внести продажу за прошлую дату, которая предшествует дате ручной смены статуса. В таком случае, так как система не изменяет историю статусов и не заменяет статусы, установленные вручную, она произведет проверку всех продаж, которые были совершены ПОСЛЕ даты последней ручной смены статуса. Система пересчитает полученные средства, начиная от даты каждой последующей продажи, за период, указанный в настройках автоматического действия и в случае выполнения условий по какому-то периоду, изменит статус. Таким образом статус можем измениться один или несколько раз.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите соответствующее название автоматического действия.

Действие активно

Данная функция означает что автоматическое действие активно, чтобы сделать его неактивным необходимо галочку снять.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Посетитель внес оплату за абонемент/товар/услугу

В разделе Выполнять действие только если сумма покупок находится можно настроить диапазон суммы которую должен принести посетитель, а также период за который система будет учитывать внесенную сумму каждого посетителя, например за 5 месяцев (150 дней) или за весь период обслуживания клиента, то есть с даты внесения посетителя в систему.

Действие

Выберите действие Смена статуса клиента.

Новый статус

Необходимо выбрать статус на который нужно сменить при выполнении выше прописанных условий.

Только если текущий статус

Статус будет изменен на новый только в том случае если текущий статус тот, который Вы выберите в этом поле.

Данное автоматическое действие предназначено для смены статуса новым посетителям, которые впервые записались на занятие (забронировали место).

Важно! Данное автоматическое действие не распространяется на тех посетителей у которых были куплены абонементы сейчас или ранее, а также у которых были отмечены посещения! Данная функция срабатывает только по событию - новый посетитель впервые забронировал место на занятии.

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите соответствующее название автоматического действия.

Действие активно

Данная опция означает что автоматическое действие активно, чтобы сделать его неактивным необходимо галочку снять.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Посетитель записался на первое занятие (забронировал место).

Действие

Выберите действие Смена статуса клиента.

Новый статус

Необходимо выбрать статус который нужно установить посетителю при выполнении выше прописанных условий.

Только если текущий статус

Статус будет изменен на новый только в том случае если текущий статус посетителя тот, который Вы выберите в этом поле.

Данное автоматическое действие поможет вам продуктивней работать с новыми клиентами. 
Например, при первом отмечании на Пробном занятии, статус посетителя изменится на Посетил пробоное. 
После этого, можно отфильтровать посетителей со статусом Посетил пробное, и прозвонить их, чтобы получить фитбэк. 

Обратите внимание! Статусы должны быть созданы предварительно на странице пункта меню Маркетинг – Статусы клиентов.

Создание и настройка автоматического действия

На странице добавления автоматического действия необходимо заполнить следующие поля:

Название

Указать название автоматического действия.

Действие активно

Позволяет включить/выключить фоновое выполнение данного действия.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Посетитель посетиль первое занятие (по посетителю отмечано первое посещение).

Действие

Смена статуса клиента.
Обратите внимание!
Смена статуса произойдет только после отметки, которая означает присутствие на занятии!

Статус не меняется при первом посещении, в следующей ситуации:

К примеру, если администратор установил статус посетителя вручную на Думает, а после установил первое посещение до смены статуса на Думает (прошлой датой или в тот же день, но занятие было 2 часа назад). 
В таком случае статус не изменится, так как после первого отмечания, в будущем, уже установится новый статус Думает. 

Новый статус

Данная опция позволяет выбрать статус, который стоит установить посетителю после выполнения автоматического действия. Кроме того, изменится статус или нет, также зависит от дополнительной опции Только если текущий статус.

Только если текущий статус

Статус будет изменен на новый только в том случае если текущий статус посетителя тот, который Вы выберите в этом поле.

Например: изменять статус посетителя на Постоянный клиент только если текущий статус посетителя Купили абонемент.

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Автоматические действия - это действия, которые выполняются в фоновом режиме, согласно предварительным настройкам, которые задает пользователь. Данные действия, как правило, привязаны к определенным событиям в системе, например: посетитель внес оплату за абонемент/товар/услугу, посетитель купил новый абонемент и др. Вследствие выполнения автоматического действия может меняться статус посетителя, отправляться смс сообщение, создаваться задача и т.д.

Настройка автоматических действий доступна в меню Настройка - Автоматические действия.

Права доступа

Добавлять, редактировать и удалять автоматические действия могут сотрудники с ролью:

• Управляющий
• Администратор организации

Каждому автоматическому действию предшествует событие, после которого система делает проверку условий, согласно заданным в настройках параметрам, и если условия выполняются, то совершается действие: смена статуса, отправка смс сообщения или создание задачи.

Рассмотрим по порядку все виды событий и автоматических действий:

Вы можете настроить автоматическую смену статуса посетителя по таким событиям:

• Смена статуса посетителя при записи посетителя на первое занятие (создание первой брони занятия по посетителю).

Например: если вы только внесли нового посетителя в систему и забронировали ему место на занятии, согласно настройкам автоматического действия система поменяет ему статус на тот, который вы укажите в параметрах, например Новый.

• Смена статуса если посетитель внес оплату за абонемент/товар/услугу.

Например, вы можете указать диапазон суммы от 1500 до 3000 денежных единиц и период на протяжении которого посетитель должен внести сумму чтобы стать VIP клиентом, например за 30 дней (условный месяц). Если в течении этого времени посетитель принес в организацию сумму попадающую в данный диапазон, то статус автоматически сменится на тот, который вы укажите в настройках, например “VIP”.

• Смена статуса в зависимости от количества купленных абонементов.

Например, можно настроить автодействие которое меняет статус посетителям если они в течении 4 месяцев (120 дней) приобрели от 4 до 5 абонементов. При выполнении данных условий система поменяет статус посетителю на заданный вами в настройках, например на Постоянный клиент.

• Периодическое действие с клиентом.

Например, вы можете настроить действие таким образом: 1 раз в неделю система проверяет список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса - присваивать ему статус Новый.

• Отправка СМС сообщения при окончании абонемента по количеству занятий.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки сообщений, по выбранному шаблону смс, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество занятий.

• Отправка СМС сообщения при окончании абонемента по сроку действия.

Автоматическое действие предназначено для отправки SMS сообщений клиентам, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

• Отправка E-MAIl сообщения при окончании абонемента по сроку действия.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки e-mail, по выбранному шаблону посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

• Отправка Telegram сообщения при окончании абонемента по сроку действия.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки сообщений, аналогично СМС и E-mail, по выбранному шаблону Telegram, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество дней.

• Создание задачи личный звонок по посетителю после посещения им индивидуального занятия.

В данном случае у вас есть возможность создать для автодействия отдельный шаблон задачи со своими возможными результатами и следующими шагами.

• Автоматическое действие поздравление с днем рождения.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки сообщения, согласно шаблону, клиентам в день рождения.

Активация, деактивация, удаление автоматического действия

Чтобы активировать созданное автодействие - установите опцию Действие активно.

Если вам нужно временно приостановить автодействие, то вы можете его деактивировать, сняв опцию Действие активно.

Если вам созданное ранее автодействие уже не нужно, вы можете его удалить. Для этого на странице Список автоматических действий нажмите на кнопку Удалить (крестик).

Для удаления автодействия, на странице Список автоматических действий нажмите на кнопку Удалить (крестик).

Теги: автоматическое действие, автоматические действия, добавить автоматическое действие, автодействие, удалить автоматическое действие

Автоматическое действие предназначено для отправки SMS, Email и Телеграмм сообщений клиентам, согласно шаблону, тем посетителям, у которых абонемент заканчивается через определенное количество занятий. 

После его настройки система в фоновом режиме проверяет остаток занятий по абонементам посетителей и рассылает сообщения. 

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия. 

Действие активно

галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие - будет происходить проверка количества оставшихся занятий по абонементу и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия - снимите галочку Действие активно.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Абонемент заканчивается по сроку. 

Событие происходит за _ занятий до окончания абонемента

Укажите за сколько дней до окончания абонемента посетителя должна происходить проверка сроков действия абонементов и производится рассылка сообщений посетителям. 

Действие 

Выберите действие Отправка СМС посетителю. 

Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены СМС сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону. 

Время для отправки СМС 

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут. 

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю:
  галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).
• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если нет, то их сообщение будет отправлено клиенту).
  Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.
  Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители. 
• Опция Также отправлять тем представителям клиента, которые также являются посетителями или лидами.
  Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение - как посетителю и как представителю, который является посетителем.
  После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить. 

 Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключен и оплачен модуль СМС рассылки. 

Подробнее о модулях рассылки - Рассылка сообщений.

Данное автоматическое действие предназначено для отправки E-mail, Telegram и SMS сообщений с напоминанием о предстоящем занятии, на котором забронирован клиент. 

После настройки автоматического действия система в фоновом режиме проверяет брони клиентов и рассылает сообщения с напоминанием. 

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия.

Действие активно

Галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие - будет происходить проверка броней клиента и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия - снимите галочку Действие активно.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Начало занятия по которому есть брони. 

Событие происходит за _ занятий до окончания абонемента

Укажите за сколько дней до начала занятия должна происходить проверка и производится рассылка сообщений посетителям. 

Действие 

Для данного автоматического действия доступно три варианта отправки сообщений: в Telegram, по E-mail или SMS.

Посетителям с заканчивающимися абонементами будут отправлены СМС сообщения, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону. 

Время для отправки сообщений

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут. 

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю:
  галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).
• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если нет, то их сообщение будет отправлено клиенту).
  Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.
  Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители. 
• Опция Также отправлять тем представителям клиента, которые также являются посетителями или лидами.
  Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение - как посетителю и как представителю, который является посетителем.
  После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить. 

Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключены и оплачены модули рассылки, которыми Вы пользуетесь для отправки сообщений. 

Данное автоматическое действие предназначено для отправки сообщения, согласно шаблону, клиентам в день рождения. 

После его настройки система в фоновом режиме проверяет даты рождения ваших посетителей и рассылает сообщения с поздравлениями. 

Создание и настройка автоматического действия

Название

Укажите название автоматического действия

Действие активно 

Галочка в опции Действие активно после сохранения настроек запускает автоматическое действие - будет происходить проверка сроков действия абонементов и рассылаться сообщения. Поэтому, если вы не уверены в том, что закончили с настройкой автоматического действия - снимите галочку Действие активно.

Событие 

Выберите событие соответствующее автоматическому действия, в данном случае Абонемент заканчивается по сроку. 

Действие 

Для данного автоматического действия доступно три варианта отправки сообщений: в Telegram, по E-mail или SMS.

Посетителям будут отправлены сообщения с поздравлениями, согласно указанному в настройках автоматического действия шаблону.  

Время отправки сообщений

Выберите время для рассылки сообщений. Раньше или позже указанного времени сообщения рассылаться не будут. 

Кому отправлять

• Опция Отправка посетителю.
  Галочка в этой опции означает, что сообщения будут рассылаться исключительно на номера посетителей (на номера представителей, если они есть, сообщения рассылаться не будут).
• Опция Отправлять на все дополнительные контакты/всем представителям (если они есть и если указаны их номера телефонов; если их нет, то сообщение будет отправлено посетителю).
  Галочка в данной опции означает, что сообщение будет отправляться только представителям. Если же у посетителя нет ни одного представителя, то сообщение будет отправлено посетителю.
  Данная опция актуальна для тех организаций, у которых посетителями являются дети, а родители указываются как представители. 
• Опция Также отправлять тем представителям посетителя, которые также являются посетителями.
  Галочка в данной опции может привести к тому, что посетителю дважды придет сообщение - как посетителю и как представителю, который является посетителем. 

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить. 

Важно! Данное автоматическое действие будет работать, если у вас подключены и оплачены модули рассылки, которыми вы пользуетесь для отправки сообщений. 

CRM Отмечалка позволяет Вам выполнять фоновые автоматические действия, по наступлению определенных событий. Если Вы еще не знакомы с автоматическими действиями, предлагаем ознакомиться со статьей Автоматические действия.

Одним из таких действий является автоматическое создание задачи Личный звонок клиенту после отмечания посещения на индивидуальном занятии.

Создание и настройка автоматического действия

На странице добавления автоматического действия необходимо заполнить следующие поля:

Название

Указать название автоматического действия.

Действие активно

Позволяет включить/выключить фоновое выполнение данного действия.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Отмечание посещения индивидуального занятия.

Действие

Активизируется раздел - Создание задачи по клиенту.

Кроме того, есть возможность воспользоваться опцией Создавать только в случае, если по клиенту отсутствуют невыполненные задачи, которая при активизации дает автодействию право выполняться лишь в том случае, когда по посетителю совершенно нет невыполненных задач. В противном случае, автодействие будет производиться независимо от того, какие задачи были по посетителю в принципе, опираясь лишь на указанные условия - об этом далее.

Шаблон задачи

Позволяет указать, по какому шаблону будет создана задача при выполнении автоматического действия.
Для работы с данной опцией, необходимо создать шаблон задачи со своими возможными результатами и следующими шагами. Подробнее узнать о работе с задачами можно перейдя по ссылке Модуль CRM.

Начало выполнения

Укажите период времени, через который необходимо начать выполнение задачи после наступления события (через сколько времени нужно позвонить клиенту после того, как он пришел на индивидуальное занятие).

Напоминание

Установите время напоминания о задаче относительно времени выполнения.

Исполнители

Далее Вам необходимо выбрать исполнителей автоматически созданной задачи.

Галочка, стоящая в поле Сотрудник, отметивший посещение означает, что будет создана задача, исполнителем которой будет назначен тот сотрудник, который отметил посещение индивидуального занятия.

Кроме этого, вы можете дополнительно указать других исполнителей задачи, для этого начните вводить ФИО сотрудника в поле Добавить исполнителей и выберите его из выпадающего списка. Обратите внимание, что будет создана только одна задача, у которой исполнителями будут назначены все указанные сотрудники. Выполнить ее сможет любой из сотрудников, заявленных как исполнитель. После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Данный отчет находится в меню Отчеты - Все отчеты - раздел Контроль - Отчет по автоматическим действиям.

Если вы еще не знакомы с автоматическими действиями, предлагаем вам ознакомиться с данным функционалом, перейдя по ссылке Автоматические действия.

В данном отчете вы имеете возможность просмотреть выполненные автоматические действия за выбранный период, а также производить фильтрацию по конкретному автодействию и событию.

Рассмотрим пример поиска действий, выполненных в результате автодействия Смена статуса клиента.

В таблице отображена детальная информация по результатам выполнения автоматических действий:

• Дата создания.
• Статус автоматического действия.
• Дата последнего изменения статуса.
• Событие (автоматическое действие: отмечание посещения индивидуального занятия, абонемент заканчивается по сроку, периодические действия с клиентом).
• Действие (создание задачи по клиенту, отправка СМС посетителю, смена статуса клиенту).
• Комментарий – номер задачи, новый статус клиента и т.д.

Данный отчет можно распечатать.

Отчет доступен только сотрудникам с ролью Управляющий, а также тем сотрудникам, кому Управляющий выдал доступ к данному отчету. О настройке доступов к отчетам читайте в разделе Доступ к отчетам.

Данное автоматическое действие поможет вам в фоновом режиме менять статусы посетителей раз в выбранный период.

Например, вы можете настроить действие таким образом: 1 раз в неделю система проверяет список посетителей и, если посетитель добавлен в базу неделю назад и у него нет статуса - присваивать ему статус Новый.

Обратите внимание! Статусы должны быть созданы предварительно на странице пункта меню Маркетинг – Статусы клиентов.

Создание и настройка автоматического действия

На странице добавления автоматического действия необходимо заполнить следующие поля:

Название

Указать название автоматического действия.

Действие активно

Позволяет включить/выключить фоновое выполнение данного действия.

Событие

Выберите событие соответствующее автоматическому действию, в данном случае Периодические действия с клиентами.

Действие

Смена статуса клиента.

Производить действие 1 раз в

Укажите периодичность автоматического действия – например, 1 раз в день, 1 раз в 2 недели или 1 раз в 2 месяца.

Один раз в указанный период действие будет активироваться и в фоне проверять посетителей и их статусы.

Обратите внимание! Отсчет начинается на следующий день после даты добавления посетителя в базу/даты последней смены статуса/даты последнего посещения.

Отчет начиная от

• даты добавления в базу: проверка статуса посетителя будет производиться раз в период, считая с даты добавления его в базу.
• даты последней смены статуса: проверка будет проводиться раз в период, считая с даты последней смены статуса. В случае, если у посетителя статус не менялся, то отсчет начинается с даты добавления клиента в базу.
• даты последнего посещения: проверка будет проводиться раз в период, считая с даты последнего отмеченного посещения. Действие производится, если у посетителя есть хотя бы одно отмеченное посещение.

Ограничить количество выполнений

Сколько раз будет проводиться автоматическое действие за выбранный период в опции Производить действие 1 раз в….

Обратите внимание!

Счетчик выполненных раз обнуляется каждый раз, когда:

• обновляется дата последней смены статуса (если отсчет начинается от даты последней смены статуса),
• обновляется дата последнего посещения (если отсчет начинается от даты последнего посещения).

Данная опция актуальна в случае, если вы, например, делаете обзвон давно не ходивших клиентов несколько раз, допустим, делаете 2 звонка. В этом случае в опции устанавливаем значение 2.

Допустим, через 2 недели после последнего посещения система устанавливает посетителю статус Потенциально ушедший, далее вы обзваниваете этих клиентов и если клиент обещает прийти на занятие, вы вручную устанавливаете ему статус Обещал вернуться. Далее через 2 недели система снова установит клиенту статус Потенциально ушедший в случае, если не изменится дата последнего посещения. Если дата последнего посещения изменится (т.е. клиент посетит занятие), то отсчет 2 недель начнется заново с новой даты. А если посетитель не посетил занятие, то он снова попадет в категорию Потенциально ушедший и снова ему будет совершен звонок и установлен новый статус вручную. Но т.к. было установлено ограничение количества выполнений равное 2, то система больше не будет автоматически менять ему статус.

Данная опция актуальна только если вы выбрали отсчет от даты добавления в базу или даты последнего посещения.

Новый статус

Данная опция позволяет выбрать статус, который стоит установить посетителю после выполнения автоматического действия. Кроме того, изменится статус или нет, также зависит от дополнительной опции Только если текущий статус.

Только если текущий статус

Если смена статуса посетителя должна происходить только при определенном текущем статусе, то этот текущий статус нужно выбрать в данном поле.

Например: изменять статус посетителя на Постоянный только если текущий статус посетителя Новый.

После внесения всех настроек нажмите кнопку Сохранить.

Рассмотрим два кейса с настройкой автоматического действия.

Присвоение статуса посетителям без статуса

Если по какой-то причине у Вас есть посетители без статуса (например, при добавлении посетителей в базу вы забыли выбрать статус), то с помощью автоматического действия таким посетителям будет присвоен статус Новый.

Смена статуса на Потенциально ушедший, если последнее посещение было 1 месяц назад

Если дата последнего отмеченного посещения посетителя была месяц или больше месяца назад, то статус такому посетителю будет меняться на Отпавший.

Настройку Производить действие 1 раз в устанавливаете равную 30 дням. Соответственно, система будет устанавливать новый статус на 31-й день после последнего посещения.