Інтеграція з пРРО Checkbox

ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – це програма, куди підприємець вносить відомості про всі операції. 

За допомогою інтеграції із пРРО від Checkbox ви зможете формувати електронні чеки, друкувати або відправляти їх клієнтам. Дані про чеки передаються відразу в ДПС України.

Налаштування інтеграції та додавання каси

Для налаштування інтеграції з пРРО від Checkbox, в першу чергу необхідно активувати модуль Онлайн каса в меню Білінг та модулі.

Для активації достатньо увімкнути автопродовження та оплатити модуль. 

Для додавання онлайн каси перейдіть в меню Бухгалтерія - Онлайн каси та натисніть кнопку Додати касу. 

Наступним кроком потрібно отримати ключ ліцензії Онлайн каси в кабінеті Checkbox, в розділі Каси. 

Скопійований ключ ліцензії вставте у поле Ключ ліцензії на сторінці додавання онлайн каси. 

Наступним кроком після збереження ключа ліцензії потрібно обрати філії. в яких можна фіскалізувати операції цією касою. Потрібно обрати мінімум одну філію. 

Далі обов’язково потрібно вказати співробітників, від імені яких можна відкривати зміни і проводити фінансові операції, а також вказати їхні Пін коди для роботи з касою. Пін код співробітника потрібно отримати в кабінеті Checkbox в розділі Касири.

Пін код вставте у відповідне поле, у вкладці Співробітники.

Аналогічним чином додайте всі інші онлайн каси, з якими ви плануєте працювати.

Після додавання ключа ліцензії та пін коду співробітника збережіть зміни. 

Короткий опис процесу роботи з касою:

1. Відкриття зміни.
   Для відкриття зміни натисніть на іконку каси у верхній частині сторінки. 
2. Внесення розмінних коштів (службове внесення).
   Для внесення розмінних коштів натисніть на іконку каси, коли зміна відкрита та у вікні Відкрити/закрити зміну в касі натисніть на кнопку Внести готівку в касу. 
3. Проведення оплат/внесення прибутків.
   Безпосередньо продаж абонементів/товарів та інших прибутків з фіскалізацією оплати.
4. Друк Х-звіту і звірка каси.
   Сформувати Х-звіт можна у вікні Відкрити/закрити зміну в касі, кнопкою Сформувати Х-звіт. 
5. Вилучення готівки.
   Для вилучення готівки з каси натисніть на іконку каси, коли зміна відкрита та у вікні Відкрити/закрити зміну в касі натисніть на кнопку Вилучення готівки з каси.
6. Закриття зміни.
   Після звірки та вилучення готівки можна закрити зміну кнопкою Закрити зміну у вікні Відкрити/закрити зміну в касі. 

Нижче розглянемо кожен пункт детальніше. 

Відкриття зміни

Для того, щоб відкрити зміну в Checkbox та почати друкувати чеки натисніть на іконку каси у верхній частині сторінки. Ця іконка стає доступна лише після підключення і оплати модуля Онлайн кас.

У наступному вікні оберіть потрібну касу та натисніть на кнопку Відкрити зміну. 

Оберіть співробітника, від імені якого будуть друкуватися чеки. 

Після успішного відкриття зміни, обрана каса буде встановлена поточною, іконка каси буде відображатися зеленим кольором і, відповідно, через обрану касу будуть фіскалізуватися операції.

Додатково можна внести готівку (розмінні кошти) в касу, у вікні Відкрити/закрити зміну в касі.

У випадку, коли зміна вже відкрита одним співробітником, то іншому співробітнику заново відкривати зміну не потрібно. Йому достатньо натиснути на іконку Вибір касових і платіжних пристроїв та встановити онлайн касу поточною. 

   ⇨  

Закриття зміни

Для завершення робочої зміни натисніть на іконку каси, на кнопку Відкрити/закрити зміну в касі.

У наступному вікні є можливість сформувати Х-звіт для звірки, внести готівку в касу чи вилучити готівку з каси перед закриттям зміни.

Внесення готівки та Вилучення готівки з каси не впливають на звіти по фінансам, тобто не є ні прибутком, ні витратою. Ці операції відображаються тільки на стороні CheckBox, у X-звіті та Z-звіті. 

Після вилучення готівки з каси також варто додати в CRM Інкасацію.

Після закриття зміни також можна переглянути/роздрукувати Z-звіт у Звіті по онлайн чекам (фіскалізація фінансових операцій).

Проведення фінансових операцій

Модуль Онлайн каса в рамках системи дозволяє друкувати чеки після наступних операцій: 

• продаж абонементу;
• продаж товару;
• оплата разового платежа;
• зарахування коштів на депозит;
• оплата боргу по будь-якій операції;
• додавання прибутку по статтям прибутків.

Фіскалізація оплати

Коли продається абонемент/товар/послуга, то для фіскалізації оплати встановіть галочку у поле Фіскалізувати операцію. 

Якщо не ставити галочку в поле Фіскалізувати операцію, то фіскалізувати цю операцію можна пізніше, у Звіті по онлайн чекам (фіскалізація фінансових операцій).

Система запам’ятовує стан опції Фіскалізувати операцію для кожного рахунку. Наприклад, якщо ви встановили галочку для безготівкового рахунку та прибрали для готівкового, при наступній оплаті опція автоматично буде встановлена (або відключена). 

Для нульових операцій чеки друкуватися не будуть. Наприклад, продаж абонементу із 100% знижкою, повністю в борг або повністю з депозиту. 

Видалення оплати із системи також видаляє чек із CRM і роздрукувати чек повернення можливо тільки в особистому кабінеті CheckBox, в меню Архів чеків.

Список онлайн чеків

У звіті Список онлайн чеків можна перевірити список чеків, надрукованих за обраний період. Якщо через якусь помилку чек не був надрукований (або не була виконана інша команда) то біля відповідної команди буде вказаний опис помилки.
Також у звіті можна надрукувати чек повернення оплати, який відправить відповідний запит і в Checkbox. 

Для формування списку перейдіть у меню Бухгалтерія - Список онлайн чеків, вкажіть у фільтрі потрібний період і натисніть кнопку Сформувати звіт. 

Даний звіт дозволяє фіскалізувати оплату, якщо чек не був надрукований раніше. 

Незалежно від дати додавання оплати, фіскалізація оплати завжди здійснюється сьогоднішнім днем. 

Для того, щоб зробити повернення оплати натисніть на кнопку Надрукувати чек повернення , у крайній правій колонці навпроти потрібної оплати. 

Важливо! Друк чеку повернення не видаляє внесену оплату в самій системі, після друку чеку повернення потрібно перейти в профіль клієнта і додати повернення оплати або видалити цю оплату. 

 Також радимо ознайомитися зі Звітом по онлайн чекам (фіскалізація фінансових операцій).

Х-звіт

Х-звіт — це звіт, що показує кількість продажів і суми готівкового та безготівкового виторгу з моменту відкриття касової зміни на фіскальному реєстраторі. 

Надрукувати звіт можна у вікні Відкрити/закрити робочу зміну в касі.

Z-звіт

Z-звіт або звіт із погашенням показує підсумкові суми продажів за зміну та обнулює їх, вносячи в фіскальну пам’ять PPO. Це також найважливіший звіт за робочу зміну без якого вона не вважається закритою. Тому його можна і потрібно робити раз на добу під час закриття касової зміни до півночі.

Надрукувати звіт можна у вікні Відкрити/закрити робочу зміну в касі.

Опис можливих помилок 

Може виникнути ситуація, коли забули закрити зміну попереднього дня. Після авторизації в CRM ви побачите, що іконка каси світиться зеленим, проте чеки не друкуються. Якщо клікнути на кнопку Вибір касових пристроїв - каса позначена як неактивна. 

Робоча зміна в касі не може тривати довше ніж 24 години, тому зміну обов’язково потрібно закривати в кінці робочого дня. Якщо все ж забули закрити зміну, у такому випадку вам достатньо закрити зміну в CRM та ще раз відкрити. Після цього зміна буде відкрита і можна буде проводити оплати та друкувати чеки. 

У випадку, якщо відбулася помилка авторизації, каса відключається повністю та позначена як неактивна. Для активації каси необхідно перезберегти параметри у налаштуваннях каси.
Помилка авторизації може виникнути, якщо були змінені Ключі ліцензії або ж Пін код співробітника на стороні CRM або ж у кабінеті CheckBox. 

Для активації каси потрібно перевірити актуальний ключ ліцензії у CheckBox та актуалізувати його у налаштуваннях каси в меню Бухгалтерія - Онлайн каси, кнопкою Редагувати. Після збереження даних у налаштуваннях, каса знову буде позначена як активна і можна буде відкрити робочу зміну. 

Якщо не вдалось вирішити питання, будь ласка, напишіть нам.