Процес оплати за CRM-систему Classberry (опис білінгу)

Загальний опис процесу

Білінг – в рамках даного документа означає процес оплати за систему та платні модулі.

Управління тарифом та додатковими модулями доступні Управляючому та Головному бухгалтеру організації через меню Білінг і Модулі:

На цій сторінці вказано поточний тариф, дати оплат, періоди продовження, зазначені знижки, вартість системи та модулів без урахування та з урахуванням знижок. А також курси валют, баланс коштів на рахунку організації та кнопка для введення промо-коду.

Важливо! Курс валют відображається середній по декількох банках і може відрізнятися від курсу банку, в якому ви обслуговуєтесь. 
 

Промо-код. Промо-код дозволяє отримати знижку на користування системою і може мати обмежений термін дії. Його можна отримати після заходу (семінару, майстер-класу, тренінгу і т.д.), проведеного CRM-Classberry. 

При натисканні на кнопку, буде відкрито вікно для введення та активації коду.

Важливо! Після активації промо-коду, знижка не застосовується до вже оплаченого періоду, а буде діяти починаючи з наступної оплати.

Нижче представлена інформація, що описує правила, за якими здійснюється оплата системи.

Автоматичний білінг. 

Автоматичний білінг відбувається один раз на місяць: або 01-го, або 15-го числа кожного місяця. Дата білінгу за Систему визначається автоматично за правилами, які описані нижче. Дата оплати за модулі завжди збігається з датою оплати за систему (якщо модулі підключені).

Оплата за додаткові модулі здійснюється одночасно з оплатою за систему, за винятком випадку, коли модуль активується вперше після його деактивації.

Мінімальний термін продовження системи та модулів – 1 місяць. Винятком є перша оплата, яка здійснюється за неповний період і розраховується системою автоматично.

Визначення дати білінгу. 

Період першої оплати становить:

• від 15-ти днів до місяця при оплаті за 1 місяць
• від 2.5 до 3 місяців при оплаті за 3 місяці
• від 5.5 до 6 місяців при оплаті за 6 місяців
• від 11.5 до 12 місяців при оплаті за рік.

Дата білінгу визначається в день внесення оплати для продовження роботи в системі або активації модулів після:

• закінчення тестового періоду
• блокування доступу до системи
• відключення модуля.

Дата білінгу встановлюється автоматично і не може бути змінена.

При оплаті доступу в період з 1-го по 14-те число місяця (включно), дата білінгу призначається на 1-ше число кожного місяця.

При оплаті доступу в період з 15-го по 31-е число місяця (включно), дата білінгу призначається на 15-те число кожного місяця.

Сума першої оплати розраховується наступним чином:

Price = MonthPrice * Days / MonthDays, де Price – сума першої оплати, MonthPrice – місячна вартість за тарифом, Days – кількість днів до наступного білінгу, MonthDays – сумарна кількість днів у місяці (в 3-х, в 6-ти або в 12-ти місяцях), починаючи від поточної дати.

Тобто, при першій оплаті за тарифом організація оплачує неповний місяць – інтервал, з моменту внесення оплати до наступного білінгу.

Приклад розрахунку першої оплати за тарифом:

MonthPrice = 31,49$.

Оплата здійснюється 8-го серпня на 1 місяць вперед.

Отримуємо:

MonthDays = 31 день. Days = 31-8+1 = 24 дня. Price = 31,49 * 24 / 31 = 24,38$

Система зробила підрахунок вартості саме за дні користування. 

По закінченню першого оплаченого періоду, система виставляє рахунок за користування сервісом вже за повний місяць.

Важливо! Змінити дату білінгу в системі неможливо!
Для зміни дати білінгу вам потрібно дочекатися 10-ти днів після виставлення рахунку, щоб він видалився і продовжити доступ потрібною вам датою за допомогою кнопки Продовжити доступ на сторінці Інформація про тариф.

Подальша оплата за Систему

Кожного місяця, у встановлену дату білінгу, перевіряється оплата за обраним тарифом. Якщо передоплачений період закінчився, то організації всередині системи Classberry виставляється рахунок на оплату. В рахунок включені оплати за всі активовані елементи Системи: продовження доступу до системи, додаткові модулі, у яких включено автопродовження.

Налаштування періоду оплати

Періодичність оплати за Систему за замовчуванням раз на 1 місяць. Управляючий та Головний бухгалтер організації можуть змінювати період продовження, перейшовши в меню Білінг і Модулі - Налаштування оплати:

При оплаті періоду більше місяця вам надаються знижки. З питань знижок звертайтеся до відділу Promo, на сайті Classberry (Контакти - Підключення до системи). 

Список рахунків організації

На сторінці зі списком рахунків можна переглянути детальну інформацію по всім оплатам за систему та модулі:

Деталі по рахунку доступні по кліку на стрілку в колонці Дії.


В деталях рахунку є також можливість переглянути підключені знижки.


Під час автоматичного білінгу відбувається перевірка, чи достатньо на рахунку організації грошей для повної оплати виставленого рахунку, і, якщо грошей достатньо, рахунок автоматично оплачується і доступ продовжується.

Якщо коштів для оплати рахунку недостатньо, то доступ до Системи блокується і організація отримує повідомлення. При цьому у власника організації є можливість оплатити рахунок вручну.

Видалити рахунок, виставлений автоматично, неможливо, його можна тільки оплатити. Неоплачений рахунок автоматично видаляється після закінчення 10-ти днів після виставлення.

В Системі не може бути створено одночасно декілька рахунків на оплату одних і тих же послуг. Для створення нового рахунку за продовження послуг, попередній рахунок повинен бути або оплачений, або видалений.

Після кожного білінгу організація отримує звіт про стан рахунку, продовження системи та підключених модулів.

Так само за 7 днів до закінчення оплаченого періоду відправляється повідомлення для своєчасного поповнення рахунку організації.

Продовжити доступ ви можете через кнопку Продовжити доступ на основній сторінці білінгу.




Використовуючи дану кнопку можна також продовжити доступ заздалегідь, до закінчення оплаченого періоду.

Для цього потрібно поповнити баланс на необхідну суму і, натиснувши дану кнопку, продовжити доступ на наступний період користування. 

Важливо! Кнопка Продовжити доступ з'являється за 2 тижні до кінця поточного оплаченого періоду.

Реєстрація і тестовий період

При реєстрації організація підключається на тестовий тариф (видається індивідуально з доп. модулями). При цьому організація має безкоштовний доступ до всіх модулів і може створювати будь-яку кількість користувачів.

В день, коли тестовий період закінчився, відбуваються наступні дії:

1. Організація переводиться на мінімальний платний тариф, який дозволяє вмістити кількість активних відвідувачів, доданих організацією за час тестування.
   Ви можете заздалегідь вибрати тариф і встановити його в підменю Змінити тариф.
   Детальніше про тарифи можна дізнатися на головному сайті, в розділі Тарифи і знижки.
2. Формується рахунок на оплату доступу до Системи. В нього входить вибраний тариф, оплата за період, всі підключені платні модулі. 
3. Якщо у організації є модулі, у яких включено налаштування автопродовження, то оплата за ці модулі включається у виставлений рахунок.
4. Модулі, у яких не включено налаштування автопродовження, відключаються.
5. Якщо сумарний розмір рахунку більший за нуль, то робиться спроба оплати рахунку. Якщо коштів на рахунку організації достатньо, то рахунок оплачується і доступ продовжується, якщо коштів недостатньо, то доступ до Системи блокується до моменту оплати рахунку. 
6. Відправляється лист на пошту управляючого з інформацією про те, що тест закінчено і відбувся перехід на платний тариф.

Якщо після закінчення тестового періоду організація переведена на платний тариф і здійснено блокування доступу, то для розблокування організації необхідно внести оплату за систему згідно з тарифом.

Кредитний доступ

Кредитний доступ – це можливість доступу організації до функціоналу системи після закінчення передоплаченого періоду за наявності неоплаченого рахунку.

Після здійснення першої оплати у організації з'являється можливість взяти кредит, який стає автоматично доступним при закінченні передоплаченого періоду.

Важливо! Взяти кредит можна протягом 3-х днів після блокування доступу, при цьому кредитний доступ дається на 7 днів від дати початку кредиту.

Якщо протягом 3-х днів кредит не був використаний, то можливість кредитування відключається і доступ залишається заблокованим.

Якщо після використання кредитного доступу не зроблено оплату за систему, доступ знову блокується і на пошту управляючого відправляється відповідне повідомлення.

Кредит поширюється на Систему, а також модулі, які були активовані на момент блокування доступу.

Якщо після використання кредитного доступу система не оплачена і робота в системі заблокована, вступають в силу наступні правила по оплаті:

1. якщо організація вносить оплату в поточному місяці (в місяці кредитування) і оплачує саме той рахунок, який був виставлений автоматично, то вона оплачує місячну (або 3-х, 6-ти, 12-ти місячну) вартість доступу;
2. якщо організація не оплатила автоматично виставлений рахунок і цей рахунок видалився, то вона оплачує місячну (або 3-х, 6-ти, 12-ти місячну) вартість доступу плюс борг за кредит на 7 днів за тарифом, який був на момент кредитування. Борг оплачується в момент наступного ручного продовження доступу.
   
   

Важливо! При активованому кредитному доступі зміна тарифу неможлива. Якщо у вас є неоплачений рахунок, система не дозволить змінити тариф. 

Зміна тарифу

Організація в будь-який момент може перейти на інший тариф.

Не можна змінити тариф в наступних випадках: 

• у організації є неоплачений рахунок;
• за організацією закріплений борг за Кредитний доступ;
• на рахунку організації від'ємний баланс.

При переході Білінг і Модулі - Змінити тариф, вам буде виведено напис з вказівкою того тарифу, на якому ви обслуговуєтесь в даний момент. А в полі Виберіть тариф буде вказано найближчий для переходу тариф. 

На сторінці також розміщені блоки діючих і доступних для підключення знижок.

В полі Виберіть тариф** вказуються лише доступні для переходу тарифи. Визначаються ці тарифи кількістю активних відвідувачів, які на момент переходу на сторінку додані в систему.

При зміні тарифу дата, до якої предоплачено доступ до системи, залишається незмінною. При переході на інший тариф розраховується сума за новим тарифом, необхідна для оплати решти предоплаченого періоду (в цілих днях).

Якщо перехід відбувається на більший тариф, то різниця цін між старим і новим тарифами списується з рахунку організації (з імовірним заходом у борг).

Важливо! Якщо при такому переході на балансі утворюється від'ємна сума менша ніж -20 (мінус двадцять) доларів, борг необхідно погасити протягом 5-ти днів, в іншому випадку доступ до системи буде обмежений.

Якщо ж сума не менша ніж -20 (мінус двадцять) доларів, оплатити борг можна буде після закінчення предоплаченого періоду.

Якщо перехід відбувається на менший тариф, то різниця зараховується на рахунок організації.

Важливо! Ви можете змінювати тариф в сторону меншого не частіше, ніж один раз на білінг. Білінг проводиться кожного місяця 1-го та 15-го числа.

В меню Рахунки організації ви можете подивитися деталі рахунку - вартість тарифу та додаткових модулів. 

Оплата за використання модулів

Всього представлено 20 додаткових модулів:

1. Модуль Сканер карт - дозволяє працювати з клубними картами. Детальніше про роботу і підключення ви можете дізнатися в статті Модуль Сканер карт.
   
   
2. Модуль СМС розсилка - дозволяє розсилати СМС-повідомлення прямо з системи. 
   З модулем СМС все не так просто, перш ніж його підключати, потрібна реєстрація імені відправника в СМС-центрі, інакше CRM Classberry не гарантує вам 100% доставку повідомлень адресатам. Більш детально дізнатися про цей модуль можна в окремій статті Модуль СМС.
   
   
3. Модуль E-mail розсилка - дозволяє розсилати повідомлення та сповіщення на пошту відвідувачам за допомогою сервісу Mailjet. Детальніше про підключення модуля ви можете дізнатися в статті Підключення модуля E-mail розсилкиE-mail розсилки. 
   
   
4. Модуль Telegram розсилки, так само як модулі СМС і E-mail розсилки дозволяє робити розсилки відвідувачам - відправляти повідомлення і різні сповіщення з системи, наприклад, про закінчення абонементу. 
   
   
5. Модуль Форма захоплення контактів (форма зворотного зв'язку/онлайн бронювання) - дозволяє створювати і налаштовувати форми і розміщувати їх на вашому сайті і групі ВКонтакте. Модуль призначений для отримання заявок від лідів і відвідувачів, з подальшою їх обробкою прямо в системі. Вартість модуля залежить від кількості заявок, які ви плануєте приймати, за замовчуванням модуль включає в себе від 0 до 50-ти заявок. Детальніше про модуль в статті Форма захоплення контактів.
   
   
6. Модуль Мобільна Bluetooth-телефонія від Classberry - спрямований на допомогу в комунікації з лідами і відвідувачами, як активними, так і архівними. З'єднуючи смартфон і комп'ютер по bluetooth - при надходженні дзвінка, на будь-якій сторінці браузера відкривається невелика анкета з основною інформацією про абонента. Даний додатковий модуль є чудовим аналогом IP-телефонії, у випадку, коли вам немає потреби записувати дзвінки для прослуховування. Детальніше про модуль можна дізнатися в статті Мобільна Bluetooth-телефонія від Classberry. 
   
   
7. Модуль Шаблони документів - модуль, що дозволяє вам працювати з власними шаблонами квитанцій і договорів. Використовуючи модуль, ви можете налаштувати і завантажити в систему власні шаблони квитанцій і договорів, для подальшого автоматичного їх друку при продажу послуг/додаванні відвідувачів. Детальніше про модуль читайте в статті Шаблони документів.
   
   
8. Модуль Онлайн-каса - модуль, що дозволяє підключити ваше касове обладнання до системи Classberry. Після проведення прихідних операцій, система передає інформацію обладнанню, після чого воно, в свою чергу, друкує чеки і відправляє інформацію в податкову. Детальніше про те, як підключити модуль і налаштувати його роботу з онлайн-касами читайте в статті Онлайн-каси в CRM Classberry: підключення і робота.
   
   
9. Модуль Особистий кабінет відвідувача - в якому відвідувачі зможуть під своїм номером телефону і паролем входити в особистий кабінет і переглядати інформацію по своєму профілю. Детальніше можна ознайомитись в статті Особистий кабінет відвідувача.
   
   
10. Модуль IP-телефонія від Phonet - даний модуль працює за допомогою інтеграції системи з віртуальною АТС Phonet (https://phonet.com.ua). Хоч компанія і українська, підключення і робота можлива в Росії та Білорусі. Про сам модуль і методику його підключення та самої інтеграції з АТС можна прочитати в статті Підключення і налаштування модуля IP-телефонії.
    
    
11. Модуль IP-телефонія від Binotel - це модуль, який дозволить вам швидко здійснювати дзвінки, а також приймати дзвінки від ваших клієнтів прямо в  CRM Classberry, без відриву від ведення основної діяльності в системі. Детальніше про підключення і налаштування: IP-телефонія Binotel.
    
    
12. Модуль Інтеграція з amoCRM - дозволяє вам вести ваших лідів, а також користуватися різними варіантами лідогенерації передбаченими amoCRM. Дана інтеграція є односторонньою, це означає що ліди з amoCRM будуть переноситися в Classberry. Детальніше про інтеграцію в статті Інтеграція з amoCRM.
    
    
13. Модуль Інтеграція з Facebook - дана інтеграція буде корисна вам