Создание расписания занятий

В CRM Отмечалка реализована возможность быстрой и удобной настройки расписания, а также размещения его на вашем веб-сайте.

Осуществляется процесс настройки расписания посредством четырех простых шагов:

1. Добавление в систему Преподаваталей, которые ведут занятия (детали смотрите в статье Сотрудники).
2. Создание залов (кабинетов/комнат и т.д.).
3. Создание недельных шаблонов занятий.
4. Прикрепление недельных шаблонов занятий к календарю.
   
   

Рассмотрим подробно каждый шаг.

Добавление зала

Зал в системе является общим понятием, под которым подразумевается место, где проводятся занятия, например: тренировочные залы, кабинеты для занятий, кабинеты для процедур, бассейны, футбольные площадки и т.д.

Для создания залов перейдите в меню Расписание - Залы.

Чтобы добавить новый зал, нажмите Добавить и заполните обязательные поля: Название, Филиал.

Важно! Указанный филиал принадлежности зала не может быть изменен после сохранения! Это связано с тем, что в зал могут проходить занятия, которые, в свою очередь, также присваиваются конкретному филиалу. Изменения филиала в зале может привести к серьезным трудностям в рабочем процессе. 

Залы можно редактировать, удалять и отправлять в архив. 

Удаление зала возможно только в том случае, если по нему не было отмеченных посещений и/или забронированных занятий. В противном случае, система выведет ошибку.

С архивацией зала все немного сложнее: отправить зал в архив можно всегда. Однако есть ряд нюансов, которые следует прояснить по этому поводу:

1. Все занятия по отправленому в архив залу, перестают отображаться на страницах Расписание для залов и в Журнал.  
2. По архивным залам возможен поиск во всей отчетности.
3. Архивные залы недоступны для выбора при создании занятий и выбора на любых страницах системы, кроме отчетности.

Важно! При отправке зала в архив, все занятия, добавленные по этому залу - не удаляются! При возврате зала из архива, занятия будут возвращены на страницы в том виде, в котором они были до архивации, на те же даты и время. 

Создание недельных шаблонов расписания

Шаблон - это стандартное расписание с привязкой к дням недели. 

В программе, недельный шаблон расписания должен включать занятия, которые проходят на регулярной основе.

В дальнейшем вы сможете привязывать созданные недельные шаблоны к неделям в календаре, таким образом, создавая фактическое расписание привязанное к конкретным датам (об этом немного позже).

Для добавления шаблона расписания перейдите в меню Расписание - Шаблоны на неделю.

При добавлении нового шаблона расписания, необходимо указать его название, а также выбрать филиал, в котором расположен зал, для которого создается шаблон.

После заполнения необходимых полей, нажмите кнопку Сохранить и перейти в конструктор.

В конструкторе добавьте занятия, которые проходят в одном зале, для которого создаете шаблон. 

После добавления всех необходимых занятий, недельный шаблон для зала можно считать завершенным.

Календарь

Календарь служит для прикрепления ранее созданных шаблонов к фактическим датам для создания фактического расписания, т.е. расписания привязанного к конкретным датам в календаре, а не только к дням недели в пределах недельного шаблона.

Важно! Шаблон расписания на неделю является вспомогательным инструментом для упрощения создания и настройки фактического расписания.
Само же фактическое расписание настраивается через Календарь (меню Расписание - Календарь) после создания шаблонов на неделю.

Чтобы прикрепить шаблон к календарю, необходимо выбрать филиал и зал, к которому вы желаете прикрепить шаблон, далее выбрать уже сам шаблон расписания и привязать его к нужным датам в календаре, отмечая галочками конкретные недели. 

Зеленым цветом указана текущая неделя. 

Серым цветом указаны предыдущие недели, а белым -  будущие. 

В первом столбце таблицы с календарем вы можете отметить недели, к которым нужно привязать выбранный шаблон, во втором - месяцы.

После того как вы отметили нужные недели нажмите кнопку Сохранить расписание.

Настройка расписания в CRM Отмечалка