Справочный центр системы Отмечалка
Menu

Филиалы

Филиал - это одно из базовых понятий в системе означающее локацию Вашей организации или же конкретного филиала организации. Если в Вашей организации нет филиалов, в системе считается, что главный офис является главным и единственным филиалом.

Филиал является первой сущностью, которую необходимо создать для корректной настройки процессов в системе.

Для работы с филиалами перейдите в  меню Организация - Филиалы

 

 

Доступ к странице Филиалы

Доступ к добавлению и редактированию филиалов имеют сотрудники с ролями:

  • Управляющий
  • Администратор организации

Доступ к просмотру имеют сотрудники со всеми ролями, кроме роли Преподаватель.

 

Добавление филиала

Для начала работы с системой добавьте хотя бы один филиал организации.
При создании филиала автоматически создается, так называемая, касса филиала - наличный счет, на который будут поступать деньги при продаже услуг и товаров в данном филиале. Подробнее о счетах читайте в разделе Счета организации.  

При добавлении филиала часовой пояс выбирается автоматически в соответствии с настройками вашей операционной системы и, в дальнейшем, может быть изменен.

Важно! Выбор часового пояса влияет на корректность данных в системе, таких как финансовые отчеты, начисление зарплат, отмечание посещений и др.

 

  

Время работы филиала

При добавлении/редактировании филиала есть возможность установить время работы филиала.

Данная настройка позволяет автоматически осуществлять учет рабочего времени сотрудников и контроль за кассой филиала при передаче смены другому сотруднику. 

По умолчанию, поля Время работы филиала и Время автоматического закрытия смены недоступны для редактирования. Для активации данных полей необходимо перейти в меню Организация - Изменить настройки - Настройки зарплат и выбрать опцию в поле Учет рабочего времени сотрудников

После включения данной опции, пользователю с ролью по филиалу  при входе в систему будет предложено открыть свою смену и указать сумму наличных денег, которая находится в кассе филиала (имеется в виду реальная касса филиала, сумма денег в которой должна совпадать с кассой филиала в системе). Таким образом, в случае недостачи или излишка наличных средств в кассе филиала эта информация будет отображена в финансовом отчете. 

Кроме того в отчете по сменам сотрудников будет фиксироваться время открытия и закрытия смены (только для сотрудников с ролью по филиалу: менеджеры, администраторы филиала, бухгалтеры филиала).

Открытие смены возможно за 30 минут до открытия филиала и во время его работы.

 

                                   

 

Закрытие - в любое время, но не позже времени автоматического закрытия смены. Если сотрудник не закрыл смену самостоятельно, смена закрывается автоматически в установленное время. Информация о способе закрытия смены будет доступна Управляющему.

Доступ к системе в другое время, для сотрудников с ролью по филиалу, будет закрыт.

  

                                    

  

Главный филиал

По умолчанию, первый добавленный Вами филиал становится главным. Если у Вас более одного филиала, вы можете сделать главным любой из них, установив маркер в колонке Главный филиал напротив нужного филиала (страница Филиалы).

Так как пользователи с ролями по организации (Управляющий, Главный бухгалтер, Администратор организации) имеют доступ ко всем филиалам, они имеют возможность менять филиалы в процессе работы для распределения финансового потока по нужным кассам (список выбора Текущий филиал в верхней панели сайта). Все средства по финансовым операциям будут поступать в кассу выбранного филиала.

При входе пользователя с ролью по организации в систему, в верхней панели сайта автоматически будет выбран главный филиал. Таким образом, все финансовые операции, внесенные в систему данным пользователем, по умолчанию, будут проходить по счету главного филиала.

 

  

 Счета, привязанные к филиалу

Для проведения финансовых операций касса филиала (наличный счет) будет создана автоматически при добавлении филиала.
Привязка безналичного счета к филиалу производится при добавлении/редактировании филиала через поле Безналичный счет либо через страницу Счета (меню Организация - Счета).
Для того, чтобы привязать безналичный счет к филиалу, этот счет нужно предварительно создать (меню Организация - Счета).

 

 

Важно! К одному филиалу возможно привязать один наличный и один безналичный счета. Наличный счет создается автоматически при создании филиала.

 

Группы, сотрудники по филиалу

В колонке Структура содержиться детальная информация о сотрудниках и группах, привязанных к данному филиалу. Для перехода в соответствующий раздел нажмите иконку   Сотрудники / Группы.

 

Удаление филиала

Для удаления филиала необходимо:

1. Удалить самостоятельно все взаимосвязи филиала с другими сущностями в системе:

  • привязку сотрудников к филиалу (преподавателей, администраторов и менеджеров)
  • смены сотрудников в филиале
  • привязку групп к филиалу
  • привязку абонементов к филиалу
  • привязку залов к филиалу
  • привязку шаблонов расписания к филиалу
  • привязку типов платежей к филиалу
  • привязку перемещений товаров

2. Удалить все финансовые операции по счету филиала.

3. Обратиться в техническую поддержку сервиса Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. с электронного адреса Управляющего. В обращении следует указать субдомен организации и название филиала, который нужно удалить.

Удалить филиал самостоятельно НЕВОЗМОЖНО.

 

 

Теги: главный филиал, добавить филиал, филиалы организации, удалить филиал.