Довідковий центр CRM Classberry
Menu

Основна сторінка модулю CRM

На головній сторінці ви можете переглядати всі поставлені, створювати нові, а також виконувати поставлені завдання. Крім того, контролювати потік завдань, обробляти заявки тощо.
Під час переходу на сторінку відкривається вкладка Мої завдання ToDo, де відображатимуться завдання, виконавцем яких є даний співробітник. 

 

Розглянемо детальніше кожну вкладку сторінки. 

Усі завдання

У вкладці Усі завдання відображається список усіх завдань до виконання на певний період.

 

 

Сторінка розділена на блок фільтрів і блок зі списком завдань.

Блок фільтрів має параметри пошуку: основні та розширені. 

До основних параметрів належить пошук:

  • за номером завдання;
  • за завданнями: основними і додатковими;
  • за строком виконання;
  • за клієнтом;
  • за статусом клієнта;
  • за текстом;
  • за типом завдання: особистий дзвінок клієнту, внутрішнє завдання, інше завдання по клієнту, обдзвін.
  • за результатом завдання;
  • за автором/виконавцем: створені мною та/або створені для мене.

 

До розширених параметрів належить пошук:

  • за датою створення;
  • за відділом;
  • за строком виконання;
  • за пріоритетом;
  • за статусом завдання: нове, прочитане, в роботі, виконане, на уточненні, не прийняте, закрите, скасоване.

 

 

Фільтри можна комбінувати між собою.

Пошук за результатом завдань

Пошук здійснюється за повідомленнями при зміні статусу завдання, назвами та значеннями додаткових полів, а також значеннями з довідника можливих результатів. 

 

У блоці фільтрів у полі Приховати неактуальні, якщо вам необхідно відобразити також результати із числа завдань, створених більше 2-х тижнів тому, зі статусами Закрите та Скасоване.

 

 

Блок зі списком завдань

У цьому списку ви маєте можливість переглянути більш детальну інформацію по завданню, лише клікнувши по його назві: розкриється блок з інформацією по завданню та посиланням на результати й історію змін статусу завдання.

 

 

Якщо клікнути на Результат та історія виконання статусу завдання, то відкриється блок з останніми змінами статусу завдання та коментарем до них: 

 

 

Також по кожному завданню присутні допоміжні кнопки: 

  • детальна інформація по задачі та клієнту ;
  • в роботу ;
  • змінити статус задачі ;
  • змінити задачу ;
  • видалити задачу .

Мої задачі ToDo

У вкладці Мої задачі ToDo відображається список задач, виконавцем яких є даний співробітник.

 

 

Сторінка Мої задачі ToDo візуально розбита на 3 блоки:

  • блок фільтрів;
  • блок задач на виконання;
  • блок задач на перевірку та уточнення.
Блок фільтрів

Фільтрація може здійснюватися строго за датою, на яку заплановане виконання задач, фільтрація з виключенням уже закритих задач, а також за клієнтом, текстом і статусом. 

 
Блок задач на виконання

У блоці Задачі на виконання відображається список задач, виконавцем яких призначений поточний співробітник. 

За кліком на назву задачі відображається детальна інформація по задачі.

 

 

Блок задач на перевірку та уточнення

У блоці Задачі на перевірку та уточнення відображається список задач, які були створені поточним співробітником на інших співробітників, які в свою чергу перенаправили задачі у статус Виконана або ж На уточненні. Задачі у статусі Виконана потребують фінальної перевірки автором, а задачі На уточненні потребують уточнення деталей від автора. 


Контроль задач

Вкладка Контроль задач призначена для керівника.

На цій вкладці відображається список задач по кожному співробітнику та список задач по відділах.

За допомогою цієї вкладки керівник має можливість:

  • контролювати виконання поставлених задач;
  • переглядати список задач по кожному співробітнику;
  • редагувати опис задач та інші параметри по задачах;
  • контролювати зміну статусу задачі;
  • видаляти задачі.

 

Сторінка візуально розбита на блок фільтрів зі списком задач, розділених по співробітниках.

Блок фільтрів

Використовуючи блок фільтрів, задачі можна відфільтрувати наступним чином:

  • до виконання на дату – відобразиться список задач, які потрібно виконати на вибрану дату;
  • дата створення – відобразиться список задач, які були створені у вибрану дату;
  • виконані за день – відобразиться список задач, які були виконані за вибрану дату;
  • відобразити список термінових задач;
  • показати список задач, термін виконання яких уже минув.

 

За замовчуванням відображаються тільки актуальні завдання. Тобто завдання у статусах Нове, Прочитане, В роботі, На уточненні, Не прийняте.

Знявши галочку в полі Тільки актуальні – відобразиться додатковий фільтр – множинний вибір статусів завдань.

 

 

В основній частині сторінки відображаються блоки Завдання по відділах і по співробітниках зі списком завдань.

 


По кожній задачі відображається інформація:

  • номер;
  • назва та дата створення;
  • поточний статус;
  • кнопки керування задачею (редагування, видалення). 

 

Клікнувши по назві завдання, відображається коротка детальна інформація:

  • назва;
  • номер телефону відвідувача;
  • ПІБ відвідувача;
  • опис;
  • шаблон задачі;
  • виконавець;
  • автор;
  • статус задачі;
  • дата створення задачі.

 

 

Використовуючи цю вкладку, керівник може переглядати список завдань, створених або виконаних у певний день.


Поточне завдання/дзвінок

У вкладці Поточне завдання/дзвінок відображаються завдання та/або дзвінки, які поточний користувач взяв у роботу, тобто зі статусом В роботі.

 

 

Сторінка Поточне завдання/дзвінок розбита на 3 блоки:

1. Інформація по основному завданню
2. Блок Примітки до завдання
3. Додаткова інформація по клієнту

 
Інформація по основному завданню

У блоці вказується основна інформація по завданню:

  • назва завдання;
  • номер телефону відвідувача;
  • ПІБ клієнта;
  • опис завдання;
  • шаблон завдання;
  • виконавець;
  • автор завдання;
  • статус;
  • дата створення завдання.

 

Блок Примітки до завдання

У вікні приміток ви маєте можливість залишати нотатки в процесі виконання завдання, які автоматично зберігаються в цьому блоці і після закриття сторінки.

Додаткова інформація по клієнту

Даний блок відображається тільки для завдань, закріплених за відвідувачем, тобто завдань типу: Особистий дзвінок клієнту. 

У додатковій інформації по відвідувачу відображається інформація, розбита по вкладках:

  • завдання, пов’язані з даним відвідувачем;
  • анкета;
  • абонементи (список активних та архівних абонементів відвідувача);
  • відвідування клієнта за період, який ви вкажете;
  • список платежів за період, який ви вкажете;
  • список операцій по депозиту за певний період;
  • історія зміни статусу;
  • список відправлених SMS повідомлень;

Якщо ви є і автором, і виконавцем завдання, то вам буде доступна кнопка Виконати і закрити завдання, оскільки дана задача не потребує перевірки автором, вона може бути закрита одразу після виконання.

 

Блок Новий статус завдання

Якщо ви є автором і виконавцем завдання, то вам буде доступна кнопка Змінити статус завдання. Після натискання на цю кнопку ви зможете обрати новий статус завдання.

 

Нове завдання

У вкладці Нове завдання створюється завдання на виконання співробітнику/співробітникам, яких ви вкажете як виконавців. 

 

 

Для того щоб створити нове завдання співробітнику, клікніть по пункту меню CRM і виберіть вкладку Нове завдання.

Поля, виділені жирним — обов’язкові для заповнення.

Розглянемо детально кожне з полів.

Шаблон завдання:

 

 

У Шаблоні завдань із випадного списку вам необхідно вибрати шаблон створюваного завдання.

Список шаблонів, доступних для вибору, попередньо сформований вами на сторінці пункту меню CRM - Довідник Шаблони завдань. 

Виберіть необхідний вам шаблон. Розглянемо створення завдань за двома шаблонами різних типів.
.

Шаблон Скласти звіт по прибутковості 

 

 

Тип завдання — внутрішнє завдання, це завдання, яке створюється:
- керівником на співробітника;
- співробітником на іншого співробітника;
- співробітником на самого себе. Такий тип завдання не передбачає взаємодію з клієнтом. 

 

Назва завдання формується виходячи з назви обраного шаблону завдання і дати, коли ви створюєте дане завдання.

Ви маєте можливість відредагувати назву завдання на етапі створення або після створення, клікнувши по кнопці редагування завдання. 

У полі Опис ви можете вказати будь-яку додаткову інформацію.

Блок Виконавці призначений для зазначення і вибору виконавців створюваного завдання.

Виконавцем може бути:

  • сам автор завдання;

Натисніть на кнопку Я і ПІБ поточного співробітника з’явиться у списку виконавців завдання.

  • будь-який інший співробітник.

Почніть вводити прізвище виконавця в поле ПІБ виконавця, після чого з випадного списку виберіть співробітника.

 

 

Повторіть цей крок, якщо необхідно вказати більше одного виконавця. Або виберіть відділ.

Співробітників також можна видаляти зі списку виконавців.

 

 

У блоці Поточний статус вказується статус задачі, з яким вона створюється.

Зверніть увагу, що при виборі себе як виконавця задачі (кнопка Я), автоматично встановлюється статус задачі Прочитана.

Статус, який присвоюється задачі за замовчуванням - Нова.

 

 

У полі Термін виконання ви вказуєте дату і час, коли задача має бути виконана і закрита. У полі Нагадування ви можете встановити дату і час нагадування про задачу.

 

 

Блок Пріоритет призначений для вибору пріоритету задачі - низький, середній і високий.

І в блоці Терміновість ви вказуєте чи є ця задача терміновою, встановивши галочку. 

 

 

 Кнопка Зберегти -> ToDo зберігає створювану задачу і, після збереження, веде на вкладку Мої задачі ToDo.

 

 

Кнопка Зберегти -> Додати нову зберігає створювану задачу, і ви залишаєтеся на цій же сторінці для створення нової задачі. 

 

 

Шаблон Продати абонемент

Тип задачі: інша задача по клієнту.

 

 

Задача за типом Інша задача по клієнту відрізняється від попередньої задачі за типом Внутрішня задача лише появою полів - Клієнт та Номер телефону.

Якщо задача пов’язана з клієнтом, який є у списку ваших відвідувачів, то почніть вводити ПІБ клієнта, а потім виберіть його зі списку, що випадає. 

 

 

Якщо ж клієнт новий, то натисніть кнопку із зображенням плюса поруч із полем Клієнт і заповніть анкету.

 

 

Інші поля заповнюються аналогічно задачі шаблону типу Внутрішнє завдання.

 

Новий дзвінок

Процес додавання нового дзвінка – такий самий, як і додавання нового завдання, але при цьому у списку поля Шаблон завдання будуть відображатися тільки завдання типу Особистий дзвінок клієнту.

 

 

Важливо! При створенні завдання типу Обдзвін, вам необхідно вибрати відвідувачів (лідів), яких потрібно обдзвонити, внаслідок чого буде створене батьківське завдання типу Обдзвін із вкладеними підзавданнями типу Особистий дзвінок клієнту. При видаленні батьківського завдання всі підзавдання також будуть видалені.

 

Заявки

У вкладці Заявки відображаються отримані за певний період заявки за допомогою модуля ФЗК (Форма захоплення контактів).

При заповненні форми захоплення контактів на сайті, інформація, вказана потенційним клієнтом, потрапить у систему у вигляді Заявки.

 

 

У пошуку можна фільтрувати заявки за датою надходження, використовуючи:

1) фільтр Дата від, до
2) швидкі посилання: за сьогодні, 2 дні, 3 дні … 12 міс.

 

У таблиці зі списком заявок вказана така інформація:

  • № заявки;
  • назва форми захоплення контактів, з якої надійшла заявка;
  • статус заявки;
  • дата, час надходження заявки;
  • дата і час обробки заявки;
  • тривалість обробки заявки;
  • кількість бронювань відвідувача;
  • ПІБ співробітника, що обробляє або вже обробив заявку;
  • дії – видалення заявки або повернути у статус Нова.

 

Внесення результату задачі

Після того як задача взята в роботу та виконана, співробітнику, який виконує дану задачу, необхідно вибрати статус задачі Виконана і, якщо є, вибрати результат виконання задачі. 

Деякі задачі, якщо це не передбачено налаштуваннями робочих процесів, можуть бути виконані без вибору результату. 

Якщо шаблон задачі, яку співробітник виконує, налаштований таким чином, що у нього є варіанти результатів виконання задачі, то співробітник повинен вибрати результат виконання, інакше задача закрита не буде. 

 

Наприклад, задача по обдзвону клієнтів передбачає такі результати виконання:

  • буде ходити;
  • не додзвонився;
  • відмова.

 

 

Від обраного результату залежить подальша послідовність виконання задачі. 

Наприклад, обравши результат Буде ходити, наступною задачею, згідно робочих процесів, буде Продати відвідувачу абонемент.

 

 

Результат Відмова є результатом з вибором параметра з додаткового довідника (докладніше про додаткові поля читайте в розділі Налаштування додаткових довідників). 

 


У даному випадку, додатковим довідником є довідник Причина відмови, в якому можна вибрати причину відмови.

  

Теги: CRM модуль, задачі, всі задачі, список задач, пошук задач