Помимо броней на основные места по занятию, есть возможность работы с так называемым листом ожидания. В системе данная функция реализована через дополнительные брони.

Возможность создавать Дополнительные брони актуальна в случаях, когда список желающих посетить занятие больше установленного количества возможных мест и вам требуется сформировать лист ожидания.

В таком случае, если посетитель из основного списка броней отказывается/не может посетить занятие, то у сотрудников есть возможность перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список.

Для того чтобы воспользоваться данной функцией, ее необходимо включить в меню Настройка - Тонкие настройки системы - кнопка Изменить настройки - Настройки организации - вкладка Настройки бронирования.

Если на занятии не осталось свободных мест, система сообщает что все места забронированы. А при подключенной функции Дополнительные брони можно забронировать необходимое количество дополнительных мест второй очереди, которые будут отображаться следующим образом + x.

Чтобы отключить данную функцию, необходимо снять галочку в настройках бронирования (меню Настройка - Тонкие настройки системы - кнопка Изменить настройки - Настройки организации - вкладка Настройки бронирования).

Важно! Если до снятия галочки был сформирован список дополнительных броней, то после снятия галочки сотрудники смогут перенести посетителя из списка дополнительных броней в основной список, но возможности записывать клиентов в дополнительные брони - уже не будет.

Добавление и редактирование комментариев к броням

Возможность добавлять комментарии к броням поможет вам указывать важную информацию при записи клиента на занятие.
К примеру, ваш посетитель обратился с просьбой забронировать для него место, но он также предупредил, что в данный момент болеет и возможно пропустит занятие. Если к началу занятия он так и не поправится и пропустит его - перебронировать на следующее, на которое он уже точно придет. Чтобы не потерять эту информацию, вы можете использовать комментарий к бронированию. 

Где и как добавлять комментарий мы рассмотрим далее. 

Добавление и редактирование комментария по броням возможно:

• в окне Список броней;
• на странице Журнал.

Кнопка “Подобрать вместо” показывает занятия, согласно выбранным в форме захвата фильтрам, и позволяет заменить занятие одним занятием.

Кнопка “Подобрать еще”  позволяет подобрать еще 1 и более занятие, согласно выбранным в форме захвата фильтрам.

Разница в количестве занятий.

Свидетельством того, что клиента, от которого поступила заявка, нет в базе, являются варианты сохранения клиента в блоке Идентификация клиента:

• сохранить как нового посетителя,
• сохранить как нового лида.

Обратите внимание, записать на занятие можно исключительно посетителя.

Сохранить как нового лида

Клиента из заявки вы можете сохранить как нового лида для дальнейшей его обработки.

Обратите внимание, бронирование мест на занятиях доступно только для клиентов, которые, в терминах системы, являются посетителями.

После сохранения клиента как нового лида у вас есть возможность сразу же создать из него посетителя ИЛИ же обработать заявку без бронирования.

Если Вы решаете обработать заявку без бронирования – выберите опцию Заявка обработана БЕЗ БРОНИРОВАНИЯ и нажмите кнопку Сохранить.

Если же вам необходимо забронировать место для нового клиента, то кликните по кнопке Создать Посетителя из Лида.

И заполните недостающую информацию в анкете посетителя.

После этого вам станет доступен блок Бронирование мест на занятии.

О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в Разделе Бронирование мест на занятиях.

Сохранить как нового посетителя

Нового клиента вы можете сразу сохранить как нового посетителя и перейти к блоку бронирования мест на занятиях.

Для этого при обработке заявки выберите опцию Сохранить как нового посетителя.

Затем заполните недостающую информацию в анкете посетителя и сохраните.

После идентификации клиента вам станет доступен блок Бронирование мест на занятиях.

О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в разделе Бронирование мест на занятиях.

При обработке заявки клиент будет автоматически идентифицирован как Лид.

Сотруднику останется подтвердить, что клиентом по заявке является данный Лид, выбрав его из списка, и синхронизировать по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе.

О возможных вариантах синхронизации информации читайте Раздел Синхронизация информации по клиенту.

После идентификации и синхронизации информации по клиенту вам будут предложены следующие варианты:

• создать Посетителя из Лида,
• изменить клиента по заявке,
• обработать заявку без бронирования,
• отложить заявку.

Для работы с блоком Бронирование мест на занятиях создайте посетителя из лида (кнопка Создать Посетителя из Лида).

Также вы можете сохранить заявку без бронирования или отложить обработку заявки.

О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в разделе Бронирование мест на занятиях.

При обработке заявки, от существующего в системе посетителя, клиент будет автоматически идентифицирован как Посетитель.

Сотруднику останется подтвердить, что клиентом по заявке является данный Посетитель, выбрав его из списка, и синхронизировать по нему информацию, полученную из формы с информацией в системе.

О возможных вариантах синхронизации информации читайте Раздел Синхронизация информации по клиенту Синхронизация информации по клиенту.

После идентификации и синхронизации информации по посетителю будет отображен блок Бронирование мест на занятиях с занятиями, выбранными посетителем для бронирования в заявке.

О работе с блоком Бронирование мест на занятиях читайте в Разделе Бронирование мест на занятиях.

Функционал бронирования мест на занятии предназначен для предварительной записи (брони) посетителей на групповые или индивидуальные занятия. Записать посетителя можно лишь на будущие занятия, которые были добавлены в расписание. Также есть возможность забронировать место прямо во время создания нового занятия.

Функционал позволяет:

• ограничивать количество мест на занятии;
• бронировать занятия для посетителей с абонементами и без а также потенциальных клиентов (Лидов);
• бронировать места посетителям в процессе создания новых занятий;
• просматривать и распечатывать списки посетителей, записанных на занятие;
• удалять бронирования;
• просматривать отчеты по посетителям, записанным на занятия.

Установка ограничения по количеству мест на занятии
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Бронирование посетителем мест на занятии
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Массовое бронирование мест посредством списков посетителей
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дополнительные брони
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Удаление брони

При поступлении новой заявки, через форму захвата контактов или форму онлайн бронирования, на верхней панели системы Отмечалка отображается индикатор поступления заявки, в виде мигающей иконки:

Так же все поступающие и обработанные заявки отображаются в списке заявок модуля СRM.

Чтобы просмотреть и взять в работу заявку, вы можете кликнуть прямо по иконке в верхней панели системы или же перейти в модуль CRM на вкладку Заявки (пункт меню CRM, вкладка Заявки).

Все заявки из формы онлайн бронирования обозначаются пометкой Бронь рядом с номером заявки.

Чтобы взять заявку в работу, кликните по ее названию.

Брони можно удалить тремя способами:

• с помощью окна Список броней;
• в профиле посетителя;
• массово посредством массовых действий со списком посетителей.

Удаление брони в списке броней

Как описывалось ранее, окно Список броней можно вызвать со страницы Бронирование мест на занятиях. Выбрав в списке необходимое занятие, нажмите на список броней. В окне со списком можно удалить брони.

Важно! Можно удалять брони только по будущим занятиям и тем которые еще не закончились. Удалить брони с прошедших занятий возможно только через Массовые действия с посетителями!

Удаление брони в профиле клиента

Для удаления брони у клиента перейдите в его профиль, во вкладку Бронирование, установите галочки напротив броней, которые необходимо удалить и нажмите кнопку Удалить выбранные. 

Массовое удаление броней посредством списков посетителей

Для того чтобы не удалять каждую бронь по каждому занятию и посетителю вручную через окно Список броней, в системе предусмотрена функция Списки посетителей. 

Находится функция по адресу меню Посетители - Списки посетителей.

На данной странице вы можете объединить нескольких посетителей в единый список, а после, на странице Работа со списками посетителей - массово удалить брони. Для этого нужно выбрать нужный список, а в поле Действие - Удалить брони.

Далее следует заполнить обязательный параметр: с какой по какую дату нужно удалить брони. Остальные фильтры - Филиал, Направление, Группа и Зал указываются по необходимости, если следует удалить лишь определенные брони за указанный период.

По заполнению - нажмите кнопку Выполнить действие.

После выполнения, система выведет вам результат: кому из посетителей списка брони были удалены, а по кому нет, с указанием возможных причин.

Чтобы выделить только тех посетителей списка, для которых действие не выполнилось, используйте кнопку Создать список в один клик. 

Таким образом сразу по нажатию кнопки, будет создан список, название которого можно изменить в открывшимся окне. После сохранения, аналогичным образом, на странице работы со списками можно выбрать этот новосозданный список и произвести с ним необходимые действия.

Детальнее со всеми массовыми действиями, которыми располагает данный функционал, можно ознакомиться в статье Массовые действия с посетителями.  

Данная функция позволяет устанавливать ограничение по количеству мест на занятии. Её целесообразно использовать для маленьких залов или комнат, оснащенных специальной техникой или реквизитом, количество которого может быть ограничено.

Установить ограничение количества мест на занятии можно двумя способами:

• из шаблонов занятий на неделю - актуально, если у вас есть ограничения свободных мест на занятиях на постоянной основе, так как с помощью шаблонов можно сформировать расписание сразу на год вперед;
• из текущего расписания - актуально в случае необходимости установки ограничения на какие-либо определенные занятия/экскурсии/мастер классы и прочие активности, которые проходят периодически/единоразово и имеют ограниченное к-во мест.

Сам процесс установки ограничений для приведенных способов одинаков, в настройках занятия следует указать максимальное к-во свободных мест в графе К-во мест в группе.

Рассмотрим этот момент более подробно.

Установка ограничения количества мест на занятии через шаблон расписания

Ограничение устанавливается при создании или редактировании занятий в конструкторе шаблонов на неделю. Данный раздел находится в меню Расписание - раздел Шаблоны на неделю - Конструктор. Детальнее об этом разделе читайте в статье Создание расписания занятий.

Для того, чтобы установить ограничение по количеству мест на занятии, кликните по кнопке Конструктор, а после - по кнопке редактирования занятия (карандаш).

В открывшимся окне укажите нужное количество мест в поле Кол-во мест в группе и нажмите кнопку Сохранить.

Далее, при добавлении этого занятия в расписание (через подраздел Календарь), автоматически установится ограничение на количество мест на данном занятии на все недели, к которым будет привязан данный шаблон.

Подробнее о работе с расписанием вам расскажет раздел Расписание.

Установка ограничения по количеству мест на занятии из расписания

Если вам необходимо установить ограничение на количество мест в фактическом расписании, перейдите в меню Расписание, кликните по кнопке Изменить на нужном занятии и установите ограничение на количество мест в поле Кол-во мест в группе.

Вы можете использовать запись на занятия без ограничения количества мест в группе, тогда при добавлении/редактировании занятия оставляйте поле Кол-во мест в группе пустым.