Справочный центр системы Отмечалка
Menu

Возврат абонементов

CRM система Отмечалка имеет множество функций, некоторые из которых это прием долгов, разовых платежей, продажа товаров, абонементов и т.д. В данной статье мы рассмотрим возможность совершения возврата средств за проданные абонементы. Подробно разберем правила и принципы работы возврата, покажем и расскажем как его совершать. Кроме того, поведаем и о том, как совершенный возврат можно отменить.
Если же вы еще не знакомы с понятием абонементов, рекомендуем узнать о нем в статье Типы абонементов: пробные, разовые, постоянные, динамические.

Правила и принципы работы возврата

Так как продажа абонемента может быть совершена с применением скидок, оплачиваться на разные счета организации, в том числе и с комиссиями, долгами и т.д. - возврат абонемента функционирует в соответствии с определенными правилами и принципами. Детальнее о продаже абонементов можно узнать в статье Продажа абонементов.

Правила возврата оплаты за абонемент

  1. Не может быть возвращено денег больше, чем было внесено.
  2. Если при оплате было внесено больше средств чем требуется за абонемент и переплаченная сумма была зачислена на депозит - этот излишек не возвращается вместе с оформлением возврата по абонементу т.к. деньги с депозита уже могли быть потрачены. 
  3. Возврат абонемента, по которому у посетителя числится долг, приводит к аннулированию текущего долга по абонементу.
  4. Вернуть абонемент по которому не было отмеченных посещений можно датой не ранее даты продажи это абонемента и не позднее текущей даты. 
  5. Вернуть абонемент по которому были отмечены посещения можно датой не ранее даты последнего посещения и не позднее текущей даты. 
  6. Сделать возврат абонемента будущей датой - невозможно.
  7. Рекомендация: проданный будущей датой абонемент - абонемент, срок действия которого еще не начат и по которому еще никого не отмечали, поэтому производить его возврат - нет смысла. В таком случае мы рекомендуем просто удалять такие абонементы, когда клиенты просят вернуть деньги за предоплату.

 

Доступ

Работа с возвратом разграничена по ролям сотрудников:

  • Управляющий (полный доступ):
    • возврат с любых активных счетов организации,
    • возможность выбора даты возврата.
    • отмена возврата.
  • Главный бухгалтер (полный доступ):
    • возврат с любых активных счетов организации,
    • возможность выбора даты возврата.
    • отмена возврата.
  • Администратор организации (полный доступ):
    • возврат с любых активных счетов организации,
    • возможность выбора даты возврата.
    • отмена возврата.
  • Менеджер филиала:
    • возврат доступен с кассы и безналичного счета текущего филиала, а также с тех счетов, на которые совершалась оплата абонемента,
    • нельзя изменить установленную текущую дату возврата,
    • нельзя оформить возврат не указав причину возврата.
    • отмена возврата.
  • Администратор филиала:
    • возврат доступен с кассы и безналичного счета текущего филиала, а также с тех счетов, на которые совершалась оплата абонемента,
    • нельзя изменить установленную текущую дату возврата,
    • нельзя оформить возврат не указав причину возврата.
    • отмена возврата.
  • Бухгалтер филиала:
    • возврат доступен с кассы и безналичного счета текущего филиала, а также с тех счетов, на которые совершалась оплата абонемента и долгов по нему,
    • нельзя изменить установленную текущую дату возврата,
    • нельзя оформить возврат не указав причину возврата.
    • отмена возврата.

Важно! Если возврат совершается сотрудником, чья роль не Управляющий, всем активным управляющим организации отправляется сообщение на email с информацией о совершенном возврате. 

Принципы работы возврата абонемента

Возврат совершается с помощью специальной кнопки Возврат оплаты, которая находится в профиле посетителя во вкладке Абонементы, а также в детальной информации абонемента.

 

 

 

По нажатию на кнопку будет открыто окно оформления возврата.

 

 

Окно визуально разделено на три блока:

  • Информация по абонементу;
  • Возврат оплаты;
  • Сумма, выбор счета.

Рассмотрим какую информацию несет в себе каждый блок.

 

Информация по абонементу

В данном блоке выводится информация: 

  • по занятиям посетителя - сколько осталось, сколько уже было посещено и сколько занятий всего доступно с абонементом;
  • по количеству дней согласно сроку действия абонементу - сколько дней осталось, сколько дней уже прошло, сколько доступно всего. В случае если абонемент замораживался, будет указано количество дней заморозки и выведено предупреждающее сообщение о том, что количество дней по абонементу не совпадает с тем, которое было продано. Аналогичное уведомление также отображается если изменить срок действия абонемента вручную после продажи;
  • по датам - дата последнего посещения, даты начала и окончания срока действия абонемента;
  • по оплате - сколько средств уже было внесено и сумма текущего долга по абонементу. 

 

 

 

Возврат оплаты

В данном блоке указывается желаемая дата совершения возврата, способ расчета суммы к возврату и, в зависимости от выбранного способа расчета, к-во занятий/дней/сумма к возврату. О принципах расчета возврата по каждому способу мы расскажем немного позже. 

Также в блоке присутствует поле Сумма к возврату, которое отображает рассчитанную сумму, а рядом ней отображается общая уплаченная сумма комиссий по оплате абонемента и долгов по нему, если оплата совершалась на безналичные счета с вычетом комиссии. 

 

 

Сумма комиссии выводится только в случае активации опции Взимать с клиента комиссию банка при возврате денег за абонемент для безналичных платежей в настройках организации.

 

Взимать с клиента комиссию банка при возврате денег за абонемент для безналичных платежей

Данная опция находится в меню Настройка - Тонкие настройки системы - Изменить настройки - Настройки возврата абонементов - Взимать с клиента комиссию банка при возврате денег за абонемент для безналичных платежей.

Влияет опция на то, будет ли при возврате вычитываться общая уплаченная сумма комиссий по оплате абонемента и долгов по нему: активируйте опцию, если необходимо от суммы возврата отнимать комиссии, деактивируйте опцию, если вычитывать комиссии не требуется. 

 

 

Вернемся к упомянутым способам расчета: возврат может быть проведен одним из трех способов расчета: по занятиям, по дням и по сумме. Рассмотрим детально каждый из них.

Способ расчета: По занятиям

Данный способ предназначен для возврата оставшихся, еще не посещенных занятий по абонементу и может быть использован только для абонементов, ограниченных по количеству занятий. Хотя было сказано что способ нужен для возврата оставшихся занятий, вам все же дана возможность указать любое количество занятий в диапазоне от одного до максимально доступного к-ва занятий по абонементу, даже если часть/все занятия уже были посещены. 

 

Чтобы определить какую сумму необходимо вернуть посетителю, система производит вычисления по формуле: 

A / B * N - (C + D1, D2, D3...Dn)

где A - полная стоимость абонемента, B - максимально доступное к-во занятий по абонементу (таким образом, A/B = стоимость одного занятия), C - текущий долг по абонементу, D1...Dn - уплаченные суммы комиссий по оплате абонемента и его долгов, N - количество занятий, за которые совершается возврат средств.  

 

Важно! Данная формула актуальна только при наличии включенной опции Взимать с клиента комиссию банка при возврате денег за абонемент для безналичных платежей в настройках организации 

Если же опция отключена, уплаченные комиссии при возврате учитываться не будут и формула будет таковой: 

A / B * N - C

где A - полная стоимость абонемента, B - максимально доступное к-во занятий по абонементу (таким образом, A/B = стоимость одного занятия), C - текущий долг по абонементу, N - количество занятий, за которые совершается возврат средств. 

Пример: 01.01.2019 посетитель купил абонемент на 10 занятий общей стоимостью 1000 д.е, заплатив половину на безналичный счет, комиссию в 2% по которому оплачивает организация. 02.01 и 04.01 он посетил два занятия по абонементу, после чего, 05.01 заплатил 400 д.е на тот же безналичный счет. В тот же день посетитель отзанимался третий раз и четвертый на следующий день.

Однако 07.01 он потребовал вернуть деньги за последнее посещенное занятие, так как остался совершенно недоволен работой преподавателя который 05.01 и 06.01 выходил на замену. На это руководство организации было вынуждено ответить положительно и прибегнуть к возврату двух занятий. 

Возврат в системе был рассчитан следующим образом: 

1000 / 10 * 2 - (100 + 18) = 82.

Таким образом, организация вернула клиенту 82 д.е за два занятия. Данная сумма была рассчитана с учетом того, что у клиента также числится долг в размере 100 д.е, что равняется одному занятию. Получается, что человеку были возвращены 2 занятия с учетом того, что за одно из 10 он еще не заплатил. 

 

Важно! В случае, если абонемент не имеет ограничения по занятиям - данный способ не будет отображаться в окне оформления возврата.

После совершения возврата посредством данного способа расчета, все отмеченные посещения по абонементу не удаляются, а остаются в абонементе.

Способ расчета: По дням

Данный способ призван помочь в оформлении возврата за определенное количество дней по абонементу. При выборе данного способа, по умолчанию устанавливается количество оставшихся дней согласно условиям абонемента с возможностью редактирования. 


Сумма к возврату по данному способу расчета абсолютно совпадает со способом По занятиям, лишь с тем нюансом, что высчитывается сумма возврата за установленное к-во занятий: 

  • Формула с вычетом комиссии:

A / F * N - (C + D1, D2, D3...Dn)

где A - полная стоимость абонемента, F - максимально доступное к-во дней по абонементу (таким образом, A/F = стоимость одного дня), C - текущий долг по абонементу, D1...Dn - уплаченные суммы комиссий по оплате абонемента и его долгов, N - количество дней, за которые совершается возврат средств. 

  • Формула без учета комиссии:

A / F * N - C

где A - полная стоимость абонемента, B - максимально доступное к-во дней по абонементу (таким образом, A/F = стоимость одного дня), C - текущий долг по абонементу, N - количество дней, за которые совершается возврат средств. 

 

Способ расчета: Сумма

Способ предполагает ввод суммы к возврату вручную в диапазоне от 0,01 до полной внесенной суммы за абонемент. Опять же, если опция Взимать с клиента комиссию банка при возврате денег за абонемент для безналичных платежей активирована - рядом с указанной суммой будет указана и общая сумма комиссий. 

 

Возврат оплаты

Данный блок служит для указания счетов организации, с которых будет совершаться возврат средств посетителю за абонемент. По умолчанию, блок выводит все счета к возврату так, как принимались деньги за абонемент. То есть, если абонемент оплачивался частично на наличный счет и частично на безналичный счет - будет установлено две строчки по этим счетам с суммами, которые на них поступали. В первую очередь, сверху вниз заполняются строки безналичных счетов, в том порядке, в каком на них вносили средства. После безналичных, указываются наличные, а после наличных - депозитный счет посетителя. Добавляя строки с счетами, снимая и устанавливая необходимые галочки по счетам, сотрудники с ролями по организации могут свободно регулировать суммы и счета, с которых будет совершен возврат. 

 

Данный блок имеет ряд других особенностей, поэтому сразу рассмотрим наглядный пример: посетитель приобрел абонемент сроком на 2 месяца (май-июнь), полная стоимость которого составляет 1000 д.е. С этим абонементом ему позволено посещать занятия в двух филиалах - Северном и Южном. За абонемент посетитель сначала заплатил 600 д.е. на безналичный счет северного филиала, по которому взимается комиссия 2% за счет организации. Далее он погасил часть долга, заплатив 100 д.е. наличными в том же филиале. Спустя некоторое время, клиент внес 100 д.е. наличными уже в южном филиале. Таким образом, по абонементу остался еще не выплаченный долг в размере 200 д.е, который посетитель далее продолжил частично гасить, уплатив 100 д.е на расчетный счет южного филиала, комиссия по которому 3% и взимается со стороны организации. Далее следовало погашение в 50 д.е. с депозитного счета. 

Посетитель погашал долг по абонементу такими частями по той причине, что он сомневался в профпригодности преподавателя и желал понять для себя, стоит ли дальше посещать занятия, которые он ведет. В конце концов преподаватель так и не оправдал ожидания клиента, в связи с чем он потребовал вернуть средства за оставшийся месяц абонемента. Организация пошла на встречу и прибегла к функционалу возврата, который совершается с вычетом уплаченной комиссии по абонементу согласно регламенту компании. Система, в свою очередь, рассчитала сумму к возврату за июнь следующим образом:

 

 

Как рассчитывается сумма к возврату мы уже знаем, а потому давайте разберемся почему же сумма к возврату была назначена именно с безналичного счета северного филиала. Для начала воспроизведем последовательность приема средств за абонемент по шагам:

  1. Клиент оплачивает 600 д.е на безналичный счет северного филиала, организация покрывает комиссию в 12 д.е. (комиссия 2%) с данного прихода и получает 588 д.е. 
  2. Клиент вносит 100 д.е. на кассу северного филиала.
  3. Клиент вносит 100 д.е. на безналичный счет южного филиала, организация покрывает комиссию в 3. д.е. (комиссия 3%) с данного прихода и получает 97 д.е.
  4. Клиент вносит 100 д.е. наличными в кассу южного филиала.
  5. Клиент оплачивает 50 д.е. со своего депозитного счета, оставляя долг в размере 50 д.е. по абонементу. 

Итак, почему же сумма возврата за 30 дней снимается именно с безналичного счета северного филиала, а не какого-либо другого счета из списка?

Все достаточно просто: указывая какое-либо количество дней к возврату, система автоматически переносит средства по счетам сверху вниз, распределяя суммы таким образом, чтобы возвращаемая сумма не превысила ту, которая была зачислена на счет изначально. 

Посчитаем стоимость одного дня: 1000 / 61 = ~16,39. Получается, что внесенные 600 д.е. от клиента покрывают 36 дней по сроку абонемента. Так как мы указываем к возврату 30 дней, что явно меньше чем 36 - сумма к возврату не превышает максимально полученную сумму на счет, а потому она полностью записывается на данный безналичный счет.
Если же мы укажем к возврату 40 дней, сумма разделится между двумя счетами - безналичными северного и южного филиалов.

 

 

Соответственно, указав максимальное к-во дней - 61, система полностью заполнит все счета полученными на них средствами.

 



Как можно заметить, у каждого счета есть установленная галочка, которую можно снять и что в результате приведет к перерасчету сумм по остальным выбранным счетам. 

Этот перерасчет осуществляется согласно правилам:

  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько наличных счетов, снимая галочку с одного из них, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько безналичных счетов, снимая галочку с одного из них, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько наличных и безналичных счетов, снимая галочку с одного из наличных счетов, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке наличного счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько наличных и безналичных счетов, снимая галочку с одного из безналичных счетов, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке безналичного счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько наличных и один безналичный счет, снимая галочку с безналичного, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке наличного счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько безналичных и один наличный счет, снимая галочку с наличного, сумма с отключенного счета будет добавлена к сумме возврата следующего в списке безналичного счета;
  • если внесенная сумма за абонемент поступала на несколько разных счетов, снимая галочки со всех счетов, кроме одного - полная сумма к возврату переходит к оставшемуся счету. 

 

Кнопка Добавить строку служит для добавления счета к списку счетов для возврата. Максимальное количество добавляемых строк ограничено количеством активных счетов организации. Можно указывать один и тот же счет в нескольких строках, однако в отчетности проводка возврата на этот счет будет записана как одна, поэтому такие действия являются бессмысленными. 

 

 

Добавленные строки можно удалить, а добавленные автоматически - отключить с помощью галочки.

 



Под данным блоком располагается поле Причина возврата, которое является обязательным к заполнению для сотрудников с ролями по филиалу. 

 

 

Для проведения возврата, нажмите кнопку Сохранить.

 

 

Влияние возврата абонемента на зарплату сотрудников

В CRM системе Отмечалка представлено множество способов начисления зарплат сотрудникам, среди них есть такой, который позволяет начислять процент от стоимости абонемента. В таком случае, может возникнуть вопрос касательно того, что произойдет, если сделать возврат абонемента, по которому система уже начислила сотруднику соответствующий процент. Ответ достаточно прост - система не заберет и не пересчитает уже начисленный процент, но она уведомит вас о том, что по зачисленной сумме были произведены возвраты абонементов.

 

 

Нажав на бланк За что начислено, мы увидим по какому абонементу и какая сумма была возвращена.

 

 

Зная эту информацию, вы имеете возможность, при необходимости, изменить начисленную сумму прямо со страницы Сотрудники.

 

Отмена возврата

После успешного проведения возврата, возвращенный абонемент сразу же становится архивным, вне зависимости от того, с какими параметрами оформлялся возврат.

У возвращенных абонементов на месте кнопки Возврат оплаты появляется другая кнопка Отмена возврата

 

 

В детальной информации по абонементу кнопка возврата также изменяется на кнопку отмены возврата, а также к названию абонемента приписывается (Возврат).

 

 

По нажатию на кнопку, сразу же выполняется полное удаления финансовых операций возврата, а операции продажи абонемента, погашений долгов по нему и т.д. возвращаются к тому состоянию, что и до возврата.  

 

Важно! Отмена возврата может быть совершена активным посетителям! Архивным клиентам отмена возврата недоступна.

Следует обратить внимание на то, что после отмены возврата абонемент более не считается неактуальным для клиента, что, в свою очередь, значит что он возвращается к работе согласно своим условиям. 

Так как после совершения возврата условия работы абонемента (срок действия, к-во занятия и т.д) сохраняются, соответственно, после отмены возврата абонемент продолжает функционировать строго по этим условиям.