Список всіх відвідувачів, доданих у систему, доступний на сторінці Відвідувачі (пункт меню Відвідувачі).

Активні відвідувачі – це ті відвідувачі, яким Ви можете продати абонемент, відмітити на занятті або забронювати місце, тобто Ваші постійні та нові клієнти.

Важливо! Тариф системи Classberry залежить від кількості Активних відвідувачів Вашої організації. Архівні відвідувачі та Ліди також ведуться в системі, але не йдуть у розрахунок вартості за тарифом. Детальніше про тарифи Ви можете дізнатися на сайті або звернувшись до технічної підтримки.

За замовчуванням, на сторінці Відвідувачі відображаються лише активні відвідувачі.

Архівні відвідувачі - ті, хто з будь-яких причин більше не відвідують заняття і не купують абонементи. Список архівних клієнтів Ви формуєте самостійно, переводячи відвідувачів з активного списку в архівний.

Для того, щоб на сторінці Відвідувачі вивести список архівних відвідувачів, необхідно у фільтрах пошуку встановити галочку у полі Архіві натиснути кнопку Знайти.

Відвідувачам з архівного списку Ви НЕ можете:

• продати абонемент;
• продати товар;
• відмітити відвідування на занятті;
• забронювати місце на заняття;

При спробі здійснити ці дії система повідомить Вам про те, що відвідувач знаходиться в архіві і запропонує перенести відвідувача в активний список для продовження дії.

Щодо відвідувачів з архівного списку Ви можете:

• видавати доступ до особистого кабінету;
• приймати оплату за разовим платежем;
• фіксувати оплату боргу;
• зараховувати/знімати кошти на депозит/з депозиту;
• ставити задачу за допомогою модуля CRM;
• надсилати SMS повідомлення

Для того, щоб відправити відвідувача в архів, необхідно в рядку з інформацією про відвідувача натиснути кнопку В архів.

Відправити відвідувача в архів Ви можете тільки у випадку якщо:

• у відвідувача немає активного абонементу;
• у відвідувача є активний абонемент, АЛЕ з дати останнього відвідування вже пройшло 30 і більше днів.

Якщо за відвідувачем числиться борг або є активний абонемент, з дати останнього відвідування по якому пройшло 30 і більше днів, то при відправці відвідувача в архів з'явиться повідомлення для підтвердження дії:

Якщо відвідувач не відвідує заняття і не купує абонементи, є сенс перевести його з активного списку в архівний, для того, щоб кількість активних відвідувачів не перевищувала допустиму за Вашим тарифом.

Інформацію про те, коли відвідувач був в архівному списку, можна подивитися в його Профілі, у вкладці Історія Архівування.

Теги:відправка в архів відвідувача, відправка в архів з боргом, відправка в архів з активним абонементом, активні відвідувачі

Далі ->

Профіль відвідувача

На сторінці Профіль відвідувача зібрана вся актуальна інформація про відвідувача з моменту додавання в систему та в процесі роботи з ним.

Щоб перейти в профіль відвідувача, необхідно клікнути по посиланню на ПІБ відвідувача, на будь-якій сторінці системи, де відображається ПІБ відвідувача, відображається як посилання (виділено синім кольором).

У верхньому блоці сторінки Профіль відображається:

• фотографія відвідувача,
• інформація щодо статусу клієнта,
• номер телефону та додаткові контакти (при натисканні на номер телефону)
• коментар, який можна залишити до відвідувача. Наприклад: у відпустці до 20.03.2019.
• на рахунку - сума на депозиті відвідувача.
• борг - загальна сума боргу відвідувача.
• День народження та вік.

Далі йде блок Абонементи, де відображаються всі активні абонементи відвідувача.

При натисканні на кнопку Всі абонементи Ви перейдете до вкладки Абонементи в профілі відвідувача, де зібрана інформація по всім, коли-небудь проданим, абонементам відвідувача.

Також можна продати абонемент, натиснувши на відповідну кнопку Продати абонемент.

Клікнувши по назві абонемента, Ви перейдете на сторінку з детальною інформацією щодо даного абонемента.

У колонці Дії можна роздрукувати квитанцію по проданому абонементу або роздрукувати бланк відвідувань.

У блоці Завдання та дзвінки відображаються 5 останніх завдань, які були поставлені щодо даного відвідувача.

При натисканні на кнопку Всі завдання, відкриється вікно CRM Модуль, де Ви можете подивитися всі завдання, а також додати нове завдання або дзвінок.

По кліку на назві завдання Вам відкриється детальна інформація.

Більш детально про завдання та модуль CRM Ви можете дізнатися в статті Модуль CRM.

Блок представники та додаткові контакти відображає інформацію щодо представників відвідувача. Якщо представник також є відвідувачем, за допомогою посилання профіль Ви можете перейти в його анкету.

Останні два блоки відображають інформацію щодо відправлених даному відвідувачу СМС, а також проданих йому товарів.

Представники

Представниками іменуються люди, які тим чи іншим чином пов'язані з відвідувачем і яких необхідно вести в системі, закріплюючи за клієнтом. В основному, представниками є батьки дітей, а також різні опікуни, відповідальні особи і т.д.

Створюються представники в картці клієнта у вкладці Представники кнопкою Додати представника.

При додаванні представника, в першу чергу необхідно вказати, чи є представник клієнтом організації, тобто чи відвідує особисто заняття або тренування.

Розглянемо обидва варіанти:

• представник є відвідувачем організації,
• представник не є відвідувачем організації.

Представник є відвідувачем організації

Наприклад, вкажемо, що відвідувач Антіпов Марат – відповідальна особа за відвідувача Антіпова Настя.

Почніть вводити прізвище представника-відвідувача і потім виберіть її зі запропонованого списку.

Далі Вам потрібно вказати існуючий зв'язок між відвідувачем Антіповою Настею та представником Антіповим Маратом.

Антіпов Марат є відповідальною особою за відвідувача Антіпову Настя.

Це і необхідно вибрати в полі Взаємозв'язок з відвідувачем – тобто ким є представник для відвідувача.

У полі Зворотний зв'язок необхідно вказати, ким є відвідувач для представника.

Збережіть введену інформацію.

Контакти представника будуть взяті з його анкети.

Представник НЕ є відвідувачем організації

При створенні представника, який не є відвідувачем організації, вам пропонується заповнити анкету представника, розбиту на блоки:

• основна інформація – ПІБ, дата народження, стать, взаємозв'язок з відвідувачем (ким є представник для відвідувача, і ким є відвідувач для представника),

• контактна інформація (обов'язковим для заповнення є хоча б одне поле) – номер телефону, e-mail, skype, ICQ, Viber, WhatsApp, сторінки у Вконтакті, Facebook та LinkedIn,

• соціальні мережі
  

• адреса

• додаткова інформація – місце роботи/навчання/сфера діяльності/посада, номер класу для школярів, інша додаткова інформація.

Після заповнення необхідних полів і збереження інформації, представник відобразиться в списку представників і в профілі відвідувача.

Після заповнення всієї необхідної Вам інформації, натисніть кнопку Зберегти.

Документи відвідувача

Дана вкладка призначена для завантаження та зберігання документів відвідувача.

Завантажити документ можна, натиснувши на відповідну кнопку Завантажити документ.

Кнопка Створити договір відкриває сторінку друку договору.

Дана функція активна, якщо у Вас підключено модуль Шаблони документів.

Тут потрібно вказати потрібний шаблон документа, а також вказати представника (при необхідності).

За замовчуванням у системі немає стандартного шаблону договору, тому необхідно попередньо завантажити шаблон договору через меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - кнопка Змінити налаштування - розділ Налаштування шаблонів документів.

Більш детально про те, як працювати з модулем договорів, як зробити свій шаблон договору і завантажити його, Ви можете ознайомитися в статті Модуль Шаблони Документів.

Повернемося до опису вкладки Документи в профілі відвідувача.

Всі завантажені документи по відвідувачу відображаються у вигляді таблиці:

• Назва документа.
• Основний документ - позначка в даному стовпці, в рядку з конкретним документом, вказує на те, що даний договір буде виводитися для завантаження за замовчуванням на сторінці Редагування відвідувача при натисканні на кнопку Роздрукувати договір, яка знаходиться внизу даної сторінки.
  

• Тип документа - на даній сторінці, в якості типу документа завжди буде вказано значення “договір” або пусте значення, якщо прикріплений файл не є договором.
• Дії - блок допоміжних кнопок, за допомогою яких можна завантажити договір на диск, перенести договір в архів, відредагувати договір або ж видалити його.

Далі ->

У системі є можливість додавати інформацію про родичів клієнта (з якими ведеться взаємодія) або ж відповідальних осіб (няня, водій і т.д.). Це актуально для дитячих центрів, танцювальних і творчих студій та інших організацій, в яких ведеться робота з дітьми.

У термінах системи родичі клієнта або ж люди, відповідальні за клієнта, називаються Представниками Відвідувача. Для додавання Представників в систему використовується додатковий довідник Взаємозв'язки, за допомогою якого при додаванні Представника можна встановити його взаємозв'язок з Відвідувачем. Про цей довідник і піде мова в даному розділі.

Додати та налаштувати взаємозв'язки можна через меню Налаштування - Взаємозв'язки людей. На цій сторінці складається довідник можливих взаємозв'язків, які надалі можна буде обрати, створюючи Представників відвідувача.

Для побудови взаємозв'язків у системі створюються прямі та зворотні зв'язки, наприклад:

• Тато - Дочка, Дочка-Тато,
• Тато - Син, Син - Тато,
• Мама - Дочка, Дочка - Мама,
• Мама - Син, Син - Мама,
• Брат - Сестра, Сестра - Брат і т.д.

Додавання взаємозв'язку

Для додавання взаємозв'язків потрібно спочатку додати всі можливі родинні зв'язки (в термінах системи - взаємозв'язки), які можуть використовуватися при додаванні Представників, а потім встановити між ними відповідність.

При додаванні взаємозв'язку вкажіть його назву та встановіть опцію Включити, яка означає, що цей взаємозв'язок буде відображено в списку взаємозв'язків при додаванні Представника.

Для того, щоб встановити відповідність між взаємозв'язками, клікніть по стрілці в колонці Взаємозв'язки і виберіть всі можливі відповідності для поточної Взаємозв'язку.

Наприклад, якщо Ви встановлюєте відповідність для взаємозв'язку Мама, то в списку, що з'явиться, необхідно вибрати Дочка, Син, тобто всі можливі родинні зв'язки. Зворотні взаємозв'язки встановляться автоматично.

Видалення взаємозв'язку

Взаємозв'язки видаляються через сторінку Взаємозв'язки людей по кліку на кнопку Видалити.

Важливо! Взаємозв'язок не підлягає видаленню, якщо він використовується в системі, а саме, якщо до Відвідувача було додано Представника з використанням даного взаємозв'язку. Для того, щоб видалити взаємозв'язок у даному випадку необхідно прибрати його використання в системі, тобто відв'язати всіх Представників, що використовують даний взаємозв'язок, від Відвідувачів або замінити його якимось іншим. Це можна зробити через Профіль відвідувача.

У вкладці Особистий кабінет можна налаштувати доступ відвідувача до його особистого кабінету.

Щоб дати можливість відвідувачу заходити у свій особистий кабінет, необхідно встановити галочку в полі Дозволити доступ до кабінету.

У системі є можливість налаштувати автоматичне встановлення даної опції при додаванні нового відвідувача в систему. Для цього перейдіть в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи -кнопка Змінити налаштування- розділ Налаштування доступу до особистого кабінету відвідувача: і виберіть опцію Встановлювати опцію “Дозволити доступ до кабінету” автоматично при додаванні нового відвідувача.

Таким чином, одразу після додавання нового відвідувача в систему, у нього автоматично буде доступ до особистого кабінету і залишиться лише сформувати та надіслати йому пароль.

Також у вкладці Особистий кабінет можна згенерувати пароль відвідувача до особистого кабінету, натиснувши відповідну кнопку Створити новий пароль.

Можна створити новий пароль і відправити його даному відвідувачу, вибравши потрібний спосіб відправки, за допомогою кнопки Створити та відправити новий пароль.

Також Ви можете зробити масову розсилку логінів та паролів відвідувачам у меню Відвідувачі - Кабінет відвідувача.

Детальніше про цю можливість читайте в розділі Особистий кабінет відвідувача.

День народження відвідувача ви можете вказати в його профілі на сторінці Відвідувачі. 

У списку відвідувачів, у колонці Вік: роки (місяці) буде відображена іконка , якщо у відвідувача День народження збігається з поточною датою.
У шапці системи буде відображатися іконка , якщо в системі є відвідувачі з датою Дня народження сьогодні або завтра.

При кліку на іконку відкриється вікно, в якому буде два блоки:

1. Сьогодні День народження - в якому буде відображено список відвідувачів з датою народження - сьогодні;
2. Завтра День народження - в якому буде відображено список відвідувачів з датою народження - завтра.
   
   

У списку буде відображено ПІБ відвідувача, в дужках - скільки повних років відвідувачу. 

Важливо! Іконка з Днем народження  у шапці буде відображена лише при першому вході в систему.
У повідомленні після натискання на іконку , будуть відображатися лише ті відвідувачі, що додані в базу до входу співробітника в систему. 

Тобто, якщо співробітник увійшов у систему і додав відвідувача, дата народження якого збігається з поточною датою або з завтрашньою датою, такий відвідувач не буде відображатися в повідомленні.

Додавати та редагувати відвідувачів можуть співробітники з роллю:

• Управляючого;
• Адміністратора організації;
• Адміністратора філії;
• Менеджера філії.

Щоб додати нового відвідувача в систему, необхідно натиснути кнопку Додати на сторінці Відвідувачі.

Після натискання кнопки відкриється сторінка з анкетою, в яку потрібно внести дані про відвідувача.

Додавання відвідувача

Заповнення анкети відвідувача

В анкеті присутні обов'язкові поля для заповнення, які виділені помаранчевим маркером, якщо таке поле залишити пустим, то анкета не буде збережена.

Блок Основна інформація

В даному блоці Ви заповнюєте основну інформацію про відвідувача.

Розглянемо основні поля:

• Ім'я та Прізвище є обов'язковими для заповнення полями.
• Поле Статус відвідувача - за допомогою статусів Ви категоризуєте клієнтів за етапами продажів, для цього потрібно додати статуси та налаштувати воронку продажів, більш детально про роботу зі статусами читайте в статті Статуси відвідувачів.
• Звідки дізнався про організацію - поле для вказівки джерела звернення в організацію, таким джерелом може бути реклама на сайті, реклама в соціальних мережах, реклама на радіо, різні афіші та багато іншого. Більш детально в статті Джерела звернень.
• Менеджер - поле для вказівки відповідального за клієнта Менеджера. В цьому полі можна вибрати будь-якого Співробітника, який доданий в систему

Контактна інформація

В блоці Контактна інформація вказується контактна інформація відвідувача, розглянемо основні поля, що потребують уваги:

• Номер телефону - обов'язкове поле для заповнення.

Також Ви можете вказати, чи дозволена смс-розсилка даному відвідувачу.

Більш детально про роботу модуля СМС-розсилка.

• Додаткові контакти - в даному полі Ви можете вказати додатковий номер телефону відвідувача або контакти представників (матері, батька, брата, сестри і т.д.). АЛЕ ми настійно рекомендуємо для цього використовувати функціонал Представники, читайте детальніше в розділі Представники.

Функція пошуку дубліката контакту серед Лідів та Відвідувачів

При додаванні нового відвідувача в систему виконується пошук за вже існуючими відвідувачами та лідами по полях Прізвище, Ім'я та Номер телефону.

В разі, якщо відвідувач з вказаними Прізвищем, Ім'ям або Номером телефону знайдений серед Відвідувачів або Лідів, система виводить повідомлення та дає можливість створити нового Відвідувача з раніше доданого Ліда або вибрати/відредагувати раніше доданого Відвідувача.

Дані повинні збігатися по Імені та Прізвищу або по Номеру телефону.

Соціальні мережі

В даному блоці можна вказати посилання на сторінки соціальних мереж відвідувача.

Адреса

Ви можете вказати адресу тимчасового або постійного проживання відвідувача.

Філії та Групи

В даному блоці необхідно вказати Філію, в яку ходить відвідувач. Групу можна вибрати пізніше.

За замовчуванням список філій та груп відображається у згорнутому вигляді. Якщо Вам зручніше, щоб список був за замовчуванням розгорнутий і Ви бачили всі групи по кожній філії, Ви можете скористатися додатковим налаштуванням: меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування списку філій, напрямків, груп. Встановіть опцію При додаванні/редагуванні відвідувача завжди відображати розгорнутий список груп, незалежно від того, в які групи записаний відвідувач:

Таким чином, при додаванні відвідувача, на етапі вибору групи, Вам буде показаний повний розгорнутий список по кожній філії.

Цікаві напрямки

В даному блоці можна вибрати напрямки, які цікавлять відвідувача крім тих, які він вже відвідує.

Наприклад, якщо Ви хочете відкрити новий напрямок діяльності і Вам важливо розуміти, скільки людей може бути в цьому зацікавлено, Ви маєте можливість опитувати відвідувачів та позначати в профілі, що їм цікавий новий напрямок, просто поставивши галочку навпроти цього напрямку.

На сторінці Відвідувачів Розширених фільтрах пошуку Ви можете зробити пошук відвідувачів за цікавими напрямками.

Додаткова інформація

Також Ви можете зберегти додаткову інформацію по відвідувачу.

Вказана в цьому полі інформація буде в подальшому виводитися в спеціальній хмарі, яка, в свою чергу, присутня на багатьох сторінках і в звітах, з деяких з них також доступне редагування даного поля.

Якщо для Вас важлива медична довідка, Ви можете вказати її наявність або відсутність, а також термін її дії в полях Мед. довідка, Термін дії медичної довідки.

Список відвідувачів, що не мають актуальної мед. довідки Ви можете отримати на сторінці Відвідувачі за допомогою фільтра Немає актуальної мед. довідки в розширених параметрах пошуку. Також Ви можете отримати список відвідувачів, у яких термін меддовідки закінчується до обраної дати - фільтр Мед. довідка закінчується до.

Внизу сторінки розташовані кнопки:

• Скасувати - Ви можете скасувати додавання відвідувача в систему.
• Зберегти - збереження відвідувача в системі та повернутися на сторінку Відвідувачі.
• Зберегти та продати абонемент - актуально для нових відвідувачів, які готові відразу купити абонемент і піти на заняття. При натисканні даної кнопки відвідувач буде збережений в систему і відкриється вікно продажу абонемента даному відвідувачу.
• Застосувати - дана кнопка використовується, якщо необхідно зберегти дані в анкеті відвідувача та залишитися на цій же сторінці для продовження внесення даних.
• ... - дана кнопка відкриває додаткові функції. Наприклад, роздрукувати Договір по відвідувачу.

Після успішного додавання відвідувача, він буде відображатися в списку активних відвідувачів, на основній сторінці.

Імпорт Відвідувачів в систему через Excel

Для імпорту Відвідувачів в систему зв'яжіться будь-яким зручним способом з технічною підтримкою для отримання Шаблону імпорту клієнтів. Правила заповнення файлу вказані в шапці самого документа.

Важливо! В файлі присутні такі колонки, як Джерело звернення, Спосіб першої комунікації, Напрямки, Групи, Статус відвідувача, які необхідно заповнювати в повній відповідності з тим, як Ви додали ці сутності в систему.

Після заповнення файлу, його необхідно переслати на пошту Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її..

Також доступний імпорт абонементів відвідувача. Якщо клієнти вже відвідали частину занять по абонементах, Ви можете додати інформацію по клієнтах масово. Для отримання файлу імпорту абонементів, зв'яжіться з технічною підтримкою.

Таким чином Ви можете швидше та простіше внести в CRM Classberry історію та актуальні дані по абонементах відвідувачів.

Далі ->

Функціонал домашніх завдань дозволяє публікувати в Особистому кабінеті клієнта матеріали, які будуть прив’язані до конкретних занять. За допомогою цього функціоналу менеджери, адміністратори та викладачі зможуть передавати відвідувачам домашні завдання та інформацію для самостійного навчання.

Видача завдання 

Для видачі завдання необхідно перейти в меню Журнал – Домашні завдання. За замовчуванням буде відкрито поточний день з вибраним найближчим до поточного часу заняттям. 

Натисніть кнопку Додати нове, після натискання система відкриє спливаюче вікно видачі нового заняття.

Видача заняття відбувається у 2 кроки:

1. Вказання назви та опису завдання у відповідних полях.
   
   
   Для вставки в завдання посилань на сторонні сайти використовуйте кнопку
   Для прикріплення зображення відкрийте його у програмі для перегляду зображень, натисніть на нього правою кнопкою миші, оберіть у контекстному меню “Копіювати зображення”, після чого перейдіть у спливаюче вікно видачі завдання та вставте його за допомогою комбінації клавіш Ctrl+V
   
   
2. Видача завдання відвідувачам
   
   

Кнопка Зберегти та видати збереже завдання та опублікує його в Особистому кабінеті. 
Кнопка Зберегти дозволить зберегти завдання, але не видавати його.

Для скасування видачі оберіть потрібне заняття та натисніть кнопку Скасувати.
У разі необхідності завдання можна скопіювати, використовуючи кнопку

Відображення домашніх завдань в Особистому кабінеті

Для перегляду завдання, клієнту потрібно перейти в Особистий кабінет та обрати пункт меню Домашні завдання.

Завдання, що видані на майбутні дати, відображатимуться у блоці Майбутні завдання, на минулі дати – у блоці Попередні заняття.

Доступ

Доступ до меню Домашні завдання мають користувачі з ролями:

• Керівник
• Адміністратор організації
• Адміністратор філії
• Менеджер філії
• Викладач

Усі здійснені покупки абонементів, товарів, оплати разовавих платежів, оплати боргів, зарахування коштів на депозит та інші фінансові операції відвідувача об'єднуються в персональну історію платежів і доступні для перегляду в анкеті кожного відвідувача. Щоб детально ознайомитися з історією платежів конкретного клієнта, необхідно перейти в анкету відвідувача, клікнувши по його ПІБ на будь-якій сторінці системи, де є це посилання.

Історію платежів відвідувача можна переглянути у вкладках:

• Платежі
• Абонементи
• Депозит
• Куплені товари

Розглянемо кожну вкладку детальніше.

Вкладка Платежі

На цій сторінці відображаються всі платежі відвідувача, які можна відфільтрувати за періодом та типом платежу.

Дані відображаються у вигляді таблиці, де Ви можете побачити тип платежу, призначення платежу, дату здійснення фінансової операції, повну вартість, знижку та суму з урахуванням знижки, а також скільки коштів було фактично внесено відвідувачем. Колонка З депозиту відображає суму, яка була використана для оплати з депозитного рахунку відвідувача. Більш детально про роботу з депозитом відвідувача можна дізнатися з розділу Фінансові операціїтипу По депозитах відвідувачів.

Колонки Початковий борг і Поточний борг показують, який борг був при оплаті платежу, і який борг залишився на поточний момент часу.

Крім того, прямо з таблиці є можливість роздрукувати квитанцію по потрібному Вам платежу.

Більш детально про квитанції можна дізнатися у статті Як створити шаблон документа для завантаження.

По типу платежу Купівля товару є можливість переглянути детальну інформацію в колонці Призначення платежу, натиснувши кнопку Перегляд подробиць.
Також Ви можете редагувати та видаляти здійснені платежі.

При натисканні кнопки Внести новий платіж відкриється сторінка для проведення Разового платежу.

Більш детально про Разові платежі можна читати у статті Разові платежі.

Вкладка Депозит

Ця вкладка відображає інформацію по депозитних операціях відвідувача.

Інформація відображається в таблиці, де в колонці Призначення платежу можна побачити, яка операція по депозиту була здійснена. Інформацію можна відфільтрувати за періодом.

Вгорі сторінки відображається поточна сума на депозиті відвідувача.

Також, натиснувши на кнопку Додати операцію можна зарахувати або зняти кошти з депозиту відвідувача без продажу абонемента чи товару.

Операції по депозиту можна видалити, натиснувши відповідну кнопку в колонці Дії навпроти конкретного платежу.

Вкладка Куплені товари

Ця вкладка відображає список куплених товарів.

У фільтрі пошуку можна відфільтрувати інформацію за певний період.

Далі ->

До цього розділу входить опис таких вкладок у профілі відвідувача, як:

• Завдання та дзвінки.
• Статус (історія).
• Sms.
• Заявки.
• Цікаві напрямки.
• Теги.

Розглянемо кожну вкладку більш детально.

Вкладка Завдання та дзвінки

Ця вкладка показує список усіх завдань по роботі з даним відвідувачем.

Клацнувши по назві завдання Ви відкриєте більш детальну інформацію по завданню.

За допомогою кнопки Додати дзвінок Ви можете додати новий дзвінок або завдання по відвідувачу.

Вкладка Статус (історія)

Інформація в цій вкладці показує історію зміни статусів відвідувача. Якщо Ви ще не знайомі з поняттям Статусів в системі, пропонуємо ознайомитись зі статтею Статуси відвідувачів.

На сторінці з історією зміни статусів відвідувача відображається наступна інформація:

• дата переходу в статус;
• попередній статус;
• статус, в який відбувся перехід;
• ПІБ співробітника, який змінив статус відвідувача (вручну або виконавши завдання, в результаті якого змінюється статус відвідувача);

Тут важливо зауважити, що в деяких ситуаціях замість ПІБ співробітника може бути зазначено <система>. Це відбувається в тих випадках, якщо зміна статусу відбувається за допомогою автоматичних дій, про які можна прочитати в статті Автоматичні дії.

• назва завдання, в результаті виконання якого, статус відвідувача змінюється на статус, заданий в налаштуваннях.

Можливість встановлення та зміни статусів відвідувачам доступна для співробітників з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації,
• Менеджер філії,
• Адміністратор філії.

Встановлення або зміна статусів відвідувачів може здійснюватися кількома способами з різних сторінок системи:

• при заповненні або редагуванні анкети Відвідувача;
• при створенні Відвідувача з Ліда;
• автоматично або вручну в результаті закриття завдання по відвідувачу (детальніше про завдання по посиланню);
• при обробці заявки, отриманої з сайту;
• автоматично за правилами, налаштованими в автоматичних діях (докладніше в статті Автоматичні дії).

Вкладка Розсилка

На цій сторінці відображається інформація про відправлені повідомлення даному відвідувачу.

В таблиці зі списком відправлених повідомлень можна побачити дату і час відправки повідомлення, прізвище співробітника, а також безпосередньо сам текст відправленого повідомлення.

Відображаються повідомлення для СМС, E-mail і Telegram розсилки. 

Детальніше про роботу з СМС повідомленнями можна в статті Модуль СМС.

Вкладка Заявки

У цій вкладці відображаються всі заявки відвідувача, відправлені через форму захоплення контактів (форму зворотного зв'язку), розміщену на Вашому сайті.

Ви можете подивитися хто і коли обробив заявку, а також протягом якого часу заявка була оброблена.

Для того щоб інформація відображалася в цій вкладці, при обробці заявки відвідувача необхідно ідентифікувати - обробити заявку і вказати клієнта на сторінці CRM - вкладка Заявки.

Докладніше про роботу з формою захоплення контактів Ви можете дізнатися в статті Форма захоплення контактів.

Вкладка Теги

На цій вкладці можна присвоїти тег відвідувачу, а також додати новий тег до довідника тегів.

В таблиці відображається інформація з назвою тегу, його кольором і описом.

Докладніше про роботу з тегами Ви можете дізнатися в статті Теги відвідувачів.

Вкладка Цікаві напрямки

У цій вкладці відображені всі обрані відвідувачем цікаві напрямки, є також можливість вказати додатковий напрямок, яким цікавиться клієнт.

В таблиці відображаються всі напрямки, додані Вами в систему.

Якщо ж Ви плануєте відкрити новий напрямок і є потреба дізнатися скільки клієнтів потенційно в ньому зацікавлені, Ви можете проводити опитування і вказувати хто з клієнтів збирається відвідувати даний напрямок.

В подальшому, на сторінці Відвідувачі можна буде скористатися розширеними параметрами пошуку і знайти всіх, хто зацікавлений в новому напрямку.

Для роботи з уже складеними списками відвідувачів, перейдіть у меню Відвідувачі - Масові дії з відвідувачами.

Робота зі списками, після того, як списки вже сформовані, складається з наступних кроків:

• Вибір списку.
• Вибір дії, яку необхідно виконати з відвідувачами з обраного списку.
• Вибір додаткових параметрів, залежно від обраної дії.
• Виконання дії, натисканням на кнопку Виконати дію.
• Аналіз результатів виконання.

Також на сторінці є можливість додати новий список, використовуючи кнопку .

При натисканні на посилання Переглянути відвідувачів зі списку - Група (n ос.) відкриється таблиця зі списком усіх відвідувачів, доданих у вибраний список.

Розглянемо кожну дію більш детально.

Продати абонемент

При виборі цієї дії відкривається стандартне вікно Продаж абонемента, за допомогою якого здійснюється абсолютно стандартний продаж абонементів відвідувачам: обирається абонемент, групи, термін і дата початку дії тощо.

Важливо! Якщо у вас увімкнена опціяРозділення філій для співробітників з роллю за філією, співробітники з ролями Адміністратор і Менеджер філії зможуть виконувати дії лише з тими відвідувачами, які записані у їхній філії.

Важливо! При масовому продажі абонементів неможливо оплатити абонементи з депозитів!

Автоматичний вибір груп відвідувача при продажі абонемента

Для функціонала продажу існує особливе налаштування: Автоматичний вибір груп відвідувача при продажі абонемента.

Активація цієї функції дозволяє автоматично продавати абонементи списку відвідувачів таким чином, щоб кожна людина зі списку отримала абонемент, який дозволяє відвідувати лише ті групи, куди вона спочатку була записана і куди можна ходити з продаваним абонементом. 

Ми виділяємо цю функцію в окремий блок, оскільки при роботі зі списком відвідувачів вона функціонує не так, як при продажі абонемента конкретному відвідувачу: на етапі вибору груп відображається як окрема опція з однойменною назвою.

Важливо! Якщо вибраний для продажу абонемент не дозволяє відвідувати групи, у які записаний відвідувач списку, такий відвідувач буде доданий у список винятків.

Про список винятків ми поговоримо трохи пізніше, а детальніше про цю функцію можна дізнатися у статті Продаж абонементів. 

Оскільки при продажі абонемента можна бронювати місця, разом із цією функцією також буде виведена опція Бронювати місця на заняттях, яка при активації забронює всіх відвідувачів відповідно до умов абонемента на найближчі заняття по їхніх групах одразу після продажу. 

Після успішного продажу відобразиться спливаюче вікно.

Важливо! Продаж абонементів відвідувачам, які знаходяться в архіві, неможливий!

У разі невиконання дії для якихось відвідувачів зі списку, система додасть таких відвідувачів у список винятків і надасть можливі причини невиконання.

Нижче, під списком відвідувачів, щодо яких дія не була виконана (далі – список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої Ви зможете створити новий список із даних відвідувачів для подальшої роботи. Подробиці читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Якщо Ви ще не знайомі з поняттям абонемента і його продажем, пропонуємо ознайомитися також зі статтями Типи абонементів: пробні, разові, постійні та Абонементи: продаж абонементів.

Повторити абонемент

За допомогою цієї дії Ви можете продати кожному відвідувачу списку його останній куплений абонемент з можливістю повтору бронювань на заняття. Повтор абонементів здійснюється у борг, оскільки абонементи, що повторюються, у різних відвідувачів можуть бути різними і відповідно мати різну вартість. Таким чином, можна масово повторити абонементи списку відвідувачів і вже після цього приймати гроші та погашати борги, не продаючи абонементи кожному відвідувачу окремо.

Важливо! Якщо у Вас увімкнена опція Розділення філій для співробітників з роллю за філією, співробітникам з ролями Адміністратор і Менеджер філії ця дія буде недоступна.

При повторі абонементів також буде здійснено повтор бронювань (на заняття), виконаних за останнім абонементом. Якщо Ви не хочете бронювати місця на заняттях при повторі абонементів, встановіть опцію Не бронювати місця на заняття.

За замовчуванням при повторі вказується поточна дата продажу і початку дії, які можуть бути змінені вручну. Дата закінчення дії абонементів розраховується автоматично відповідно до налаштувань у типі абонемента або встановлюється однакова для всіх абонементів при виконанні дії.

Після успішного виконання дії система повідомить Вас про це.

Важливо! Дія проігнорує архівних відвідувачів, а також тих, у кого ніколи не було абонементів.

Відвідувачі, для яких дія не була виконана, будуть показані в таблиці під налаштуваннями основної дії. Також у цьому блоці ви зможете побачити можливі причини.

Приклад: на зображенні нижче показана інформація про те, що повтор абонементів не виконався для двох відвідувачів списку, і вказані причини.

Нижче, під списком відвідувачів, щодо яких дія не була виконана (далі – список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої Ви зможете створити новий список із даних відвідувачів для подальшої роботи. Подробиці читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Продати товар

Ця дія дозволяє масово продати товар. Як і у випадку з продажем абонемента, немає можливості здійснити оплату за товар із депозиту.

Продати товар списку відвідувачів можна як на сторінці Робота зі списками відвідувачів,

так і за кнопкою Продати товар  у верхній панелі системи. При продажі товару списку відвідувачів із верхньої панелі системи, необхідно вибрати список відвідувачів у самому вікні продажу товару.

Важливо! При спробі продати товар списку відвідувачів у кількості, що сумарно перевищує загальний залишок на складі, дія виконана не буде. Система виведе попереджувальне повідомлення.

Товари можна продавати як активним, так і архівним відвідувачам. 

Надіслати SMS

Функція дозволяє надіслати SMS-повідомлення всім відвідувачам обраного списку.

Після вибору дії натисніть кнопку Виконати дію, у результаті чого відкриється сторінка Розсилка SMS повідомлень.

На цій сторінці автоматично виведеться список відвідувачів. Далі заповніть поле Текст вручну або за допомогою заздалегідь створеного шаблону SMS і натисніть кнопку Надіслати.

Якщо ви ще не знайомі з модулем SMS, пропонуємо ознайомитися з ним у статті Модуль SMS.

Надіслати E-mail

Функція дозволяє зробити E-mail розсилку всім відвідувачам обраного списку.

Після вибору дії натисніть кнопку Виконати дію, у результаті чого відкриється сторінка Розсилка повідомлень - E-mail.

На сторінці автоматично виведеться список тих відвідувачів, у кого в профілі вказано E-mail. Далі вкажіть тему повідомлення, заповніть поле Текст (вручну або за допомогою заздалегідь створеного шаблону) і натисніть кнопку Надіслати. 

Докладніше про підключення та налаштування модуля ви можете прочитати у статті E-mail-розсилка.

Надіслати повідомлення в Telegram

Функція дозволяє надсилати повідомлення в Telegram всім відвідувачам обраного списку. Повідомлення будуть надсилатися не як у канал Telegram, а як особисті повідомлення від вас кожному клієнту списку, який не відмовився від розсилки.

Після вибору дії натисніть кнопку Виконати дію, у результаті чого відкриється сторінка Розсилка повідомлень - Telegram. 

На цій сторінці автоматично виведеться список відвідувачів, у кого в профілі вказано Telegram номер або Username. Далі заповніть поле Текст вручну або за допомогою заздалегідь створеного шаблону Telegram і натисніть кнопку Надіслати. 

Докладніше про підключення модуля можете прочитати у статті Telegram-розсилка.

Записати в групу / Виписати з групи

При виборі дії Записати в групу, відобразяться додаткові параметри: Філія, Напрямок, Група.

Кнопка Виконати дію стане доступна після вибору всіх 3-х параметрів. Після натискання кнопки Виконати дію відвідувачі списку будуть додані у вибрану групу і біля кнопки відобразиться зелена галочка як індикатор завершення виконання дії.

Дія Виписати з групи працює аналогічно, але в результаті відвідувачі будуть виписані з вибраної групи.

Якщо у список потрапили відвідувачі, які були записані в групу раніше, то при виконанні дії Записати в групу вони потраплять у список винятків, тобто дія для них виконана не буде.

Аналогічно з дією Виписати з групи: відвідувачі, які й так не були записані в групу, потраплять у список винятків.

Нижче, під списком відвідувачів, за якими дія не була виконана (далі — список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої ви зможете створити новий список із цих відвідувачів для подальшої роботи. Докладніше читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Надіслати в архів / Витягти з архіву

Ці дії дозволять вам масово надіслати відвідувачів в архів і витягти їх з архіву.

При виконанні дії відправки в архів, дія виконається лише для відвідувачів, які підпадають як мінімум під одну з умов:

• відсутність абонемента і боргу;
• відсутність відвідувань протягом 30 календарних днів, навіть за наявності боргу по абонементу.

Також при виборі цієї дії про це Вас попередить і система.

Дія Витягти з архіву перетворює архівних відвідувачів на активних.

Важливо! Якщо при відправленні в архів списку відвідувачів, у нього потрапили вже архівні відвідувачі, вони потраплять до винятків, тобто залишаться архівними. Аналогічно з дією Витягти з архіву.

Нижче, під списком відвідувачів, по яких дія не була виконана (далі – список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої Ви зможете створити новий список із цих відвідувачів для подальшої роботи. Детальніше читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Змінити статус

Функція дозволить Вам масово змінити статус відвідувачам, доданим до списку.

У випадку якщо при зміні статусу на вказаний Вами в списку вже є відвідувач(і) з цим статусом, вони потраплять у винятки.

Нижче, під списком відвідувачів, по яких дія не була виконана (далі – список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої Ви зможете створити новий список із цих відвідувачів для подальшої роботи. Детальніше читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Докладніше про статуси читайте в статті Статуси відвідувачів.

Видалити броні

Використовуючи дію Видалити броні, ви можете видалити всі броні на заняття за певний період, відфільтрувавши заняття за філією, напрямком, групою або залом.

Фільтри по заняттях можна використовувати в різних комбінаціях:

• виконуючи дію лише з вибором дати, ви видалите всі броні по ВСІХ заняттях для даних відвідувачів;
• обравши дату і філію, ви видалите всі броні за вибраний період у вказаній філії;
• обравши дату, філію та напрямок, будуть видалені броні по цьому напрямку у вибраній філії за вказаний період;
• обравши дату, філію, напрямок і групу: ви видалите всі броні на заняття за вказаний період по вибраній групі;
• обравши дату, філію, напрямок, групу і зал, здійснюється видалення броней на заняття, які відбудуться у вибраній групі у вибраному залі;

Якщо при видаленні броней у списку є відвідувачі, у яких не було жодної броні згідно з вказаними критеріями, вони потраплять у список винятків і дія для них виконана не буде.

Нижче, під списком відвідувачів, по яких дія не була виконана (далі – список винятків), знаходиться кнопка Створити список в один клік, за допомогою якої Ви зможете створити новий список із цих відвідувачів для подальшої роботи. Детальніше читайте за посиланням Створення списку в один клік.

Створення списку в один клік

Ця функція доступна для списку винятків, тобто відвідувачів, по яких дія не була виконана.

До таких дій належать:

• Продати абонемент.
• Повторити абонемент.
• Записати в групу / Виписати з групи.
• Відправити в архів / Витягти з архіву.
• Змінити статус.
• Видалити броні.

Якщо в результаті виконання дії були виключені деякі відвідувачі, система виведе блок винятків: Відвідувачі, по яких не було виконано дану дію.

У цьому блоці буде показана інформація:

• про можливі причини (чому дія не була виконана для цих відвідувачів),
• про відвідувачів, які потрапили до списку винятків.

Використовуючи кнопку Створити список в один клік ви можете створити новий список із відвідувачів, які потрапили в блок винятків (відвідувачів, по яких дія не була виконана). При кліку на кнопку відображається спливаюче вікно з автоматично згенерованою назвою для списку. Назва генерується залежно від дії, за якою сформувався список винятків.

Ви можете відредагувати назву списку.

Після збереження списку ви можете його використовувати для інших масових дій.

За допомогою меню Налаштування анкети клієнта ви можете налаштувати вигляд анкети відвідувача під потреби вашої організації. 

Налаштувати вигляд анкети клієнтів можна в меню Налаштування - Налаштування анкети клієнта, а також через профіль відвідувача, натиснувши кнопку Налаштування анкети відвідувача. 

Доступ до сторінки Налаштування анкети мають співробітники з ролями Керівник та Адміністратор організації.

Після натискання на активне посилання відкриється сторінка Налаштування анкети клієнтів, яка розділена на дві частини, Налаштування блоків і Налаштування полів. Кожна вкладка, своєю чергою, розділена на Режим додавання і Режим редагування. За допомогою цих вкладок окремо можна налаштувати формат відображення анкети при додаванні нового відвідувача та при редагуванні вже існуючого.

Розглянемо кожну вкладку детальніше.

Налаштування блоків

За допомогою цієї функції ви можете налаштувати, які блоки відображатимуться в анкеті клієнта при його додаванні або редагуванні.

Режим додавання

При додаванні нового відвідувача ви можете налаштувати вигляд анкети так, щоб відображалися лише потрібні блоки. Наприклад, якщо ви не вказуєте адресу або соціальні мережі клієнтів, то можете прибрати цей блок. І навпаки, якщо потрібно вказувати цікаві напрями, ви можете додати відповідний блок в анкету.

У режимі додавання ви можете налаштувати такі блоки:

• контактна інформація;
• соціальні мережі;
• адреса;
• філії та групи;
• цікаві напрями;
• додаткова інформація.

Також ви можете налаштувати відображення кожного блоку — розгорнутий або згорнутий. 

Тобто як буде відображатися конкретний блок за замовчуванням при переході в профіль відвідувача. 

Режим редагування

При редагуванні вже доданого відвідувача ви також можете налаштувати відображення потрібних полів. У режимі редагування ви можете налаштувати такі блоки:

• контактна інформація;
• соціальні мережі;
• адреса;
• філії та групи;
• цікаві напрями;
• представники;
• документи;
• додаткова інформація.

А також ви можете налаштувати відображення кожного блоку, згорнутий або розгорнутий.

Налаштування полів

За допомогою цього блоку у вас є можливість налаштувати відображення полів у кожному блоці. Наприклад, у блоці Контактна інформація ви можете прибрати поля Viber і Skype та додати поле WhatsApp.

Налаштування полів, так само як і налаштування блоків, розділене на дві частини: Режим додавання і Режим редагування. 

У цьому блоці ви можете налаштувати відображення всіх необхідних полів в анкеті відвідувача. Для цього просто встановіть позначку на потрібному полі. 

Опція обліку часу приходу та виходу буде корисною для оцінки завантаженості зали за часом, перегляду кількості клієнтів у конкретному філіалі в певний день і час, а також перевірки, скільки часу Відвідувач провів у філіалі.  

Для увімкнення опції перейдіть у меню Налаштування – Тонкі налаштування системи – кнопка Змінити налаштування, блок Відмічання відвідувань.

Опція Відмічати прихід окремо від відвідування дозволяє вам відмічати прихід відвідувача незалежно від відміток на заняттях.
Наприклад, дитина прийшла о 9:00 в садочок, а заняття починаються з 10:00. Таким чином ви можете відмітити прихід відвідувача о 9:00, а о 10:00 – відмітити відвідування заняття. 

Важливо! При увімкненій опції Відмічати прихід окремо від відвідування, при скануванні картки відвідувачу буде встановлено лише час приходу. Відмітку про заняття потрібно поставити вручну.

Відмічання приходу

При відмічанні відвідувача за допомогою сканування клубної картки або кнопки Швидкого відмічання, прихід відмічається автоматично разом із відміткою про присутність на занятті, якщо спрацьовує правило Швидкого відмічання (якщо не увімкнена опція відмічати прихід окремо – тоді відмічається лише прихід, без заняття). 
Після успішного відмічання з’явиться картка клієнта у верхньому правому куті екрана.

При відмічанні натисканням на зелену галочку на сторінці Відвідувачі або через меню Журнал/Розклад, 

відмітка про відвідування встановлюється, заняття списується, прихід фіксується на той час, коли співробітник відмітив клієнта.
За потреби, час приходу та виходу можна відредагувати в профілі відвідувача, у вкладці Відвідування.

Час приходу не буде записано у разі відмічання відвідувача відміткою, яка означає відсутність на занятті. Детальніше про додавання і налаштування відміток читайте у статті Довідник відміток.

Відмічання виходу

Вихід відвідувача можна відмітити лише за допомогою сканування клубної картки або через кнопку швидкого відмічання на сторінці Відвідувачі.

При відмічанні відвідувача на занятті, яке вже завершилось, час приходу та виходу буде відповідати часу початку та закінчення заняття відповідно.

Для відстеження статистики приходу та виходу рекомендуємо скористатися звітами Хто у філіалі та Завантаженість філіалів за часом. 

Функція пошуку дублів дозволяє виявити та видалити дубльовані контакти Лідів і Відвідувачів. За її допомогою ви зможете очистити систему від дубльованих анкет, доданих у різний час, і запобігти наповненню системи неактуальними даними

Для того, щоб виявити в системі дублікати відвідувачів або лідів, перейдіть у меню Відвідувачі – Пошук дублів.

На сторінці пошуку дублів у колонці Дублі система автоматично відображає всі дублікати відвідувачів і лідів.

Пошук дублів здійснюється за номером телефону або електронною поштою. Відповідно, електронна пошта та номер телефону підсвічуються синім кольором.

Система допомагає відсортувати дублікати, рекомендуючи або не рекомендуючи клієнтів до видалення.
Кожен клієнт у колонці Дублі має свій колір. Кожен колір означає рекомендацію системи.



Для того, щоб видалити дублікати, потрібно перемістити їх з колонки Дублі у колонку На видалення. Потім прокрутіть сторінку вниз і натисніть кнопку Видалити.



Після цього обрані клієнти будуть повністю видалені із системи. За ними також будуть видалені всі відвідування, завдання, заявки та фінансові операції.

Якщо у дубліката в анкеті заповнені поля, які є порожніми в актуальному профілі, інформація переноситься в актуальний профіль. Наприклад, якщо у Ліда заповнене поле По батькові, а у відвідувача це поле порожнє, під час видалення Ліда по батькові клієнта буде перенесено в профіль Відвідувача. 

Перенесення інформації доступне для всіх полів, окрім:

• Філії та групи/індивідуальні заняття;
• Напрями інтересів;
• Представники;
• Документи. 

Для редагування анкети відвідувача Вам необхідно перейти на сторінку Відвідувачі, вибрати потрібного Вам відвідувача, клікнути по посиланню на ПІБ відвідувача, і, в профілі, перейти на вкладку Редагувати.

При редагуванні анкети відвідувача, крім оновлення необхідних даних по відвідувачу Ви також можете:

• Завантажити/Зробити фото

Для того щоб зробити фото та автоматично завантажити його в анкету, необхідно налаштувати веб-камеру на Вашому пристрої, а також дозволити використання камери в браузері. Допустимі формати для завантаження фото: jpg. png. gif. Максимум 2 МБ.

• Додати представника

Підробнее про представників Ви можете дізнатися в розділі Представники.

• Завантажити документи

• Видалити відвідувача

Видалити інформацію про відвідувача можна двома способами: частково або повністю.

Частково - видаляється вся інформація, крім фінансових операцій по відвідувачу.

Повністю - видаляється вся інформація про відвідувача.

Далі ->

Таблиця Список відвідувачів містить у собі безліч інформації та додаткових функцій:

• перегляд статусу - наведіть на прямокутник ліворуч від ПІБ відвідувача:

• зручна панель переходу на будь-яку вкладку профілю відвідувача - наведіть на іконку панелі, як показано на картинці:

• допоміжні кнопки:
  • переведення в архівний / активний список;
  • детальна інформація - хмарка, куди можна записати будь-який коментар;
  • кнопка перегляду/прив'язки/відкріплення клубної картки.

Щодо клубних карток можна дізнатися більше в статті Сканер штрих-кодів - Модуль Сканер карт;

• інформація про вік відвідувача у формі к-ть повних років (к-ть місяців);
• кнопки швидкого і звичайного відмічання, у колонці Прийшов (детальніше про відмічання у статті Відмічання відвідувань).
• кнопка продажу абонемента, а також повтору останнього абонемента, після натискання на яку відкриється сторінка з останніми купленими типами абонементів. Детальніше в статті Абонементи: продаж абонементів;
• дата останнього відвідування заняття;
• стрілки фільтрації інформації за спаданням і зростанням;
• групи відвідувача (колонка присутня, якщо встановити фільтр по філії):

Після натискання на список груп, який є посиланням, відкриється вікно зі списком усіх груп. У цьому вікні галочками відмічені групи, які відвідує клієнт. За допомогою цього вікна ви можете відредагувати список груп відвідувача, знявши або проставивши галочки навпроти груп.

Якщо клієнт записаний у групу і має в цю групу активний абонемент, ви не зможете виписати його з цієї групи за допомогою цього вікна. 

У цьому разі вам необхідно перейти в детальну інформацію за абонементом, клікнувши за посиланням на назві абонемента, і зняти галочку з цієї групи в активному абонементі відвідувача в блоці Групи, які відвідує відвідувач.

Повернемося знову до розгляду таблиці Список відвідувачів, стовпець Групи.

Після натискання на трикрапку під списком груп, відкривається вікно з повним списком усіх груп, до яких записаний відвідувач.

Перейшовши за посиланням на будь-якій назві групи, Ви знову потрапите у вікно редагування списку груп відвідувача, описане вище.

Таблиця Список відвідувачів також містить:

• суми боргів і депозитів, які є посиланнями: при натисканні на суму боргу відкривається вікно погашення боргу, при натисканні на суму на депозиті відбувається перехід на вкладку Депозит відвідувача зі списком операцій за депозитом;

• список активних абонементів відвідувача: за кліком на посилання на назві абонемента відкривається детальна інформація щодо цього абонемента, докладніше про цю сторінку читайте в розділі Детальна інформація по абонементу. 

Для цієї таблиці, а саме для відображення абонементів у цій колонці є додаткове налаштування: Налаштування підсвітки для архівних абонементів та тих, що закінчуються.

Налаштування підсвітки для архівних абонементів та тих, що закінчуються

У цьому блоці налаштовується підсвічування абонементів відвідувачів, що закінчуються, і архівних абонементів відвідувачів у Журналі та на сторінці Відвідувачі. Абонементи будуть підсвічені жовтим кольором, а колір тексту назви абонемента стане червоним.

Знаходиться це налаштування вменю Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування підсвітки для архівних абонементів та тих, що закінчуються.

Налаштування підсвітки для архівних абонементів та тих, що закінчуються

В системі є можливість налаштувати підсвічування абонементів відвідувачів, що закінчуються, і архівних абонементів. Це підсвічування працюватиме на сторінках Журнал і Відвідувачі.
Архівні абонементи будуть виділені сірим кольором тексту, а абонементи, що закінчуються, будуть підсвічені жовтим фоном, а колір тексту назви абонемента буде червоним, дивіться малюнок нижче.

Знаходиться це налаштування вменю Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування підсвітки для архівних абонементів та тих, що закінчуються.

Функціонал Списки Відвідувачів дозволяє формувати списки відвідувачів, відібраних за певними критеріями, для виконання наступних масових дій з ними.

Сторінка для створення та формування списків розташована в меню Відвідувачі - Створення списків відвідувачів.

Додавання списку

При додаванні списку Вам необхідно вказати назву, а також, за необхідності, коментар.

При виборі опції Архівданий список буде прихований і недоступний для роботи. Дана опція актуальна для приховування списків, які тимчасово не використовуються.

При натисканні Зберегти та додати відвідувача відкриється вікно Додавання відвідувачів, для пошуку відвідувачів за певними критеріями та додавання їх до списку.

Після того, як Ви обрали відвідувачів, натисніть на кнопку Додати і обрані відвідувачі будуть додані до списку.

Усі додані списки відображаються в таблиці на сторінці Списки відвідувачів.

Подивитися всіх відвідувачів доданих до списку Ви можете натиснувши на посилання в стовпці Кількість відвідувачів, розташованому в таблиці.

Щоб додати нового відвідувача до вже створеного списку, натисніть кнопку Додатинапроти потрібного списку.

Також до списку можна додавати/видаляти відвідувачів на сторінках:

• Відвідувачі

 Клікніть по кнопці з порядковим номером біля ПІБ відвідувача, в меню, що з'явиться, оберіть пункт До списку, далі оберіть списки в які потрібно додати/видалити відвідувача. Для додавання проставте позначки біля назв списків, для видалення - зніміть.

•  Вкладка Списки в профілі відвідувача

Натиснувши кнопку Додати, Ви можете створити новий список і додати в нього відвідувача, поставивши позначку навпроти нового списку.

Редагування, архівація, видалення списків

На сторінці Списки Відвідувачів ви можете виконати інші дії, використовуючи кнопки в колонці Дії:

• відправити список в архів,
• відредагувати список
• видалити список.

Архівація списку

Додати список в архів можна за допомогою відповідної кнопки на сторінці Списки відвідувачів;

Або ж клікнути по кнопці Редагувати(олівець), і обрати опцію Архів.

Архівний список буде прихований і недоступний для здійснення масових дій. Для того, щоб продовжити роботу з даним списком вам потрібно буде попередньо витягти його з архіву.

Редагування списку

Клікніть по кнопці Редагуватина сторінці Списки відвідувачі і відредагуйте необхідну інформацію.

Видалення списку

Для видалення списку клікніть по кнопці Видалитина сторінці Списки відвідувачів.

При видаленні списку, відвідувачі з системи не видаляться, буде видалено лише список, тобто сутність, що об'єднує відвідувачів.

Фільтри пошуку

Фільтри пошуку на сторінці Списки відвідувачів допоможуть Вам швидко знайти потрібні списки за певними параметрами:

• Назва - виконує пошук списків за назвою.
• Відвідувач - дозволяє знайти всі списки в які записаний обраний відвідувач.
• Активні списки.
• Архівні списки.

Щоб скасувати вибрані параметри пошуку, використовуйте кнопку Очистити.

Тег - это метка, которую можно использоваться для дополнительной категоризации посетителей или сохранения дополнительной информации по посетителю, согласно каким-либо правилам или потребностям.

Пример использования тегов.

Поступил запрос на проведение мастер-класса посвященного определенной тематике, допустим Финансы для детей от 7 до 12, но вы не знаете, сколько клиентов готовы посетить данный мастер-класс и соответственно не можете принять решения стоит его проводить или нет. Вы можете создать в системе тег “Мастер-класс по финансам” и прикреплять его к тем посетителям, которые изъявили желание его посетить. В результате поиска по данному тегу вы получите список клиентов, предварительно готовых посетить данный мастер-класс.

Для создания, редактирования и удаления тегов используйте справочник тегов, доступный в меню Маркетинг - Теги посетителей. По умолчанию данный справочник пуст.

При добавлении тега в справочник единственным обязательным полем является Название, другие поля: Цвет и Описание являются вспомогательными и не требуют обязательного заполнения.

Система позволяет выполнять поиск Посетителей и Лидов по одному или нескольким тегам на страницах Посетители и Лиды соответственно. Тегов может быть привязано к клиенту неограниченное количество.

Привязка тегов к Посетителям и Лидам

Теги можно привязывать к посетителю и лиду через профиль посетителя или лида соответственно: вкладка Теги в профиле Посетителя, вкладка Теги в профиле Лида.

Начальная страница

На сторінці Відвідувачі є два блоки фільтрів: Основні параметри пошуку і Розширені параметри пошуку відвідувачів.

Основні параметри пошуку

До основних параметрів пошуку відносяться:

• ПІБ

Для пошуку відвідувача за Прізвищем, Ім'ям або По батькові, введіть у фільтр пошуку ПІБ одне з слів або буквосполучень з ПІБ відвідувача і натисніть Enter або клацніть по кнопці Знайти розташованій справа внизу під полями пошуку.

В результаті пошуку, в списку залишаться тільки ті відвідувачі, в ПІБ яких входить введене в фільтр пошуку слово або буквосполучення.

• Телефон

Для пошуку відвідувачів за номером телефону, достатньо ввести декілька цифр номера клієнта в фільтр пошуку за телефоном і клацнути по кнопці Знайти. Система видасть відповідні варіанти за поєднанням цифр.

• Філія

Для пошуку відвідувачів за певною філією, у випадку, якщо філій декілька, вкажіть потрібну у фільтрі пошуку за полем Філія і клацніть по кнопці Знайти. В результаті в списку залишаться тільки ті відвідувачі, які відвідують вибрану філію.

Дане поле вибору недоступне у випадку, якщо в організації всього одна філія, а також для співробітників з роллю по філії, якщо активна опція Розділення філій для співробітників з роллю по філії. Детальніше про цю настройку можна дізнатися ознайомившись зі статтею Розділення філій для співробітників з роллю по філії.

• Пошук за напрямом і групою

Для фільтру відвідувачів за напрямом і групою у фільтрах Напрямок, Групавиберіть потрібні значення і клацніть по кнопці Знайти.  Якщо в організації декілька філій, то дані поля стануть доступними тільки після вибору конкретної філії у фільтрі пошуку Філія, оскільки список груп формується окремо для кожної філії організації.

• Активний / Архівний

Оскільки тариф користування системою залежить від кількості активних відвідувачів, в системі передбачена функція архівації.

За замовчуванням на сторінці Відвідувачі відображено список Активних клієнтів.

Для того що виконати пошук по архівним клієнтам, встановіть фільтр пошуку Архіві натисніть кнопку Знайти. Система відфільтрує і видасть список клієнтів за вказаними параметрами.

Розширені параметри пошуку

До розширених параметрів пошуку відносяться:

• Статус.
• Теги.
• Цікаві напрями.
• День народження.
• Стать.
• Вік.
• Інша додаткова інформація.
• Дата додавання в систему.
• Дата останнього відвідування.
• Абонемент.
• Завершився в період.
• Термін мед. довідки закінчується / актуальність мед. довідки.

Статус

В системі існує можливість створювати, а після - присвоювати статуси відвідувачам, на основі чого, формувати воронку продажів.

Якщо Ви ще не знайомі з поняттям Статус і звітом Воронка продажів, пропонуємо Вам ознайомитися зі статтями Статуси відвідувачів і Звіт Воронка продажів.

Для пошуку відвідувачів за присвоєним статусом, зі списку в полі Статусвиберіть статус і натисніть кнопку Знайти.

Система виконає пошук і відобразить список клієнтів, які відповідають заданим параметрам.

 Теги та Цікаві напрями

В системі можливо виконати пошук як за цікавими напрямами, так і за тегами (мітками) закріпленими за відвідувачем.

Для цього в блоці з розширеними параметрами пошуку виберіть значення у фільтрах Цікаві  напрями або Тегивідповідно. 

При пошуку за даними фільтрами доступний мультивибір - вибір декількох значень.

Детальніше про Теги читайте в розділі Теги відвідувачів.

День народження

Для пошуку відвідувачів за днем народження, необхідно в блоці з розширеними параметрами пошуку, встановити галочку навпроти фільтра День народження, у відкритому календарі вибрати дату і застосувати цей фільтр, клацнувши по кнопці Знайти.

Стать

Для того щоб відфільтрувати клієнтів за статтю, встановіть галочку для потрібного значення Ч або Ж, далі клацніть по кнопці Знайти.

Вік

Для пошуку відвідувачів за віком, вкажіть у полі значення від і до. Замість зірочок введіть кількість повних років, а зі списків оберіть кількість місяців (актуально для дитячих центрів), потім натисніть кнопку Знайтиі список оновиться згідно з вказаними параметрами.

Інша додаткова інформація

В анкеті відвідувача в полі Інша додаткова інформація можна вказати різні дані, для яких немає окремих полів для заповнення в анкеті. Наприклад, вказати який викладач/тренер веде у даного відвідувача або ПІБ співробітника Вашої організації хто працює з даним клієнтом і т.д.

За цими даними можна відфільтрувати відвідувачів використовуючи фільтр пошук Інша додаткова інформація.

Дата додавання в систему

Для пошуку відвідувачів за датою додавання в систему необхідно в блоці з розширеними параметрами пошуку встановити галочку навпроти фільтра Дата додавання в систему, у відкритому календарі вибрати дату (є можливість вказати період від і до) і застосувати цей фільтр, клацнувши по кнопці Знайти.

Дата останнього відвідування

Вкажіть період за який хочете відстежити останнє відвідування клієнтів і натисніть на кнопку Знайти. В результаті пошуку Ви отримаєте список відвідувачів, дата останнього відвідування яких потрапляє у вибраний період.

Абонемент / Період закінчення дії абонемента

Для пошуку відвідувачів за абонементом, виберіть тип абонемента з випадаючого списку і клацніть по кнопці Знайти.

Щоб відфільтрувати відвідувачів з архівними абонементами (абонемент, який закінчився за терміном дії або кількістю занять), необхідно в блоці з фільтрами вибрати період в який закінчився абонемент і натиснути на кнопку Знайти. Список оновиться, і будуть відображені тільки ті відвідувачі, у яких термін дії абонемента вже закінчився (абонемент став архівним) і дата архівації абонемента потрапляє у вибраний період.  

Важливо! При використанні даного фільтра, в стовпці Абонементи будуть відображатися тільки архівні абонементи, які закінчилися у вказаний період, навіть якщо у клієнта на поточний день є активний абонемент.

У Вас є можливість налаштувати відображення і підсвічування архівних і тих, що закінчуються абонементів. Для цього перейдіть в меню Організація - кнопка Змінити налаштування - розділ Налаштування підсвічування для тих, що закінчуються і архівних абонементів і налаштуйте підсвічування і відображення за допомогою вказаних у даному розділі параметрів. Детальніше про налаштування підсвічування тих, що закінчуються абонементів і відображення архівних читайте в розділі Налаштування підсвічування для тих, що закінчуються і архівних абонементів.

Термін мед. довідки закінчується / актуальність мед. довідки

Вкажіть дату в фільтрі Мед. довідка закінчується до  і натисніть кнопку Знайти. В результаті пошуку Ви отримаєте список відвідувачів у яких термін дії медичної довідки закінчується до вказаної дати.

Щоб отримати список клієнтів, які не мають мед. довідки, встановіть галочку у фільтрі Немає актуальної мед. довідки і натисніть кнопку Знайти.

Сортування відвідувачів

Сортування відвідувачів в таблиці здійснюється за допомогою спеціальних стрілок, розташованих біля назви колонок з даними.

За допомогою них Ви можете вивести, наприклад, список відвідувачів з найбільшою заборгованістю або найбільшою сумою на депозиті. Фільтрація може бути як від більшого до меншого, так і від меншого до більшого. Крім того, можна відсортувати за датою останнього відвідування, за віком, за абонементом, а також за ПІБ в алфавітному порядку. Ця функція таблиці буде дуже корисна у випадку необхідності швидкої сортування відвідувачів.

Для очищення всіх параметрів пошуку, клацніть по кнопці Очиститирозташованій справа від полів пошуку. В результаті список відвідувачів відобразиться повністю, без раніше встановлених фільтрів.

Увага! Мобільний застосунок відображає всю інформацію, яка додана в самій системі організації.

Відкриваючи мобільний застосунок, Відвідувач потрапляє на головний екран, де відображається:

• актуальні новини компанії;
• коротке меню;
• депозит;
• активний абонемент;
• посилання на месенджери та соціальні мережі.
  
  

Також з головного екрану є можливість зателефонувати до організації   .

Щоб відкрити повне меню застосунку, достатньо:

• натиснути на кнопку , яка знаходиться у верхньому лівому куті;
• зробити свайп від лівого краю вправо.

Якщо у вас підключений додатковий модуль «Онлайн-продажі, інтеграція з сервісом Онлайн Кнопка», на головному екрані буде відображатися кнопка Поповнити.


Розглянемо більш детально пункти меню

Розклад

При переході на сторінку Розклад автоматично відкривається розклад на поточну дату. Щоб перейти на інший день, необхідно у верхній частині сторінки вибрати потрібний день та натиснути на нього.

На цій сторінці додано фільтр для пошуку занять у розкладі. Щоб його відкрити, потрібно натиснути на кнопку  .

У фільтрі можна вказати:

• час початку занять;
• напрямки та групи;
• викладачів, тренерів, інструкторів;
• зали.

Після внесення даних у фільтр натисніть на кнопку Зберегти. Після цього у розкладі з’явиться інформація згідно з обраними фільтрами.

Щоб забронювати заняття, потрібно натиснути на обране заняття, після чого відкриється сторінка для підтвердження бронювання, де необхідно натиснути на кнопку Записатися.

Для скасування запису потрібно натиснути на кнопку Скасувати

Увага! Управління доступом до скасування бронювання через застосунок налаштовується в меню Налаштування – Тонкі налаштування системи – кнопка Змінити налаштування, вкладка Налаштування бронювання.

Мої заняття

На сторінці Мої заняття ви можете переглядати інформацію про свої активні/архівні бронювання.


Натиснувши на активне бронювання, відкриється сторінка, де відображається детальна інформація про заняття. Також тут можна скасувати бронювання, якщо це дозволено.

Детальніше про роботу з бронюванням і скасуванням через Особистий кабінет та застосунок.

Клубна карта

Меню створено для користування віртуальними клубними картками.

Цей пункт меню буде відображатися у Відвідувача лише тоді, коли до його профілю в CRM-системі буде прив’язаний номер картки. Детальніше про роботу з клубними картами. 

Купити онлайн

Меню буде доступне лише за умови підключеного додаткового модуля Онлайн-продажі, інтеграція з сервісом Онлайн Кнопка. Також у налаштуваннях мобільного застосунку в CRM-системі потрібно дозволити онлайн-оплату через застосунок.


Тут відображаються всі абонементи, які додатково налаштовані для онлайн-продажу.

Новини

На цій сторінці ви зможете побачити список усіх новин організації, які опубліковані для обраної філії. 

Щоб переглянути детальну інформацію про конкретну новину, достатньо натиснути на неї — і ви автоматично перейдете на сторінку цієї новини з повним описом.

Кнопкою Поділитися новиною можна поширити новину в інших соціальних мережах або месенджерах.

Сповіщення

На цій сторінці відображаються PUSH-сповіщення — короткі спливаючі повідомлення, які інформують про новини, акційні пропозиції. Також тут з'являються персональні повідомлення. 

Філії

На сторінці Філіх відображається інформація про всі філії, які додані в організацію та активні.

Щоб обрати філію, достатньо натиснути на нього.

Увага! Після вибору філії він буде збережений у застосунку, і в інших пунктах меню інформація буде відображатися саме по ньому.

Профіль

У профілі Відвідувача відображається така інформація:

• Персональні дані
• Активні/архівні абонементи
• Мої заняття: активні/архівні бронювання
• Останнє відвідування
• Купити онлайн (відображається, якщо дозволена онлайн-оплата через застосунок)
• Історія платежів
• Історія покупок товарів
• Зміна профілю (доступна для Відвідувачів, у яких один номер телефону прив’язаний до кількох профілів у CRM)

Кожна з цих кнопок є активною — після вибору відкривається детальна інформація.

Контакти

Цей розділ зберігає інформацію про контакти філій організації:

• назва філії;
• адреса;
• номер телефону.

Домашні завдання

На сторінці Домашні завдання відображаються завдання та інформація для самостійного навчання, видані менеджером, адміністратором або викладачем.

Завдання на майбутні дати з’являються в блоці Майбутні завдання, а на минулі — у блоці Попередні завдання.

Щоб переглянути детальну інформацію про завдання, натисніть на нього — відкриється нова сторінка, де можна ознайомитися з повним описом і результатом. Щоб позначити завдання як виконане, натисніть кнопку Позначити виконаним — результат зміниться на Завдання виконане. Щоб скасувати позначку про виконання, натисніть Скасувати виконання — результат повернеться до попереднього стану. Докладніше про домашні завдання.

Увага! Дані про виконані завдання зберігаються лише у Відвідувача — викладачам, адміністраторам тощо результат не надсилається.

Налаштування

У меню Налаштування додана можливість переключення мови у застосунку.

Перейдіть у меню Налаштування, натисніть на мову, виберіть потрібну зі списку — мова автоматично зміниться.

Вхід

Для входу у профіль необхідно перейти в меню Вхід.

Вхід здійснюється

• за номером телефону;
• за допомогою e-mail.

За номером телефону

У цьому випадку у вас має бути підключений додатковий модуль SMS-розсилки.

Після введення своїх даних на вказаний номер телефону буде надіслано SMS-код. Цей код потрібно ввести у поле, після чого відкриється доступ до особистих даних, внесених у систему.

За допомогою e-mail

При виборі цього способу підключення додаткових модулів не потрібно.

Наступним кроком потрібно ввести номер телефону для авторизації.

Після введення своїх даних на вказаний e-mail буде надіслано лист із кодом. Цей код потрібно ввести у поле, після чого відкриється доступ до особистих даних, внесених у систему.