Співробітники

У системі є можливість вести облік співробітників організації.

При додаванні співробітників до системи ви можете вказувати посади співробітників, налаштовувати їм права доступу до системи згідно з їх роллю в організації, видавати доступ до певних звітів, відзначати прихід і відхід, нараховувати зарплати, ставити задачі тощо.

Якщо ви хочете повноцінно вести облік співробітників (відзначати присутність, нараховувати зарплати): вам необхідно додати в систему всіх співробітників організації. Якщо ж у вас немає потреби у використанні модуля Зарплати та облік робочого часу, ви можете додати тільки тих співробітників, яким необхідний доступ до системи для роботи.

Перш ніж додавати співробітників, ми рекомендуємо створити для них Посади, так як цей довідник налаштовується окремо і використовується при додаванні співробітників до системи. Сама ж сторінка для роботи зі співробітниками знаходиться в меню Співробітники - Співробітники та викладачі.

Доступ

Доступ до сторінки Співробітники мають співробітники з ролями:

• Управляючий:
  • перегляд співробітників,
  • додавання співробітників,
  • редагування співробітників,
  • видалення співробітників,
  • додавання/редагування/видалення посад,
  • перегляд, видалення операцій по рахунку співробітника,
  • ручне зарахування/зняття коштів на рахунок співробітника,
  • перегляд, додавання, редагування, видалення відпрацьованих змін.

• Головний бухгалтер:
  • перегляд співробітників,
  • перегляд, видалення операцій по рахунку співробітника за останні 2 тижні,
  • ручне зарахування/зняття коштів на рахунок співробітника,
  • перегляд, додавання, редагування, видалення відпрацьованих змін.

• Адміністратор організації:
  • перегляд співробітників,
  • додавання співробітників,
  • редагування співробітників,
  • видалення співробітників.

• Менеджер філії:
  • перегляд співробітників.

• Адміністратор філії:
  • перегляд співробітників.

• Бухгалтер філії:
  • перегляд співробітників.

Додавання/редагування/видалення співробітника

Для додавання співробітника скористайтеся кнопкою додавання в меню Співробітники - Співробітники та викладачі. Додавання співробітника здійснюється в кілька кроків, розберемо детально кожен з них.

Для додавання використовується кнопка Додати, при натисканні на яку відкривається сторінка Додавання співробітника. Додавання проходить через заповнення даних певних додаткових вкладок, кожна з яких відповідає за свої параметри та налаштування.

Розберемо детальніше кожну вкладку:

Анкета співробітника

Після натискання кнопки додавання відкриється сторінка додавання співробітника. Вкладка Анкета співробітника призначена для вказівки загальної інформації по співробітнику. Після внесення основних даних є можливість налаштувати доступ до системи, завантажити документи та вказати посаду співробітника або зберегти інформацію і повернутися на сторінку Співробітники. Сторінка редагування аналогічна сторінці додавання.

Після заповнення всіх необхідних полів у вкладці Анкета співробітника та збереження даних стануть доступні вкладки Посади, Документи та Доступ до системи.

Має право підписувати квитанції

Якщо передбачається, що співробітник буде мати право підписувати квитанції по оплаті, є можливість відзначити це в Анкеті співробітника. Також це можна відзначити в Тонких налаштуваннях організації.

Коментарі

До співробітників можна додавати коментарі, які будуть відображатися в меню Співробітники біля ПІБ співробітника. Коментар вказується в полі Інша додаткова інформація при додаванні/редагуванні співробітника.

Додавання в архів

Для того, щоб в системі залишилися дані про співробітника після його звільнення, наприклад його ПІБ, номер телефону тощо, замість видалення співробітника рекомендується використовувати додавання співробітника в архів. Для цього на сторінці редагування виберіть опцію Архівний і збережіть анкету.

Щоб переглянути архівних співробітників скористайтеся фільтром на сторінці Співробітники. Якщо виникла необхідність дістати співробітника з архіву, перейдіть на сторінку редагування співробітника і зніміть опцію Архівний.

Посади

Для того, щоб призначити співробітнику посаду, використовується вкладка Посади.

На цій вкладці налаштовуються посади, додані в систему через довідник Посади. Якщо у вас ще не додані посади в системі рекомендуємо спочатку додати їх в розділі Співробітники - Посади.

Одному співробітнику може бути призначено декілька посад.

Важливо! Посади, додані співробітнику у вкладці Посада не будуть впливати на ролі доступу співробітника до системи.

Якщо посада, призначена співробітнику, передбачає викладацьку діяльність (в стовпчику Викладач - Так), стане доступна вкладка Викладач, на якій ви зможете відзначити групи, які веде даний співробітник.

Для редагування посади перейдіть до довідника Посади (меню Співробітники - Посади), докладніше про налаштування посад читайте за посиланням Посади.

Документи

Вкладка Документи призначена для завантаження документів співробітників.

Допустимі формати сканів: jpg, png, gif.

Максимальний розмір одного файлу - 2 МБ.

Для того, щоб подивитися завантажені раніше документи співробітників, клікніть по назві файлу.

Викладач

Для того, щоб призначити співробітника викладачем на певних заняттях, використовується вкладка Викладач. Ця вкладка буде активна, якщо у вкладці Посада у цього співробітника вибрана посада, що передбачає викладацьку діяльність.

Співробітника, відміченого викладачем певної групи, можна буде вибрати викладачем при додаванні занять до розкладу та складанні шаблонів. Також, по цьому співробітнику будуть розраховуватися способи нарахування зарплати, що залежать від групи. Система може бути налаштована так, щоб викладач міг відзначати заняття в своїх групах, в цьому випадку у співробітника повинен бути доступ до системи.

Налаштування Відображати у формі захоплення контактів дозволить вам публікувати заняття та ім'я/прізвище цього викладача на сторонніх сайтах, формах онлайн-бронювання та формах зворотного зв'язку.

Доступ до системи

Ви можете видати співробітникам доступ до системи для ведення обліку відвідувачів, обліку продажів, складання розкладу та інших задач, пов'язаних з роботою в системі.

Налаштувати доступ для кожного співробітника можна на вкладці Доступ до системи, вибравши певну роль доступу. Ролі доступу поділяються на ролі по організації та ролі по філії. Детально про ролі доступу та їх можливості.

Щоб дати співробітнику доступ до системи, активуйте налаштування Відкрити співробітнику доступ до системи, виберіть підходящу роль доступу, вкажіть логін і пароль для входу та збережіть інформацію.

Важливо! Логін встановлюється один раз при відкритті доступу до системи. Після збереження інформації у вкладці Доступ до системи його змінити неможливо.

Змінити пароль для входу можливо в будь-який момент.

Для безпеки ваших даних, ми рекомендуємо використовувати надійні паролі.

В разі необхідності закриття співробітнику доступу до системи, деактивуйте опцію Відкрити співробітнику доступ до системи та збережіть зміни.

В разі звільнення співробітника рекомендується відразу ж забрати у співробітника доступ до системи, вимкнувши налаштування Відкрити співробітнику доступ до системи, в цьому випадку співробітник не зможе зайти в систему і буде вилогінений з неї, якщо він на цей момент буде знаходитися в системі.

Для ролей по філії: Менеджер, Адміністратор філії, Бухгалтер філії - вимагається вибрати як мінімум одну філію, в яку буде виконуватися вхід. В разі якщо у співробітника вибрано декілька філій, то при вході в систему співробітник буде вибирати в яку філію буде здійснюватися вхід. Якщо у вашій системі включено налаштування Облік робочого часу співробітників, то при вході в систему буде запитуватися сума в касі поточної філії, тобто філії, в яку логіниться користувач. Якщо всі фінансові операції вносяться в систему, то фактична сума в касі філії повинна співпадати з сумою в касі в системі. Якщо сума буде введена невірно, то у фінансовому звіті з'явиться Надлишок або Нестача. Детальніше про ці фінансові операції читайте в розділі Фінанси.

Також у разі вибору ролей Менеджер філії,  Адміністратор філії та Викладач будуть доступні додаткові налаштування для цих ролей.

Налаштування для ролі Менеджер філії

Якщо у Менеджера по філії буде включено налаштування Дозволити співробітнику продавати абонементи для всіх філій, то менеджер зможе продавати абонементи у всі філії.

Налаштування для ролі Адміністратор філії

При включенні налаштування Дозволити співробітнику видаляти типи абонементів, абонементи та приходи/витрати, співробітнику стане доступне видалення типів абонементів, проданих абонементів та фінансових операцій приходи/витрати/перекази в меню Бухгалтерія - Приходи/витрати/перекази.
За допомогою налаштування Протягом якого часу після продажу співробітник може видаляти абонементи (хвилини). налаштовується час в хвилинах протягом якого Адміністратор філії зможе видалити проданий клієнту абонемент після продажу. Після закінчення цього часу видалити проданий абонемент зможе тільки Управляючий та Адміністратор організації.

Налаштування для ролі Викладач

Якщо необхідно, щоб викладач міг відзначати заняття в своїх групах, включіть налаштування Дозволити викладачеві відзначати відвідування у своїх групах, в цьому випадку в обліковому записі співробітника буде доступ до сторінки Журнал.

Коротка інформація про ролі.

Ролі по організації:

• Управляючий
  Роль з максимальним рівнем доступу. Майже не має обмежень по додаванню, видаленню та редагуванню даних, має доступ до всіх звітів та функціональних модулів. Ця роль за замовчуванням дається співробітнику, який зареєстрував організацію в системі. Підходить для потреб засновника, директора або головного керуючого організацією.
• Головний бухгалтер
  Роль з доступом до фінансової статистики, модуля Бухгалтерія, а також можливістю переглядати сторінки Відвідувачі, Філії. Підходить для потреб бухгалтерії.
• Адміністратор організації
  Роль з доступом до всіх філій системи, зміни даних по організації, створення та видалення філій, напрямків, співробітників та типів абонементів, а також може виконувати роботу менеджера по обліку відвідувачів. Підходить для потреб старшого адміністратора, координатора або старшого менеджера.
  
  

Ролі по філії:

• Менеджер
  Роль з доступом тільки до філій, до яких дано доступ. Може продавати абонементи, відзначати відвідування, додавати відвідувачів та продавати товари. Підходить для потреб співробітників рецепції, менеджерів з продажу.
• Адміністратор філії
  Роль з доступом тільки до філій, до яких дано доступ. Має можливість редагувати дані по своїй філії, а також виконувати роботу менеджера. Підходить для потреб старшого менеджера по філії, керуючого філією.
• Бухгалтер філії
  Роль з доступом тільки до філій, до яких дано доступ. Має доступ до фінансової статистики, модуля Бухгалтерія в межах філії. Підходить для потреб бухгалтерії філії.
• Викладач
  Роль з мінімальним рівнем доступу. Співробітник з цією роллю може відзначати відвідування групи в якій він відмічений як викладач і дивитися інформацію по заняттях його групи.

Доступ до звітів

Кожному співробітнику, у якого є доступ до системи, є можливість налаштувати доступ до будь-якого зі звітів. Для цього використовується вкладка Доступ до звітів. Щоб відкрити доступ до звіту, відзначте його галочкою. Доступ до звіту буде відкритий відразу ж після вибору звіту, ніяких додаткових дій не потрібно.

Співробітник, під своїм обліковим записом, зможе переглядати всі звіти, до яких йому видали доступ, в меню Звіти - Всі звіти.

Видалення співробітника

Якщо виникла необхідність у видаленні співробітника, це можна зробити в меню Співробітники - Співробітники та викладачі, за допомогою кнопки видалення. При видаленні співробітника видаляються всі його дані, закривається доступ до системи, співробітник стає недоступним для вибору в розкладі (в випадках якщо він був викладачем), а також він видаляється з деяких звітів, пов'язаних з викладачами.

Фільтрація та пошук співробітників

Для швидкого та зручного пошуку співробітників використовується блок фільтрів у верхній частині сторінки Співробітники (Сотрудники Сотрудники и преподаватели). Співробітників можна знайти за ПІБ (прізвищем, ім'ям або по батькові), філією, посадою, а також відфільтрувати тільки тих, хто є викладачем, або переглянути список активних та архівних співробітників. Фільтри можна комбінувати.

Довідник Посади