Довідковий центр CRM Classberry
Menu

Фінанси та фінансовий звіт

У CRM-системі Classberry Ви маєте можливість враховувати різні фінансові операції:

Фінансові операції можуть проводитися по різних готівкових і безготівкових рахунках, у борг, із зарахуванням на депозит, з урахуванням знижки тощо. У цій статті ми розглянемо всі типи фінансових операцій, які доступні в системі. 

Список усіх фінансових операцій організації доступний у Фінансовому звіті.

Фінансовий звіт

Цей звіт показує детальну інформацію про всі фінансові операції, проведені в системі.

Фінансовий звіт знаходиться в меню Звіти - Усі звіти - Фінансовий звіт.

Звіт доступний лише співробітникам з роллю Керівник, а також тим співробітникам, кому він надав доступ до цього звіту. Про налаштування доступу до звітів читайте в розділі Доступ до звітів.

За замовчуванням, при відкритті звіту виводиться:

  • у співробітника з роллю Керівник і Головний бухгалтер: інформація за останній місяць по касовому рахунку поточного філіалу. Є можливість обирати для перегляду будь-які інші рахунки та період.
  • у співробітника з роллю Супер-адміністратор: інформація за останній місяць по касовому рахунку поточного філіалу. Є можливість обирати для перегляду будь-які інші рахунки, але в межах останніх двох тижнів.
  • у співробітника з роллю Менеджер філіалу і Адміністратор філіалу: інформація в межах останніх двох тижнів лише по касовому рахунку філіалу, в якому працює на момент відкриття звіту.
  • у співробітника з роллю Бухгалтер філіалу: інформація по касовому рахунку поточного філіалу, за будь-який період.
  • у співробітника з роллю Викладач: інформація по всіх рахунках організації за останні два тижні.

 

Усі дані можна фільтрувати за періодом, рахунками організації, за якими вони були здійснені, за типами платежів і додатковими параметрами оплат, такими як: Усі оплати, Тільки готівкові операції, Тільки безгот. операції, і Тільки з боргами (фільтр виводить у звіт фінансові операції, які були проведені частково/повністю у борг).

 

 

Таблиця звіту складається з колонок з даними:

  • Порядковий номер фінансової операції.
  • Рахунок, за яким була проведена операція.
  • Тип платежу.
  • ПІБ відвідувача / тренера / адміністратора — залежно від проведеної операції, звіт відображає у цій колонці відповідне ПІБ.
  • Призначення платежу (Знижка) — відображає, за що вносився платіж, а також назву та розмір знижки, якщо вона була. Більше того, якщо операція була повністю/частково оплачена з депозиту або ж у її результаті було зарахування на депозит — у колонці також відобразиться інформація про суму зняття/зарахування на депозит.
  • Дата — колонка відображає інформацію про дату та час проведення операції.
  • Повна вартість.
  • Знижка.
  • Вартість зі знижкою.
  • З депозиту — сума, яка була оплачена з депозиту відвідувача.
  • Прихід.
  • Витрати.
  • Борг, що утворився за платежем відвідувача.
  • На рахунку — сума, що утворилася на рахунку організації в результаті фінансової операції.

Звіт можна роздрукувати або експортувати в Excel.

Далі розглянемо детально кожну фінансову операцію.

Фінансова операція: Продаж абонемента

Функціонал програми включає можливість створення абонементів та їх продаж відвідувачам. Більше дізнатися про це Ви можете, ознайомившись зі статтею Абонементи.

Продаж абонементів фіксується системою як окремий тип фінансової операції Абонемент або За абонемент і відображається у звітності з вказанням відвідувача, якому було продано абонемент.

 

 

Важливо! Щоб переглянути список безготівкових операцій, виберіть безготівкові рахунки у фільтрі пошуку Рахунок.

 

 

Фінансова операція: Внесення разового платежу

Разовий платіж — це платіж, який вноситься відвідувачем один раз, наприклад, внесок за участь у дитячому ранку, оплата витратних матеріалів для майстер-класу з ліплення, оплата екскурсії тощо.

Якщо Ви ще не знайомі з поняттям разових платежів, пропонуємо прочитати статтю Разові платежі.

У фінансовому звіті разовий платіж фіксується з вказанням назви платежу та імені відвідувача, який вніс цей платіж.

 

 

Переглянути всі операції за разовими платежами можна у Фінансовому звіті, а за платежами конкретного відвідувача — у його профілі (вкладка Платежі). Крім того, інформація про разові платежі доступна у меню Бухгалтерія — Разові платежі.

Важливо! Щоб переглянути список безготівкових операцій, виберіть безготівкові рахунки у фільтрі пошуку Рахунок.

 

 

Фінансова операція: Прихід

Операція прихід завжди прив’язана до статті приходу, назва якої відображається у звітності по операціях цього типу. Детальніше про приходи пропонуємо прочитати у статті Приходи/витрати/перекази.

 

 

Важливо! Щоб переглянути список безготівкових операцій, виберіть безготівкові рахунки у фільтрі пошуку Рахунок.

 

 

Переглянути всю інформацію по приходу можна у Фінансовому звіті, а також у меню Бухгалтерія - Приходи/витрати/перекази.

 

Фінансова операція: Витрати

Витратами в системі називаються операції, проведені за допомогою статей витрат.

Кожна стаття має свою назву, яка вказується у звітності по операціях типу Витрати. Детальніше про витрати можна прочитати у статті Приходи/витрати/перекази.

 

 

Переглянути всю інформацію по витратах можна у Фінансовому звіті, а також у меню Бухгалтерія - Приходи/витрати/перекази.

Фінансова операція: Переказ

Фінансова операція типу Переказ використовується для переказу коштів з одного рахунку організації на інший. Детальніше про самі перекази рекомендуємо прочитати у статті Приходи/витрати/перекази.

Фіксуються перекази у звітності у вигляді двох проводок:

  1. Витрати з рахунку-відправника.
  2. Прихід на рахунок-отримувач.

 

 

Переглянути всю інформацію по переказах можна у Фінансовому звіті, а також у меню Бухгалтерія - Приходи/витрати/перекази.

Фінансова операція: Виплата зарплати

Система дозволяє здійснювати автоматичний розрахунок зарплати та її виплату співробітникам.

Налаштування та виплата зарплати доступні у меню Співробітники - Виплата зарплати. Детальніше про зарплату, способи її нарахування та виплати ви можете прочитати у статті Зарплата співробітників.

Виплата зарплати відображається у звітах як витрата з типом операції Виплата зарплати з рахунку, з якого здійснювалась виплата.


Інформація про виплату зарплати співробітнику доступна у Фінансовому звіті, а також у Звіті по рахунку співробітника та у Фінансовому звіті по співробітнику.

Фінансова операція: Інкасація

Система надає можливість проводити інкасації, які, у свою чергу, є окремим типом фінансових операцій і фіксуються у звітності.

Інкасації — це переказ коштів з касового рахунку (готівкового рахунку філії) на інший готівковий або безготівковий рахунок організації. Оскільки операція здійснює переказ коштів між рахунками, після її проведення звіт покаже дві проводки: перша — по зняттю з одного рахунку, друга — по зарахуванню на другий.

 

 

Інкасація є особливим типом фінансової операції, оскільки її може видалити Керуючий безпосередньо із Фінансового звіту, у випадку, якщо виникла необхідність скасувати цю операцію. Співробітники з іншими ролями такої можливості не мають. При видаленні інкасації автоматично видаляються обидві проводки.

Детальніше про інкасації див. у статті Інкасації.

Фінансова операція: Оплата боргів

Оплата боргу — прихідна операція погашення боргу. Кожна оплата боргу відноситься до певного, раніше здійсненого, платежу. У звітності такі операції фіксуються з вказанням номера та опису платежу, за яким сплачується борг.

 

 

Важливо! Щоб переглянути список безготівкових операцій, оберіть безготівкові рахунки у фільтрі пошуку Рахунок.

 

 

Переглянути всі оплати боргів можна у Фінансовому звіті, а по конкретному відвідувачу - у його профілі. У разі, якщо вас цікавлять оплати боргів за конкретними сутностями (абонементами/товарами/разовими платежами), ви маєте можливість переглянути цю інформацію в окремих звітностях, що відповідають кожній сутності.

Фінансові операції: Недостача і Надлишок

Недостача — це операція витрат, що означає нестачу коштів у касі.

Ця операція може з’явитися лише у випадку, якщо співробітник з роллю по філії при вході в систему вказав суму в касі меншу за ту, що була зафіксована наприкінці минулої зміни.

Наприклад, при закритті зміни, у касі філії було 10 000 ден. од., далі при вході в систему і відкритті робочої зміни, співробітник вказує суму 9 950 ден. од., у такому випадку, у Фінансовому звіті з’явиться операція Недостача - 50 ден. од.

Якщо ж співробітник введе суму більшу за суму в касі, зафіксовану при закритті минулої зміни, система зафіксує операцію Надлишок - надлишок коштів у касі, і підсвітить її зеленим кольором.

Виникнення таких операцій потребує з’ясування ситуації у співробітників, відповідальних за касу у ці дні. Якщо причина виникнення описаних операцій з’ясована, то ці операції може видалити користувач з роллю Керуючий безпосередньо з фінансового звіту і внести замість них правильні операції, щоб фактична і віртуальна каси співпали.

 

 

Фінансові операції: По депозитах відвідувачів

Функція Депозит дозволяє зараховувати кошти відвідувачам на їх депозитний рахунок для подальших оплат будь-яких послуг або товарів. Зарахувати кошти можна вручну в профілі відвідувача, а також при оплаті будь-яких послуг, використовуючи функцію Зарахувати на депозит.

Надходження коштів на депозит фіксується у звітності як Поповнення, списання ж фіксується як Зняття.

 

 

Надійшлі на депозит кошти є прибутком організації і зараховуються на рахунок, який обирався при проведенні операції. Якщо надалі використовувати депозит для оплати послуг (абонементів, товарів і т.д.), кошти будуть списуватися з депозитного рахунку відвідувача, але по касі жодних проводок не буде, бо гроші вже були отримані раніше.

Крім того, зарахування коштів на депозитний рахунок при оплаті послуг організації фіксуються у звітності як додаткова проводка, з вказанням типу операції, дати надходження коштів на рахунок і надійшлої суми.

 

 

Переглянути депозитні операції можна у Фінансовому звіті, вибравши фільтр По депозитах відвідувачів у полі Тип платежу, а при необхідності перегляду балансу і операцій по конкретному відвідувачу - у його профілі.

Фінансова операція: Закупівля товарів

Система дозволяє вести облік і продаж супутніх товарів, докладніше читайте у статтях по модулю Склад.

Операція Закупівля товарів — це витрата на придбання будь-яких товарів. У фінансовому звіті такі операції фіксуються з вказанням типу Закупівля товару та деталей.

 

Для перегляду деталей закупівлі клікніть по іконці з зображенням знака питання За товари у стовпці Призначення платежу.

Переглянути список закупівель можна у Фінансовому звіті, а також у меню Склад - Закупівлі товарів.

Фінансові операції: Продаж товарів

В межах функціоналу системи ви можете вести облік і продаж товарів, використовуючи модуль Склад, докладніше про цей модуль читайте у статті Модуль Склад.

Оскільки продаж товару є операцією отримання прибутку, у звітності вона фіксується як прихід.

 

 

Важливо! Щоб переглянути список безготівкових операцій, оберіть безготівкові рахунки у фільтрі пошуку Рахунок.

 

 

Для перегляду деталей продажу клікніть по іконці з зображенням знака питання За товари у стовпці Призначення платежу.

Інформація про всі продажі товарів доступна у Фінансовому звіті, а по конкретному відвідувачу — у його профілі. Також продажі можна переглянути у меню Склад - Здійснені продажі товарів та у звіті Звіт по товарам.

Фінансова операція: Комісія

У CRM системі Classberry є можливість створювати готівкові та безготівкові рахунки організації. При створенні і налаштуванні безготівкового рахунку є можливість встановити розмір комісії, якщо організація оплачує її зі свого боку. Якщо ви ще не знайомі з рахунками, їх додаванням та налаштуванням, ми рекомендуємо прочитати статтю Рахунки.
Комісія — це витрата організації, яка завжди пов’язана з якоюсь безготівковою операцією приходу. У системі ця операція має тип Комісія. У звітності комісія завжди записується як витрата з вказанням, до якого конкретно платежу вона належить.

 

Також, якщо комісія встановлена, то окрім основної операції зарахування на безготівковий рахунок, буде створена ще одна операція — зняття коштів за комісією.

Звіт це відобразить у двох проводках:

  1. Зарахування коштів на безготівковий рахунок філіалу, по якому проводилася операція.
  2. Зняття коштів з безготівкового рахунку за комісією.

Перегляд комісій доступний у Фінансовому звіті, а також у деяких інших звітках.

Фільтрація та пошук фінансових операцій

У цьому розділі ми розглянемо пошук і фільтрацію фінансових операцій у Фінансовому звіті, адже саме в ньому відображається повна фінансова історія організації.

Фінансові операції, представлені в системі:

Фільтрація та пошук по кожному типу доступні у вищезгаданому Фінансовому звіті.


 

Окрім фільтрації за конкретною фінансовою операцією, у фінансовому звіті також можна здійснювати пошук за форматом проведення операцій, про це та багато іншого, що стосується цього звіту, ви можете дізнатися більше у статті Фінансовий звіт.