Шаблоны задач
В модуле CRM присутствует раздел Справочник Шаблоны задач. Данный раздел предназначен для создания шаблонов задач, которые можно ставить на выполнение определенным сотрудникам.
Например: задачи Предложить абонемент, Составить отчет по прибыли, Личный звонок по продлению абонемента и т.д соответственно, такие задачи можно брать в работу, закрывать с определенными результатами, проводить аналитику, но об этом вы узнаете в последующих разделах.
Шаблоны задач - это шаблоны, которые помогают упростить создание однотипных часто повторяющихся задач и категоризировать задачи в отчетах.
В данном подменю создаются задачи сотрудникам по посетителям, а также внутренние задачи, например, заказать воду, купить сахар, составить отчет и т.д.
Добавление шаблона задачи
Для создания задачи кликните по кнопке Добавить шаблон задачи, в правом верхнем углу:
В основном блоке вам предлагается указать название задачи, тип задачи и описание задачи.
Что такое типы задач?
Тип задачи определяет те поля, которые необходимо заполнить при создании шаблона задачи. В зависимости от цели создаваемой задачи, указывается определенный тип, которому она соответствует.
Всего представлено 4 типа задач:
- Личный звонок клиенту;
- Обзвон клиентов;
- Другая задача по клиенту;
- Внутренняя задача.
Рассмотрим детальнее каждый тип.
Тип Личный звонок клиенту.
Задача данного типа характеризует исходящий или же входящий звонок по клиенту. Такую задачу можно использовать в случае необходимости произведения звонка определенному клиенту, а также для фиксации входящих вызовов. Помимо этого, вы имеете возможность указать исполнителя задачи и многие другие дополнительные настройки.
Тип Обзвон клиентов.
Задача этого типа предназначена для совершения массовых обзвонов клиентов. При создании такой задачи, вам необходимо выбрать посетителей для обзвона, в результате чего создается родительская задача Обзвон, с вложенными подзадачи по типу Личный звонок клиенту на каждого посетителя.
Тип Другая задача по клиенту.
Задача данного типа предполагает любое другое взаимодействие с клиентом, кроме звонка. К примеру, произвести продажу абонемента в системе, отметить посещение, заморозить абонемент и т.д. Соответственно, при постановке такой задачи, вам необходимо будет указать конкретного посетителя, к которому задача относится.
Тип Внутренняя задача.
В отличии от предыдущих типов, данный тип используется для постановки задач, относящихся непосредственно к внутренней деятельности организации. Имеется в виду, выполнение определенных внутренних действий: Произвести закупку товара, Составить отчет и т.д, в зависимости от внутренних процессов Вашей организации. Такой тип задачи исключает взаимодействие с клиентом. При постановке такой задачи, аналогично предыдущим описанным типам, вы имеете возможность выбрать исполнителя среди сотрудников.
Описание - краткое описание шаблона задачи.
Следующий блок в создании шаблона задачи - Настройки по умолчанию.
Он отвечает за характеристики создаваемой задачи:
- Приоритет.
Задает порядок выполнения задачи относительно других задач. К примеру, указывая приоритет Высокий, данная задача будет в приоритете к выполнению относительно задач, с более низким приоритетом. - Срочность.
Задача с установленной опцией Срочная задача, будет отображатся в начале списка задач и иметь соответствующую пометку 
- Проверка выполнения задачи.
Установка данной опции запрещает сотруднику, выполняющему задачу, ее закрыть, но переводит задачу в статус Выполненная, после чего возвращает ее на проверку автору для дальнейшего закрытия.
В блоке Дополнительные настройки указываются параметры, влияющие на непосредственное выполнение задачи:
- Назначить дату, время начала выполнения.
Установите галочку, если вам необходимо указывать время и дату выполнения поставленной задачи.
- Установить напоминание до начала выполнения.
Установка данной опции позволяет настроить время появления напоминания о поставленной задаче. Либо же не указывать время, но установить вложенную опцию Давать возможность изменить при создании новой задачи, что позволит установить дату и время появления собственноручно.
В указанные день и время, появится напоминание в виде всплывающего окошка в правом нижнем углу экрана.
- Назначать дату, время завершения задачи.
При создании задачи будет возможность установить сроки выполнения задачи для ее исполнителя. Последний срок выполнения будет отображаться в списке задач.
- Настройка быстрого создания задачи по клиенту.
В этом пункте можно настроить быстрое создание задачи по клиенту через окно комментария:
- Автор задачи - исполнителем задачи автоматически назначается сам автор. Т.е. задачу должен выполнить и закрыть тот сотрудник, который ее создал.
- Указывать каждый раз - при создании задачи, каждый раз необходимо вводить имя исполнителя задачи.
Взять в работу задачу сможет исполнитель и любой сотрудник отдела, в котором числится исполнитель.
На основной странице шаблонов задач, также можно указать шаблоны по умолчанию:
Отображать по умолчанию при создании новой задачи - при создании новой задачи по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция.
Отображать по умолчанию при создании нового звонка - при создании нового звонка по умолчанию будет выбран шаблон, по которому на странице Шаблоны задач будет присвоена эта опция.
Кроме того, на странице можно редактировать ранее созданные задачи и удалять их с помощью соответствующих кнопок в колонке Действия.
После полной настройки шаблонов задач, рекомендуется создать результаты их выполнения, чтобы при обработке каждой задачи можно было выбрать соответствующий результат.
Например: задача Личный звонок клиенту может иметь несколько возможных результатов, к примеру, Не дозвонился, Отказался, Думает, Договорились созвониться позже и т.д. Узнать об этом можно детальнее в разделе Справочник Результаты выполнения задач.
Теги: CRM модуль, настройка CRM, типы задач, шаблон задач, создать шаблон