Відмічання відвідувань
CRM система Classberry має широкий функціонал, до якого входить також і відмічання відвідувачів на заняттях, як за розкладом, так і поза ним. Позначки, які ставляться в процесі відмічання, можна налаштовувати та створювати самостійно. Це здійснюється в розділі меню Журнал - Довідник позначок, детальніше можна дізнатися, перейшовши до статті Довідник позначок.
Відмічати відвідування можна різними способами та на різних сторінках, далі розглянемо це питання детальніше.
Відмічати відвідування можна:
- на сторінці Відвідувачі, кнопкою Прийшов. Відмітити відвідування;
- за допомогою клубної карти;
- за допомогою функції Швидке відмічання;
- на сторінці Журнал;
- відмічання ПОЗА розкладом групових та індивідуальних занять.
Розглянемо кожен спосіб по черзі.
Відмічання на сторінці Відвідувачі
При натисканні цієї кнопки відкриється сторінка для вибору заняття та абонемента, за яким потрібно відмітити відвідування. За замовчуванням відкривається найактуальніше за часом заняття з розкладу, а також встановлюється позначка +, що означає присутність.
Також є можливість відмічання майбутніми датами.
Ця опція буде корисна у випадку, якщо відвідувач заздалегідь попередив про свою відсутність на занятті — ви можете вказати позначку, яка означає відсутність або відпрацювання. Докладніше про налаштування позначок дивіться в Довіднику позначок.
Важливо! Відмічати майбутні дати можна лише за умови, що у відвідувача є абонемент, активний на цю дату.
Як працює функція Швидке відмічання
Швидке відмічання дозволяє миттєво відмітити відвідувача без процедури вибору заняття та абонемента, за дотримання одного з наступних умов:
1. Швидке відмічання спрацьовує, якщо у організації немає розкладу на поточний тиждень і у відвідувача є лише один активний абонемент, за яким він може відвідувати одну групу.
2. Швидке відмічання спрацьовує, якщо у відвідувача є бронювання на заняття сьогодні:
а) бронь на сьогодні лише одна;
б) серед активних абонементів відвідувача є лише один, за яким він може відвідати заняття в цій групі;
в) час відмічання потрапляє в проміжок 30 хвилин до початку заняття і 2 години після початку заняття.
3. Швидке відмічання спрацьовує за дотримання всіх наступних правил:
а) у відвідувача є активний абонемент, за яким можна відвідати заняття. Швидке відмічання спрацює в проміжку 30 хвилин до заняття і 15 хвилин після початку заняття;
б) Заняття в розкладі лише одне.
4. Швидке відмічання спрацьовує за дотримання всіх наступних правил:
а) у відвідувача є абонемент в групу з опцією “вільне відвідування” і він може відвідувати лише одну групу з цією опцією;
б) немає занять у групу з опцією “вільне відвідування”.
У такому випадку, за допомогою кнопки Швидке відмічання, відвідування буде відмічено одразу ж.
У подальшому буде виведено вікно з повідомленням про успішне відмічання відвідування.
Швидке відмічання також працює при скануванні клубної карти відвідувача.
Налаштування швидкого відмічання відвідувачів
Для швидкого відмічання є додаткове налаштування, розташоване в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування швидкого відмічання відвідувачів.
Тут ви налаштовуєте автоматичне швидке відмічання при скануванні карти. Відмічання буде спрацьовувати, якщо у відвідувача лише один активний абонемент і він записаний за ним лише в одну групу. Якщо ви ще не знайомі з поняттями абонементів та груп, радимо ознайомитися зі статтями Типи абонементів: пробні, разові, постійні та Групи.
Відмічання за допомогою клубної карти
Після сканування клубної карти у спеціальному полі 
Роботі з клубними картами присвячена окрема стаття, пропонуємо ознайомитися з нею, перейшовши за посиланням Відмічання відвідування за допомогою сканера штрих-коду.
На сторінці Журнал
Роботі з відмічанням занять присвячена ціла сторінка під назвою Журнал, на якій ви маєте можливість організувати надзвичайно зручну, а головне — швидку роботу з відвідувачами, заняттями, записами на заняття (бронями), відмічаннями тощо. У журналі можна легко та швидко відмітити всіх відвідувачів за допомогою відповідної кнопки.
Більше дізнатися про цю сторінку, а також про її роботу ви можете у статті Журнал.
Відмічання на сторінці Розклад
Відмічати відвідувачів на заняттях також можна на сторінці Розклад.
Щоб відкрити вікно для відмічання, натисніть на саме заняття.
Після натискання відкриється сторінка для відмічання відвідувань, принцип роботи такий самий, як і на сторінці Журнал.
Відмічання разових занять і відпрацювань без запису в групу
Завдяки цьому доопрацюванню ви можете забронювати та відмітити відвідувача на занятті, при цьому не записуючи його в групу.
Після натискання кнопки Записати на відпрацювання відкриється вікно бронювання, в якому необхідно вибрати потрібного відвідувача, у якого є абонемент, що дозволяє відвідувати заняття в цій групі, та натиснути кнопку Зберегти.
Після цього відвідувач з'явиться в списку, і ви зможете відмітити його присутність.
Після натискання на кнопку Зберегти буде створено бронювання, і ви зможете побачити його в журналі відмічання.
Докладніше про це — у статті Бронювання занять без запису в групу.
Створення власних відміток
У системі вже є стандартні типи відміток — Прийшов, Відпрацювання, Пропуск, Пропуск з поважної причини. Але ви можете створити власні типи, які відповідатимуть потребам саме вашої організації.
Для цього відкрийте розділ Налаштування → Відвідування і натисніть кнопку Додати тип відмітки.
У вікні, що відкриється, введіть назву, оберіть колір та іконку для відображення на сторінці журналу, а також вкажіть тип — відвідування (якщо це присутність) чи пропуск (якщо це відсутність).
Новий тип відмітки з’явиться в загальному списку. Ви зможете змінити його порядок або відредагувати/видалити при потребі.
Використання власних відміток допомагає адаптувати систему під ваші процеси — наприклад, відмітити, що дитина запізнилася, чи що була присутня на онлайн-занятті тощо.
Якщо у вас кілька філій, ви можете налаштувати свої типи відміток для кожної філії окремо.
Для цього оберіть потрібну філію зі списку вгорі сторінки:
Після цього при створенні нового типу відмітки він застосовуватиметься лише до обраної філії.
Це зручно, якщо у вас різні підходи до відмічання в різних локаціях, наприклад, в одній філії використовуються онлайн-заняття, а в іншій — ні.
Налаштування обов’язкових відміток
У Classberry можна зробити відмітки обов’язковими — тобто без позначки відвідування система не дозволить зберегти сторінку журналу. Це дозволяє бути впевненим, що всі відвідувачі відмічені.
Для цього потрібно перейти до розділу Налаштування → Відвідування та активувати опцію Обов’язкові відмітки.
Після цього кнопка збереження буде неактивною, поки кожному відвідувачу не буде встановлена відмітка.
Це налаштування також можна задавати окремо для кожної філії.
Журнал відмічання
Усі відмітки, зроблені під час занять, можна переглянути у Журналі відмічання.
Він знаходиться в меню Відвідування → Журнал відмічання.
У журналі зберігається вся історія відміток — хто, коли і яку відмітку поставив. Це дозволяє перевіряти коректність роботи адміністраторів і викладачів, а також відстежувати динаміку відвідування.
У журналі можна обрати період, філію, групу, викладача, заняття, відвідувача та тип відмітки, щоб швидко знайти потрібну інформацію.
Дані з журналу можна експортувати у файл Excel — для звітів або аналізу.
В
Відмічання поза розкладом на індивідуальному занятті
Відмічання поза розкладом на індивідуальному занятті відрізняється тим, що потрібно обрати абонемент і викладача, який проводить заняття. При цьому в розкладі автоматично створюється заняття з призначеним викладачем.
Таким чином, при роботі з індивідуальними заняттями, коли викладач і учень самі вирішують, коли відбудеться наступне заняття, немає потреби заздалегідь додавати заняття в розклад — це можна зробити автоматично при відмічанні відвідування.
Аналогічно відмічання працює і при скануванні клубної карти відвідувача.
Теги: Відмічання, швидке відмічання, відмітити відвідування, відмітити, відмічати, поставити відмітку.