Справочный центр CRM Classberry
Menu
  • Бронирование занятий по графику преподавателей, аренда зала

    С помощью данной функции вы можете добавить график работы преподавателей и настроить онлайн бронирование занятий на удобное для посетителей время, в зависимости от свободного времени сотрудников. 

    Таким образом клиенты смогут самостоятельно записываться на индивидуальные занятия независимо от добавленного расписания, выбирая свободное время из графика преподавателя. 

    Кроме того, вы можете настроить предоплату за аренду зала или за само занятие. 

    Запись на индивидуальное занятие через расписание в Личном кабинете посетителя

    Предварительная запись на будущее занятие может быть как бесплатной, так и по предоплате. Стоимость разового посещения считается по разовому абонементу и настраивается на этапе добавления/редактирования Группы.
    С помощью шагов, описанных ниже, вы можете настроить оба варианта: 

    1. Добавить длительность занятий в Справочник по длительности занятий.
      Перейдите в меню Расписание - Справочник по длительности занятий и нажмите кнопку Добавить.

      lessonsduration.png

    2. Следующим шагом будет добавление рабочего графика сотрудника.
      Перейдите в меню Сотрудники, в профиль преподавателя, вкладка Рабочий график.
      Вкладка Рабочий график активна только для сотрудника с должностью Преподаватель.

      employeesched.png

      Нажмите кнопку Добавить и укажите в какие дни и в какое время работает преподаватель, чтоб клиенты могли самостоятельно выбрать удобное им время.

      employeesched2.png

    3. Настройка индивидуальных занятий.
      В меню Группы/индивы добавьте или отредактируйте индив.
      Для добавления возможности самостоятельной аренды зала, в поле Форма обучения установите опцию Аренда (доступно только на этапе добавления).

      editclassduration.png

      Укажите залы которые посетители смогут выбрать для проведения занятия, а также возможные длительности занятия - сколько может длится данный индив.

      editclassduration2.png

    Если вы используете Форму захвата контактов для броней с предоплатой, не забудьте разрешить продажу данных абонементов в меню Онлайн продажи – Настройка абонементов для продажи онлайн - Продажа абонементов через ЛК посетителя, Моб. приложение и ФЗК.

    1. В настройках Расписания (меню Расписание - кнопка Настроить - Расписание на сайте и в личном кабинете), в блоке Расписание на сайте организации и в личном кабинете посетителя разрешите посетителям самостоятельно бронировать индивы. 

    sched-sett-bookings.png

    Для обязательной предоплаты индива, дополнительно включите следующую опцию Платное бронирование индивов в ЛК и мобильном приложении.

     

    Процесс бронирования индивидуального занятия в Личном кабинете посетителя

    Забронировать индив можно в Личном кабинете, в меню Расписание занятий, с помощью кнопки Забронировать индив

    book-in-persacc.png

     

    По клику на кнопку откроется окно записи на индивидуальное занятие, в котором посетитель может выбрать нужные параметры для бронирования: филиал, группу, преподавателя, удобную дату и время. 

     

    book-in-persacc2.png

     

    После заполнения обязательных полей необходимо кликнуть на кнопку Далее для подтверждения бронирования.
    Если в настройках организации включена опция платного бронирования индивов, дополнительно нужно будет внести оплату за занятие. 

     

     

  • Бронирование мест на занятиях

    После идентификации и синхронизации информации по посетителю вам станет доступным блок Бронирование мест на занятиях.

    При бронировании мест на занятиях возможны такие варианты обработки заявки:

    • подтверждение бронирования,
    • выбор другого занятия, на которое необходимо записать посетителя (кнопка Подобрать вместо),
    • подбор дополнительных занятий, на которые можно записать посетителя (кнопка Подобрать еще).

     

     

  • Бронирование мест на занятиях для Лидов

    Функция Бронированиепозволяет совершать предварительную запись Лидов на занятия (бронировать места).

    Если к Вам обратился новый клиент и пожелал посетить пробное занятие, Вы можете добавить его как Лида (с минимальной информацией) и забронировать ему место на занятии.

    Когда данный лид пришел на первое занятие, Вам нужно: создать из данного Лида - Посетителя, продать ему абонемент и отметить посещение по данному абонементу.

    Детальнее об отметках можно прочесть в статье Справочник отметок посещений.

    Запись Лида на занятие производится со следующих страниц:

    • в меню Бронирование - кнопка Забронировать;
    • на странице Расписание, по клику на ссылку Мест свободно/бронь/всего в блоке с занятием;
    • кнопкой Запись на индивидуальное занятие в шапке сайта.

    Рассмотрим каждый способ поподробнее.

    Бронирование места на занятии для Лида через меню Бронирование

     

     

    Для того чтобы забронировать посетителя на занятие, нажмите на иконку с изображением календаря в колонке Бронь.

    После нажатия на иконку откроется окно следующего вида:

    Image 9hsf.png

     

    Если клиента еще нет в системе, Вы можете его добавить как Лида или как Посетителя с помощью кнопок Добавить лида, Добавить посетителя.

     

    Бронирование места на занятии для Лида через страницу Расписание

    Image 10bv.png

     

    Для добавления брони через расписание нажмите на кнопку Мест свободно/бронь/всего.

    После нажатия на ссылку откроется окно Бронирование мест на занятиях. В данном окне выберите Лида, отметьте галочками в колонке Записать занятия, на которые необходимо записать Лида, и сохраните изменения.

     

    Бронирование места на занятии для Лида кнопкой Запись на индивидуальное занятие

    Image 11aq.png

     

    После нажатия на кнопку Запись на индивидуальное занятие, открывается всплывающее окно с возможностью добавления нового занятия или выбора из существующих.

    В этом же окне Вы можете записать Посетителя или Лида на занятие. Для этого в поле Имя/Тел. выберите клиента, и сохраните изменения, в результате будет создана бронь на данное занятие.

    Важно! Для того чтобы в дальнейшем отметить клиента на занятии, необходимо добавить его как Посетителя и продать абонемент.

    Просмотреть список Лидов, для которых забронировано занятие, можно на странице Журнал, с помощью поиска по броням:

     

    Image 12qw.png

    Более детально об этой странице можно почитать перейдя по ссылке Журнал.

  • Бронирование посетителям мест на занятиях

    Забронировать места в системе можно несколькими способами, рассмотрим их далее. 

    Вручную:

    • Кнопка Запись на индивидуальное занятие расположенная над основным меню.
    • В меню Бронирование.
    • В меню Журнал
    • В общем расписании при добавлении нового занятия.
    • При продаже абонемента.

     

    Автоматически:

    • С помощью функции, настраиваемой при создании/редактировании типа абонемента Автоматическое бронирование мест на занятии.

    Рассмотрим каждый вариант более подробно.

     

    Бронирование места с помощью кнопки Запись на индивидуальное занятие

    Кнопка Запись на индивидуальное занятие находится на панели быстрых кнопок, расположенных над главным меню системы.

    С помощью кнопки Запись на индивидуальное занятие, вы можете:

    • создать новое индивидуальное или групповое занятие и сразу же забронировать на нем место посетителю,
    • забронировать место посетителю на уже существующем занятии.

    Далее рассмотрим детали работы данной кнопки.

    Создание нового занятия и бронирование места через кнопку Запись на индивидуальное занятие

     

     

    По нажатию на кнопку открывается окно с активной вкладкой Создать новое занятие

     

     

    В данном окне необходимо ввести:

    • дату проведения;
    • время начала и окончания;
    • филиал и зал, в котором будет проходить занятие;
    • направление, группу и преподавателя для данного занятия.

    В поле Имя/Тел. начните вводить фамилию или телефон посетителя или лида (система подскажет вам нужную фамилию или телефон после ввода нескольких букв или цифр). Выберите посетителя или лида, которого необходимо записать на занятие. 

    Если у посетителя нет абонемента, в этом же окне вы сможете продать ему один из абонементов.

     

     

    Обратите внимание, при продаже абонемента группа, по которой проводится занятие, будет автоматически отмечена галочкой.

     

     

    Проданный абонемент сразу же отобразится на вкладке Создать новое занятие в блоке Абонемент, по которому проводится запись на занятие.

     

     

    Цель использования абонемента в данном случае – проконтролировать количество оплаченных занятий, на которые посетитель может забронировать места.

    Если у посетителя несколько абонементов, вы сможете выбрать абонемент, по которому забронируете посетителю место на занятии.

     

     

     После этого нажмите кнопку Сохранить - занятие будет добавлено в расписание.


    Бронирование места на существующем занятии через кнопку Запись на индивидуальное занятие

    Вкладка Существующее занятие позволяет забронировать место на занятиях, которые уже есть в расписании. 

     

     

    В блоке поиска вы можете отфильтровать занятия по определенным критериям, чтобы быстрее найти нужное.
    Также с помощью поля Посетитель можно найти на какие дни конкретный посетитель или лид забронировал места.

    Под блоком поиска отображается таблица с занятиями и информация о количестве свободных и забронированных мест на конкретных занятиях в определенную дату.

     

     

    Чтобы забронировать место, нажмите напротив нужного занятия кнопку Забронировать.

    В поле Имя/Тел. клиента укажите посетителя или лида, которому необходимо забронировать место. Далее следует указать занятия на дни недели, на которые требуется поставить бронь.

    После выбора посетителя, в поле Абонемент, по которому производится запись на занятие, появятся абонементы посетителя, по которым он может записаться на выбранное занятие. Если у посетителя нет подходящих абонементов, вы можете записать посетителя на занятие без абонемента или же продать новый абонемент нажав на кнопку Продать новый абонемент.

     

     

    Если у посетителя несколько абонементов, вы можете выбрать абонемент, по которому забронируете для него место на занятии.

    После заполнения всех полей и выбора занятий, нажмите кнопку Сохранить.

    Чтобы посмотреть список забронированных мест нажмите на соответствующую кнопку в колонке список во вкладке Существующие занятия.

     

     

    После нажатия, откроется окно со списком посетителей забронировавших место.

     

     

    При необходимости, в этом окне можно распечатать список забронировавших место, отменить (удалить) брони, а также добавить посетителя или лида, для последующего бронирования.

     

     

    Бронирование места на занятие со страницы Бронирование мест на занятиях

    Данная страница расположена в меню Бронирование - страница Бронирование мест на занятиях

    В верхней части страницы расположены фильтры поиска. Ниже расположен список занятий, согласно расписанию, на которые можно записывать посетителей. Занятия отображаются только на будущие даты. 

     


    Для просмотра списка занятий, на которые записан конкретный посетитель или лид, введите начало фамилии клиента в поле Посетитель Имя/Тел, в результате чего вверху списка занятий отобразятся занятия, на которые записан клиент, отмеченные зелеными галочками. Если посетитель не записан ни на одно занятие, список занятий останется таким, как и до совершения поиска.

    При отображении занятий на которые записан посетитель, в колонке Бронь появляется возможность сортировки списка занятий по брони посетителя. Делается это посредством нажатия на оранжевую стрелку слева от названия столбца.

     

     

    Чтобы записать посетителя или лида на занятие, кликните по иконке в колонке Бронь напротив нужного занятия.
    С помощью кнопки Забронировать, вы можете записать определенного посетителя или лида на одно или несколько занятий одной группы. Имеется в виду, что если вы нажмете эту кнопку напротив занятия по группе Фитнес утро, то в открывшемся окне для бронирования, будут отображены занятия только по группе Фитнес утро


     

     

    В окне Бронирование мест на занятиях необходимо указать посетителя или лида в поле Имя/Тел. клиента, после чего, выбрать занятия для бронирования и нажать кнопку Сохранить. Если в системе еще нет клиента, для которого бронируется место, его можно добавить прямо из окна бронирования с помощью кнопок Добавить посетителя, Добавить лида.

     

    Бронирование места на занятии в Журнале

    На странице Журнал вы также можете записать посетителя на занятие, просто проставив галочки в колонке Бронь


    Для того, чтобы забронировать посетителя через Журнал, посетитель должен быть записан в данную группу. Иначе клиент просто не будет отображаться на занятии. 

     

    Бронирование места на занятии из расписания

    На странице Расписание для залов (вызывается нажатием на меню Расписание) при добавлении нового занятия есть возможность сразу же и забронировать место посетителю/лиду.

    Для этого перейдите к расписанию и нажмите кнопку Добавить занятие.

     

     

    В окне добавления следует заполнить все необходимые поля. После этого в блоке Записать посетителя на занятие, в поле Имя/Тел. клиента введите данные клиента, которому нужно забронировать место.

     

     

    При добавлении занятия на будущие недели посетитель будет записан на все добавленные занятия. 

    После нажмите кнопку Сохранить.

    Занятие появится в расписании, где вы можете посмотреть информацию о бронях.

    Активная ссылка Мест Свободно / Бронь/ Всего отображает сколько мест свободно, сколько мест забронировано, и сколько всего мест на занятии. 

     

     

    Более того, нажатием на данную ссылку, вы вызовите уже знакомое окно для бронирования.

     



    Также при наведении курсором на надпись список броней на самом занятии, отобразится окно со списком посетителей и лидов забронировавших место.

     

     

    Если ссылка Мест Свободно / Бронь Всего и/или подпись список броней у вас не отображаются, их можно активировать в разделе меню Настройки - Тонкие настройки системы - Изменить настройки - Настройки расписания - Расписание в системе.

     

      • Отображать количество броней /свободных мест - настройка, позволяющая сотрудникам видеть на каждом занятии количество броней и свободных мест в формате К-во забронированных мест/к-во свободных мест/к-во мест доступных для бронирования изначально.

     

     

      • Отображать список посетителей, забронировавших место на занятии - настройка, позволяющая под списком броней и свободных мест увидеть подпись список броней, при наведении на которую можно просмотреть список людей, записанных на занятие.

     

     

    Детальнее о самом модуле расписания можно узнать в разделе Расписание.

     

    Автоматическое бронирование мест на занятиях при продаже абонемента

    Автоматическое бронирование мест на занятии поможет вам при продаже абонемента записать посетителя на все ближайшие занятия по абонементу.

    Чтобы активировать данную функцию необходимо:

    1. Перейти на страницу Типы абонементов (для этого нужно перейти по меню Настройка - Абонементы).

     

     

    1. Нажмите Изменить(карандаш)/Добавить абонемент, по которому вы хотите автоматически при продаже бронировать места.

     

     

    1. Активируйте опцию Автоматическое бронирование занятий и сохраните изменения (если вы добавляете новый абонемент - укажите всю необходимую информацию и нажмите кнопку Сохранить).

     

     

    Таким образом, при продаже абонемента с опцией Автоматическое бронирование занятий, система позволяет бронировать места на занятиях по группам, в которые посетителю выдается абонемент.

    Обратите внимание на некоторые правила автоматического бронирования мест на занятии по абонементу:

    1. Система не даст забронировать большее количество занятий, чем указано в абонементе.
    2. Для брони доступны занятия по тем группам, которые указаны в типе абонемента.
    3. Забронировать занятия можно только на период действия абонемента.

    Рассмотрим процесс автоматического бронирования занятий при продаже абонемента. 

    Процесс продажи состоит из пяти последовательных шагов:

    1. Выбор абонемента к продаже.
    2. Указание срока действия и к-ва посещений по абонементу (переход на шаг осуществляется только при продаже динамического абонемента).
    3. Выбор групп, которые можно будет посещать посетителю с продаваемым абонементом.
    4. Выбор занятий для бронирования по абонементу (переход на шаг осуществляется только при активации опции Бронировать на третьем шаге).
    5. Оплата абонемента.

    Детальнее о продаже можно узнать в статье Продажа абонементов.

    Для рассмотрения автоматического бронирования мест нас интересует непосредственно третий и четвертый шаг продажи, к ним и перейдем.

    При продаже абонемента и переходе на третий шаг, система автоматически, при выборе группы, установит опцию Бронировать. Если вы не пожелаете бронировать занятия, опцию всегда можно снять и нажать Далее.

     

     

    После нажатия кнопки Далее, выполняется переход на четвертый шаг, на котором система автоматически подбирает занятия для бронирования согласно установленным условиям на предыдущих шагах. При необходимости, вы можете откорректировать подобранные занятия вручную, переставив галочки на желаемые к бронированию занятия.

     

     

    Дальнейший порядок продажи абонемента остается неизменным: нажимаете кнопку Далее и переходите к оплате абонемента.

     

    Автоматическое перебронирование мест по пропущенным занятиям 

    Помимо бронирования мест на занятия по абонементу, система имеет функцию автоматического их перебронирования в случае пропуска. Данная функция включается автоматически при включении автоматического бронирования при продаже абонемента. 

    По умолчанию функция перебронирования мест работает по следующему принципу: при пропуске забронированного по абонементу занятия, ночью после пропуска система перебронирует посетителя на следующее ближайшее занятие, по любой группе, доступной по абонементу.

     

    Также вы можете изменить поведение функции авто-перебронирования, таким образом, чтобы при пропуске забронированного занятия проводить автоматическое перебронирование только в пропущенную группу, для этого:

    1. Перейдите на страницу Типы абонементов (для этого перейдите по меню Настройка - Абонементы).
    2. Нажмите Изменить (карандаш)/Добавить абонемент, для которого нужно выполнить настройку.
    3. Выбрать опцию При пропуске забронированного занятия проводить автоматическое перебронирование только в пропущенную группу.

     

     

    Важно! Данная функция работает только в комплексе с функцией Автоматическое бронирование занятий

    После активации функции, принцип ее работы будет таков: при пропуске забронированного по абонементу занятия, ночью после пропуска система перебронирует посетителя на следующее занятие, по той группе, по который был пропуск.

     

    Пример: посетитель купил абонемент, с которым имеет возможность посещать фитнес и индивидуальный стретчинг. Занятия по фитнесу проходят каждый день, а по стретчингу - по пятницам. Посетитель забронировал место на индивидуальное занятие по стретчингу, однако, по каким-либо причинам его пропустил. Данная функция, в ночь с пятницы на субботу, автоматически перебронирует его на следующую пятницу на индивидуальный стретчинг. 

  • Дополнительные брони

    Помимо броней на основные места по занятию, есть возможность работы с так называемым листом ожидания. В системе данная функция реализована через дополнительные брони.

    Возможность создавать Дополнительные брони актуальна в случаях, когда список желающих посетить занятие больше установленного количества возможных мест и вам требуется сформировать лист ожидания.

    В таком случае, если посетитель из основного списка броней отказывается/не может посетить занятие, то у сотрудников есть возможность перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список.

    Для того чтобы воспользоваться данной функцией, ее необходимо включить в меню Настройка - Тонкие настройки системы - кнопка Изменить настройки - Настройки организации - вкладка Настройки бронирования.

     

     

    Если на занятии не осталось свободных мест, система сообщает что все места забронированы. А при подключенной функции Дополнительные брони можно забронировать необходимое количество дополнительных мест второй очереди, которые будут отображаться следующим образом + x.



     

    Чтобы отключить данную функцию, необходимо снять галочку в настройках бронирования (меню Настройка - Тонкие настройки системы - кнопка Изменить настройки - Настройки организации - вкладка Настройки бронирования).

    Важно! Если до снятия галочки был сформирован список дополнительных броней, то после снятия галочки сотрудники смогут перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список, но возможности записывать клиентов в дополнительные брони - уже не будет.

     

    Добавление и редактирование комментариев к броням

    Возможность добавлять комментарии к броням поможет вам указывать важную информацию при записи клиента на занятие.
    К примеру, ваш посетитель обратился с просьбой забронировать для него место, но он также предупредил, что в данный момент болеет и возможно пропустит занятие. Если к началу занятия он так и не поправится и пропустит его - перебронировать на следующее, на которое он уже точно придет. Чтобы не потерять эту информацию, вы можете использовать комментарий к бронированию. 

     

     

    Где и как добавлять комментарий мы рассмотрим далее. 

    Добавление и редактирование комментария по броням возможно:

    • в окне Список броней;
    • на странице Журнал.
  • Какая разница между кнопками “Подобрать вместо” и “Подобрать еще”?

    Кнопка “Подобрать вместо” показывает занятия, согласно выбранным в форме захвата фильтрам, и позволяет заменить занятие одним занятием.

    Кнопка “Подобрать еще”  позволяет подобрать еще 1 и более занятие, согласно выбранным в форме захвата фильтрам.

    Разница в количестве занятий.

  • Кнопка Подобрать вместо

    Данная кнопка позволяет подобрать другое занятие, вместо того, на бронирование которого была оставлена заявка.

    Для этого кликните по кнопке Подобрать вместо.

    Подобрать вместо кнопка

    После клика по кнопке откроется блок Подбор занятий с фильтрами и списком занятий, доступных для бронирования.

    Обратите внимание на блок фильтров.

    В фильтры попадает информация из заявки по следующим полям:

    • дата,
    • время,
    • филиал/направление/группа,
    • день недели,
    • преподаватель,
    • зал.

    Если в вашей форме онлайн бронирования использовались какие-то из вышеперечисленных полей, то информация из них попадет в фильтры при подборе занятий.

    В списке отобразятся занятия, согласно указанным фильтрам.

    При желании вы можете изменить указанные фильтры.

    Фильтр бронирования

    Для выбора другого занятия кликните по пустому квадрату и поставьте таким образом галку в строке с занятием.

    Занятие из верхнего списка будет заменено выбранным.

    Выбор занятия в онлайн брони

    Сохранило вместо


    После завершения подбора занятий для клиента, кликните по кнопке Подтвердить бронирование для записи посетителя на выбранные занятия.

    Подтвердить бронирование

    Если заявка обработана, то выберите опцию Заявка обработана.

    Заявка обработана 2

     

     

  • Кнопка Подобрать еще

    Данная кнопка позволяет выбрать дополнительные занятия, на которые нужно записать посетителя.

    Подобрать еще

    Для этого кликните по кнопке Подобрать еще.

    После клика по кнопке откроется блок Подбор занятий с фильтрами и списком занятий, доступных для бронирования.

    Подбор занятий

    Обратите внимание на блок фильтров.

    В фильтры попадает информация из заявки по следующим полям:

    • дата,
    • время,
    • филиал/направление/группа,
    • день недели,
    • преподаватель,
    • зал.

    Если в вашей форме онлайн бронирования использовались какие-то из вышеперечисленных полей, то информация из них попадет в фильтры при подборе занятий.

    В списке отобразятся занятия, согласно указанным фильтрам.

    Вы можете отметить дополнительные занятия для бронирования, проставив напротив них галочки, и кликнуть по кнопке Сохранить все - напротив последнего выбранного занятия, в результате чего, все отмеченные занятия будут добавлены в верхний блок Бронирование мест на занятиях.

    Выбор занятия в онлайн брони

    После завершения подбора занятий для клиента кликните по кнопке Подтвердить бронирование для записи посетителя на выбранные занятия.

    Подтвердить бронирование

    Если заявка обработана, то выберите опцию Заявка обработана и сохраните изменения.

    Если заявка обработана не до конца, то выберите опцию Заявка отложена и сохраните изменения.

    При выборе опции Заявка отложена изменения в списке, выбранных для клиента, занятий не сохранятся и при повторном открытии окна с заявкой необходимо будет снова подбирать занятия в случае, если новые пожелания клиента отличаются от тех, что были, при бронировании мест через сайт.

    Заявка обработана 2

    При успешном подтверждении бронирования и обработке заявки за посетителем будут закреплены брони, которые можно будет просмотреть и отредактировать на страницах:

    Меню Бронирование:

    Бронирование просмотр заявки
    Бронирование

    Меню Расписание

    Расписание
    Расписание список броней

    А так же эти брони можно будет увидеть в Отчете по броням:

    Отчет по броням

                                                                         

  • Массовое бронирование мест посредством списков посетителей

    Данная функция будет полезна в случае необходимости массовой продажи абонементов (списку посетителей) с последующим бронированием мест на занятиях.  

    Для формирования списков перейдите в меню Посетители - Списки посетителей.

     

     

    На данной странице вы можете объединить нескольких посетителей в единый список, а после, на странице Работа со списками посетителей - массово продать абонементы с бронированием мест на занятиях по этим абонементам. Для этого выберите нужный список в поле Список посетителей, затем в поле Действие - Продать абонемент.

     

     

    Далее следует нажать кнопку Выполнить действие, после чего, откроется стандартная страница продажи абонементов.

     

     

    Подробно о том, как продавать абонементы читайте в статье Продажа абонемента, а на данном этапе нас интересует третий и четвертый шаг продажи, так как на них можно произвести бронирование.

    На третьем шаге вы выбираете группы, которые можно посещать с абонементом и имеете возможность отметить необходимость забронировать места на занятия по ним.



     

    После указания информации и нажатия Далее, выполняется переход на четвертый шаг, где система автоматически подбирает занятия для бронирования согласно условиям продаваемого типа абонемента. Выбор занятий можно корректировать вручную.

     

     

    После продажи система выведет вам уведомление о результате: какой абонемент, какому списку и скольким посетителям продался успешно, что также включает успешное бронирование по проданным абонементам.

     

     

    Если абонемент не был успешно продан некоторым/всем посетителям списка, система предоставит информацию о том кому конкретно и возможные причины, как показано на изображении выше.

    Чтобы выделить только тех посетителей списка, для которых действие не выполнилось, используйте кнопку Создать список в один клик

     

     

    Таким образом, сразу по нажатию кнопки, будет создан список, название которого можно изменить в открывшимся окне. После сохранения, аналогичным образом на странице работы со списками можно выбрать этот новосозданный список и произвести с ним необходимые действия.

     

    Детальнее со всеми массовыми действиями, которыми располагает данный функционал, можно ознакомиться в статье Массовые действия с посетителями.  

  • Обработка заявки от клиента, которого нет в базе

    Свидетельством того, что клиента, от которого поступила заявка, нет в базе, являются варианты сохранения клиента в блоке Идентификация клиента:

    • сохранить как нового посетителя,
    • сохранить как нового лида.

    Обратите внимание, записать на занятие можно исключительно посетителя.


    Заявка бронь новый клиент

    Сохранить как нового лида

    Клиента из заявки вы можете сохранить как нового лида для дальнейшей его обработки.

    Идентификация клиента

    Обратите внимание, бронирование мест на занятиях доступно только для клиентов, которые, в терминах системы, являются посетителями.

    После сохранения клиента как нового лида у вас есть возможность сразу же создать из него посетителя ИЛИ же обработать заявку без бронирования.

    Если Вы решаете обработать заявку без бронирования – выберите опцию Заявка обработана БЕЗ БРОНИРОВАНИЯ и нажмите кнопку Сохранить.

    заявка обработана без бронирования

    Если же вам необходимо забронировать место для нового клиента, то кликните по кнопке Создать Посетителя из Лида.

    Создать посетителя из лида заявка

    И заполните недостающую информацию в анкете посетителя.

    Добавление посетителя от заявки

    После этого вам станет доступен блок Бронирование мест на занятии.

    Блок бронирование мест на занятиях

    О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в Разделе Бронирование мест на занятиях.

    Сохранить как нового посетителя

    Нового клиента вы можете сразу сохранить как нового посетителя и перейти к блоку бронирования мест на занятиях.

    Для этого при обработке заявки выберите опцию Сохранить как нового посетителя.

    Сохранить как нового посетителя

    Затем заполните недостающую информацию в анкете посетителя и сохраните.

    Синхрнизация инфо по заявки и новому посетителю

    После идентификации клиента вам станет доступен блок Бронирование мест на занятиях.

    Блок бронирование мест на занятиях 2

    О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в разделе Бронирование мест на занятиях.

     

  • Обработка заявки от существующего лида

    При обработке заявки клиент будет автоматически идентифицирован как Лид.

    Сотруднику останется подтвердить, что клиентом по заявке является данный Лид, выбрав его из списка, и синхронизировать по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе.

    О возможных вариантах синхронизации информации читайте Раздел Синхронизация информации по клиенту.

    После идентификации и синхронизации информации по клиенту вам будут предложены следующие варианты:

    • создать Посетителя из Лида,
    • изменить клиента по заявке,
    • обработать заявку без бронирования,
    • отложить заявку.
    Идентификация лида

    Для работы с блоком Бронирование мест на занятиях создайте посетителя из лида (кнопка Создать Посетителя из Лида).

    Также вы можете сохранить заявку без бронирования или отложить обработку заявки.

    О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в разделе Бронирование мест на занятиях.

     

  • Обработка заявки от существующего посетителя

    При обработке заявки, от существующего в системе посетителя, клиент будет автоматически идентифицирован как Посетитель.

    Бронь от существующего заявка

    Сотруднику останется подтвердить, что клиентом по заявке является данный Посетитель, выбрав его из списка, и синхронизировать по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе.

    О возможных вариантах синхронизации информации читайте Раздел Синхронизация информации по клиенту Синхронизация информации по клиенту.

    После идентификации и синхронизации информации по посетителю будет отображен блок Бронирование мест на занятиях с занятиями, выбранными посетителем для бронирования в заявке.

    О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в Разделе Бронирование мест на занятиях.

     

     

  • Онлайн бронирование занятий из расписания на сайте

    Система позволяет забронировать занятия из расписания на вашем сайте. 


    Для начала вам нужно создать расписание Вашей организации и разместить его на Вашем сайте или любом другом внешнем ресурсе.

    У вас должен быть подключен модуль Форма Захвата контактов. Если модуль не подключен, подключите и продлите данный модуль. 

    Процесс онлайн бронирования занятий из расписания на сайте происходит следующим образом: 

    1. Перейдите в расписание на внешнем ресурсе. 

    bron5.png

    2. Выберите занятие для бронирования и нажмите на выбранное занятие.

    Внимание! Для бронирования доступны занятия, которые еще не начались. Забронировать место на занятии, которое уже прошло, нет возможности. 

    bron61.png

    3. Появится сообщение о бронировании занятия. Поля в форме сообщения и дизайн формы можно настроить самостоятельно. 

    bron71.png

    4. Заполните обязательные поля для заполнения и отправьте форму. Обязательные поля выделены звездочкой. 

     

    В зависимости от настроек возможны несколько сценариев бронирования: 

    Если в настройках Онлайн бронирование из расписания на сайте установлена опция Уведомление в системе о новых онлайн бронях - Всегда - в систему придет заявка, которую нужно обработать и при обработке подтвердить бронирование клиенту. 

    bron8.png

    Если установлена опция Уведомление в системе о новых онлайн бронях - Только в случае необходимости ручной идентификации клиента:
    - Если клиент уже есть в базе - бронь на занятие будет создана автоматически.
    - Если клиента нет в базе - в системе будет создан лид и ему будет автоматически создана бронь.
    - Если в системе есть несколько клиентов с введенными параметрами, в системе отобразится заявка, которую нужно будет обработать вручную и подтвердить бронь. 

    bron9.png

    Идентификация клиента, что уже есть в системе:

    Заявку оставил посетитель, который уже есть в системе, в списке Посетителей
    Заявку оставил лид, который уже есть в системе, в списке Лидов

    Процесс обработки заявки

    1. Идентификация клиента. 


    После заполнения формы онлайн бронирования в расписании на сайте, в систему приходит заявка и отображается в шапке:

    bron91.png
    При клике на иконку с заявкой   bron92.png  открывается форма заявки.

    bron93.png
    Если клиент новый, система предлагает два варианта сохранения клиента:
    - Сохранить как нового посетителя
    - Сохранить как нового лида

    Выберите вариант сохранения нового клиента в системе и заполните анкету.

    bron94.png

    После заполнения анкетных данных нажмите на кнопку Сохранить

    bron955.png
    Посетитель / лид будет сохранен в системе, откроется окно с подтверждением бронирования на выбранное занятие.

    2. Бронирование занятия из заявки 

    2.1. Подтверждение бронирования. 

    Чтобы подтвердить бронирование на выбранное клиентом занятие - нажмите на кнопку Подтвердить бронирование .

    bron96.png


    2.2. Выбор другого занятия, вместо забронированного.
    Чтобы подобрать другое занятие вместо выбранного клиентом, нажмите на кнопку Подобрать вместо

    bron97.png

    Откроется окно, в котором Вы сможете выбрать подходящее занятие:

    bron98.png

    Выберите нужное занятие и нажмите на кнопку Выбрать . После нажатия выбранное занятие сохранится и нужно будет подтвердить бронирование. 
    bron99.png

    Если нужного занятия нет в перечне, нажмите на кнопку Показать еще 

    bron999.png
    2.3. Несколько броней на разные занятия
    Чтобы забронировать место на нескольких занятиях, нажмите на кнопку Подобрать еще 

    bron911.png

    Откроется окно, в котором вы сможете выбрать дополнительные занятия:

    bron912.png

    После того, как занятия выбраны, нужно подтвердить бронирование. 

    Чтобы отменить изменения в заявке нажмите на кнопку. 

    bron913.png

    3. Статус заявки 

    Заявка считается обработанной только в случае, если сотрудник в окне обработки заявки выбрал опцию Заявка обработана и нажал кнопку Сохранить

    bron169.png

    Сотрудник, берущий заявку в работу, может отложить ее выполнение на любой срок.

    Причиной может быть просьба клиента перезвонить или недозвон.

    В таком случае, окно обработки заявки сотрудник выбирает опцию Заявка отложена, указывает время и сохраняет.

    bron564.png

    Настройка онлайн бронирования из расписания на сайте

    Для начала Вам нужно настроить Форму для онлайн бронирования из расписания на сайте.


    После создания Формы для онлайн бронирования из расписания на сайте, перейдите в меню Настройка - Тонкие настройки системы - кнопка Изменить настройки - вкладка Настройки расписания - ссылка Перейти к настройке расписания

    Откроется страница с настройкой расписания. 

    bron1.png

    Ну открывшейся странице нужно выбрать вкладку Онлайн бронирование из расписания на сайте, открыть вкладку Настройка онлайн бронирования и установить опцию Включить онлайн бронирование из расписания на сайте.

    bron2.png

    Напротив поля Форма захвата контактов выберите Форму захвата контактов для онлайн бронирования

    bron3.png

    Уведомление в системе о новых онлайн бронях

    bron4.png

    В зависимости от настроек возможны несколько сценариев бронирования:

    1. Если в настройках Онлайн бронирование из расписания на сайте установлена опция Уведомление в системе о новых онлайн бронях - Всегда - в систему придет заявка, которую нужно обработать и при обработке подтвердить бронирование клиенту. 
    2. Если установлена опция Уведомление в системе о новых онлайн бронях - Только в случае необходимости ручной идентификации клиента:
      - Если клиент уже есть в базе - бронь на занятие будет создана автоматически.
      - Если клиента нет в базе - в системе будет создан лид и ему будет автоматически создана бронь.
      - Если в системе есть несколько клиентов с введенными параметрами, в системе отобразится заявка, которую нужно будет обработать вручную и подтвердить бронь. 

     

  • Понятие бронирования и его предназначение

    Функционал бронирования мест на занятии предназначен для предварительной записи (брони) посетителей на групповые или индивидуальные занятия. Записать посетителя можно лишь на будущие занятия, которые были добавлены в расписание. Также есть возможность забронировать место прямо во время создания нового занятия.

    Функционал позволяет:

    • ограничивать количество мест на занятии;
    • бронировать занятия для посетителей с абонементами и без а также потенциальных клиентов (Лидов);
    • бронировать места посетителям в процессе создания новых занятий;
    • просматривать и распечатывать списки посетителей, записанных на занятие;
    • удалять бронирования;
    • просматривать отчеты по посетителям, записанным на занятия.

     

    Установка ограничения по количеству мест на занятии
    _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    Бронирование посетителем мест на занятии
    _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    Массовое бронирование мест посредством списков посетителей
    ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    Дополнительные брони
    _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    Удаление брони

  • Прием и обработка заявок онлайн бронирования

    При поступлении новой заявки, через форму захвата контактов или форму онлайн бронирования, на верхней панели системы Отмечалка отображается индикатор поступления заявки, в виде мигающей иконки:

    Заявка в шапке

    Так же все поступающие и обработанные заявки отображаются в списке заявок модуля СRM.

    Чтобы просмотреть и взять в работу заявку, вы можете кликнуть прямо по иконке в верхней панели системы или же перейти в модуль CRM на вкладку Заявки (пункт меню CRM, вкладка Заявки).

    Заявки

    Все заявки из формы онлайн бронирования обозначаются пометкой Бронь рядом с номером заявки.

    Бронь в заявке

    Чтобы взять заявку в работу, кликните по ее названию.

     

     Взять в работу заявку

     

     

  • Удаление брони

    Брони можно удалить тремя способами:

    • с помощью окна Список броней;
    • в профиле посетителя;
    • массово посредством массовых действий со списком посетителей.

     

    Удаление брони в списке броней

    Как описывалось ранее, окно Список броней можно вызвать со страницы Бронирование мест на занятиях. Выбрав в списке необходимое занятие, нажмите на список броней. В окне со списком можно удалить брони.

     

     

    Важно! Можно удалять брони только по будущим занятиям и тем которые еще не закончились. Удалить брони с прошедших занятий возможно только через Массовые действия с посетителями!

     

    Удаление брони в профиле клиента

    Для удаления брони у клиента перейдите в его профиль, во вкладку Бронирование, установите галочки напротив броней, которые необходимо удалить и нажмите кнопку Удалить выбранные

     

    Массовое удаление броней посредством списков посетителей

    Для того чтобы не удалять каждую бронь по каждому занятию и посетителю вручную через окно Список броней, в системе предусмотрена функция Списки посетителей

    Находится функция по адресу меню Посетители - Списки посетителей.

     

     

    На данной странице вы можете объединить нескольких посетителей в единый список, а после, на странице Работа со списками посетителей - массово удалить брони. Для этого нужно выбрать нужный список, а в поле Действие - Удалить брони.

     

     

    Далее следует заполнить обязательный параметр: с какой по какую дату нужно удалить брони. Остальные фильтры - Филиал, Направление, Группа и Зал указываются по необходимости, если следует удалить лишь определенные брони за указанный период.

    По заполнению - нажмите кнопку Выполнить действие.

    После выполнения, система выведет вам результат: кому из посетителей списка брони были удалены, а по кому нет, с указанием возможных причин.

     

     

    Чтобы выделить только тех посетителей списка, для которых действие не выполнилось, используйте кнопку Создать список в один клик

     

     

    Таким образом сразу по нажатию кнопки, будет создан список, название которого можно изменить в открывшимся окне. После сохранения, аналогичным образом, на странице работы со списками можно выбрать этот новосозданный список и произвести с ним необходимые действия.

     

    Детальнее со всеми массовыми действиями, которыми располагает данный функционал, можно ознакомиться в статье Массовые действия с посетителями.  

  • Установка ограничения по количеству мест на занятии

    Данная функция позволяет устанавливать ограничение по количеству мест на занятии. Её целесообразно использовать для маленьких залов или комнат, оснащенных специальной техникой или реквизитом, количество которого может быть ограничено.

     

    Установить ограничение количества мест на занятии можно двумя способами:

    • из шаблонов занятий на неделю - актуально, если у вас есть ограничения свободных мест на занятиях на постоянной основе, так как с помощью шаблонов можно сформировать расписание сразу на год вперед;
    • из текущего расписания - актуально в случае необходимости установки ограничения на какие-либо определенные занятия/экскурсии/мастер классы и прочие активности, которые проходят периодически/единоразово и имеют ограниченное к-во мест.

    Сам процесс установки ограничений для приведенных способов одинаков, в настройках занятия следует указать максимальное к-во свободных мест в графе К-во мест в группе.

    Рассмотрим этот момент более подробно.

     

    Установка ограничения количества мест на занятии через шаблон расписания

    Ограничение устанавливается при создании или редактировании занятий в конструкторе шаблонов на неделю. Данный раздел находится в меню Расписание - раздел Шаблоны на неделю - Конструктор. Детальнее об этом разделе читайте в статье Создание расписания занятий.

     

     

    Для того, чтобы установить ограничение по количеству мест на занятии, кликните по кнопке Конструктор, а после - по кнопке редактирования занятия (карандаш).

    В открывшимся окне укажите нужное количество мест в поле Кол-во мест в группе и нажмите кнопку Сохранить.

     

     

    Далее, при добавлении этого занятия в расписание (через подраздел Календарь), автоматически установится ограничение на количество мест на данном занятии на все недели, к которым будет привязан данный шаблон.

    Подробнее о работе с расписанием вам расскажет раздел Расписание.

     

    Установка ограничения по количеству мест на занятии из расписания

    Если вам необходимо установить ограничение на количество мест в фактическом расписании, перейдите в меню Расписание, кликните по кнопке Изменить на нужном занятии и установите ограничение на количество мест в поле Кол-во мест в группе.

     

     

     

    Вы можете использовать запись на занятия без ограничения количества мест в группе, тогда при добавлении/редактировании занятия оставляйте поле Кол-во мест в группе пустым.