У CRM Відмічалка реалізовано можливість швидкого та зручного налаштування розкладу, а також розміщення його на вашому вебсайті.

Здійснюється процес налаштування розкладу за допомогою трьох простих кроків:

1. Додавання в систему Викладачів, які ведуть заняття (меню Співробітники).
2. Створення залів (кабінетів/кімнат тощо).
3. Створення тижневих шаблонів занять.
4. Прикріплення тижневих шаблонів занять до календаря.

Розглянемо детально кожен крок.

Додавання зали 

Зал у системі є загальним поняттям, під яким мається на увазі місце, де проводяться заняття, наприклад: тренувальні зали, кабінети для занять, кабінети для процедур, басейни, футбольні майданчики тощо.

Для створення залів перейдіть у меню Розклад - Зали.

Створення тижневих шаблонів розкладу 

Шаблон - це стандартний розклад із прив'язкою до днів тижня.

У програмі тижневий шаблон розкладу має містити заняття які проходять на регулярній основі.

Надалі ви зможете прив'язувати створені тижневі шаблони до тижнів у календарі, таким чином, створюючи фактичний розклад, прив'язаний до конкретних дат (про це трохи пізніше).

Для додавання шаблону розкладу перейдіть у меню Розклад - Шаблони на тиждень.

Під час додавання нового шаблону розкладу необхідно вказати його назву, а також вибрати філію, у якій розташована зала, для якої створюється шаблон.

Після заповнення необхідних полів, натисніть кнопку Зберегти і перейти в конструктор.

У конструкторі додайте заняття, які проходять в одному залі, для якого створюєте шаблон.

Після додавання всіх необхідних занять, тижневий шаблон для залу можна вважати завершеним.

Календар

Календар слугує для прикріплення раніше створених шаблонів до фактичних дат для створення фактичного розкладу, тобто розкладу прив'язаного до конкретних дат у календарі, а не тільки до днів тижня в межах тижневого шаблону.

Важливо! Шаблон розкладу на тиждень є допоміжним інструментом для спрощення створення та налаштування фактичного розкладу.

Сам же фактичний розклад налаштовується через Календар (меню Розклад - Календар) після створення шаблонів на тиждень.

Щоб прикріпити шаблон до календаря, необхідно вибрати філію і залу, до якої ви бажаєте прикріпити шаблон, далі вибрати вже сам шаблон розкладу і прив'язуєте його до потрібних дат у календарі, обираючи галочками конкретні тижні.

Зеленим кольором вказано поточний тиждень.

Сірим кольором вказані попередні тижні, а білим - майбутні.

У першому стовпчику таблиці з календарем ви можете відзначити тижні, до яких потрібно прив'язати обраний шаблон, у другому - місяці.

Після того як ви відзначили потрібні тижні, натисніть кнопку Зберегти розклад.

Данная функция позволяет устанавливать ограничение по количеству мест на занятии. Её целесообразно использовать для маленьких залов или комнат, оснащенных специальной техникой или реквизитом, количество которого может быть ограничено.

Установить ограничение количества мест на занятии можно двумя способами:

• из шаблонов занятий на неделю - актуально, если у вас есть ограничения свободных мест на занятиях на постоянной основе, так как с помощью шаблонов можно сформировать расписание сразу на год вперед;
• из текущего расписания - актуально в случае необходимости установки ограничения на какие-либо определенные занятия/экскурсии/мастер классы и прочие активности, которые проходят периодически/единоразово и имеют ограниченное к-во мест.

Сам процесс установки ограничений для приведенных способов одинаков, в настройках занятия следует указать максимальное к-во свободных мест в графе К-во мест в группе.

Рассмотрим этот момент более подробно.

Установка ограничения количества мест на занятии через шаблон расписания

Ограничение устанавливается при создании или редактировании занятий в конструкторе шаблонов на неделю. Данный раздел находится в меню Расписание - раздел Шаблоны на неделю - Конструктор. Детальнее об этом разделе читайте в статье Создание расписания занятий.

Для того, чтобы установить ограничение по количеству мест на занятии, кликните по кнопке Конструктор, а после - по кнопке редактирования занятия (карандаш).

В открывшимся окне укажите нужное количество мест в поле Кол-во мест в группе и нажмите кнопку Сохранить.

Далее, при добавлении этого занятия в расписание (через подраздел Календарь), автоматически установится ограничение на количество мест на данном занятии на все недели, к которым будет привязан данный шаблон.

Подробнее о работе с расписанием вам расскажет раздел Расписание.

Установка ограничения по количеству мест на занятии из расписания

Если вам необходимо установить ограничение на количество мест в фактическом расписании, перейдите в меню Расписание, кликните по кнопке Изменить на нужном занятии и установите ограничение на количество мест в поле Кол-во мест в группе.

Вы можете использовать запись на занятия без ограничения количества мест в группе, тогда при добавлении/редактировании занятия оставляйте поле Кол-во мест в группе пустым.