Забронювати місця в системі можна кількома способами, розглянемо їх далі. 

Вручну:

• Кнопка Запис на індивідуальне заняття, розташована над основним меню.

• У меню Бронювання.
• У меню Журнал.
• У загальному розкладі під час додавання нового заняття.
• Під час продажу абонемента.

Автоматично:

• За допомогою функції, що налаштовується під час створення/редагування типу абонемента Автоматичне бронювання місць на занятті.

Розглянемо кожен варіант детальніше.

Бронювання місця за допомогою кнопки Запис на індивідуальне заняття

Кнопка Запис на індивідуальне заняття знаходиться на панелі швидких кнопок, розташованій над головним меню системи.

За допомогою кнопки Запис на індивідуальне заняття ви можете:

• створити нове індивідуальне або групове заняття та одразу забронювати на ньому місце для відвідувача;
• забронювати місце для відвідувача на вже існуючому занятті.

Далі розглянемо деталі роботи цієї кнопки.

Створення нового заняття та бронювання місця через кнопку Запис на індивідуальне заняття

Після натискання на кнопку відкривається вікно з активною вкладкою Створити нове заняття. 

У цьому вікні необхідно ввести:

• дату проведення;
• час початку та завершення;
• філію та зал, у якому буде проходити заняття;
• напрям, групу та викладача для цього заняття.

У полі Ім’я/Тел. почніть вводити прізвище або телефон відвідувача чи ліда (система підкаже потрібне прізвище або телефон після введення кількох літер або цифр). Оберіть відвідувача або ліда, якого необхідно записати на заняття. 

Якщо у відвідувача немає абонемента, у цьому ж вікні ви зможете продати йому один з абонементів.

Зверніть увагу: під час продажу абонемента група, за якою проводиться заняття, буде автоматично позначена галочкою.

Проданий абонемент одразу ж відобразиться на вкладці Створити нове заняття у блоці Абонемент, за яким здійснюється запис на заняття.

Мета використання абонемента в цьому випадку — проконтролювати кількість оплачених занять, на які відвідувач може забронювати місця.

Якщо у відвідувача кілька абонементів, ви зможете обрати абонемент, за яким забронюєте відвідувачу місце на занятті.

 Після цього натисніть кнопку Зберегти — заняття буде додано до розкладу.

Бронювання місця на існуючому занятті через кнопку Запис на індивідуальне заняття

Вкладка Існуюче заняття дозволяє забронювати місце на заняттях, які вже є в розкладі. 

У блоці пошуку ви можете відфільтрувати заняття за певними критеріями, щоб швидше знайти потрібне.
Також за допомогою поля Відвідувач можна знайти, на які дні конкретний відвідувач або лід забронював місця.

Під блоком пошуку відображається таблиця із заняттями та інформація про кількість вільних і заброньованих місць на конкретних заняттях у визначену дату.

Щоб забронювати місце, натисніть навпроти потрібного заняття кнопку Забронювати.

У полі Ім’я/Тел. клієнта вкажіть відвідувача або ліда, для якого необхідно забронювати місце. Далі слід вказати заняття за днями тижня, на які потрібно встановити бронювання.

Після вибору відвідувача в полі Абонемент, за яким здійснюється запис на заняття, з’являться абонементи відвідувача, за якими він може записатися на вибране заняття. Якщо у відвідувача немає відповідних абонементів, ви можете записати відвідувача на заняття без абонемента або ж продати новий абонемент, натиснувши кнопку Продати новий абонемент.

Якщо у відвідувача кілька абонементів, ви можете обрати абонемент, за яким забронюєте для нього місце на занятті.

Після заповнення всіх полів і вибору занять натисніть кнопку Зберегти.

Щоб переглянути список заброньованих місць, натисніть відповідну кнопку в колонці «Список» на вкладці Існуючі заняття.

Після натискання відкриється вікно зі списком відвідувачів, які забронювали місце.

За потреби в цьому вікні можна роздрукувати список тих, хто забронював місце, скасувати (видалити) бронювання, а також додати відвідувача або ліда для подальшого бронювання.

Бронювання місця на заняття зі сторінки Бронювання місць на заняттях

Ця сторінка розташована в меню Бронювання — сторінка Бронювання місць на заняттях

У верхній частині сторінки розміщені фільтри пошуку. Нижче розташований список занять згідно з розкладом, на які можна записувати відвідувачів. Заняття відображаються лише на майбутні дати. 

Для перегляду списку занять, на які записаний конкретний відвідувач або лід, введіть початок прізвища клієнта в полі Відвідувач Ім’я/Тел, у результаті чого у верхній частині списку занять відобразяться заняття, на які записаний клієнт, позначені зеленими галочками. Якщо відвідувач не записаний на жодне заняття, список занять залишиться таким самим, як і до виконання пошуку.

Під час відображення занять, на які записаний відвідувач, у колонці Бронь з’являється можливість сортування списку занять за бронюванням відвідувача. Це робиться шляхом натискання на помаранчеву стрілку ліворуч від назви стовпця.

Щоб записати відвідувача або ліда на заняття, натисніть на іконку в колонці Бронь навпроти потрібного заняття.
За допомогою кнопки Забронювати ви можете записати конкретного відвідувача або ліда на одне або кілька занять однієї групи. Мається на увазі, що якщо ви натиснете цю кнопку навпроти заняття за групою Фітнес ранок, то у вікні бронювання, що відкриється, відображатимуться заняття лише за групою Фітнес ранок. 

У вікні Бронювання місць на заняттях необхідно вказати відвідувача або ліда в полі Ім’я/Тел. клієнта, після чого обрати заняття для бронювання та натиснути кнопку Зберегти. Якщо в системі ще немає клієнта, для якого бронюється місце, його можна додати безпосередньо з вікна бронювання за допомогою кнопок Додати відвідувача, Додати ліда.

Бронювання місця на занятті в Журналі

На сторінці Журнал ви також можете записати відвідувача на заняття, просто встановивши галочки в колонці Бронь. 

Для того щоб забронювати відвідувача через Журнал, відвідувач має бути записаний у цю групу. Інакше клієнт просто не буде відображатися на занятті. 

Бронювання місця на занятті з розкладу

На сторінці Розклад для залів (викликається натисканням на меню Розклад) під час додавання нового заняття є можливість одразу ж забронювати місце для відвідувача/ліда.

Для цього перейдіть до розкладу та натисніть кнопку Додати заняття.

У вікні додавання необхідно заповнити всі обов’язкові поля. Після цього в блоці Записати відвідувача на заняття, у полі Ім’я/Тел. клієнта введіть дані клієнта, якому потрібно забронювати місце.

Під час додавання занять на майбутні тижні відвідувач буде записаний на всі додані заняття. 

Після цього натисніть кнопку Зберегти.

Заняття з’явиться в розкладі, де ви зможете переглянути інформацію про бронювання.

Активне посилання Місць вільно / Бронь/ Усього відображає, скільки місць вільно, скільки місць заброньовано та скільки всього місць на занятті. 

Крім того, натиснувши на це посилання, ви відкриєте вже знайоме вікно для бронювання.

Також під час наведення курсора на напис список бронювань безпосередньо на занятті відобразиться вікно зі списком відвідувачів і лідів, які забронювали місце.

Якщо посилання Місць вільно / Бронь / Усього та/або підпис список бронювань у вас не відображаються, їх можна активувати в розділі меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування розкладу - Розклад у системі.

• Відображати кількість бронювань / вільних місць — налаштування, яке дозволяє співробітникам бачити на кожному занятті кількість бронювань і вільних місць у форматі к-сть заброньованих місць/к-сть вільних місць/к-сть місць, доступних для бронювання спочатку.

• Відображати список відвідувачів, які забронювали місце на занятті — налаштування, яке дозволяє під списком бронювань і вільних місць бачити підпис список бронювань, при наведенні на який можна переглянути список людей, записаних на заняття.

Детальніше про сам модуль розкладу можна дізнатися в розділі Розклад.

Автоматичне бронювання місць на заняттях під час продажу абонемента

Автоматичне бронювання місць на заняттях допоможе вам під час продажу абонемента записати відвідувача на всі найближчі заняття за абонементом.

Щоб активувати цю функцію, необхідно:

1. Перейти на сторінку Типи абонементів (для цього потрібно перейти через меню Налаштування - Абонементи).

1. Натисніть Змінити(олівець)/Додати абонемент, за яким ви хочете автоматично під час продажу бронювати місця.

1. Активуйте опцію Автоматичне бронювання занять та збережіть зміни (якщо ви додаєте новий абонемент — вкажіть усю необхідну інформацію та натисніть кнопку Зберегти).

Таким чином, під час продажу абонемента з опцією Автоматичне бронювання занять, система дозволяє бронювати місця на заняттях за групами, до яких відвідувачу видається абонемент.

Зверніть увагу на деякі правила автоматичного бронювання місць на заняттях за абонементом:

1. Система не дозволить забронювати більшу кількість занять, ніж зазначено в абонементі.
2. Для бронювання доступні заняття за тими групами, які зазначені в типі абонемента.
3. Забронювати заняття можна лише на період дії абонемента.

Розглянемо процес автоматичного бронювання занять під час продажу абонемента. 

Процес продажу складається з п’яти послідовних кроків:

1. Вибір абонемента для продажу.
2. Зазначення строку дії та к-сті відвідувань за абонементом (перехід на крок здійснюється лише під час продажу динамічного абонемента).
3. Вибір груп, які відвідувач зможе відвідувати з придбаним абонементом.
4. Вибір занять для бронювання за абонементом (перехід на крок здійснюється лише за умови активації опції Бронювати на третьому кроці).
5. Оплата абонемента.

Детальніше про продаж можна дізнатися у статті Продаж абонементів.

Для розгляду автоматичного бронювання місць нас цікавлять безпосередньо третій і четвертий кроки продажу — до них і перейдемо.

Під час продажу абонемента та переходу на третій крок система автоматично, при виборі групи, встановить опцію Бронювати. Якщо ви не бажаєте бронювати заняття, опцію завжди можна зняти та натиснути Далі.

Після натискання кнопки Далі виконується перехід на четвертий крок, на якому система автоматично підбирає заняття для бронювання відповідно до встановлених умов на попередніх кроках. За потреби ви можете відкоригувати підібрані заняття вручну, встановивши або знявши позначки біля потрібних для бронювання занять.

Подальший порядок продажу абонемента залишається незмінним: натискаєте кнопку Далі та переходите до оплати абонемента.

Автоматичне перебронювання місць за пропущеними заняттями 

Окрім бронювання місць на заняттях за абонементом, система має функцію їх автоматичного перебронювання у разі пропуску. Дана функція вмикається автоматично під час увімкнення автоматичного бронювання при продажу абонемента. 

За замовчуванням функція перебронювання місць працює за таким принципом: у разі пропуску заброньованого за абонементом заняття, вночі після пропуску система перебронює відвідувача на найближче наступне заняття за будь-якою групою, доступною за абонементом.

Також ви можете змінити поведінку функції авто-перебронювання таким чином, щоб у разі пропуску заброньованого заняття виконувалося автоматичне перебронювання лише в пропущену групу. Для цього:

1. Перейдіть на сторінку Типи абонементів (для цього перейдіть через меню Налаштування - Абонементи).
2. Натисніть Змінити (олівець)/Додати абонемент, для якого потрібно виконати налаштування.
3. Оберіть опцію У разі пропуску заброньованого заняття виконувати автоматичне перебронювання лише в пропущену групу.

Важливо! Дана функція працює лише у комплексі з функцією Автоматичне бронювання занять. 

Після активації функції принцип її роботи буде таким: у разі пропуску заброньованого за абонементом заняття, вночі після пропуску система перебронює відвідувача на наступне заняття за тією групою, по якій був пропуск.

Приклад: відвідувач придбав абонемент, з яким має можливість відвідувати фітнес та індивідуальний стретчинг. Заняття з фітнесу проходять щодня, а зі стретчингу — по п’ятницях. Відвідувач забронював місце на індивідуальне заняття зі стретчингу, однак з певних причин його пропустив. Дана функція в ніч з п’ятниці на суботу автоматично перебронює його на наступну п’ятницю на індивідуальний стретчинг. 

За допомогою цієї функції ви можете додати графік роботи викладачів та налаштувати онлайн-бронювання занять на зручний для відвідувачів час, залежно від вільного часу співробітників. 

Таким чином клієнти зможуть самостійно записуватися на індивідуальні заняття незалежно від доданого розкладу, обираючи вільний час з графіку викладача. 

Крім того, ви можете налаштувати передплату за оренду залу або за саме заняття. 

Запис на індивідуальне заняття через розклад в Особистому кабінеті відвідувача

Попередній запис на майбутнє заняття може бути як безкоштовним, так і з передплатою. Вартість разового відвідування розраховується за разовим абонементом і налаштовується на етапі додавання/редагування Групи.
За допомогою кроків, описаних нижче, ви можете налаштувати обидва варіанти: 

1. Додайте тривалість занять у Довідник тривалості занять.
   Перейдіть у меню Розклад - Довідник тривалості занять і натисніть кнопку Додати.
   
   
   
   
2. Наступним кроком буде додавання робочого графіку співробітника.
   Перейдіть у меню Співробітники, у профіль викладача, вкладка Робочий графік.
   Вкладка Робочий графік активна лише для співробітника з посадою Викладач.
   
   
   
   Натисніть кнопку Додати і вкажіть, у які дні та в який час працює викладач, щоб клієнти могли самостійно обрати зручний їм час.
   
   
   
   
3. Налаштування індивідуальних занять.
   У меню Групи/індиви додайте або відредагуйте індив.
   Щоб додати можливість самостійної оренди залу, в полі Форма навчання встановіть опцію Оренда (доступно лише на етапі додавання).
   
   
   
   Вкажіть зали, які відвідувачі зможуть обрати для проведення заняття, а також можливі тривалості заняття — скільки може тривати даний індив.
   
   

Якщо ви використовуєте Форму захоплення контактів для бронювань із передплатою, не забудьте дозволити продаж цих абонементів у меню Онлайн-продажі – Налаштування абонементів для продажу онлайн – Продаж абонементів через Особистий кабінет відвідувача, Моб. застосунок та ФЗК.

4. У налаштуваннях Розкладу (меню Розклад – кнопка Налаштувати – Розклад на сайті та в особистому кабінеті), у блоці Розклад на сайті організації та в особистому кабінеті відвідувача дозвольте відвідувачам самостійно бронювати індиви. 

Для обов’язкової передплати індива, додатково увімкніть наступну опцію Платне бронювання індивів в Особистому кабінеті та мобільному застосунку.

Процес бронювання індивідуального заняття в Особистому кабінеті відвідувача

Забронювати індив можна в Особистому кабінеті, у меню Розклад занять, за допомогою кнопки Забронювати індив. 

Після натискання на кнопку відкриється вікно запису на індивідуальне заняття, в якому відвідувач може обрати потрібні параметри для бронювання: філію, групу, викладача, зручну дату та час. 

Після заповнення обов’язкових полів необхідно натиснути кнопку Далі для підтвердження бронювання.
Якщо в налаштуваннях організації увімкнена опція платного бронювання індивів, додатково потрібно буде внести оплату за заняття. 

Після ідентифікації та синхронізації інформації щодо відвідувача вам стане доступним блок Бронювання місць на заняттях.

При бронюванні місць на заняттях можливі такі варіанти обробки заявки:

• підтвердження бронювання,
• вибір іншого заняття, на яке необхідно записати відвідувача (кнопка Підібрати замість),
• підбір додаткових занять, на які можна записати відвідувача (кнопка Підібрати ще).

Функція Бронюваннядозволяє здійснювати попередній запис Лідів на заняття (бронювати місця).

Якщо до Вас звернувся новий клієнт і побажав відвідати пробне заняття, Ви можете додати його як Ліда (з мінімальною інформацією) і забронювати йому місце на занятті.

Коли цей лід прийшов на перше заняття, Вам потрібно: створити з цього Ліда - Відвідувача, продати йому абонемент і відмітити відвідування за цим абонементом.

Детальніше про відмітки можна прочитати в статті Довідник відміток відвідувань.

Запис Ліда на заняття здійснюється з наступних сторінок:

• в меню Бронювання - кнопка Забронювати;
• на сторінці Розклад, за кліком на посилання Місць вільно/бронь/всього в блоці з заняттям;
• кнопкою Запис на індивідуальне заняття в шапці сайту.

Розглянемо кожен спосіб докладніше.

Бронювання місця на занятті для Ліда через меню Бронювання

Для того, щоб забронювати відвідувача на заняття, натисніть на іконку із зображенням календаря в колонці Бронь.

Після натискання на іконку відкриється вікно наступного виду:

Якщо клієнта ще немає в системі, Ви можете його додати як Ліда або як Відвідувача за допомогою кнопок Додати ліда, Додати відвідувача.

Бронювання місця на занятті для Ліда через сторінку Розклад

Для додавання бронювання через розклад натисніть на кнопку Місць вільно/бронь/всього.

Після натискання на посилання відкриється вікно Бронювання місць на заняттях. У цьому вікні виберіть Ліда, відмітьте галочками в колонці Записати заняття, на які необхідно записати Ліда, і збережіть зміни.

Бронювання місця на занятті для Ліда кнопкою Запис на індивідуальне заняття

Після натискання на кнопку Запис на індивідуальне заняття, відкривається спливаюче вікно з можливістю додавання нового заняття або вибору з існуючих.

У цьому ж вікні Ви можете записати Відвідувача або Ліда на заняття. Для цього в полі Ім'я/Тел. виберіть клієнта, і збережіть зміни, в результаті буде створено бронювання на дане заняття.

Важливо! Для того, щоб в подальшому відмітити клієнта на занятті, необхідно додати його як Відвідувача і продати абонемент.

Переглянути список Лідів, для яких заброньовано заняття, можна на сторінці Журнал, за допомогою пошуку по бронюванням:

Більш детально про цю сторінку можна прочитати перейшовши за посиланням Журнал.

Бронювання можна видалити трьома способами:

• за допомогою вікна Список бронювань;
• в профілі відвідувача;
• масово за допомогою масових дій зі списком відвідувачів.

Видалення бронювання у списку бронювань

Як описувалося раніше, вікно Список бронювань можна викликати зі сторінки Бронювання місць на заняттях. Вибравши у списку необхідне заняття, натисніть на список бронювань. У вікні зі списком можна видалити бронювання.

Важливо! Можна видаляти бронювання лише по майбутнім заняттям та тим, які ще не закінчилися. Видалити бронювання з минулих занять можливо лише через Масові дії з відвідувачами!

Видалення бронювання у профілі клієнта

Для видалення бронювання у клієнта перейдіть до його профілю, у вкладку Бронювання, встановіть позначки навпроти бронювань, які необхідно видалити, та натисніть кнопку Видалити обрані. 

Масове видалення бронювань за допомогою списків відвідувачів

Для того, щоб не видаляти кожне бронювання по кожному заняттю та відвідувачу вручну через вікно Список бронювань, в системі передбачена функція Списки відвідувачів. 

Знаходиться функція за адресою меню Відвідувачі - Списки відвідувачів.

На цій сторінці ви можете об'єднати кількох відвідувачів в єдиний список, а після, на сторінці Робота зі списками відвідувачів - масово видалити бронювання. Для цього потрібно вибрати потрібний список, а в полі Дія - Видалити бронювання.

Далі слід заповнити обов'язковий параметр: з якої по яку дату потрібно видалити бронювання. Решта фільтрів - Філія, Напрямок, Група та Зала вказуються за необхідності, якщо слід видалити лише певні бронювання за вказаний період.

Після заповнення - натисніть кнопку Виконати дію.

Після виконання, система виведе вам результат: кому з відвідувачів списку бронювання були видалені, а по кому ні, з вказівкою можливих причин.

Щоб виділити лише тих відвідувачів списку, для яких дію не було виконано, використовуйте кнопку Створити список в один клік. 

Таким чином, одразу після натискання кнопки, буде створено список, назву якого можна змінити у відкритому вікні. Після збереження, аналогічним чином, на сторінці роботи зі списками можна вибрати цей новостворений список та здійснити з ним необхідні дії.

Детальніше з усіма масовими діями, якими володіє цей функціонал, можна ознайомитися в статті Масові дії з відвідувачами.  

Ця функція дозволяє встановлювати обмеження за кількістю місць на занятті. Її доцільно використовувати для маленьких залів або кімнат, оснащених спеціальною технікою або реквізитом, кількість якого може бути обмежена.

Встановити обмеження кількості місць на занятті можна двома способами:

• з шаблонів занять на тиждень - актуально, якщо у вас є обмеження вільних місць на заняттях на постійній основі, оскільки за допомогою шаблонів можна сформувати розклад одразу на рік вперед;
• з поточного розкладу - актуально у випадку необхідності встановлення обмеження на якісь певні заняття/екскурсії/майстер класи та інші активності, які проходять періодично/одноразово і мають обмежену к-сть місць.

Сам процес встановлення обмежень для наведених способів однаковий, у налаштуваннях заняття слід вказати максимальну к-сть вільних місць у графі К-сть місць у групі.

Розглянемо цей момент більш детально.

Встановлення обмеження кількості місць на занятті через шаблон розкладу

Обмеження встановлюється при створенні або редагуванні занять у конструкторі шаблонів на тиждень. Цей розділ знаходиться в меню Розклад - розділ Шаблони на тиждень - Конструктор. Детальніше про цей розділ читайте в статті Створення розкладу занять.

Для того, щоб встановити обмеження за кількістю місць на занятті, клацніть по кнопці Конструктор, а після - по кнопці редагування заняття (олівець).

У відкритому вікні вкажіть потрібну кількість місць у полі Кіл-сть місць у групі і натисніть кнопку Зберегти.

Далі, при додаванні цього заняття до розкладу (через підрозділ Календар), автоматично встановиться обмеження на кількість місць на даному занятті на всі тижні, до яких буде прив'язаний даний шаблон.

Детальніше про роботу з розкладом вам розповість розділ Розклад.

Встановлення обмеження за кількістю місць на занятті з розкладу

Якщо вам необхідно встановити обмеження на кількість місць у фактичному розкладі, перейдіть у меню Розклад, клацніть по кнопці Змінити на потрібному занятті і встановіть обмеження на кількість місць у полі Кіл-сть місць у групі.

Ви можете використовувати запис на заняття без обмеження кількості місць у групі, тоді при додаванні/редагуванні заняття залишайте поле Кіл-сть місць у групі порожнім.

Викликається це вікно зі сторінки Бронювання місць на заняттях, а також за допомогою активного посилання Місць Вільно / Бронь / Всього на сторінці Розклад для залів. 

Обидва варіанти розглянемо далі.

Список бронювань на сторінці Бронювання місць на заняттях

Для переходу на цю сторінку, клацніть по пункту меню Відвідувачі – Бронювання місць на заняттях. Далі клацніть по кнопці Список бронювань у стовпці Список.

При натисканні буде відкрито вікно Список бронювань, в якому вказуються всі відвідувачі та ліди, які заброньовані на обране заняття.

Якщо до бронювання не було додано коментар, то хмарка поруч з прізвищем відвідувача – білого кольору. Якщо коментар був раніше додано, хмарка стає зеленого кольору. 

Щоб додати/змінити коментар, вам необхідно двічі клацнути по хмарці та ввести текст у вікні, що відкриється.

Після додавання коментаря, натисніть кнопку Зберегти.

Якщо навести курсор на зелену хмарку, то відобразиться доданий коментар.

Список бронювань на сторінці Розклад для залів

Розклад для залів викликається натисканням по самому меню Розклад. Для переходу до списку бронювань необхідно натиснути на активне посилання Місць Вільно / Бронь / Всього по потрібному заняттю та перейти у вкладку Список бронювань.

Окрім бронювань на основні місця по заняттю, є можливість роботи з так званим листом очікування. В системі дана функція реалізована через додаткові бронювання.

Можливість створювати Додаткові бронювання актуальна у випадках, коли список бажаючих відвідати заняття більший за встановлену кількість можливих місць і вам потрібно сформувати лист очікування.

В такому випадку, якщо відвідувач з основного списку бронювань відмовляється/не може відвідати заняття, то у співробітників є можливість перенести відвідувача зі списку додаткових бронювань до основного списку.

Для того щоб скористатися даною функцією, її необхідно включити в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - кнопка Змінити налаштування - Налаштування організації - вкладка Налаштування бронювання.

Якщо на занятті не залишилося вільних місць, система повідомляє що всі місця заброньовані. А при підключеній функції Додаткові бронювання можна забронювати необхідну кількість додаткових місць другої черги, які будуть відображатися наступним чином + x.

Щоб вимкнути дану функцію, необхідно зняти галочку в налаштуваннях бронювання (меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - кнопка Змінити налаштування - Налаштування організації - вкладка Налаштування бронювання).

Важливо! Якщо до зняття галочки був сформований список додаткових бронювань, то після зняття галочки співробітники зможуть перенести відвідувача зі списку додаткових бронювань до основного списку, але можливості записувати клієнтів у додаткові бронювання - вже не буде.

Додавання та редагування коментарів до бронювань

Можливість додавати коментарі до бронювань допоможе вам вказувати важливу інформацію при записі клієнта на заняття.
Наприклад, ваш відвідувач звернувся з проханням забронювати для нього місце, але він також попередив, що на даний момент хворіє і можливо пропустить заняття. Якщо до початку заняття він так і не одужає і пропустить його - перебронювати на наступне, на яке він вже точно прийде. Щоб не втратити цю інформацію, ви можете використовувати коментар до бронювання. 

Де і як додавати коментар ми розглянемо далі. 

Додавання та редагування коментаря по бронюваннях можливе:

• в вікні Список бронювань;
• на сторінці Журнал.

Ця кнопка дозволяє підібрати іншу послугу, замість тієї, на бронювання якої була залишена заявка.

Для цього клікніть по кнопці Підібрати замість.

Після кліку по кнопці відкриється блок Підбір занять з фільтрами та списком занять, доступних для бронювання.

Зверніть увагу на блок фільтрів.

У фільтри потрапляє інформація з заявки за наступними полями:

• дата,
• час,
• філія/напрямок/група,
• день тижня,
• викладач,
• зал.

Якщо у вашій формі онлайн бронювання використовувалися якісь із вищеперелічених полів, то інформація з них потрапить у фільтри при підборі занять.

У списку відобразяться заняття, згідно з вказаними фільтрами.

При бажанні ви можете змінити вказані фільтри.

Для вибору іншої послуги клікніть по порожньому квадрату і поставте таким чином позначку в рядку із заняттям.

Заняття з верхнього списку буде замінено вибраним.

Після завершення підбору занять для клієнта, клікніть по кнопці Підтвердити бронювання для запису відвідувача на вибрані заняття.

Якщо заявка оброблена, то виберіть опцію Заявка оброблена.

Ця кнопка дозволяє вибрати додаткові заняття, на які потрібно записати відвідувача.

Для цього клікніть по кнопці Підібрати ще.

Після кліку по кнопці відкриється блок Підбір занять з фільтрами та списком занять, доступних для бронювання.

Зверніть увагу на блок фільтрів.

У фільтри потрапляє інформація із заявки за наступними полями:

• дата,
• час,
• філія/напрямок/група,
• день тижня,
• викладач,
• зал.

Якщо у вашій формі онлайн бронювання використовувалися якісь з перелічених полів, то інформація з них потрапить у фільтри при підборі занять.

У списку відобразяться заняття, згідно з вказаними фільтрами.

Ви можете відмітити додаткові заняття для бронювання, проставивши навпроти них позначки, і клікнути по кнопці Зберегти все - навпроти останнього вибраного заняття, в результаті чого, всі відмічені заняття будуть додані у верхній блок Бронювання місць на заняттях.

Після завершення підбору занять для клієнта клікніть по кнопці Підтвердити бронювання для запису відвідувача на обрані заняття.

Якщо заявка оброблена, то виберіть опцію Заявка оброблена і збережіть зміни.

Якщо заявка оброблена не до кінця, то виберіть опцію Заявка відкладена і збережіть зміни.

При виборі опції Заявка відкладена зміни у списку, вибраних для клієнта, занять не збережуться і при повторному відкритті вікна із заявкою необхідно буде знову підбирати заняття у випадку, якщо нові побажання клієнта відрізняються від тих, що були, при бронюванні місць через сайт.

При успішному підтвердженні бронювання та обробці заявки за відвідувачем будуть закріплені бронювання, які можна буде переглянути та відредагувати на сторінках:

Меню Бронювання:

Меню Розклад

А також ці бронювання можна буде побачити у Звіті по бронюваннях:

Ця функція буде корисна у випадку необхідності масового продажу абонементів (списку відвідувачів) з подальшим бронюванням місць на заняттях.  

Для формування списків перейдіть до меню Відвідувачі - Списки відвідувачів.

На цій сторінці ви можете об'єднати кількох відвідувачів в єдиний список, а після, на сторінці Робота зі списками відвідувачів - масово продати абонементи з бронюванням місць на заняттях за цими абонементами. Для цього виберіть потрібний список у полі Список відвідувачів, потім у полі Дія - Продати абонемент.

Далі слід натиснути кнопку Виконати дію, після чого відкриється стандартна сторінка продажу абонементів.

Детально про те, як продавати абонементи, читайте в статті Продажа абонемента, а на даному етапі нас цікавить третій і четвертий крок продажу, оскільки на них можна здійснити бронювання.

На третьому кроці ви вибираєте групи, які можна відвідувати з абонементом, і маєте можливість відмітити необхідність забронювати місця на заняттях за ними.

Після вказання інформації та натискання Далі, виконується перехід на четвертий крок, де система автоматично підбирає заняття для бронювання згідно з умовами продаваного типу абонемента. Вибір занять можна коригувати вручну.

Після продажу система виведе вам сповіщення про результат: який абонемент, якому списку і скільком відвідувачам продався успішно, що також включає успішне бронювання за проданими абонементами.

Якщо абонемент не був успішно проданий деяким/всім відвідувачам списку, система надасть інформацію про те кому конкретно і можливі причини, як показано на зображенні вище.

Щоб виділити лише тих відвідувачів списку, для яких дію не було виконано, використовуйте кнопку Створити список в один клік. 

Таким чином, одразу по натисканню кнопки, буде створено список, назву якого можна змінити у відкритому вікні. Після збереження, аналогічним чином на сторінці роботи зі списками можна вибрати цей новостворений список і здійснити з ним необхідні дії.

Детальніше з усіма масовими діями, якими володіє даний функціонал, можна ознайомитись у статті Масові дії з відвідувачами.  

При обробці заявки від існуючого в системі відвідувача, клієнт буде автоматично ідентифікований як Відвідувач.

Співробітнику залишиться підтвердити, що клієнтом по заявці є даний Відвідувач, вибравши його зі списку, та синхронізувати за ним інформацію, отриману з форми з інформацією в системі.

Про можливі варіанти синхронізації інформації читайте Розділ Синхронізація інформації по клієнту Синхронізація інформації по клієнту.

Після ідентифікації та синхронізації інформації по відвідувачу буде відображено блок Бронювання місць на заняттях із заняттями, вибраними відвідувачем для бронювання в заявці.

Про роботу з блоком Бронювання місць на заняттях читайте в Розділі Бронювання місць на заняттях.

При обробці заявки клієнт буде автоматично ідентифікований як Лід.

Співробітнику залишиться підтвердити, що клієнтом по заявці є цей Лід, вибравши його зі списку, та синхронізувати по ньому інформацію, отриману з форми з інформацією в системі.

Про можливі варіанти синхронізації інформації читайте Розділ Синхронізація інформації по клієнту.

Після ідентифікації та синхронізації інформації по клієнту вам будуть запропоновані наступні варіанти:

• створити Відвідувача з Ліда,
• змінити клієнта по заявці,
• обробити заявку без бронювання,
• відкласти заявку.

Для роботи з блоком Бронювання місць на заняттях створіть відвідувача з ліда (кнопка Створити Відвідувача з Ліда).

Також ви можете зберегти заявку без бронювання або відкласти обробку заявки.

Про роботу з блоком Бронювання місць на заняттях читайте в розділі Бронювання місць на заняттях.

Свідоцтвом того, що клієнта, від якого надійшла заявка, немає в базі, є варіанти збереження клієнта в блоці Ідентифікація клієнта:

• зберегти як нового відвідувача,
• зберегти як нового ліда.

Зверніть увагу, записати на заняття можна виключно відвідувача.

Зберегти як нового ліда

Клієнта із заявки ви можете зберегти як нового ліда для подальшої його обробки.

Зверніть увагу, бронювання місць на заняттях доступне лише для клієнтів, які, в термінах системи, є відвідувачами.

Після збереження клієнта як нового ліда у вас є можливість одразу ж створити з нього відвідувача АБО ж обробити заявку без бронювання.

Якщо Ви вирішуєте обробити заявку без бронювання – виберіть опцію Заявка оброблена БЕЗ БРОНЮВАННЯ і натисніть кнопку Зберегти.

Якщо ж вам необхідно забронювати місце для нового клієнта, то клацніть по кнопці Створити Відвідувача з Ліда.

І заповніть відсутню інформацію в анкеті відвідувача.

Після ідентифікації клієнта вам стане доступний блок Бронювання місць на занятті.

Про роботу з блоком Бронювання місць на заняттях читайте в Розділі Бронювання місць на заняттях.

Зберегти як нового відвідувача

Нового клієнта ви можете одразу зберегти як нового відвідувача і перейти до блоку бронювання місць на заняттях.

Для цього при обробці заявки виберіть опцію Зберегти як нового відвідувача.

Потім заповніть відсутню інформацію в анкеті відвідувача і збережіть.

Після ідентифікації клієнта вам стане доступний блок Бронювання місць на занятті.

Про роботу з блоком Бронювання місць на заняттях читайте в розділі Бронювання місць на заняттях.

Система дозволяє забронювати заняття з розкладу на вашому сайті.

Для початку вам потрібно створити розклад Вашої організації та розмістити його на Вашому сайті або будь-якому іншому зовнішньому ресурсі.

У вас повинен бути підключений модуль Форма Захоплення контактів. Якщо модуль не підключений, підключіть та продовжіть даний модуль.

Процес онлайн бронювання занять з розкладу на сайті відбувається наступним чином:

1. Перейдіть в розклад на зовнішньому ресурсі.

2. Виберіть заняття для бронювання та натисніть на вибране заняття.

Увага! Для бронювання доступні заняття, які ще не почалися. Забронювати місце на занятті, яке вже пройшло, немає можливості.

3. З'явиться повідомлення про бронювання заняття. Поля у формі повідомлення та дизайн форми можна налаштувати самостійно.

4. Заповніть обов'язкові поля для заповнення та відправте форму. Обов'язкові поля виділені зірочкою.

В залежності від налаштувань можливі декілька сценаріїв бронювання:

Якщо в налаштуваннях Онлайн бронювання з розкладу на сайті встановлена опція Повідомлення в системі про нові онлайн броні - Завжди - в систему прийде заявка, яку потрібно обробити та при обробці підтвердити бронювання клієнту.

Якщо встановлена опція Повідомлення в системі про нові онлайн броні - Тільки у випадку необхідності ручної ідентифікації клієнта:
- Якщо клієнт вже є в базі - бронювання на заняття буде створено автоматично.
- Якщо клієнта немає в базі - в системі буде створено ліда та йому буде автоматично створено бронювання.
- Якщо в системі є декілька клієнтів з введеними параметрами, в системі відобразиться заявка, яку потрібно буде обробити вручну та підтвердити бронювання.

Ідентифікація клієнта, що вже є в системі:

Заявку залишив відвідувач, який вже є в системі, в списку Відвідувачів
Заявку залишив лід, який вже є в системі, в списку Лідів

Процес обробки заявки

1. Ідентифікація клієнта.

Після заповнення форми онлайн бронювання в розкладі на сайті, в систему приходить заявка та відображається в шапці:


При кліку на іконку із заявкою     відкривається форма заявки.


Якщо клієнт новий, система пропонує два варіанти збереження клієнта:
- Зберегти як нового відвідувача
- Зберегти як нового ліда

Виберіть варіант збереження нового клієнта в системі та заповніть анкету.

Після заповнення анкетних даних натисніть на кнопку Зберегти

Відвідувач / лід буде збережено в системі, відкриється вікно з підтвердженням бронювання на вибране заняття.

2. Бронювання заняття з заявки

2.1. Підтвердження бронювання.

Щоб підтвердити бронювання на вибране клієнтом заняття - натисніть на кнопку Підтвердити бронювання.

2.2. Вибір іншого заняття, замість заброньованого.
Щоб підібрати інше заняття замість вибраного клієнтом, натисніть на кнопку Підібрати замість.

Відкриється вікно, в якому Ви зможете вибрати відповідне заняття:

Виберіть потрібне заняття та натисніть на кнопку Вибрати. Після натискання вибране заняття збережеться і потрібно буде підтвердити бронювання.

Якщо потрібного заняття немає в переліку, натисніть на кнопку Показати ще

2.3. Декілька бронювань на різні заняття
Щоб забронювати місце на декількох заняттях, натисніть на кнопку Підібрати ще

Відкриється вікно, в якому ви зможете вибрати додаткові заняття:

Після того, як заняття вибрані, потрібно підтвердити бронювання.

Щоб скасувати зміни в заявці натисніть на кнопку.

3. Статус заявки

Заявка вважається обробленою тільки у випадку, якщо співробітник у вікні обробки заявки вибрав опцію Заявка оброблена та натиснув кнопку Зберегти.

Співробітник, який бере заявку в роботу, може відкласти її виконання на будь-який термін.

Причиною може бути прохання клієнта передзвонити або недодзвінок.

В такому випадку, вікно обробки заявки співробітник вибирає опцію Заявка відкладена, вказує час та зберігає.

Налаштування онлайн бронювання з розкладу на сайті

Для початку Вам потрібно налаштувати Форму для онлайн бронювання з розкладу на сайті.

Після створення Форми для онлайн бронювання з розкладу на сайті, перейдіть в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - кнопка Змінити налаштування - вкладка Налаштування розкладу - посилання Перейти до налаштування розкладу

Відкриється сторінка з налаштуванням розкладу.

На відкритій сторінці потрібно вибрати вкладку Онлайн бронювання з розкладу на сайті, відкрити вкладку Налаштування онлайн бронювання та встановити опцію Увімкнути онлайн бронювання з розкладу на сайті.

Напроти поля Форма захоплення контактів виберіть Форму захоплення контактів для онлайн бронювання

Повідомлення в системі про нові онлайн броні

В залежності від налаштувань можливі декілька сценаріїв бронювання:

1. Якщо в налаштуваннях Онлайн бронювання з розкладу на сайті встановлена опція Повідомлення в системі про нові онлайн броні - Завжди - в систему прийде заявка, яку потрібно обробити та при обробці підтвердити бронювання клієнту.
2. Якщо встановлена опція Повідомлення в системі про нові онлайн броні - Тільки у випадку необхідності ручної ідентифікації клієнта:
   - Якщо клієнт вже є в базі - бронювання на заняття буде створено автоматично.
   - Якщо клієнта немає в базі - в системі буде створено ліда та йому буде автоматично створено бронювання.
   - Якщо в системі є декілька клієнтів з введеними параметрами, в системі відобразиться заявка, яку потрібно буде обробити вручну та підтвердити бронювання.

Функціонал бронювання місць на занятті призначений для попереднього запису (бронювання) відвідувачів на групові або індивідуальні заняття. Записати відвідувача можна лише на майбутні заняття, які були додані до розкладу. Також є можливість забронювати місце прямо під час створення нового заняття.

Функціонал дозволяє:

• обмежувати кількість місць на занятті;
• бронювати заняття для відвідувачів з абонементами та без них, а також потенційних клієнтів (Лідів);
• бронювати місця відвідувачам в процесі створення нових занять;
• переглядати та роздруковувати списки відвідувачів, записаних на заняття;
• видаляти бронювання;
• переглядати звіти по відвідувачах, записаних на заняття.

Встановлення обмеження по кількості місць на занятті
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Бронювання відвідувачем місць на занятті
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Масове бронювання місць за допомогою списків відвідувачів
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Додаткові бронювання
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Видалення бронювання

При надходженні нової заявки, через форму захоплення контактів або форму онлайн бронювання, на верхній панелі системи Classberry відображається індикатор надходження заявки, у вигляді блимаючої іконки:

Так само всі надходящі та оброблені заявки відображаються в списку заявок модуля СRM.

Щоб переглянути та взяти в роботу заявку, ви можете клікнути прямо по іконці у верхній панелі системи або ж перейти в модуль CRM на вкладку Заявки (пункт меню CRM, вкладка Заявки).

Всі заявки з форми онлайн бронювання позначаються позначкою Бронювання поруч з номером заявки.

Щоб взяти заявку в роботу, клікніть по її назві.