Понятия группы в системе идентично понятию группы в процессе обучения.

Группы используются для объединения людей, которые обучаются или же тренируются в одно время в одном месте под руководством одного или нескольких преподавателей или тренеров.

Примеры групп и принципов формирования групп:

• по возрасту: Дети от 2-х до 5-ти, Дети от 6- до 12-ти;
• по времени занятий: Йога утро, Йога вечер;
• по уровню: Английский начинающий уровень, Английский средний уровень, Английский продвинутый уровень;
• по преподавателю: Фитнес Алекс, Стрейчинг Мария, Боди-фит Майк и т.д.

Группа является одним из базовых понятий в системе, которое используется для группировки и поиска  посетителей, составления расписания занятий, настройки абонементов, составления отчетов и т.д.

Прежде чем переходить к созданию групп в системе, необходимо настроить Филиалы и Направления, так как группы зависят от данных сущностей.

Для работы с группами перейдите в меню Настройка - Группы.

Доступ к странице Группы

Доступ к добавлению, редактированию и архивации групп организации имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий,
• Администратор организации,
• Администратор филиала (все действия ограничены филиалом).

Доступ к просмотру имеют все сотрудники, кроме сотрудников с ролью Преподаватель.

Добавление группы

Важная особенность, которую необходимо учитывать при настройке групп:  в системе группы используются как для работы с групповыми занятиями, так и для работы с индивидуальными.

Группа, в терминах групповых занятий, объединяет людей, которые занимаются в одно время в одном помещении (зал, комната, аудитория).

Группа, в терминах индивидуальных занятий, объединяет людей, которые занимаются у одного преподавателя(ей) индивидуально. Для таких групп в названии группы рекомендуется указать ФИО преподавателя.

Перед созданием групп в системе, продумайте, по какому критерию Вы делите людей на группы в своей организации и по этому же критерию разделите людей на группы в системе.

Например:

Группы по возрасту: Английский для детей 3-4 года, Английский для детей 5-6 лет и т.д.

Группы по времени: Хореография день, Хореография вечер и т.д.

Группы по уровню: Йога начинающие, Йога продвинутые.

Группы для индивидуальных занятий: Фортепиано Петров И.М., Вокал Иванов П.С.

Для добавления группы необходимо:

1. Выбрать филиал, в котором будут проходить занятия группы. Филиал выбирается один раз при создании группы и недоступен для редактированияпри редактировании группы.
2. Указать название и короткое название группы.
3. Выбрать направление группы.
4. Активировать опцию Индивидуальное занятие для создания группы преподавателя, который ведет индивидуальные занятия. В список данной группы попадут все посетители, которые ходят на индивы к этому преподавателю. В данном случае рекомендуется в названии группы указать имя и фамилию преподавателя, который ведет индивидуальные занятия. Данная опция устанавливается при создании группы один раз, изменить ее при редактировании группы невозможно. Если Вы создаете группу для групповых занятий, данную опцию устанавливать не нужно.
5. Указать преподавателей, которые могут проводить занятия в данной группе.
   
   
   
   
6. Выбрать типы абонементов, по которым можно посещать занятия в данной группе. Если у Вас типы абонементов еще не созданы, то данный шаг пропустите.

Свободное посещение

Функция свободного посещения позволяет воспользоваться быстрым отмечанием для групп, в которых не используется расписание занятий 

Такая функция подходит для тренажерного зала или бассейна,  который работает по определенному графику. В таких случаях, обычно, нет расписания занятий, а посетители приходят в любое им удобное время. 

 Чтобы создать группу с функцией Свободного посещения необходимо:

1. Открыть меню Настройки и перейти в Группы/Индивы;
2. Выбрать Добавление группы/индива и поставить галочку возле Свободное посещение.
   
   

Важно! Дата отметки ставится на тот день, когда была использована функция быстрого отмечания в независимости от даты занятия.

Архивные группы

Чтобы скрыть не актуальные, на данный момент, группы, их можно переместить в архив.

Для того, чтобы отправить группу в архив, в разделе меню Группы в колонке Действия нажмите на иконку В архив .

После того, как группа становится архивной:

• в нее невозможно записать посетителя,
• при создании типа абонемента, архивная группа будет выделена серым цветом,
• по ней невозможно отфильтровать список посетителей.

Важно! При отправке группы в архив она будет автоматически отвязана от всех типов абонементов, по которым можно посещать данную группу.

Архивные группы отображаются в Журнале и в Расписании ГРУППА В АРХИВЕ. 

  

Архивные группы не отображаются в списках групп при работе в системе, но остаются доступными в Отчетах.

Для того, чтобы извлечь группу из архива, необходимо:

• перейти на в раздел меню Настройка - Группы,
• установить маркер в поле Все архивные группы,
• нажать на иконку Из архива  в строке группы, которую необходимо извлечь из архива.

Удаление группы

Для удаления группы необходимо отвязать все типы абонементов, которые к привязаны к данной группе.

Мы не рекомендуем удалять группы, по которым были отмечены посещения.

Важно! Удаленные группы полностью удаляются из системы: из списков групп и из отчетов, что отражается на статистике, также вместе с группами автоматически удаляются посещения, отмеченные в этих группах.

Теги:создание группы, создание групп, редактирование группы, удаление группы, список групп, удаление группы, изменить группу 

Данная функция позволяет скопировать группы из одного филиала в другой филиал. 

Для того, чтобы скопировать группы, перейдите в меню Настройка - Группы и нажмите на кнопку Копировать группы. 


После чего будет открыта страница копирования групп. 

В таблице Копирование групп в филиалы, вы можете выбрать группы, которые вы хотите скопировать в филиал. 
После этого в таблице Выберите филиалы, в которые будут скопированы группы, выберите филиал, в которые будут скопированы группы. 

После этого нажмите на кнопку Копировать группы. 

Выбранные группы буду скопированы в выбранные филиалы. 

Внимание! Дубли групп будут исключены по умолчанию.

Направления в системе - это виды деятельности организации, другими словами, это направления, по которым организация предоставляет услуги (занятия, тренинги, мастер-классы) по обучению или спорту.

Примеры направлений:

• для детского центра: Лепка, Логопед, Развивающие игры, Мелкая моторика, Подготовка к школе,
• для языковой школы: Английский язык, Французский язык, Испанский язык и др.
• для танцевальной студии: Классические танцы, Бальные танцы, Хип-хоп, Модерн, Латино-американские танцы и т.д.
• для спорт-клуба: Фитнес, Стрейчинг, Йога, Пилатес, Боди-фит и т.д.

В системе направления используются для фильтрации посетителей, занятий, преподавателей, настройки расписания, построения отчетов.

Более гибкое разделение людей по группам производится с помощью сущности Группы. Группы вы сможете создать после настройки направлений, т.к. каждая группа относится к какому-либо Направлению.

Для работы с направлениями перейдите в меню Настройка - Направления.

Доступ к странице Направления

Доступ к добавлению и редактированию направлений организации имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий;
• Администратор организации.

Доступ к просмотру имеют сотрудники со всеми ролями, кроме роли Преподаватель.

Добавление направления

Перед началом настройки системы, определите основные направления деятельности Вашей организации.

Например:

Для школы иностранных языков удобно создать направления по языковому критерию: Английский язык; Испанский язык; Французский язык и т.д.

Для школы танцев: Хореография; Классика; Танцы для детей и т.д. 

 Поле Родительское направление определяет верхний уровень структуры выбранного направления. Доступный уровень вложенности направлений: А-а.

Удаление направления

Для удаления направления необходимо предварительно отвязать все группы, которые к относятся к данному направлению, т.е. выбрать все группы, по направлению, которое Вы хотите удалить (меню Настройка - Группы) и привязать их к другому направлению либо удалить вовсе.

Важно! При удалении направления вся информация по данному направлению и связанным с ним сущностям будет удалена из системы, в том числе и из отчетов.

Теги: направления, направления посетителя, хобби, интересующие направления, интересы клиента

В системе есть возможность вести учет сотрудников организации.

При добавлении сотрудников в систему вы можете указывать должности сотрудников, настраивать им права доступа к системе согласно их роли в организации, выдавать доступ к определенным отчетам, отмечать приход и уход, начислять зарплаты, ставить задачи и т.д.

Если вы хотите полноценно вести учет сотрудников (отмечать присутствие, начислять зарплаты): вам необходимо добавить в систему всех сотрудников организации. Если же у вас нет необходимости в использовании модуля Зарплат и учета рабочего времени, вы можете добавить только тех сотрудников, которым необходим доступ к системе для работы.

Прежде чем добавлять сотрудников, мы рекомендуем создать для них Должности, так как этот справочник настраивается отдельно и используется при добавлении сотрудников в систему. Сама же страница для работы с сотрудниками находится в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели.

Доступ

Доступ к странице Сотрудники имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий:
  • просмотр сотрудников,
  • добавление сотрудников,
  • редактирование сотрудников,
  • удаление сотрудников,
  • добавление/редактирование/удаление должностей,
  • просмотр, удаление операций по счету сотрудника,
  • ручное зачисление/снятие средств на счет сотрудника,
  • просмотр, добавление, редактирование, удаление отработанных смен.

• Главный бухгалтер:
  • просмотр сотрудников,
  • просмотр, удаление операций по счету сотрудника за последние 2 недели,
  • ручное зачисление/снятие средств на счет сотрудника,
  • просмотр, добавление, редактирование, удаление отработанных смен.

• Администратор организации:
  • просмотр сотрудников,
  • добавление сотрудников,
  • редактирование сотрудников,
  • удаление сотрудников.

• Менеджер филиала:
  • просмотр сотрудников.

• Администратор филиала:
  • просмотр сотрудников.

• Бухгалтер филиала:
  • просмотр сотрудников.

Добавление/редактирование/удаление сотрудника

Для добавления сотрудника воспользуйтесь кнопкой добавления в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели. Добавление сотрудника осуществляется в несколько шагов, разберем детально каждый из них.

Для добавления, используется кнопка Добавить, по нажатию на которую, открывается страница Добавление сотрудника. Добавление проходит через заполнения данных определенных дополнительных вкладок, каждая из которых отвечает за свои параметры и настройки.

Разберем детальнее каждую вкладку:

Анкета сотрудника

После нажатия кнопки добавления откроется страница добавления сотрудника. Вкладка Анкета сотрудника предназначена для указания общей информации по сотруднику. После внесения основных данных есть возможность настроить доступ к системе, загрузить документы и указать должность сотрудника или сохранить информацию и вернуться на страницу Сотрудники. Страница редактирования аналогична странице добавления.

После заполнения всех необходимых полей во вкладке Анкета сотрудника и сохранения данных станут доступны вкладки Должности, Документы и Доступ к системе.

Имеет право подписывать квитанции

Если предполагается что сотрудник будет иметь право подписывать квитанции по оплате, имеется возможность отметить это в Анкете сотрудника. Также это можно отметить в Тонких настройках организации.

Комментарии

К сотрудникам можно добавлять комментарии, которые будут отображаться в меню Сотрудники возле ФИО сотрудника. Комментарий указывается в поле Другая дополнительная информация при добавлении/редактировании сотрудника.

Добавление в архив

Для того чтобы в системе остались данные о сотруднике после его увольнения, например его ФИО, номер телефона и т.п. вместо удаления сотрудника рекомендуется использовать добавление сотрудника в архив. Для этого на странице редактирования выберите опцию Архивный и сохраните анкету.

Чтобы просмотреть архивных сотрудников воспользуйтесь фильтром на странице Сотрудники. Если возникла необходимость достать сотрудника из архива перейдите на страницу редактирования сотрудника и снимите опцию Архивный.

Должности

Для того чтобы назначить сотруднику должность, используется вкладка Должности.

На этой вкладке настраиваются должности добавленные в систему через справочник Должности. Если у вас еще не добавлены должности в системе рекомендуем сначала добавить их в разделе Сотрудники - Должности.

Одному сотруднику может быть назначено несколько должностей.

Важно! Должности добавленные сотруднику во вкладке Должность не будут влиять на роли доступа сотрудника к системе.

Если должность, назначенная сотруднику, предполагает преподавательскую деятельность (в столбце Преподаватель - Да), станет доступна вкладка Преподаватель, на которой вы сможете отметить группы, которые ведет данный сотрудник.

Для редактирования должности перейдите в справочник Должности (меню Сотрудники - Должности), подробнее о настройке должностей читайте по ссылке Должности.

Документы

Вкладка Документы предназначена для загрузки документов сотрудников.

Допустимые форматы сканов: jpg, png, gif.

Максимальный размер одного файла - 2 МБ.

Для того чтобы посмотреть загруженные ранее документы сотрудников кликните по названию файла.

Преподаватель

Для того чтобы назначить сотрудника преподавателем на определенных занятиях, используется вкладка Преподаватель. Эта вкладка будет активна, если во вкладке Должность у этого сотрудника выбрана должность, подразумевающая преподавательскую деятельность.

Сотрудника отмеченного преподавателем определенной группы можно будет выбрать преподавателем при добавлении занятий на расписание и составлении шаблонов. Также, по этому сотруднику будут рассчитываться способы начисления зарплаты зависящие от группы. Система может быть настроена так, чтобы преподаватель мог отмечать занятия в своих группах, этом случае у сотрудника должен быть доступ к системе.

Настройка Отображать в форме захвата контактов позволит вам публиковать занятия и имя/фамилию этого преподавателя на сторонних сайтах, формах онлайн-бронирования и формах обратной связи.

Доступ к системе

Вы можете выдать сотрудникам доступ к системе для ведения учета посетителей, учета продаж, составления расписания и других задач, связанных с работой в системе.

Настроить доступ для каждого сотрудника можно на вкладке Доступ к системе, выбрав определенную роль доступа. Роли доступа делятся на роли по организации и роли по филиалу. Детально о ролях доступа и их возможностях.

Чтобы дать сотруднику доступ к системе, активируйте настройку Открыть сотруднику доступ к системе, выберите подходящую роль доступа, укажите логин и пароль для входа и сохраните информацию.

Важно! Логин устанавливается один раз при открытии доступа к системе. После сохранения информации во вкладке Доступ к системе его изменить невозможно.

Изменить пароль для входа возможно в любой момент.

Для сохранности ваших данных, мы рекомендуем использовать надежные пароли.

В случае необходимости закрытия сотруднику доступа к системе, деактивируйте опцию Открыть сотруднику доступ к системе и сохраните изменения.

В случае увольнения сотрудника рекомендуется сразу же забрать у сотрудника доступ к системе, выключив настройку Открыть сотруднику доступ к системе, в этом случае сотрудник не сможет зайти в систему и будет вылогинен из нее, если он на этот момент будет находиться в системе.

Для ролей по филиалу: Менеджер, Администратор филиала, Бухгалтер филиала - требуется выбрать как минимум один филиал, в который будет выполняться вход. В случае если у сотрудника выбраны несколько филиалов то при входе в систему сотрудник будет выбирать в какой филиал будет осуществляться вход. Если в вашей системе включена настройка Учет рабочего времени сотрудников, то при входе в систему будет запрашиваться сумма в кассе текущего филиала, т.е. филиала, в который логинится пользователь. Если все финансовые операции вносятся в систему, то фактическая сумма в кассе филиала должна совпадать с суммой в кассе в системе. Если сумма будет введена неверно, то в финансовом отчете появится Излишек или Недостача. Подробнее об этих финансовых операциях читайте в разделе Финансы.

Также в случае выбора ролей Менеджер филиала,  Администратор филиала и Преподаватель будут доступны дополнительные настройки для этих ролей.

Настройки для роли Менеджер филиала

Если у Менеджера по филиалу будет включена настройка Разрешить сотруднику продавать абонементы для всех филиалов, то менеджер сможет продавать абонементы во все филиалы.

Настройки для роли Администратор филиала

При включении настройки Разрешить сотруднику удалять типы абонементов, абонементы и приходы/расходы, сотруднику станет доступно удаление типов абонементов, проданных абонементов и финансовых операций приходы/расходы/переводы в меню Бухгалтерия - Приходы/расходы/переводы.
С помощью настройки В течение какого времени после продажи сотрудник может удалять абонементы (минуты). настраивается время в минутах течении которого Администратор филиала сможет удалить проданный клиенту абонемент после продажи. По прошествии этого времени удалить проданный абонемент сможет только Управляющий и Администратор организации.

Настройки для роли Преподаватель

Если необходимо чтобы преподаватель мог отмечать занятия в своих группах включите настройку Разрешить преподавателю отмечать посещения в своих группах, в этом случае в учетной записи сотрудника будет доступ к странице Журнал.

Краткая информация о ролях.

Роли по организации:

• Управляющий
  Роль с максимальным уровнем доступа. Почти не имеет ограничений по добавлению, удалению и редактированию данных, имеет доступ ко всем отчетам и функциональным модулям. Эта роль по умолчанию дается сотруднику, который зарегистрировал организацию в системе. Подходит для нужд учредителя, директора или главного управляющего организации.
• Главный бухгалтер
  Роль с доступом к финансовой статистике, модулю Бухгалтерия, а также возможностью просматривать страницы Посетители, Филиалы. Подходит для нужд бухгалтерии.
• Администратор организации
  Роль с доступом ко всем филиалам системы, изменению данных по организации, созданию и удалению филиалов, направлений, сотрудников и типов абонементов, а также может выполнять работу менеджера по учету посетителей. Подходит для нужд старшего администратора, координатора или старшего менеджера.
  
  

Роли по филиалу:

• Менеджер
  Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Может продавать абонементы, отмечать посещения, добавлять посетителей и продавать товары. Подходит для нужд сотрудников рецепции, менеджеров по продажам.
• Администратор филиала
  Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Имеет возможность редактировать данные по своему филиалу, а также выполнять работу менеджера. Подходит для нужд старшего менеджера по филиалу, управляющего филиала.
• Бухгалтер филиала
  Роль с доступом только в филиалы, к которым дан доступ. Имеет доступ к финансовой статистике, модулю Бухгалтерия в пределах филиала. Подходит для нужд бухгалтерии филиала
• Преподаватель
  Роль с минимальным уровнем доступа. Сотрудник с этой ролью может отмечать посещения группы в которой он отмечен как преподаватель и смотреть информацию по занятиям его группы.

Доступ к отчетам

Каждому сотруднику, у которого есть доступ к системе, есть возможность настроить доступ к любому из отчетов. Для этого используется вкладка Доступ к отчетам. Чтобы открыть доступ к отчету отметьте его галочкой. Доступ к отчету будет открыт сразу же после выбора отчета, никаких дополнительных действий не требуется.

Сотрудник, под своей учетной записью, сможет просматривать все отчеты, к которым ему выдали доступ, в меню Отчеты - Все отчеты.

Удаление сотрудника

Если возникла необходимость в удалении сотрудника, это можно сделать в меню Сотрудники - Сотрудники и преподаватели, с помощью кнопки удаления. При удалении сотрудника, удаляются все его данные, закрывается доступ к системе, сотрудник становится недоступным для выбора в расписании (в случаях если он являлся преподавателем), а также он удаляется из некоторых отчетов, связанных с преподавателями.

Фильтрация и поиск сотрудников

Для быстрого и удобного поиска сотрудников используется блок фильтров в верхней части страницы Сотрудники (Сотрудники Сотрудники и преподаватели). Сотрудников можно найти по ФИО (фамилии, имени или отчеству), филиалу, должности, а также отфильтровать только тех, кто является преподавателем, или просмотреть список активных и архивных сотрудников. Фильтры можно комбинировать.

Справочник Должности

Абонемент в CRM Отмечалка - это общий термин, означающий продажу ваших услуг (занятий, сеансов, семинаров, мастер-классов, консультаций и т.д). Абонемент позволяет производить продажу вышеупомянутых услуг согласно четким правилам, соответствующим регламенту вашей организации.

Продажа абонемента автоматически фиксируется системой, как приход средств, и не требует дополнительного внесения операции в финансовый отчет. Абонементы можно продавать как в долг, так и используя средства с депозита посетителя.

Перед тем, как продавать абонементы вашим посетителям, нужно настроить в системе правила их работы (срок действия, кол-во занятий, стоимость, правила заморозки и т.д.). Настройка абонементов производится на странице Типы абонементов (пункт меню Настройка - Абонементы).

Доступ к странице Абонементы

Доступ к добавлению, редактированию, архивации, удалению типа абонемента имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий,
• Администратор организации.

Доступ к добавлению, редактированию, архивации в рамках филиала имеют сотрудники с ролями:

• Администратор филиала.

Доступ только к просмотру и поиску в рамках филиала имеют сотрудники с ролями:

• Менеджер филиала.

Сотрудники с ролями Главный бухгалтер, Бухгалтер, Преподаватель доступ к разделу меню Абонементы не имеют.

Подробнее о ролях доступа в системе.

Добавление типа абонемента

При создании типа абонемента необходимо заполнить обязательные поля, отмеченные оранжевым маркером.

Поля Название и Короткое название в дальнейшем будут использоваться для быстрого поиска абонемента в списке. Данные поля должны быть интуитивно понятными и не должны повторяться в нескольких абонементах, во избежание путаницы.

Поле Короткое название используется в таблицах, с большим количеством информации для оптимизации места на страницах.

Поле Вид абонемента влияет выбор правила расчета стоимости абонемента при продаже: постоянный либо динамический.

Постоянный абонемент - стоимость абонемента и кол-во посещений по нему устанавливаются во время настройки типа абонемента и являются неизменными при продаже абонемента.

Динамический абонемент - при настройке типа абонемента устанавливается стоимость одного посещения. Полная стоимость абонементарассчитывается при продаже абонемента посетителю в зависимости от количества посещений, которое указывается также при продаже. Таким образом, через динамический абонемент, вы можете продать любое кол-во занятий посетителю, если стоимость одного занятия строго определена.

Опция Разовый доступна только для Постоянных абонементов. Данная опция актуальна для абонементов, по которым клиент может посетить однозанятие в одну из выбранных групп, и предназначена для формирования отчетности по разовым абонементам.

Пакет услуг - подробнее об этой опции вы можете узнать в статье Пакет услуг

Пробный абонемент позволяет клиенту единоразово посетить любое занятие на выбор.

Для создания пробного абонемента выберите Постоянный абонемент, установите опцию Разовый, а также укажите стоимость абонемента (установите "0", если абонемент бесплатный). Как и в случае с разовым абонементом, срок его действия составит 1 день, количество посещений - 1 занятие. Действие абонемента начинается с момента его продажи. Если клиент посещает пробное занятие не в день покупки абонемента, активируйте опцию Дата начала действия абонемента при первом посещении.

В системе можно настроить способ использования абонемента: абонемент(по умолчанию), клубная карта либо индивидуальные занятия.

По умолчанию, поле Способ использования отсутствует.

Для активации данного поля в меню Настройка - Тонкие настройки системы - Изменить настройки - Общие настройки выберите опцию Организация работает по принципу клубных карт.

Клубная карта - данная опция подразумевает работу Вашей организации по принципу клубной карты. Наличие абонемента Клубная карта дает право клиенту посещать занятия по другим купленным  абонементам, у которых активирована опция Требуется наличие клубной карты. По истечению абонемента Клубная карта блокируется возможность отмечать посещенияклиентапо другим абонементами.

Индивидуальные занятия - опция актуальна для типов абонементов по которым  можно посещать только индивидуальные занятия. При выборе данной опции, в поле Филиалы и группы, в которых можно посещать занятия отображаются только группы с активной опцией Индивидуальное занятие (подробнее читайте в статье Группы)

Опция Автоматическое бронирование занятий предназначена для упрощения и ускорения процесса бронирования посетителей на занятия. При продаже абонемента с данной опцией, система автоматически предложит забронировать место на ближайшие занятия по группам, которые посетитель может посещать с данным абонементом. Если посетитель пропустил забронированное занятие, ночью программа автоматически перенесет бронь на ближайшее занятие, доступное для бронирования по данному типу абонемента.

Опция При пропуске забронированного занятия проводить автоматическое перебронирование только в пропущенную группу доступна только при активной опции Автоматическое бронирование занятий и предназначена для автоматического перебронирования пропущенного занятия именно в ту группу, по которой посетитель пропустил занятие. Для переноса брони, программа выберет занятия (из расписания) только по пропущенной группе (по умолчанию, для автоматического перебронирования выбираются занятия по всем группам абонемента).

Далее, необходимо выбрать филиалы и группы, которые разрешено посещать по данному типу абонемента. При продаже абонемента посетителю, есть возможность выбрать конкретные филиалы и группы из этого списка, которые собирается посещать клиент, покупающий абонемент.

Таким образом, по одному типу абонемента можно разрешить посещение разных групп в случае, если по ним совпадает стоимость занятий.

Например: Абонемент 8 занятий, стоимость 1000 грн.

А уже при продаже этого абонемента клиенту, менеджер будет выбирать, какие именно группы будет посещать данный клиент, по купленному абонементу.

Автоматическое добавление в группы - если активировать данную опцию, то при продаже абонемента, посетитель будет добавлен во все списки групп, посещение которых разрешено по данному типу абонемента, без возможности выбирать конкретные группы из списка.

Опция Дата начала действия абонемента при первом посещении актуальна для случаев продажи абонемента наперед, когда при продаже не известна дата начала абонемента. При продаже абонемента с данной опцией, дата начала устанавливается автоматически при отмечании первого посещения по абонементу, а дата окончания рассчитывается исходя из срока действия абонемента (если он установлен).

Далее, вы имеете возможность установить срок действия, максимальное количество посещений, ограничения по дням недели и времени (в какие дни и время можно посещать занятия по данному типу абонемента) используя соответствующие опции.

При необходимости установить ограничения заморозки абонемента активируйте опцию Ограничения заморозки и выберите необходимые параметры заморозки абонемента.

Данные ограничения будут вступать в силу при попытке добавить заморозку через страницу детальной информации по абонементу.

Архивирование типа абонемента

Чтобы скрыть неактуальные, на данный момент, типы абонементов, их можно переместить в архив.

Для того, чтобы отправить тип абонемента в архив, в разделе меню Настройка - Абонементы в колонке Действия нажмите на иконку В архив .

После того, как тип абонемента становится архивным, его невозможно продать посетителям.

Для того, чтобы извлечь тип абонемента из архива, необходимо:

• перейти на в раздел меню Настройка - Абонементы,
• установить маркер в поле Все архивные,
• нажать на иконку Из архива  в строке типа абонемента, который необходимо извлечь.

Архивные типы абонементов не отображаются в списках выбора абонементов при работе в системе, но остаются доступными в Отчетах.

Удаление типа абонемента

Мы не рекомендуем удалять тип абонемента, если абонементы данного типа были проданы посетителями и по ним были отмечены посещения.

При удалении типов абонементов, они удаляются из списков выбора абонементов в системе, в том числе в отчетах, что делает невозможным фильтрацию статистических данных по этим типам абонементов.

Удаление типа абонемента невозможно, если у какого-либо клиента есть активный абонемент данного типа.

Для успешного удаления типа абонемента, необходимо у всех клиентов, которые имеют активные абонементы данного типа, сделать их неактивным (завершить по сроку действия/отметить оставшиеся занятия) или удалить. В противном случае, тип абонемента удалить невозможно.
После удаления типа абонемента, вся история его продаж, отмеченные по нему посещения - из системы не удаляются.

Теги:добавить тип абонемента, удалить тип абонемента, редактировать тип абонемента, отправить в архив тип абонемента, архивировать тип абонемента

Филиал - это одно из базовых понятий в системе означающее локацию Вашей организации или же конкретного филиала организации. Если в Вашей организации нет филиалов, в системе считается, что главный офис является главным и единственным филиалом.

Филиал является первой сущностью, которую необходимо создать для корректной настройки процессов в системе.

Для работы с филиалами перейдите в  меню Настройка - Филиалы. 

Доступ к странице Филиалы

Доступ к добавлению и редактированию филиалов имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий
• Администратор организации

Доступ к просмотру имеют сотрудники со всеми ролями, кроме роли Преподаватель.

Добавление филиала

Для начала работы с системой добавьте хотя бы один филиал организации.
При создании филиала автоматически создается, так называемая, касса филиала - наличный счет, на который будут поступать деньги при продаже услуг и товаров в данном филиале. Подробнее о счетах читайте в разделе Счета организации.  

При добавлении филиала часовой пояс выбирается автоматически в соответствии с настройками вашей операционной системы и, в дальнейшем, может быть изменен.

Важно! Выбор часового пояса влияет на корректность данных в системе, таких как финансовые отчеты, начисление зарплат, отмечание посещений и др.

Время работы филиала

При добавлении/редактировании филиала есть возможность установить время работы филиала.

Данная настройка позволяет автоматически осуществлять учет рабочего времени сотрудников и контроль за кассой филиала при передаче смены другому сотруднику. 

По умолчанию, поля Время работы филиала и Время автоматического закрытия смены недоступны для редактирования. Для активации данных полей необходимо перейти в меню Настройка - Тонкие настройки системы - Изменить настройки - Настройки зарплат и выбрать опцию в поле Учет рабочего времени сотрудников. 

После включения данной опции, пользователю с ролью по филиалу  при входе в систему будет предложено открыть свою смену и указать сумму наличных денег, которая находится в кассе филиала (имеется в виду реальная касса филиала, сумма денег в которой должна совпадать с кассой филиала в системе). Таким образом, в случае недостачи или излишка наличных средств в кассе филиала эта информация будет отображена в финансовом отчете. 

Кроме того в отчете по сменам сотрудников будет фиксироваться время открытия и закрытия смены (только для сотрудников с ролью по филиалу: менеджеры, администраторы филиала, бухгалтеры филиала).

Открытие смены возможно за 30 минут до открытия филиала и во время его работы.

Закрытие - в любое время, но не позже времени автоматического закрытия смены. Если сотрудник не закрыл смену самостоятельно, смена закрывается автоматически в установленное время. Информация о способе закрытия смены будет доступна Управляющему.

Доступ к системе в другое время, для сотрудников с ролью по филиалу, будет закрыт.

Главный филиал

По умолчанию, первый добавленный Вами филиал становится главным. Если у Вас более одного филиала, вы можете сделать главным любой из них, установив маркер в колонке Главный филиал напротив нужного филиала (страница Филиалы).

Так как пользователи с ролями по организации (Управляющий, Главный бухгалтер, Администратор организации) имеют доступ ко всем филиалам, они имеют возможность менять филиалы в процессе работы для распределения финансового потока по нужным кассам (список выбора Текущий филиал в верхней панели сайта). Все средства по финансовым операциям будут поступать в кассу выбранного филиала.

При входе пользователя с ролью по организации в систему, в верхней панели сайта автоматически будет выбран главный филиал. Таким образом, все финансовые операции, внесенные в систему данным пользователем, по умолчанию, будут проходить по счету главного филиала.

 Счета, привязанные к филиалу

Для проведения финансовых операций касса филиала (наличный счет) будет создана автоматически при добавлении филиала.
Привязка безналичного счета к филиалу производится при добавлении/редактировании филиала через поле Безналичный счет либо через страницу Счета (меню Бухгалтерия - Счета).
Для того, чтобы привязать безналичный счет к филиалу, этот счет нужно предварительно создать (меню Бухгалтерия - Счета).

Важно! К одному филиалу возможно привязать один наличный и один безналичный счета. Наличный счет создается автоматически при создании филиала.

Группы, сотрудники по филиалу

В колонке Структура содержиться детальная информация о сотрудниках и группах, привязанных к данному филиалу. Для перехода в соответствующий раздел нажмите иконку   Сотрудники / Группы.

Удаление филиала

Для удаления филиала необходимо:

1. Удалить самостоятельно все взаимосвязи филиала с другими сущностями в системе:

• привязку сотрудников к филиалу (преподавателей, администраторов и менеджеров)
• смены сотрудников в филиале
• привязку групп к филиалу
• привязку абонементов к филиалу
• привязку залов к филиалу
• привязку шаблонов расписания к филиалу
• привязку типов платежей к филиалу
• привязку перемещений товаров

2. Удалить все финансовые операции по счету филиала.

3. Обратиться в техническую поддержку сервиса Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript. с электронного адреса Управляющего. В обращении следует указать субдомен организации и название филиала, который нужно удалить.

Удалить филиал самостоятельно НЕВОЗМОЖНО.

Теги: главный филиал, добавить филиал, филиалы организации, удалить филиал.